5 lưu ý khi bắt đầu sửa chữa văn phòng làm việc

Cuối cùng, bạn đã tìm thấy một tòa nhà phù hợp, một văn phòng cho thuê lý tưởng để khởi động cho doanh nghiệp của mình, một không gian tuyệt vời đầy hứa hẹn. Bạn ký hợp đồng thuê văn phòng và nghĩ rằng mọi thứ đã xong? Đừng quên bạn còn phải bắt tay vào sửa chữa văn phòng làm việc của mình đấy nhé.

Quan trọng không kém việc chọn lựa một địa điểm để đặt trụ sở làm việc đó là khiến nó trở thành một không gian chuyên nghiệp! Chuyên nghiệp không chỉ thông qua hình ảnh mà còn ở chức năng. Không chỉ khiến khách hàng cảm nhận được sự tin tưởng mà chủ doanh nghiệp còn phải chú ý đến cảm xúc của lực lượng nhân sự xung quanh mình.

Trong bài viết hôm nay, Nice Office xin chia sẻ 5 tips hữu ích trước khi doanh nghiệp bắt tay vào sửa chữa, thay đổi, làm mới không gian làm việc của mình.

5 lưu ý khi bắt đầu sửa chữa văn phòng làm việc

Tìm kiếm một đơn vị thiết kế chuyên nghiệp

Nhiều người cho rằng việc tìm kiếm một đơn vị thiết kế chuyên nghiệp sẽ rất tốn kém. Thay vào đó, họ có xu hướng dựa theo cảm quan của mình để bày trí. Điều này đúng với các doanh nghiệp thuê văn phòng diện tích nhỏ từ 20m2 đến 50m2.

Đối với các diện tích văn phòng lớn hơn thì sự tư vấn của một đội ngũ thiết kế chuyên nghiệp là vô cùng cần thiết. Bạn sẽ bỏ ra một số tiền kha khá nhưng bù lại bạn sẽ có được các phương án khóa học cho việc bày trí, sắp xếp, tổ chức không gian làm việc của doanh nghiệp.

Một thực tế rằng báo giá của các đơn vị thiết kế thi công văn phòng thường khá linh hoạt, họ sẽ trao đổi với doanh nghiệp và tùy vào mức ngân sách thực tế mà có những điều chỉnh sao cho phù hợp.

Riêng với Nice Office – Là đơn vị tư vấn cho thuê văn phòng tại TpHCM, chúng tôi từ lâu đã coi trọng việc hỗ trợ khách hàng có được một thiết kế văn phòng chuẩn mực vì vậy khi khách hàng ký kết hợp đồng, Nice Office sẽ tặng bản vẽ thiết kế kèm theo dịch vụ tư vấn riêng, đảm bảo phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

>> Xem thêm: Tiêu chuẩn thiết kế văn phòng là gì? Những yếu tố ảnh hưởng đến thiết kế văn phòng

Mời nhân viên tham gia vào quá trình lên ý tưởng

Nhân viên là một phần quan trọng của công ty và các phòng ban là xương sống. Nhân viên sẽ cảm thấy được tôn trọng khi doanh nghiệp lắng nghe ý kiến của họ và trên hết đó có thể là những ý kiến cực kỳ hữu ích.

Một nhà lãnh đạo có thể quan tâm đến những điều to lớn như kế hoạch kinh doanh, tình hình tài chính của doanh nghiệp nhưng đôi khi họ lại bỏ qua các vấn đề tưởng chừng như rất nhỏ nhưng có thể cải thiện năng suất của nhân viên, từ đó giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển.

Doanh nghiệp có thể tiến hành một cuộc khảo sát nho nhỏ về không gian bày trí nói chung hoặc của một phòng ban nói riêng. Những gì họ cần thêm vào, những gì họ nghĩ nên bỏ ra và cả các ý kiến về việc đặt một thiết bị ở vị trí nào cũng nên được cân nhắc cẩn thận.

Điều này lại một lần nữa có ý nghĩa đối với các công ty có quy mô vừa hoặc lớn. Những công ty quy mô nhỏ hoặc mới khởi nghiệp thì việc tham gia đóng góp ý tưởng có thể gói gọn trong các thành viên sáng lập hoặc chúng ta vẫn có thể tìm kiếm một đối tác thiết kế với ngân sách phù hợp như đã đề cập ở trên.

Tính toán sức tăng trưởng của doanh nghiệp

Ai cũng mong muốn và hướng đến việc phát triển doanh nghiệp vì vậy yếu tố tăng trưởng cũng cần được tính toán ngay từ khi bắt đầu thiết lập không gian làm việc.

Lúc này, chủ doanh nghiệp sẽ phải suy nghĩ về những gì mà doanh nghiệp cần để vận hành, hệ thống kết nối mạng ra sao, yêu cầu nội thất như thế nào, khu vực nghỉ giữa giờ/pantry ở đâu, các khu vực công cộng sử dụng chung cần bố trí ra sao, các phòng ban cần lưu trữ tài liệu thì như thế nào… Và khi nhân sự gia tăng thì liệu có còn đáp ứng tốt hoặc điều chỉnh được không?

Ở điểm này, nhiều doanh nghiệp loay hoay với ý tưởng liệu mình nên sử dụng văn phòng mở hay văn phòng đóng truyền thống. Văn phòng mở mang lại nhiều lựa chọn thiết kế linh hoạt, rộng rãi, tăng tính tương tác giữa các nhân viên và phòng ban nhưng mặc khác cũng ít bảo mật hơn, dễ khiến nhân viên xao nhãng hơn.

Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp đã phải “đau đầu” giải quyết bài toán thiết kế văn phòng sao cho phù hợp và dễ thay đổi theo ý thích nhưng dường như vẫn chưa giải pháp nào gọi là tốt nhất. Nếu bạn có thể dự phóng một bức tranh phát triển trọn vẹn càng sớm càng tốt thì doanh nghiệp của bạn sẽ càng có thể nhanh chóng “chuyển mình”.

>> Xem thêm: Đâu là những văn phòng cho thuê dành cho Start-up

Kiểm soát chặt chẽ quá trình thi công

Chắc chắn rằng doanh nghiệp không nên lơ là trong việc kiểm soát quá trình thi công ngay cả khi có một đơn vị trung gian thực hiện và chịu trách nhiệm bởi vì trách nhiệm sẽ liên đới nếu vấn đề phát sinh.

Đặc biệt, trước khi được phép thi công thì hãy đảm bảo rằng doanh nghiệp đã nhận được sự đồng ý của phía tòa nhà. Trong trường hợp này, doanh nghiệp nên gửi bản vẽ kỹ thuật, các thông tin liên quan đến sửa chữa cho phía tòa nhà tham khảo. Họ sẽ cử chuyên viên của mình khảo sát để đảm bảo cấu trúc tòa nhà sẽ không bị ảnh hưởng gì và tuân thủ các quy định về phòng cháy chữa cháy.

Trong một bài viết trước đây, Nice Office cũng đã giải đáp cho câu hỏi “Có thể thay đổi kết cấu bên trong khi thuê văn phòng không?”. Câu trả lời còn tùy vào hình thức thuê như thuê văn phòng trọn gói hay văn phòng truyền thống. Với văn phòng trọn gói thì câu trả lời là không, còn văn phòng truyền thống thì cần có sự đồng ý của phía tòa nhà.

Đảm bảo thời gian thi công

Thông thường khi thuê văn phòng, phía tòa nhà sẽ cho phép khách thuê một khoản thời gian nhất định không thu phí để tiến hành thi công, set-up. Thời gian có thể từ 1 tuần đến 1 tháng hoặc hơn tùy vào diện tích thuê.

Thông thường khi chỉ định một đơn vị thầu thiết kế và thi công văn phòng thì trường hợp trễ hạn ít khi xảy ra. Nhưng một số doanh nghiệp nhỏ thường lựa chọn nhiều nhà cung ứng khác nhau. Về mặt chi phí có thể sẽ tiết kiệm hơn vì được so sánh giá cả và lựa chọn theo ý thích nhưng về mặt tiến độ đôi khi lại có những trở ngại nhất định.

Không ai muốn tiền thuê văn phòng bị phí phạm vào những khoản thời gian mà doanh nghiệp còn chưa thể hoạt động, vì vậy xin hãy lưu ý vấn đề cuối cùng nhưng cũng không kém phần quan trọng này nhé.

>> Xem thêm: 7 xu hướng thiết kế văn phòng nổi bật 2021

Nice Office – Tư vấn và hỗ trợ tận tình các doanh nghiệp có nhu cầu trang trí, sửa chữa văn phòng

Được xây dựng và phát triển bởi một đội ngũ trẻ, năng động và chuyên nghiệp, Nice Office là đơn vị cung cấp văn phòng cho thuê chuyên nghiệp, uy tín hàng đầu tại Tp.HCM với đầy đủ các phân khúc văn phòng hạng A, văn phòng hạng B, văn phòng hạng C, văn phòng giá rẻ, văn phòng trọn gói tại khắp các quận, vị trí vàng… trên địa bàn thành phố.

7 Ưu điểm vượt trội của Nice Office

• Tư vấn chuyên nghiệp, tận tâm 24/7
• Lập báo cáo, phân tích, giúp khách so sánh ưu khuyết của từng điểm thuê
• Đưa rước tận nơi, khảo sát văn phòng cho thuê miễn phí
• Thông tin, hình ảnh luôn được cập nhật mới nhất
• Cung cấp đầy đủ lịch sử giá thuê
• Báo giá nhanh chóng, hỗ trợ hoàn thiện thủ tục gọn gàng
• Hợp đồng rõ ràng, dài hạn, minh bạch tài chính và pháp lý

Đăng ký tư vấn cho thuê văn phòng

Thông tin liên hệ

Hotline: 0901.007.226
Zalo: 0909.653539
Email: info@niceoffice.com.vn
Fanpage: Nice Office – Văn phòng cho thuê Tp.HCM