16 điều cần lưu ý khi ký và quy định hợp đồng thuê văn phòng

Sau khi chọn được cho mình một văn phòng cho thuê ưng ý thông qua việc lắng nghe tư vấn và khảo sát thực tế, hẳn công đoạn quan trọng tiếp theo chính là xem xét kiểm tra các quy định hợp đồng thuê văn phòng trước khi ký hợp đồng. Kể cả có phải là lần đầu hay không còn xa lạ gì với việc tìm thuê văn phòng thì bài viết này vẫn sẽ mang lại những thông tin vô cùng hữu ích, giúp quý khách hàng tránh được những “cạm bẫy” không đáng có.

Hợp đồng cho thuê văn phòng là gì?

Hợp đồng cho thuê văn phòng là biên bản có giá trị pháp lý đảm bảo quy định hợp đồng thuê văn phòng cũng như quyền lợi, trách nhiệm và các vấn đề liên quan đến thanh toán, cách thức chi trả, các nghĩa vụ trong thời gian quy định hợp đồng thuê văn phòng có hiệu lực của các bên,… Cũng như các loại hợp đồng khác, quy định hợp đồng thuê văn phòng thường sẽ được lặp từ 2 đến 4 bản, mỗi bên giữ 1 hoặc 2 bản để làm căn cứ đối chiếu khi thực thi cũng như khi có tranh chấp xảy ra.

Tầm quan trọng của quy định hợp đồng cho thuê văn phòng

Chắc chắn rằng quy định hợp đồng thuê văn phòng là rất quan trọng và cần được xem xét kỹ lưỡng vì rất nhiều trường hợp người thuê gặp phải nhiều bất lợi vì người cho thuê soạn thảo những điều khoản không phù hợp hoặc không rõ ràng. Mặt khác, hợp đồng cũng là “công cụ” bảo vệ cho các bên trước pháp luật, đảm bảo tiến trình thuê và cho thuê diễn ra đúng như thoả thuận.

16 điểm cần lưu ý xem xét kỹ trước khi ký hợp đồng về các quy định hợp đồng thuê văn phòng

Kiểm tra tính pháp lý của bên cho thuê

Hiện nay, ngoài hình thức thuê toà nhà văn phòng thì người ta còn có những lựa chọn như thuê văn phòng trong các căn hộ chung cư, thuê nhà ở làm văn phòng…  nhưng dù là hình thức nào, người thuê cũng nên kiểm tra tư cách pháp lý của bên cho thuê, nhất là quyền chủ sở hữu.

Trong trường hợp bên cho thuê không phải là chủ sở hữu thì phải có giấy tờ uỷ quyền có công chứng hợp pháp (Bắt buộc đối với thời gian thuê trên 6 tháng). Điều này đảm bảo rằng người đứng tên trên hợp đồng chính xác là người được phép ký hợp đồng với bên thuê.

Kiểm tra diện tích cho thuê

Có hai cách tính diện tích cho thuê văn phòng là diện tích Gross và diện tích Net. Nếu diện tích thuê được tính theo hình thức Gross tức là bên thuê sẽ chi trả cho cả những phần diện tích các khu vực công cộng, sử dụng chung lối đi, hành lang, thang máy, nhà vệ sinh… Trường hợp, giá thuê tính trên diện tích Net thì chỉ tính theo diện tích thực tế mà doanh nghiệp có thể sử dụng, tính từ tường kéo dài đến vách ngăn.

>> Xem thêm: Cách tính diện tích văn phòng cho thuê

Thương lượng giá thuê văn phòng

Thông thường giá thuê sẽ được tính theo đơn vị USD/m2 và sẽ có điều khoản trượt giá/ tăng giá theo từng năm hoặc 2 đến 3 năm/lần. Ngoài ra, nên khảo sát nhiều văn phòng cho thuê trong cùng phân khúc và cùng khu vực để tránh việc bị “hét giá” quá cao so với mặt bằng chung. Khi liên hệ với Nice Office, bạn sẽ được tư vấn cho thuê văn phòng chi tiết, có bảng so sánh giá và ưu khuyết điểm từng toà nhà kèm theo đó là dịch vụ đưa đón khảo sát hoàn toàn miễn phí.

Hãy tận dụng lợi ích mà Nice Office mang lại để có cái nhìn rõ nét hơn về thị trường cho thuê văn phòng Tp.HCM.

Bên cạnh tiền thuê sàn văn phòng, bạn còn cần lưu ý đến những chi phí khác như tiền điện, phí làm thêm ngoài giờ, phí sử dụng phòng họp (nhất là các văn phòng cho thuê trọn gói),… và thường đơn vị tính sẽ là VNĐ, các bạn hãy lưu ý nhé.

>> Xem thêm: Những điều cần biết về chi phí thuê toà nhà văn phòng 2021

Tiền đặt cọc cho thuê văn phòng

Thông thường, bạn sẽ phải đặt cọc 2 đến 3 tháng tiền thuê văn phòng và kèm theo đó là một số chủ thuê sẽ yêu cầu cọc luôn cả tiền phí quản lý. Hãy xem xét kỹ và đàm phán với chủ thuê để đừng bị “chôn vốn” quá mức.

Thời gian thanh toán phí thuê văn phòng và phương thức thanh toán

Thời gian thanh toán phí thuê văn phòng và phí quản lý có thể là theo năm, theo quý hoặc theo tháng tuỳ thoả thuận. Tuy nhiên các chi phí như tiền điện, phí giữ xe,… có thể sẽ được tính theo tháng. Trong trường hợp thanh toán chậm, rất có thể bạn sẽ bị “phạt”, đóng thêm tiền theo lãi suất do quy định hợp đồng thuê văn phòng đưa ra nên rất cần lưu ý điều này.

Đối với phương thức thanh toán, hiện tại đa phần các chủ thuê sẽ yêu cầu chuyển khoản theo tiền Việt Nam, vì vậy trong hợp đồng sẽ có đề cập đến thông tin tài khoản thanh toán.

Thời hạn cho thuê văn phòng

Hầu hết các toà nhà văn phòng cho thuê hiện nay có thể ký ít nhất là 1 năm nhưng như vậy sẽ không có lợi cho doanh nghiệp. Nếu đã xác định thuê, Nice Office khuyến nghị doanh nghiệp nên ký hợp đồng ít nhất 2 năm, như vậy sẽ tránh được những rủi ro như tăng giá đột xuất, chủ thuê không cho ký tiếp khi kết thúc hợp đồng, tránh lãng phí ngân sách set-up/ trang trí văn phòng… Nếu như chỉ muốn ký thuê tại các tòa nhà có quy định hợp đồng thuê văn phòng ngắn hạn thì doanh nghiệp nên xem xét thuê văn phòng trọn gói, có thể ký từ 6 tháng.

Thời gian hợp đồng cho thuê văn phòng có hiệu lực và điều khoản gia hạn

Cũng quan trọng như thời hạn cho thuê, thời gian hợp đồng thuê văn phòng có hiệu lực và điều khoản gia hạn là bắt buộc phải có. Bên thuê cần xem xét kỹ đâu là ngày hợp đồng có hiệu lực, bắt đầu tính phí thuê, thời gian cho việc trang trí/ thi công có được liệt kê chưa? Bên cạnh đó là cách thức gia hạn hợp đồng như thế nào, cần thông báo đến bên cho thuê trước bao lâu thì được…

Điều kiện thi công văn phòng

Nếu không phải là văn phòng chia sẻ hay văn phòng trọn gói (vốn không được can thiệp vào cách bày trí nhiều), thì đa số doanh nghiệp khi thuê văn phòng truyền thống hay còn gọi là sàn văn phòng đều có xu hướng muốn thi công, bày trí, decor lại bên trong.

Tuy nhiên, việc thiết kế lại không gian làm việc, set-up phân chia phòng ban có thể ảnh hưởng đến kết cấu chung của toà nhà, các đường dây điện lạnh… nên hầu hết các toà nhà sẽ yêu cầu bên thuê cung cấp bản vẽ thiết kế hoặc trao đổi với bộ phận kỹ thuật của toà nhà để được tư vấn và biết những hạng mục nào được phép hoặc không được phép thi công.

Quyền và nghĩa vụ của các bên

Quyền và cam kết của bên cho thuê sẽ được đề cập trong hợp đồng và cả quyền và nghĩa vụ của bên thuê cũng vậy. Đứng về phương diện của người đi thuê, bạn cần đọc kỹ tất cả các quyền và nghĩa vụ này. Thông thường các hợp đồng do bên cho thuê soạn thảo thường soạn rất kỹ các quyền của họ nhưng lại lơ là nghĩa vụ và ngược lại họ lại siết chặt quyền của người thuê nhưng lại bắt buộc cam kết rất nhiều. Vì vậy, doanh nghiệp cần xem xét, cân nhắc kỹ lưỡng để đưa ra các điều kiện có lợi cho mình, càng mở rộng quyền lợi càng tốt.

Các dịch vụ đi kèm

Các dịch vụ đi kèm trong văn phòng được quy định hợp đồng thuê văn phòng càng chi tiết càng tốt, ví dụ phí giữ xe theo tháng là bao nhiêu trên đầu người, tiền điện được tính như thế nào, phí làm thêm ngoài giờ ra sao, các vấn đề liên quan đến dịch vụ bảo dưỡng của toà nhà hoặc phí in ấn, photo, internet… (đặc biệt lưu ý đối với hợp đồng cho thuê văn phòng trọn gói)

Các điều khoản khi tranh chấp xảy ra

Khi xảy ra tranh chấp, hai bên cần có những căn cứ để đưa sự việc ra pháp luật giải quyết. Ngoài ra, còn có những khoản phí bối thường, khi một trong các bên vi phạm hợp đồng, các điều khoản bổ sung khác tuỳ vào từng doanh nghiệp và trường hợp cụ thể.

Điều khoản chấm dứt hợp đồng cho thuê văn phòng

Điều khoản chấm dứt hợp đồng cũng hết sức quan trọng dù là điều không bên nào mong muốn xảy ra nhưng vẫn phải quy định hợp đồng thuê văn phòng chi tiết, tránh rắc rối về sau. Mỗi bên cần cung cấp thông báo cho bên còn lại bằng văn bản về việc quyết định chấm dứt hợp đồng, tiến đến giải quyết các vấn đề liên quan đến tiền thuê, tiền đặt cọc…

Điều kiện hoàn trả mặt bằng

Khi hoàn trả mặt bằng, nhiều chủ thuê sẽ yêu cầu bên thuê phải hoàn trả đúng về hiện trạng ban đầu lúc bàn giao vì vậy, xin hãy lưu ý làm rõ điều khoản này trong hợp đồng.

Các bên ký và ghi rõ họ tên

Hợp đồng cho thuê văn phòng chỉ có hiệu lực khi có đủ chữ ký của bên thuê và bên cho thuê, quyết định xem hợp đồng có giá trị pháp lý hay không.

Công chứng hợp đồng cho thuê văn phòng

Cuối cùng, hợp đồng cho thuê văn phòng cần được công chứng để đảm bảo quyền lợi cho các bên, được pháp luật bảo vệ khi có tranh chấp xảy ra. Tuy nhiên không phải toà nhà văn phòng nào cũng yêu cầu công chứng nên tuỳ vào thoả thuận giữa các bên.

Biên bản bàn giao hiện trạng

Có thể điều này không nằm trong hợp đồng cho thuê nhưng Nice Office cũng xin đề cập đến bởi hầu hết các bên thuê sẽ yêu cầu biên bản hoàn trả mặt bằng, như là một giấy tờ xác nhận việc hoàn trả mặt bằng cho thuê đã được cả hai bên đồng ý, không có tranh chấp nào xảy ra sau đó liên quan đến kết cấu bên trong hoặc chi phí thuê…

Nắm rõ quy định hợp đồng thuê văn phòng để hạn chế rủi ro về quyền lợi khi ký hợp đồng

Hợp đồng cho thuê văn phòng bao gồm rất nhiều quy định, điều khoản và phụ lục, nếu không xem xét kỹ lưỡng, bên thuê có thể gặp phải những bất lợi, ảnh hưởng đến ngân sách và nhiều rắc rối khác về sau. Chính vì vậy, để có thể nắm rõ và đàm phán với chủ thuê nhất là khi thuê các toà nhà văn phòng, người thuê cần có một đơn vị tư vấn uy tín làm cố vấn cho mình.

Nice Office là đơn vị cho thuê văn phòng chuyên nghiệp tại Tp.HCM với một đội ngũ trẻ trung và giàu kinh nghiệm, am hiểu thị trường vì vậy, khi đến với chúng tôi, bạn sẽ nhận được những lời khuyên chân thành, sự phân tích sâu sắc, đóng góp mang lại quyền lợi cho bạn trong suốt quá trình thuê. Qua đó giúp doanh nghiệp hiểu rõ mọi điều khoản, quy định về hợp đồng thuê văn phòng.

Đặc biệt, tất cả các dịch vụ của Nice Office đều miễn phí bao gồm: Tư vấn; Đưa đón khảo sát điểm thuê; Tặng bản vẽ thiết kế văn phòng… Vì vậy hãy liên hệ với chung tôi ngay hôm nay để nhận báo giá nhanh trong 5 phút và có được sự hỗ trợ tốt nhất.

Nice Office – Công ty tư vấn và cho thuê văn phòng chuyên nghiệp tại Tp.HCM

Được xây dựng và phát triển bởi một đội ngũ trẻ, năng động và chuyên nghiệp, Nice Office là đơn vị cung cấp văn phòng cho thuê chuyên nghiệp, uy tín hàng đầu tại Tp.HCM với đầy đủ các phân khúc văn phòng hạng A, văn phòng hạng B, văn phòng hạng C, văn phòng giá rẻ, văn phòng trọn gói tại khắp các quận sở hữu vị trí vàng như: văn phòng cho thuê quận 1, văn phòng cho thuê quận 3,… trên địa bàn thành phố.

7 Ưu điểm vượt trội của Nice Office

• Tư vấn chuyên nghiệp, tận tâm 24/7
• Lập báo cáo, phân tích, giúp khách so sánh ưu khuyết của từng điểm thuê
• Đưa rước tận nơi, khảo sát văn phòng cho thuê miễn phí
• Thông tin, hình ảnh luôn được cập nhật mới nhất
• Cung cấp đầy đủ lịch sử giá thuê
• Báo giá nhanh chóng, hỗ trợ hoàn thiện thủ tục gọn gàng
• Hợp đồng rõ ràng, dài hạn, minh bạch tài chính và pháp lý

Liên hệ tư vấn cho thuê văn phòng

Liên hệ tư vấn

Hotline: 0901.007.226
Zalo: 0909.653539
Email: info@niceoffice.com.vn
Fanpage: Nice Office – Văn phòng cho thuê Tp.HCM