Văn phòng đóng là gì? Khác biệt giữa văn phòng đóng và mở

Việc lựa chọn giữa văn phòng đóng và văn phòng mở cũng phần nào ảnh hưởng đến hiệu quả và môi trường làm việc của doanh nghiệp vì mỗi loại hình đều có những đặc điểm riêng. Bài viết này, Nice Office sẽ phân tích chi tiết, giúp bạn có cái nhìn tổng quan và đưa ra quyết định phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình. 

Lựa chọn giữa văn phòng đóng và văn phòng mở phụ thuộc rất nhiều vào đặc điểm và nhu cầu, mục tiêu của từng doanh nghiệp. Nhìn chung, nếu văn phòng đóng mang đến sự yên tĩnh, bảo mật thì văn phòng mở sẽ tạo ra môi trường năng động, sáng tạo. Mặt khác, một sự kết hợp khéo léo có thể mang đến lợi ích tối đa, giúp công ty không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao hiệu quả làm việc, tạo ra một văn hóa công sở thân thiện, hiệu quả và bền vững.

Khái niệm văn phòng đóng và văn phòng mở

Văn phòng đóng là gì?

Văn phòng đóng là mô hình văn phòng được thiết kế với các phòng chức năng riêng có cửa và vách ngăn cố định. Thông tường, mỗi phòng làm việc của nhân viên hoặc nhóm nhân viên được tách biệt hoàn toàn, tạo không gian riêng tư, yên tĩnh, giảm thiểu tối đa tiếng ồn cũng như sự xao nhãng từ bên ngoài. Văn phòng đóng thường được lựa chọn bởi các công ty trong lĩnh vực tài chính, luật pháp, tư vấn, hoặc những ngành yêu cầu bảo mật cao và sự tập trung cao độ.

Văn phòng mở là gì?

Ngược lại, văn phòng mở được thiết kế với không gian thông thoáng hơn, không hoặc có rất ít vách ngăn cố định. Bàn làm việc của các nhân viên thường được sắp xếp liền kề nhau, tạo điều kiện cho mọi người dễ dàng giao tiếp, trao đổi và phối hợp với nhau. Văn phòng mở giúp mang đến môi trường làm việc năng động, sáng tạo, thích hợp cho những công ty trẻ, khởi nghiệp hoặc các tổ chức có văn hóa làm việc năng động.

>>> Xem thêm: Văn phòng mở là gì? Ưu khuyết điểm của văn phòng mở

Phân biệt chi tiết văn phòng đóng và văn phòng mở

Điểm giống nhau giữa văn phòng đóng và văn phòng mở

Nhìn chung, dù khác nhau về thiết kế và cách sắp xếp, cả văn phòng đóng và văn phòng mở đều có thể đáp ứng được các yêu cầu cơ bản của môi trường làm việc hiện đại. Dưới đây là 6 điểm giống nhau cơ bản của văn phòng đóng và văn phòng mở.

• Tùy chỉnh thiết kế: Cả hai loại hình văn phòng đều có thể được tùy chỉnh về thiết kế và trang trí nhằm phản ánh văn hóa doanh nghiệp hoặc phong cách làm việc của công ty.
• Trang bị công cụ giao tiếp hiện đại: Dù là văn phòng đóng hay mở, cả hai đều có thể trang bị các công cụ hỗ trợ giao tiếp hiện đại như email, ứng dụng chat nhóm, phần mềm họp trực tuyến để cải thiện hiệu quả giao tiếp giữa các nhân viên.
• Có thể thiết kế các khu vực chung: Cả văn phòng đóng và mở đều có thể bổ sung các khu vực sinh hoạt chung như khu vực nghỉ ngơi, phòng họp nhỏ, khu vực giải trí, để phục vụ các nhu cầu chung của nhân viên và giúp tăng sự kết nối nội bộ.
• Khả năng đáp ứng các loại hình doanh nghiệp khác nhau: Cả hai mô hình đều có thể được áp dụng cho nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau. Với sự điều chỉnh phù hợp, chúng đều có thể hỗ trợ nhu cầu làm việc và văn hóa của các doanh nghiệp từ truyền thống đến hiện đại.
• Giải pháp cải thiện tiếng ồn: Cả hai loại văn phòng đều có thể cải thiện môi trường âm thanh bằng cách sử dụng các giải pháp như vật liệu cách âm, cây xanh, hoặc tai nghe chống ồn để giảm thiểu tiếng ồn trong không gian làm việc.
• Tối ưu hóa năng suất: Nếu thiết kế và sắp xếp không gian hợp lý, cả hai mô hình đều có thể tạo điều kiện giúp tối ưu hóa năng suất làm việc cho nhân viên, phù hợp với các loại công việc khác nhau.

>>> Xem thêm: Danh sách văn phòng cho thuê TpHCM

Điểm khác biệt giữa văn phòng đóng và văn phòng mở

Bên cạnh các điểm giống thì giữa văn phòng đóng và văn phòng mở cũng có rất nhiều khác biệt. Cụ thể:

Thiết kế không gian

• Văn phòng đóng: Cấu trúc của văn phòng đóng thường là các phòng nhỏ, mỗi phòng có cửa riêng biệt để đảm bảo tính riêng tư cho các nhân viên. Các vách ngăn có thể được làm bằng kính mờ, gỗ, hoặc thạch cao, giúp hạn chế tối đa tiếng ồn từ bên ngoài. Loại văn phòng này phù hợp cho các công việc cần yên tĩnh và bảo mật, đặc biệt khi nhân viên cần không gian riêng để tập trung.
• Văn phòng mở: Không gian văn phòng mở được sắp xếp liền kề, bàn làm việc của nhân viên thường được bố trí theo cụm hoặc bàn dài. Phong cách thiết kế này giúp tiết kiệm diện tích và chi phí xây dựng, đồng thời tạo ra sự gần gũi, khuyến khích giao tiếp và trao đổi giữa các nhân viên. Nhiều văn phòng mở sử dụng các dãy ghế sofa, khu vực sinh hoạt chung để tăng thêm sự thoải mái và sáng tạo.

Giao tiếp và tương tác

• Văn phòng đóng: Với các phòng riêng biệt, giao tiếp giữa các nhân viên phải được lên lịch hẹn trước hoặc thực hiện qua email, điện thoại, dẫn đến sự tương tác hạn chế. Tuy nhiên, điều này cũng giúp các nhân viên giảm xao nhãng, tập trung hơn vào công việc cá nhân. Văn phòng đóng thường phù hợp cho các công ty cần bảo mật hoặc có nhiều công việc cần sự tập trung cao độ.
• Văn phòng mở: Mô hình văn phòng mở thúc đẩy sự tương tác và gắn kết giữa các nhân viên. Không có rào cản, các nhân viên có thể trao đổi công việc dễ dàng, nhanh chóng. Tuy nhiên, đôi khi điều này cũng làm tăng sự xao nhãng, đặc biệt là đối với những nhân viên cần không gian yên tĩnh để tập trung.

Năng suất làm việc

• Văn phòng đóng: Nhờ vào không gian làm việc riêng tư và yên tĩnh, năng suất làm việc của nhân viên trong văn phòng đóng thường cao hơn đối với các công việc đòi hỏi sự tập trung hoặc có tính chất phức tạp. Sự riêng tư cũng giúp nhân viên cảm thấy thoải mái hơn, ít áp lực khi bị giám sát liên tục. Văn phòng đóng đặc biệt thích hợp cho các công ty hoạt động trong lĩnh vực nghiên cứu, tài chính, hay các ngành nghề yêu cầu sự tập trung cao độ và phân tích số liệu.
• Văn phòng mở: Môi trường mở tạo điều kiện cho nhân viên làm việc theo nhóm, tăng cường các hoạt động trao đổi ý tưởng và sáng tạo. Văn phòng mở phù hợp với các công ty có văn hóa làm việc năng động, linh hoạt, đặc biệt là những công ty có tính chất công việc yêu cầu sự hợp tác giữa các bộ phận. Tuy nhiên, nếu không quản lý tốt, không gian mở có thể gây ra tình trạng mất tập trung và giảm hiệu quả làm việc cá nhân.

Chi phí và diện tích

• Văn phòng đóng: Do cần xây dựng nhiều phòng riêng biệt với các vách ngăn cố định, văn phòng đóng thường tốn kém hơn về mặt chi phí xây dựng và duy trì. Diện tích sử dụng cũng cần rộng rãi hơn để bố trí từng phòng riêng lẻ, điều này có thể làm tăng chi phí thuê văn phòng.
• Văn phòng mở: Văn phòng mở giúp tiết kiệm chi phí xây dựng nhờ vào thiết kế mở, không cần xây dựng vách ngăn nhiều. Điều này cũng tối ưu hóa diện tích văn phòng, giúp công ty tận dụng không gian hiệu quả hơn, đặc biệt trong trường hợp thuê văn phòng tại các khu vực có giá thuê cao.

Loại hình doanh nghiệp phù hợp

• Văn phòng đóng: Mô hình này phù hợp với các công ty cần bảo mật cao như công ty tài chính, luật pháp, tư vấn, hoặc các ngành công nghiệp yêu cầu sự riêng tư trong công việc. Các doanh nghiệp có đội ngũ nhân viên làm việc độc lập, cần sự tập trung cao sẽ cảm thấy thoải mái và phù hợp hơn với không gian văn phòng đóng.
• Văn phòng mở: Văn phòng mở lý tưởng cho các công ty khởi nghiệp, công ty công nghệ, hoặc các tổ chức có văn hóa làm việc linh hoạt, đề cao tinh thần hợp tác, sáng tạo. Những doanh nghiệp có lực lượng nhân viên trẻ, năng động, có nhiều hoạt động teamwork thường lựa chọn văn phòng mở để thúc đẩy môi trường làm việc thân thiện và cởi mở.

Dưới đây là bảng so sánh chi tiết 1 số tiêu chí giữa văn phòng đóng và văn phòng mở

Tiêu chí	Văn Phòng Đóng	Văn Phòng Mở
Thiết kế không gian	Có các phòng riêng biệt với cửa và vách ngăn cố định, tạo không gian yên tĩnh và riêng tư.	Không có hoặc rất ít vách ngăn, không gian làm việc chung, các bàn làm việc liền kề nhau.
Giao tiếp và tương tác	Giao tiếp bị hạn chế, thường qua email hoặc các buổi họp riêng, ít tương tác trực tiếp.	Giao tiếp và tương tác dễ dàng, thúc đẩy trao đổi trực tiếp và tinh thần làm việc nhóm.
Khả năng tập trung	Tập trung cao do không gian yên tĩnh, phù hợp với công việc đòi hỏi sự tập trung cao độ.	Khả năng tập trung thấp hơn do dễ bị xao nhãng bởi tiếng ồn và hoạt động xung quanh.
Tính riêng tư	Đảm bảo tính riêng tư cao, phù hợp cho các công việc yêu cầu bảo mật.	Tính riêng tư thấp, không phù hợp cho các công việc cần bảo mật hoặc thông tin nhạy cảm.
Chi phí thiết kế	Chi phí cao hơn do cần xây dựng các phòng riêng với vách ngăn, diện tích lớn hơn.	Chi phí thấp hơn do không cần nhiều vách ngăn, tối ưu hóa không gian làm việc.
Loại hình doanh nghiệp	Phù hợp với các công ty tài chính, luật pháp, tư vấn – nơi cần không gian riêng tư và bảo mật cao.	Lý tưởng cho công ty khởi nghiệp, công ty công nghệ, marketing, hoặc các ngành cần sự linh hoạt, sáng tạo.
Sự linh hoạt trong bố trí	Thiếu linh hoạt, khó thay đổi nhanh cấu trúc không gian do có phòng riêng cố định.	Linh hoạt cao, dễ dàng thay đổi sắp xếp bàn làm việc, thuận tiện mở rộng hoặc thu hẹp quy mô.
Độ ồn	Độ ồn thấp, không gian yên tĩnh nhờ các vách ngăn cách âm.	Độ ồn cao hơn, dễ bị ảnh hưởng bởi tiếng nói chuyện, điện thoại và các hoạt động di chuyển xung quanh.
Tăng tính đoàn kết	Ít thúc đẩy tính đoàn kết giữa nhân viên do không gian riêng dễ tạo cảm giác biệt lập.	Tạo điều kiện cho sự gắn kết và giao tiếp thân thiện giữa các nhân viên.
Cảm giác thoải mái	Phù hợp cho người thích không gian riêng tư và không muốn bị giám sát liên tục.	Tạo cảm giác thân thiện, năng động, phù hợp với những người thích môi trường mở và giao tiếp liên tục.

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp khi thuê văn phòng có xu hướng lựa chọn thiết kế văn phòng kết hợp cả văn phòng đóng và văn phòng mở, tận dụng lợi thế của cả hai mô hình. Văn phòng kết hợp có các phòng riêng cho công việc yêu cầu sự tập trung, yên tĩnh và các khu vực mở cho các hoạt động teamwork và trao đổi nhanh. Điều này mang đến sự linh hoạt, tối ưu hóa hiệu quả làm việc và không gian.

Doanh nghiệp nên chọn văn phòng đóng hay văn phòng mở

Từ những điểm giống và khác biệt kể trên, doanh nghiệp có thể tùy vào nhu cầu, mục tiêu, ngân sách, văn hóa doanh nghiệp để lựa chọn loại hình phù hợp. Trong đó:

• Văn phòng đóng: Phù hợp cho công việc cần sự tập trung, bảo mật và riêng tư, thích hợp cho các ngành tài chính, pháp lý, và các doanh nghiệp có văn hóa làm việc nghiêm túc, cần không gian yên tĩnh.
• Văn phòng mở: Tối ưu cho các doanh nghiệp sáng tạo, công nghệ, hoặc marketing, nơi cần sự linh hoạt, khuyến khích giao tiếp và làm việc nhóm. Văn phòng mở tiết kiệm diện tích, chi phí và dễ dàng mở rộng khi cần.
• Văn phòng hybrid: Kết hợp ưu điểm của cả hai loại, phù hợp cho các công ty cần cả không gian yên tĩnh lẫn khu vực mở cho giao tiếp và sáng tạo.

>>> Xem thêm: Hybrid Working – Ưu khuyết điểm và thực trạng tại Việt Nam

Nice Office – Công ty tư vấn cho thuê văn phòng chuyên nghiệp tại Tp.HCM

Được xây dựng và phát triển bởi một đội ngũ trẻ, năng động và chuyên nghiệp, Nice Office là đơn vị cung cấp văn phòng cho thuê chuyên nghiệp, uy tín hàng đầu tại Tp.HCM với đầy đủ các phân khúc văn phòng hạng A, văn phòng hạng B, văn phòng hạng C, văn phòng giá rẻ, văn phòng trọn gói tại khắp các quận, vị trí vàng… trên địa bàn thành phố.

7 Ưu điểm vượt trội của Nice Office

• Tư vấn chuyên nghiệp, tận tâm 24/7
• Lập báo cáo, phân tích, giúp khách so sánh ưu khuyết của từng điểm thuê
• Đưa rước tận nơi, khảo sát văn phòng cho thuê miễn phí
• Thông tin, hình ảnh luôn được cập nhật mới nhất
• Cung cấp đầy đủ lịch sử giá thuê
• Báo giá nhanh chóng, hỗ trợ hoàn thiện thủ tục gọn gàng
• Hợp đồng rõ ràng, dài hạn, minh bạch tài chính và pháp lý

Đăng ký tư vấn cho thuê văn phòng

Thông tin liên hệ

Hotline: 0901.007.226
Zalo: 0909.653539
Email: info@niceoffice.com.vn
Fanpage: Nice Office – Văn phòng cho thuê Tp.HCM

Theo nguồn: Nice Office