10 câu hỏi khi thuê văn phòng cho người lần đầu tìm thuê văn phòng

Thuê văn phòng làm việc có thể sẽ là điều mà bất kỳ một chủ doanh nghiệp nào cũng cảm thấy vừa hào hứng vừa có tính thách thức. Có vô số các văn phòng cho thuê trên thị trường nhưng đâu mới là điểm đến phù hợp cho doanh nghiệp. Vì vậy trước khi bắt đầu, hãy cùng chúng tôi xem qua 10 câu hỏi khi thuê văn phòng mà người lần đầu tìm thuê văn phòng làm việc cần phải có câu trả lời trước khi quyết định.

10 câu hỏi khi thuê văn phòng quan trọng cần xem xét trước khi tìm thuê văn phòng làm việc

Bạn có thực sự cần thuê văn phòng?

Câu hỏi khi thuê văn phòng đầu tiên, điều mà tất cả các doanh nghiệp nên cân nhắc chính là có thực sự cần thuê văn phòng hay không? Thật vậy, trước đây, văn phòng là yếu tố tiên quyết để một doanh nghiệp bắt đầu hoạt động nhưng trong thời đại này thì nó không còn đúng nữa. Có rất nhiều doanh nghiệp cho phép nhân viên làm việc từ xa, không cần thiết đến văn phòng và địa chỉ giao dịch đôi khi cũng chỉ là trên giấy tờ.

Mặt khác, cũng có rất nhiều doanh nghiệp chọn thiết lập văn phòng ảo thay vì mở một văn phòng làm việc hẳn hoi vì quy mô hoặc cũng vì loại hình hoạt động của họ không cần thiết phải đến trực tiếp… Cho nên bạn hãy trả lời câu hỏi này trước khi chúng ta bước sang những câu hỏi tiếp theo.

Đâu là loại hình văn phòng phù cho thuê phù hợp?

Nếu bạn đã quyết định thuê văn phòng làm việc thì liệu đâu là loại hình văn phòng cho thuê phù hợp nhất? Trên thị trường hiện nay, chúng ta có nhiều hình thức thuê văn phòng khác nhau như: thuê văn phòng truyền thống, thuê văn phòng trọn gói, thuê văn phòng ảo (như đã đề cập ở trên), thuê văn phòng chia sẻ, hoặc Co-working Space. Mỗi một hình thức sẽ có những ưu khuyết điểm khác nhau và bạn cần cân nhắc cẩn thận để có được lựa chọn đúng đắn.

Bạn có thể tham khảo một số bài viết sau của Nice Office để hiểu hơn về những loại hình thuê văn phòng phổ biến nhất hiện nay:

>> Xem thêm: Các loại hình văn phòng

Vị trí của văn phòng nên đặt ở đâu?

Chắc hẳn ai cũng mong muốn thuê văn phòng làm việc ở những vị trí đẹp, thuận tiện cho giao thông và giao dịch với khách hàng, điển hình như thuê văn phòng ở quận 1 hay thuê văn phòng ở quận 3…

Tuy nhiên, không phải ai cũng có đủ ngân sách để “được quyền chọn lựa”, vậy nên thay vì một vị trí quá đắc địa mà tốn kém thì hãy liệt kê một số tiêu chí phù hợp hơn như những con đường có tính kết nối, ít kẹt xe hoặc những con đường đặc thù dành cho một ngành nghề nào đó hoặc các quận ngoài trung tâm nhưng cũng rất tốt cho việc kinh doanh như Bình Thạnh hay Gò Vấp…

Ví dụ, là công ty làm về dịch vụ vận tải hàng không, logistics, bạn sẽ quan tâm đến những tòa nhà văn phòng cho thuê gần sân bay.

>> Xem thêm: Vị trí thuê văn phòng

Các tiện ích mà chủ doanh nghiệp muốn có là gì?

Điều này cũng rất quan trọng. Bạn hãy suy nghĩ về những gì mà mình mong muốn ở một văn phòng làm việc. Nếu bạn chỉ cần đáp ứng những điều kiện cơ bản thì văn phòng giá rẻ hay văn phòng hạng C là rất tốt, lại có giá thuê rẻ. Trường hợp bạn cần những dịch vụ cao cấp hơn, không gian tiếp khách sang trọng hơn hoặc có hệ thống bãi giữ xe rộng rãi thì văn phòng hạng A hay văn phòng hạng B sẽ phù hợp cho bạn.

>> Xem thêm: Tiêu chuẩn xếp hạng văn phòng

Ngân sách cho việc thuê văn phòng ra sao?

Đây là câu hỏi khi thuê văn phòng quan trọng nhất và được nhiều công ty quang tâm. Mỗi một doanh nghiệp đều sẽ có mức dự trù phù hợp cho chi phí thuê văn phòng. Và bạn cũng cần lưu ý, chi phí này chắc chắn sẽ phải có phát sinh liên quan đến việc thuê thêm tiện ích của tòa nhà (như phòng họp), điện nước, chi phí sửa sang văn phòng… Tất tần tật cần được thể hiện chi tiết để doanh nghiệp có thể kiểm soát được mức độ biến động ngân sách, hạn chế rủi ro hoặc các phát sinh không cần thiết.

Cần thuê văn phòng làm việc có diện tích bao nhiêu?

Bạn sẽ không muốn chọn thuê văn phòng làm việc quá nhỏ, không đáp ứng được quy mô doanh nghiệp nhưng cũng không hề muốn thuê một văn phòng quá rộng, gây lãng phí. Vì vậy hãy tính toán kỹ lưỡng diện tích mà doanh nghiệp cần. Diện tích này không chỉ đo lường trên số lượng nhân sự mà còn phải bao gồm cả các phòng chức năng, khu vực pantry, khu vực lưu trữ tài liệu/ kho chứa đồ…

Mặt khác, doanh nghiệp cũng cần tính toán đến khả năng mở rộng quy mô sau một thời gian làm việc bởi thường hợp đồng cho thuê văn phòng truyền thống (thuê sàn văn phòng) sẽ ký kết dài hạn tối thiểu 2 năm nên nếu diện tích không đáp ứng kịp quy mô thì cũng sẽ gây ra nhiều rắc rối, hệ lụy liên quan.

Để hiểu hơn về vấn đề này, mời bạn tham khảo: Diện tích văn phòng

Điều khoản của hợp đồng ra sao?

Khi đã ưng ý một địa điểm và các tiện ích của nó thì vấn đề hợp đồng sẽ cần phải được xem xét kỹ lưỡng trong bước tiếp theo. Hợp đồng cho thuê văn phòng cần phải rõ ràng, minh bạch, thể hiện đầy đủ các điều khoản về thanh toán, bồi thường, tranh chấp,… cả các chi tiết liên quan đến trách nhiệm bảo trì, sửa chữa trang thiết bị lần quyền hạn của doanh nghiệp trong việc thay đổi không gian bên trong của văn phòng.

Về vấn đề này, bạn có thể tham khảo bài viết: Quy định hợp đồng thuê văn phòng

Có cần chuyên gia tư vấn trước giải đáp các câu hỏi khi thuê văn phòng?

Bạn có thể là chuyên gia trong ngành nghề kinh doanh của mình nhưng nếu chưa bao giờ có kinh nghiệm thuê văn phòng làm việc thì có lẽ bạn sẽ cần phải lắng nghe ý kiến và lời khuyên của các chuyên gia khác trong lĩnh vực này.

Tại Tp.HCM, Nice Office là đơn vị tư vấn cho thuê văn phòng uy tín, có đội ngũ nhân sự am hiểu thị trường vì vậy bạn có thể chia sẻ những mong muốn, nguyện vọng của mình với chúng tôi để được hỗ trợ thông tin nhanh chóng đồng thời cũng giúp bạn đàm phán, làm rõ các điều khoản trong hợp đồng, đem lại nhiều lợi ích cho người thuê hơn.

>> Xem thêm: Kinh nghiệm thuê văn phòng

Có nên khảo sát trực tiếp không?

Bạn cũng không thể bỏ qua bước khảo sát văn phòng thực tế bởi hình ảnh không thể mô tả chính xác những gì mà một tòa nhà có. Để tiết kiệm thời gian thì bạn nên khảo sát sau khi được chuyên gia tư vấn và chỉ nên khoanh vùng những tòa nhà có giá tiền và vị trí cũng như diện tích thuê như bạn mong muốn.

Trong quá trình khảo sát, ngoài diện mạo bên ngoài, độ mới cũ của tòa nhà hay văn phòng, bạn còn cần phải xem xét cả quy mô của bãi đậu xe, tiện ích sử dụng chung (nếu thuê văn phòng trọn gói), không gian bày trí, tình hình an ninh của tòa nhà, mức độ tiện lợi của khu vực xung quanh…

Hiện tại, Nice Office vẫn đang triển khai chương trình Hỗ trợ đưa đón khảo sát điểm thuê miễn phí 100% vì vậy, bất kỳ lúc nào bạn cũng có thể liên hệ để được xem tận mắt, thấy tận nơi, trước khi ra quyết định.

Cần chú ý thêm những câu hỏi khi thuê văn phòng hay những vấn đề gì?

Điều này hẳn sẽ nằm trong một phần của khâu xem xét hợp đồng nhưng chúng tôi vẫn muốn tách ra để nhấn mạnh với bạn về tầm quan trọng của nó. Bạn cần biết rằng, mọi thứ đều sẽ có rủi ro, vì vậy doanh nghiệp cũng cần phải chuẩn bị cho những tình huống như phải trả văn phòng trước hạn.

Trong trường hợp này, bạn cần làm rõ với chủ tòa nhà về các vấn đề liên quan đến bàn giao hiện trạng văn phòng, tiền đặt cọc,… kể cả khi đây không phải là điều tiêu cực mà xét một cách tích cực thì doanh nghiệp cần chuyển đi do văn phòng không đáp ứng được quy mô mở rộng thì đây cũng là những điều mà bạn cần thỏa thuận rõ ràng.

>> Xem thêm: Lỗi khi thuê văn phòng

Nice Office – Công ty tư vấn chuyên nghiệp hỗ trợ tận tình cho các doanh nghiệp lần đầu thuê văn phòng

Được xây dựng và phát triển bởi một đội ngũ trẻ, năng động và chuyên nghiệp, Nice Office là đơn vị cung cấp văn phòng cho thuê chuyên nghiệp, uy tín hàng đầu tại Tp.HCM với đầy đủ các phân khúc văn phòng hạng A, văn phòng hạng B, văn phòng hạng C, văn phòng giá rẻ, văn phòng trọn gói tại khắp các quận, vị trí vàng… trên địa bàn thành phố.

7 Ưu điểm vượt trội của Nice Office

• Tư vấn chuyên nghiệp, tận tâm 24/7
• Lập báo cáo, phân tích, giúp khách so sánh ưu khuyết của từng điểm thuê
• Đưa rước tận nơi, khảo sát văn phòng cho thuê miễn phí
• Thông tin, hình ảnh luôn được cập nhật mới nhất
• Cung cấp đầy đủ lịch sử giá thuê
• Báo giá nhanh chóng, hỗ trợ hoàn thiện thủ tục gọn gàng
• Hợp đồng rõ ràng, dài hạn, minh bạch tài chính và pháp lý

Đăng ký tư vấn cho thuê văn phòng

Thông tin liên hệ

Hotline: 0901.007.226
Zalo: 0909.653539
Email: info@niceoffice.com.vn
Fanpage: Nice Office – Văn phòng cho thuê Tp.HCM