Lưu ý khi thuê văn phòng đại diện tại Tp.HCM

Thuê văn phòng đại diện có lẽ không còn quá xa lạ gì với nhiều doanh nghiệp, nhất là các doanh nghiệp mới thâm nhập một thị trường chưa muốn mở chi nhánh hoặc cần có một địa điểm để tương tác với khách hàng, trưng bày sản phẩm, giao thiệp với đối tác… Trong bài viết này, Nice Office sẽ đề cập đến khái niệm cũng như các lưu ý khi thuê văn phòng đại diện cho những ai đang quan tâm.

Văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện được hiểu là văn phòng đại diện cho quyền lợi của doanh nghiệp, do chính doanh nghiệp thành lập với hai chức năng quan trọng đó là:

• Chức năng văn phòng liên lạc
• Chức năng hỗ trợ doanh nghiệp trong việc nghiên cứu thị trường, tiếp cận đối tác

Đặc biệt, văn phòng đại diện sẽ không được có bất kỳ hoạt động kinh doanh sinh lời nào cũng không có quyền tự nhân danh để ký hợp đồng riêng. Nói cách khác, văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân. Trong thời gian hoạt động, chính doanh nghiệp là đơn vị chịu trách nhiệm cho các chi phí phát sinh của văn phòng đại diện.

Văn phòng đại diện khác chi nhánh công ty như thế nào?

Văn phòng đại diện và chi nhánh công ty có nhiều khác biệt về chức năng, hình thức hoạch toán, kế toán, kê khai thuế và các loại thuế phải nộp.

Theo Khoản 2, Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2014 quy định: “Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó”. Trong khi đó theo Khoản 1, Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2014 quy định: “Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp”.

Như vậy, tóm lại:

• Về chức năng chi nhánh có thể có các hoạt động kinh doanh sinh lời và cả chức năng đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp còn văn phòng đại diện chỉ có chức năng đại diện.
• Chi nhánh sẽ hạch toán độc lập hoặc phụ thuộc tùy vào lựa chọn nhưng văn phòng đại diện thì phải phụ thuộc.
• Về hình thức kế toán và kiểm toán thì chi nhánh có thể đăng ký cả hạch toán phục thuộc hoặc độc lập còn văn phòng đại diện là phụ thuộc, do công ty mẹ thực hiện, chịu trách nhiệm nộp tờ khai lệ phí môn bài, thuế môn bài, kê khai thuế…

Nên thành lập chi nhánh hay văn phòng đại diện?

Câu trả lời là còn tùy vào mục đích của doanh nghiệp. Thông thường, doanh nghiệp nên chọn mở chi nhánh khi có mong muốn đẩy mạnh hoạt động kinh doanh trong một khu vực nhất định, tạo ra lợi nhuận và có được điều kiện chăm sóc, tương tác tốt nhất với khách hàng của mình.

Còn nếu doanh nghiệp chỉ muốn trưng bày sản phẩm, mới thâm nhập thị trường, là nơi để liên hệ với đối tác, chăm sóc khách hàng… thì nên chọn thành lập văn phòng đại diện.

Các loại văn phòng đại diện

Có hai loại văn phòng đại diện hiện nay đó là văn phòng đại diện cho doanh nghiệp trong nước và văn phòng đại diện cho doanh nghiệp nước ngoài.

Văn phòng đại diện doanh nghiệp trong nước

Là văn phòng đại diện do các doanh nghiệp trong nước thành lập dựa trên quy định của luật pháp Việt Nam. Ngoài văn phòng đại diện trong nước, các doanh nghiệp cũng có thể thành lập văn phòng đại diện tại nước ngoài.

Văn phòng đại diện doanh nghiệp nước ngoài

Là các văn phòng đại diện được thành lập bởi các doanh nghiệp/ thương nhân nước ngoài dựa trên quy định của luật pháp Việt Nam, thực hiện một số hoạt động như khảo sát thị trường, xúc tiến thương mại…

Thuê văn phòng đại diện cần lưu ý những gì?

Vị trí

Với tính chất giúp doanh nghiệp củng cố mối quan hệ với đối tác, là nơi quảng bá thương hiệu và dịch vụ của công ty, văn phòng đại diện rất cần thiết phải có một vị trí đẹp. Vị trí đẹp ở đây là nhấn mạnh vào các khu vực trung tâm của thành phố, những trục đường lớn, dễ dàng lưu thông, ít xảy ra tình trạng ùn ứ phía trước.

Về điểm này, thuê văn phòng quận 1 hay quận 3 sẽ là một lựa chọn thích hợp nhất. Ngoài ra, cũng có thể tùy vào lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp mà lựa chọn vị trí, tiêu biểu như các công ty logicstic hay IT thường chọn thuê văn phòng tại Tân Bình, các công ty về du học thì tập trung khá nhiều trên đường Nam Kỳ Khởi Nghĩa/ Nguyễn Văn Trỗi…

Trang thiết bị/ nội thất văn phòng

Khi thuê văn phòng đại diện, hẳn cũng rất nhiều doanh nghiệp quan tâm đến các trang bị sẵn có bên trong. Bởi trên thực tế, văn phòng đại diện thường không có quá nhiều nhân sự, quy mô nhỏ, nên doanh nghiệp thường hướng đến những hình thức thuê văn phòng full nội thất (có đầy đủ nội thất như bàn ghế làm việc, máy fax, máu photocopy, đường truyền internet,…). Trong trường hợp này, Nice Office khuyến nghị doanh nghiệp nên thuê văn phòng trọn gói làm văn phòng đại diện. Đây là hình thức thuê văn phòng khá được ưa chuộng bởi nó giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm thời gian set-up cũng như vô số các chi phí liên quan khác.

Trong trường hợp, doanh nghiệp thuê văn phòng đại diện dành cho quy mô lớn, nhân sự đông đảo thì nên cân nhắc hình thức thuê văn phòng truyền thống/ thuê sàn văn phòng sẽ tiết kiệm hơn về lâu dài và được linh hoạt bày trí, thiết kế văn phòng theo mong muốn của mình.

Ngoài ra, khi thuê văn phòng đại diện doanh nghiệp cũng cần có nhiều lưu ý khác về hợp đồng, tips đàm phán… tương tự như thuê văn phòng làm việc thông thường khác. Bạn có thể tham khảo các bài viết sau để hiểu rõ hơn:

>> Xem ngay: So sánh chi tiết thuê văn phòng trọn gói và văn phòng truyền thống

>> Xem ngay: Đàm phán thuê văn phòng giá rẻ – 6 tips nên áp dụng ngay

>> Xem ngay: 16 điều cần lưu ý khi ký hợp đồng cho thuê văn phòng

Giá thuê văn phòng đại diện là bao nhiêu?

Giá thuê văn phòng đại diện trên thị trường rất đa dạng, tùy theo vị trí, chuẩn chất lượng của văn phòng, nội thất bên trong, dịch vụ cung cấp mà sẽ dao động từ 9 đến 70 USD/m2. Vì vậy, tùy vào ngân sách và mức độ đầu tư mà doanh nghiệp có thể thuê văn phòng đại diện theo tiêu chí phù hợp.

Hiện tại Nice Office đang có rất nhiều ưu đãi dành cho khách hàng thuê văn phòng đại diện, có thể tiết kiệm hơn so với giá thị trường lên đến 20%. Bên cạnh đó, với chủ trương luôn lấy lợi ích khách hàng làm trọng, Nice Office sẽ hỗ trợ đàm phán các điều khoản, tư vấn các thông tin trong hợp đồng thuê văn phòng, đảm bảo quyền lợi cho khách hàng.

Nice Office – Công ty tư vấn và cho thuê văn phòng chuyên nghiệp tại Tp.HCM

Được xây dựng và phát triển bởi một đội ngũ trẻ, năng động và chuyên nghiệp, Nice Office là đơn vị cung cấp văn phòng cho thuê chuyên nghiệp, uy tín hàng đầu tại Tp.HCM với đầy đủ các phân khúc văn phòng hạng A, văn phòng hạng B, văn phòng hạng C, văn phòng giá rẻ, văn phòng trọn gói tại khắp các quận, vị trí vàng… trên địa bàn thành phố.

7 Ưu điểm vượt trội của Nice Office

• Tư vấn chuyên nghiệp, tận tâm 24/7
• Lập báo cáo, phân tích, giúp khách so sánh ưu khuyết của từng điểm thuê
• Đưa rước tận nơi, khảo sát văn phòng cho thuê miễn phí
• Thông tin, hình ảnh luôn được cập nhật mới nhất
• Cung cấp đầy đủ lịch sử giá thuê
• Báo giá nhanh chóng, hỗ trợ hoàn thiện thủ tục gọn gàng
• Hợp đồng rõ ràng, dài hạn, minh bạch tài chính và pháp lý

Đăng ký tư vấn cho thuê văn phòng

Thông tin liên hệ

Hotline: 0901.007.226
Zalo: 0909.653539
Email: info@niceoffice.com.vn
Fanpage: Nice Office – Văn phòng cho thuê Tp.HCM