7 Tips thiết kế văn phòng giúp tối ưu năng suất làm việc

Khi nghĩ đến việc tăng năng suất lao động, mọi người thường nghĩ đến các công nghệ tự động để tiết kiệm thời gian, các chiến lược tập trung như kỹ thuật Pomodoro…. Tuy nhiên, nhiều nghiên cứu gần đây cho thấy cách thiết kế văn phòng cũng có những ảnh hưởng lớn đến năng suất làm việc. Dưới đây là 7 tips hữu ích giúp các doanh nghiệp có được phương án thiết kế văn phòng hợp lý, giúp tối ưu năng suất làm việc của nhân viên.

7 Tips thiết kế văn phòng giúp tối ưu năng suất làm việc

Đa dạng hóa không gian làm việc

Xu hướng thiết kế văn phòng mở, gọi tắt là văn phòng mở ngày nay rất được ưa chuộng bởi nó mang lại nhiều ưu điểm tích cực khi teamwork, dễ thay đổi linh hoạt theo nhu cầu sử dụng, tiết kiệm chi phí bày trí, minh bạch thông tin…

Tuy nhiên khuyết điểm của nó là sự mất tập trung dễ dàng xảy ra, tính riêng tư, bảo mật cũng hạn chế. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp không “mặn mà” với văn phòng mở vì nó khiến cho hiệu suất làm việc của nhân viên giảm sút, dễ gây ra tình trạng căng thẳng, mệt mỏi và nghỉ ốm nhiều hơn. Vì vậy, không phải doanh nghiệp nào cũng thích hợp thiết kế văn phòng theo xu hướng mở.

Để giải quyết vấn đề này, thay vì suy nghĩ về cách thức “đóng” hay “mở”, doanh nghiệp nên chú trọng vào sự đa dạng, linh hoạt hơn. Chuyên gia Ron Friedman đưa ra lời khuyên rằng doanh nghiệp nên xác định các loại hoạt động mà nhân viên sẽ thực hiện trong văn phòng, từ đó đưa ra các thiết kế không gian làm việc sao cho phù hợp nhất.

Ví dụ: Các nhân viên nên có khoảng không gian riêng tư để họ tùy biến theo ý thích nhưng đồng thời cũng có những không gian chung để giao tiếp, gắn kết với mọi người xung quanh hoặc những ý tưởng mới mẻ như “phòng tư duy” dành cho những ai cần một chút yên tĩnh để suy nghĩ…

>> Xem thêm: Văn phòng mở là gì? Ưu khuyết điểm của văn phòng mở

Cải thiện nguồn ánh sáng

Ánh sáng chắc chắn đóng vai trò quan trọng trong văn phòng làm việc. Các nhân viên không thể nào có hiệu suất tốt nếu điều kiện ánh sáng thiếu thốn hoặc sử dụng các nguồn ánh sáng kém, gây ra tình trạng mỏi mắt, nhức đầu và nhiều vấn đề khác liên quan đến sức khỏe.

Mặt khác, nguồn ánh sáng tự nhiên luôn được yêu thích, mang lại cảm giác thoáng đãng, đỡ “tù túng” và giúp cho tinh thần của mọi người trở nên sảng khoái, thoải mái hơn. Đặc biệt, nguồn ánh sáng này hoàn toàn miễn phí! Cho nên nó không chỉ tốt cho sức khỏe con người, nó còn tốt cho “sức khỏe” tài chính của doanh nghiệp nữa.

Một nghiên cứu gần đây của Journal Clinical Sleep Medical chỉ ra rằng các nhân viên ngồi gần cửa sổ sẽ có giấc ngủ tốt hơn so với những người khác. Và nếu họ có giấc ngủ ngon thì chắc chắn rằng tinh thần làm việc vào ngày hôm sau cũng sẽ được cải thiện đáng kể.

Vậy nhưng, không phải văn phòng làm việc nào cũng có đủ nguồn ánh sáng tự nhiên. Một số tòa nhà văn phòng cho thuê chỉ có thể lấy ánh sáng tự nhiên từ một phía cho nên doanh nghiệp cần ưu tiên việc cải thiện các nguồn chiếu sáng bên trong sao cho thân thiện với mắt người đồng thời tăng thêm phần thu hút cho không gian làm việc.

Chọn các văn phòng có trần cao

Nếu đang có ý định thuê văn phòng/ cải tạo văn phòng thì một trong những yếu tố doanh nghiệp nên quan tâm chính là độ cao trần. Rất nhiều nghiên cứu chỉ ra rằng, độ cao của trần ảnh hưởng lớn đến tâm lý, khả năng làm việc, tư duy sáng tạo của nhân viên. Trần quá thấp sẽ dễ gây cảm giác ngột ngạt, chật hẹp và nóng bức.

Trên thị trường cho thuê văn phòng Tp.HCM, nhìn chung độ cao trần của các văn phòng sẽ rơi vào khoảng 2.60m đến 2.70m, trong đó phổ biến nhất là 2.65m – Một độ cao trần lý tưởng, góp phần giúp doanh nghiệp có được không gian làm việc thông thoáng.

Chọn màu sơn phù hợp

Màu sắc cũng có ảnh hưởng không nhỏ đến không gian làm việc của doanh nghiệp và màu trắng thường được khuyên là không nên sử dụng. Thay vào đó, hãy biến không gian làm việc với những gam màu đặc trưng cho các hoạt động khác nhau hoặc theo màu sắc của thương hiệu.

Một số ví dụ điển hình như màu xanh lá thường đi liền với sự sáng tạo, màu đỏ thể hiện định hướng mạnh mẽ nhưng cũng dễ khiến người khác mất tập trung, màu vàng trong văn hóa một số nước thì không được yêu thích lắm… Tùy thuộc vào không gian và văn hóa doanh nghiệp mà chúng ta có thể lựa chọn các màu sắc phù hợp.

Bên cạnh đó, vấn đề màu sắc phong thủy cho văn phòng làm việc cũng rất được nhiều doanh nghiệp mà nói chính xác hơn là chủ doanh nghiệp quan tâm vì có thể ảnh hưởng đến niềm tin và tinh thần của tập thể.

Tranh ảnh và biểu ngữ tạo động lực

Trong thời gian gần đây, tranh canvas với những biểu ngữ tạo động lực rất được yêu thích bởi nó thường mang một màu sắc tươi trẻ và giúp khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên.

Hãy chọn ra những câu nói hay, những câu trích dẫn nổi tiếng, có giá trị tác động đến tinh thần và suy nghĩ của nhân viên hoặc của một phòng ban cụ thể, đặt tại những vị trí mà họ dễ dàng quan sát, có thể tinh tế sử dụng đèn chiếu sáng làm nổi bật để gây ấn tượng mạnh mẽ hơn với người xem.

Trên thực tế, các tranh ảnh/ biểu ngữ tạo động lực còn giúp cho khách hàng hoặc đối tác của doanh nghiệp có cái nhìn rõ nét hơn về văn hóa doanh nghiệp, về những giá trị cốt lõi và cách thức mà doanh nghiệp vận động.

Kiểm soát tiếng ồn

Tiếng ồn là vấn đề bị phàn nàn nhiều nhất trong các văn phòng làm việc. Tiếng ồn từ bên ngoài, từ các khâu vận hành, từ các hoạt động của mỗi bộ phận… Đặc biệt, các văn phòng mở là chịu ảnh hưởng nhiều nhất, dẫn đến năng suất làm việc sa sút.

Để hạn chế điều này, doanh nghiệp cần chọn các văn phòng cho thuê có khả năng cách âm tốt, “quy hoạch” vị trí các phòng ban hợp lý, có khoảng cách nhất định với những khu vực sử dụng chung hoặc những khu vực đặt máy in ấn hoặc lót sàn bằng thảm để hạn chế âm thanh phát ra khi nhân viên di chuyển, xê dịch bàn ghế,…

Bên cạnh thiết kế: Đừng tiết kiệm với bộ phận lễ tân

Một điều dễ nhận thấy trong các văn phòng làm việc hiện nay, nhất là của các công ty vừa và nhỏ đó là thiếu đi bộ phận lễ tân bởi người ta cho rằng không quá cần thiết. Nhưng bạn biết đấy, lễ tân cũng có vai trò rất quan trọng trong việc giúp công việc của những người khác diễn ra một cách “suông sẻ” hơn.

Hãy thử tưởng tượng, khách hàng hoặc đối tác đến công ty nhưng không biết cần gặp ai và họ có xu hướng giao tiếp với người ở gần mình nhất. Như vậy, người nhân viên đó có khả năng bị “cắt ngang” hoặc phải trì hoãn công việc của mình để hỗ trợ. Trên thực tế, người ta gọi đây là hội chứng “Người gần cửa nhất”.

Trong trường hợp doanh nghiệp thực sự cần tiết kiệm chi phí và chưa muốn thiết lập bộ phận này thì nên có các bước đặt lịch hẹn online hoặc các luồng thông tin trao đổi sao cho những người liên quan có thể nắm bắt và chủ động trong công việc của mình khi khách hàng/ đối tác ghé thăm.

Nice Office – Hỗ trợ tư vấn thiết kế văn phòng cho thuê tận tình chuyên nghiệp

Được xây dựng và phát triển bởi một đội ngũ trẻ, năng động và chuyên nghiệp, Nice Office là đơn vị cung cấp văn phòng cho thuê chuyên nghiệp, uy tín hàng đầu tại Tp.HCM với đầy đủ các phân khúc văn phòng hạng A, văn phòng hạng B, văn phòng hạng C, văn phòng giá rẻ, văn phòng trọn gói tại khắp các quận, vị trí vàng… trên địa bàn thành phố.

7 Ưu điểm vượt trội của Nice Office

• Tư vấn chuyên nghiệp, tận tâm 24/7
• Lập báo cáo, phân tích, giúp khách so sánh ưu khuyết của từng điểm thuê
• Đưa rước tận nơi, khảo sát văn phòng cho thuê miễn phí
• Thông tin, hình ảnh luôn được cập nhật mới nhất
• Cung cấp đầy đủ lịch sử giá thuê
• Báo giá nhanh chóng, hỗ trợ hoàn thiện thủ tục gọn gàng
• Hợp đồng rõ ràng, dài hạn, minh bạch tài chính và pháp lý

Đăng ký tư vấn cho thuê văn phòng

Thông tin liên hệ

Hotline: 0901.007.226
Zalo: 0909.653539
Email: info@niceoffice.com.vn
Fanpage: Nice Office – Văn phòng cho thuê Tp.HCM