Quản lý thời gian hiệu quả với phương pháp Pomodoro

Bạn dễ bị phân tâm trong quá trình làm việc? Các deadline khiến bạn “suy sụp” vì không theo kịp do thiếu tính kỷ luật?… Bạn hẳn sẽ rất cần một phương pháp quản lý thời gian hiệu quả nhưng Pomodoro mà Nice Office giới thiệu dưới đây.

Quản lý thời gian là gì?

Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về quản lý thời gian nhưng nhìn chung đều hướng đến một mục tiêu duy nhất đó là kiểm soát một quá trình hoạt động trong một khoảng thời gian cụ thể, nhằm đảm bảo chất lượng và hiệu quả của hoạt động đó.

Quản lý thời gian có thể là bản năng của những người có khả năng tập trung cao và với những người dễ bị phân tâm thì cần phải rèn luyện, thực hành liên tục.

Tại sao phải rèn kỹ năng quản lý thời gian?

Kỷ luật với bản thân là một trong những yếu tố quan trọng dẫn đến thành công và việc quản lý thời gian cũng thể hiện phần nào tính kỷ luật ấy.

Khi biết cách quản lý thời gian, năng suất làm việc của một người sẽ gia tăng đáng kể nhờ vào sự sắp xếp, ưu tiên công việc hợp lý và tập trung cao độ. Bên cạnh đó, bạn sẽ hạn chế tối đa sự căng thẳng do các kỳ deadline gây ra và hơn thế nữa là hoàn thành chúng đúng hạn, gây dựng uy tín cho bản thân.

Khi một cá nhân hình thành thói quen quản lý thời gian thì ngoài việc tốt cho chính họ còn đóng góp rất nhiều vào sự thành công của một tập thể / doanh nghiệp. Chính vì vậy, các nhà tuyển dụng thường rất chú trọng vào kỹ năng này của ứng viên cũng như ứng viên có thể trả lời các câu hỏi liên quan đến áp lực trong công việc bằng khả năng quản lý thời gian của mình.

Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả Pomodoro là gì?

Có một số phương pháp dùng để quản lý thời gian hiệu quả nhưng Pomodoro có phần vượt trội hơn vì dễ thực hiện, có thể từng bước giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả.

Phương pháp này được đưa ra vào năm 1990, bởi một doanh nhân người Ý – Francesco Cirillo, khi ông còn là sinh viên. Tên gọi của phương pháp trong tiếng Ý nghĩa là trái cà chua, lấy cảm hứng từ chiếc đồng hồ hình quả cà chua mà ông theo dõi khi thử nghiệm phương pháp này.

Phương pháp này hoạt động như thế nào?

Sở dĩ phương pháp này được đánh giá là dễ thực hiện vì nó không quá thử thách để làm quen. Bạn chỉ cần đặt ra những khoảng thời gian tập trung kéo dài 25 phút/ lần và mỗi 25 phút ấy sẽ được gọi là 1 Pomodoro.

Trên thực tế, 1 Pomodoro có thể khác nhau với mỗi người. Bạn có thể định lượng riêng cho mình là cứ 20 phút hoặc 30 phút là 1 Pomodoro nhưng đừng quá ngắn như 5 hoặc 10 phút. Tối thiểu vẫn nên là 25 phút.

Sau mỗi một Pomodoro như vậy, hãy cho phép bản thân giải lao từ 3 đến 5 phút, cài đặt đồng hồ reo để bạn có thể biết được khi nào mình nên trở lại với công việc.

4 Bước giúp bạn thực hiện Pomodoro

Bây giờ, bạn đã hiểu nguyên lý hoạt động của phương pháp này, chúng ta sẽ cùng nhau thực hành qua 6 bước dưới đây nhé.

Bước 1: Lựa chọn công việc mà bạn muốn ưu tiên

Ở bước này, bạn hãy lấy cho mình một tờ giấy và liệt kê những hạng mục công việc cần phải hoàn thành trong ngày hoặc trong dự án của bạn. Nếu các công việc này có deadline hãy sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên. Nếu không, hãy cân nhắc và chọn ra một công việc mà bạn cần phải thực hiện ngay thời điểm này.

Bước 2: Đặt hẹn giờ

Trang bị cho mình một thiết bị hẹn giờ như đồng hồ hoặc cài đặt trên điện thoại và chọn cho mình một khoảng thời gian hợp lý để thiết lập Pomodoro. Theo truyền thống như đã nói trên, bạn nên cài đặt 25 phút/ lần.

Bước 3: Bắt đầu làm việc

Sau khi cài đặt hẹn giờ, hãy tập trung vào công việc cho đến khi chuông reo. Cố gắng đừng để bị phân tmn và nếu có bạn hãy ghi nhận lại điều gì khiến bạn bị phân tâm rồi quay trở lại với công việc ngay lập tức.

Bước 4: Hoàn tất một Pomodoro

Khi chuông reo, bạn hãy đánh dấu vào giấy hoặc sổ ghi chép và cho phép bản thân nghỉ ngơi từ 3 đến 5 phút. Bạn có thể dùng thời gian này để uống nước, thư giãn mắt, tay chân… nhưng hạn chế xem các thiết bị điện tử, lướt facebook…

Cứ thế, bạn hãy tiếp tục thực hiện một chuỗi 4 Pomodoro như vậy rồi nghỉ dài hơn từ 15 đến 20 phút. Nếu công việc vẫn cần tiếp tục thì hãy quay lại tiếp tục với quy trình này.

Đến đây, bạn có thể sẽ nghi ngờ sự hiệu quả của phương pháp này nhưng trên thực tế, rất nhiều người đã áp dụng và thành công. Tuy nhiên cái khó của tất cả các phương pháp đó là đòi hỏi người thực hiện phải đảm bảo được tính kỷ luật, rèn luyện thường xuyên. Cho đến khi bạn không cần một chiếc đồng hồ nào mà bản thân vẫn có thể tập trung và nghỉ ngơi đúng lúc thì bạn đã thành công.

>> Xem thêm: Làm việc từ xa hiệu quả hơn với top 6 công cụ hỗ trợ đắc lực

Hi vọng bài viết trên sẽ giúp ích được phần nào cho những ai đang tìm kiếm sự tập trung trong những ngày chạy deadline hoặc đang làm việc từ xa / tại nhà rất cần hạn chế sự phân tâm bởi môi trường xung quanh.

Chúc bạn luôn thành công.

Nguồn: Nice Office