4 loại chi phí thuê văn phòng từ A-Z cần nắm rõ (mới nhất)

Các chi phí khi thuê văn phòng hiện nay gồm những khoản nào? Đây có lẽ là câu hỏi mà các doanh nghiệp thường thắc mắc, khi có nhu cầu thuê văn phòng. Trong bài viết dưới đây, Nice Office sẽ cung cấp chi tiết và đầy đủ nhất các chi phí thuê văn phòng phổ biến mà doanh nghiệp nhất định cần nắm rõ.

Chi phí cố định khi thuê văn phòng

Chi phí thuê văn phòng

Chi phí thuê văn phòng được tính trên số m2 – tức diện tích của văn phòng và thanh toán theo hàng tháng, theo quý hoặc năm tùy theo thỏa thuận hợp đồng giữa hai bên.

Giá thuê hiện nay còn phụ thuộc vào vị trí của tòa nhà (ở mặt tiền hay trong hẻm) hay hạng tòa nhà như: văn phòng hạng A, văn phòng hạng B hay văn phòng giá rẻ và cả các tiện ích xung quanh. Từ đó quyết định mức giá cao thấp khác nhau.

Phí dịch vụ

Đây là mức chi phí cố định hàng tháng mà doanh nghiệp thuê tòa nhà văn phòng phải đóng. Tùy mỗi tòa nhà sẽ có các tiện ích hay dịch vụ quản lý khác nhau. Song, một số chi phí dịch vụ cơ bản có thể kể đến như:

• Bộ phận lễ tân.
• Hệ thống an ninh, bảo vệ.
• Dịch vụ vệ sinh.
• Nước phục vụ sinh hoạt.
• Điện sử dụng cho các thiết bị (chiếu sáng, điều hòa, camera, thang máy,…).
• Wifi.
• Chi phí bảo dưỡng tòa nhà.

Thuế VAT

Trong các chi phí thuê văn phòng ngày nay thì thuế VAT là chi phí quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý. Thuế VAT thể hiện chủ đầu tư tòa nhà có khai báo thuế, thực hiện nghĩa vụ thuế đầy đủ. Ngoài ra, mức giá niêm yết thuế VAT của bên cho thuê văn phòng thường sẽ nêu cụ thể là có hay chưa có VAT.

Chi phí thay đổi theo thực tế sử dụng của văn phòng

Tiền điện, tiền nước

Đối với văn phòng hạng A và hạng B sẽ không tính tiền điện của máy lạnh vì chi phí này đã nằm trong phí quản lý. Các phí điện nước còn lại như: máy tính, đèn, quạt, máy in,.. vẫn tính bình thường.

Đối với văn phòng hạng C thì doanh nghiệp phải trả tất cả phí liên quan điện nước kể cả điều hòa.

Thông thường, nếu doanh nghiệp phải trả tiền điện sẽ được tính dựa trên đồng hồ và chi phí dao động trung bình từ 1 – 1,5 USD/m2 cho mỗi tháng, tùy vào thời gian sử dụng. Đối với tiền nước sẽ phải trả với mức giá quy định của nhà nước và được tính gộp chung vào phí dịch vụ hàng tháng của văn phòng thuê.

Xem thêm: Tiền điện nước khi thuê văn phòng.

Chi phí gửi xe tại tòa nhà

Đa số các văn phòng cho thuê hiện nay không có chính sách gửi xe miễn phí cho nhân viên hay doanh nghiệp thuê văn phòng. Giá gửi xe sẽ được niêm yết riêng theo từng tòa nhà mà doanh nghiệp lựa chọn thuê.

Chi phi phát sinh làm ngoài giờ khi thuê văn phòng

Phần lớn các tòa nhà văn phòng cho thuê sẽ làm việc theo giờ hành chính đã được quy định. Nếu doanh nghiệp hoạt động trong tòa nhà quá thời gian đã quy định, sẽ phải trả thêm phí làm việc ngoài giờ. Mỗi văn phòng cho thuê sẽ có cách tính chi phí khác nhau, nhưng thường có 3 cách tính phổ biến:

• Tính theo văn phòng (giá thỏa thuận): Được tính theo số giờ làm việc ngoài khung giờ hành chính quy định trên một văn phòng. Ví dụ: 300 VNĐ/văn phòng/giờ.
• Tính theo diện tích thuê: Ví dụ 2.500đ/m2/giờ * Diện tích thuê (100m2), thì doanh nghiệp cần phải trả là 250.000 VNĐ cho một giờ làm việc ngoài giờ.
• Tính theo thiết bị: Thông thường được tính dựa trên số thiết bị sử dụng là ống điều hoà – tức là tổ máy (FCU – Fan Coil Unit) làm mát cho diện tích. Ví dụ: 10$/tổ máy/giờ.

Bên cạnh đó, các khoản phí mà doanh nghiệp phải trả cho những phát sinh khi thuê văn phòng còn có: tiền điện vận hành thang máy, tiền lương ngoài giờ của nhân viên vận hành tòa nhà, tiền nước, điện của phòng WC hay điều hòa,…

Xem thêm: Phí làm thêm ngoài giờ khi thuê văn phòng.

Chi phí chỉ trả một lần và được sử dụng trong suốt quá trình thuê

Chi phí trong thời gian lắp đặt, thi công nội thất

Trong thời gian sửa chữa hay thi công nội thất thì các dịch vụ cho thuê tòa nhà văn phòng thường sẽ miễn giảm tiền thuê, nhưng doanh nghiệp thuê vẫn phải trả tiền phí dịch vụ như: điện, nước tiêu thụ thực tế theo đồng hồ. Tùy vào hạng của văn phòng thuê mà sẽ có mức giá thu khác nhau.

Chi phí hoàn trả mặt bằng

Các hợp đồng cho thuê đều có quy định: Khi đến kỳ hạn hết hợp đồng cho thuê, doanh nghiệp sẽ chịu khoản phí hoàn trả mặt bằng theo thỏa thuận với chủ cho thuê (trừ các khoản chi phí hao mòn hợp lý). Chẳng hạn như: các phí phá vỡ, dọn dẹp tường vách ngăn, nội thất tồn đọng trong mặt bằng chi trả,… 

Quy định hợp đồng ảnh hưởng đến chi phí thuê văn phòng 

Diện tích cần phải trả

Các văn phòng cho thuê chuyên nghiệp hiện nay chỉ tính tiền thuê cho những diện tích mà doanh nghiệp thực tế sử dụng. Thông thường có các phương pháp đo thực tế như: Đo thông thủy, đo theo tim tường, đo theo vách bao quanh văn phòng, đo theo mép ngoài của tường, đo vách bao quanh văn phòng và đo luôn một số diện tích “chết” như cột trong văn phòng.

Điều chỉnh giá thuê

Thông thường giá thuê sẽ có lúc tăng hoặc giảm tùy thuộc vào sự biến động thị trường hay sau một khoảng thời gian cho thuê nhất định sẽ được điều chỉnh giá.

Điều chỉnh tỷ giá

Đa phần các dịch vụ cho thuê văn phòng chuyên nghiệp sẽ có đơn vị chào giá là USD, giá thuê và phí dịch vụ sẽ được quy ra tiền mặt (tiền VNĐ) khi ký kết hợp đồng.Vì vậy, doanh nghiệp thuê cần biết tỷ giá thực tế và đàm phán trước khi ký hợp đồng.

Doanh nghiệp khi thuê tòa nhà văn phòng cũng cần biết về hạch toán chi phí thuê văn phòng và chi phí sửa chữa văn phòng. Chi phí để thuê văn phòng là khoản ngân sách cần phải thanh toán theo định kỳ nhất định, nên doanh nghiệp cần phải hạch toán sao cho hợp lý và hiệu quả nhất. Điều này đòi hỏi bộ phận kế toán phải tuân thủ và làm theo hướng dẫn một cách chính xác nhất.

Xem thêm: Đàm phán thuê văn phòng giá rẻ.

Nice Office – Công ty cho thuê văn phòng chuyên nghiệp với chi phí hợp lý hợp đồng rõ ràng

Nice Office tự hào là đơn vị cung cấp văn phòng cho thuê chuyên nghiệp, uy tín hàng đầu tại Tp.HCM với các khoản chi phí thuê văn phòng hợp lý và tốt nhất cùng đầy đủ các phân khúc văn phòng hạng A, văn phòng hạng B, văn phòng hạng C, văn phòng giá rẻ, văn phòng trọn gói tại khắp các quận, vị trí vàng … trên địa bàn thành phố.

7 Ưu điểm vượt trội của Nice Office

1. Tư vấn chuyên nghiệp, tận tâm 24/7.
2. Lập báo cáo, phân tích, giúp khách so sánh ưu khuyết của từng điểm thuê.
3. Đưa rước tận nơi, khảo sát văn phòng cho thuê miễn phí.
4. Thông tin, hình ảnh luôn được cập nhật mới nhất.
5. Cung cấp đầy đủ lịch sử giá thuê.
6. Báo giá nhanh chóng, hỗ trợ hoàn thiện thủ tục gọn gàng.
7. Hợp đồng rõ ràng, dài hạn, minh bạch tài chính và pháp lý.

Đăng ký tư vấn cho thuê văn phòng

Thông tin liên hệ

Hotline: 0901.007.226

Zalo: 0909.653539

Email: info@niceoffice.com.vn

Fanpage: Nice Office – Văn phòng cho thuê Tp.HCM