Giờ làm việc: 8:00 – 18:00 Thứ 2 đến Thứ 6/ 8:00 – 12:00 Thứ 7
Khác
Hoàn trả mặt bằng thuê văn phòng cần những gì?
Khi hợp đồng thuê sắp hết hạn hoặc doanh nghiệp chuyển sang địa điểm mới, việc hoàn trả mặt bằng kéo theo nhiều đầu việc. Doanh nghiệp phải tháo dỡ phần đã cải tạo, khôi phục hiện trạng, nghiệm thu với Ban quản lý và nhận lại tiền cọc. Chỉ cần sót một hạng mục, doanh nghiệp có thể bị trừ cọc hoặc phải trả thêm chi phí. Dưới đây, Nice Office tổng hợp danh sách hạng mục cần hoàn trả, quy trình từng bước và checklist để doanh nghiệp chủ động chuẩn bị.
1. Hoàn trả mặt bằng cho thuê văn phòng là gì?
1.1. Khái niệm
Hoàn trả mặt bằng là việc bên thuê khôi phục không gian đã thuê về hiện trạng ban đầu khi hợp đồng kết thúc. Sau đó, bên thuê bàn giao lại cho chủ tòa nhà theo đúng thỏa thuận trong hợp đồng.
Đây là nghĩa vụ của bên thuê và là điều kiện để nhận lại tiền cọc. Tuy nhiên, tuỳ theo quá trình thương lượng trước đây, doanh nghiệp vẫn có thể bàn giao trả nguyên trạng hoặc một phần.
Xem thêm: Tiền cọc thuê văn phòng là bao nhiêu?
1.2. Hai trường hợp phải hoàn trả mặt bằng
Việc hoàn trả mặt bằng, thông thường được xuất phát từ 2 trường hợp sau:
- Hết hạn hợp đồng: Doanh nghiệp không gia hạn hoặc không tái ký, nên bàn giao mặt bằng vào ngày hợp đồng kết thúc. Hợp đồng thuê văn phòng truyền thống thường kéo dài 3 – 5 năm.
- Chấm dứt trước hạn: Doanh nghiệp hoặc chủ tòa nhà đề nghị dừng hợp đồng giữa chừng. Trường hợp này thường kéo theo điều khoản phạt hoặc giữ lại tiền cọc.
Xem thêm: Nên thuê hay mua văn phòng?
1.3. Vì sao các chủ đầu tư thường yêu cầu hoàn trả đúng yêu cầu?
Việc thuê văn phòng tại TPHCM, chủ tòa nhà thường giữ cọc tương đương 2 – 3 tháng tiền thuê và chỉ được hoàn khi mặt bằng đạt yêu cầu nghiệm thu. Không phải tự nhiên chủ toà nhà lại lấy tiền cọc của doanh nghiệp, mà bởi vì một số lý do sau:
- Dự phòng doanh nghiệp chấm dứt hợp đồng ngay: Chủ toà nhà cũng không kịp tìm kiếm doanh nghiệp cho thuê để lắp vào ngay và không đảm bảo bàn giao lại nguyên trạng. Buộc chủ toà nhà phải tu sửa lại rồi mới tiếp tục cho thuê với doanh nghiệp khác.
- Bảo đảm hệ thống vẫn hoạt động tốt: Việc tháo dỡ sai cách có thể ảnh hưởng đến hệ thống PCCC, điện, nước và điều hòa của tòa nhà.
Xem thêm: Tổng hợp các chi phí khi thuê văn phòng MỚI NHẤT
Vì sao chủ đầu tư yêu cầu hoàn trả mặt bằng đúng yêu cầu
2. Những hạng mục doanh nghiệp cần hoàn trả
Phạm vi hoàn trả phụ thuộc vào hợp đồng và tiêu chuẩn của từng tòa nhà. Dưới đây là các nhóm hạng mục thường gặp khi hoàn trả văn phòng.
2.1. Trần, tường, sàn và vách ngăn
2.1.1. Vách ngăn
Doanh nghiệp tháo dỡ các vách ngăn đã lắp thêm, như tường thạch cao, vách kính phòng giám đốc hoặc phòng họp. Vách ngăn bằng nhôm kính hay gỗ cũng nằm trong nhóm này.
2.1.2. Trần
Trần thạch cao, trần nhôm hoặc trần giả do bên thuê lắp thêm cần được tháo dỡ và đưa về kết cấu trần ban đầu.
2.1.3. Tường
Doanh nghiệp vá các lỗ khoan đinh, lỗ vít treo tranh hoặc kệ. Sau đó, tường được sơn lại theo đúng mã màu tiêu chuẩn của tòa nhà.
2.1.4. Sàn
Bên thuê gỡ thảm, sàn giả gỗ công nghiệp, sàn vinyl hoặc sàn nâng đã lắp thêm. Doanh nghiệp cũng cần xử lý sạch keo dính trên sàn bê tông để tránh phí vệ sinh công nghiệp cao.
2.2. Hệ thống điện và mạng
2.2.1. Dây mạng và cáp điện
Doanh nghiệp gỡ dây mạng (LAN) và cáp điện âm tường, âm sàn do doanh nghiệp tự kéo khi hoàn thiện nội thất (fit-out).
2.2.2. Ổ cắm, bảng điện và chiếu sáng
Ổ cắm, bảng điện và hệ thống chiếu sáng cần được trả về đúng vị trí theo bản vẽ ban đầu của chủ đầu tư.
2.3. Điều hòa và thông gió
- Vệ sinh và kiểm tra vận hành máy lạnh cục bộ hoặc điều hòa trung tâm.
- Đảm bảo miệng gió về đúng vị trí cũ, không để bị che lấp hoặc hư hại khi tháo nội thất.
2.4. Hệ thống phòng cháy chữa cháy (PCCC)
- Đầu phun nước và đầu báo khói: Phải hoạt động bình thường, không bị sơn phủ, bám bẩn hoặc dời sai vị trí so với ban đầu.
- Loa thông báo và nút nhấn khẩn cấp: Giữ nguyên hiện trạng, không gây báo lỗi trên tủ trung tâm PCCC của tòa nhà.
2.5. Nội thất và khu vực cải tạo
- Khu vực cải tạo thêm: Phá bỏ pantry, quầy lễ tân, khu lưu trữ hoặc các hạng mục tương tự do bên thuê tự xây dựng.
- Nội thất rời: Chuyển ra toàn bộ bàn ghế, tủ hồ sơ, kệ và thiết bị không thuộc tài sản của chủ tòa nhà.
- Biển hiệu và nhận diện: Tháo biển hiệu, logo và decal của doanh nghiệp.
2.6. Vệ sinh và rác thải
- Thu gom và vận chuyển xà bần, phế liệu ra khỏi tòa nhà theo tuyến Ban quản lý quy định.
- Vệ sinh sàn, lau kính và cửa ra vào trước buổi nghiệm thu cuối.
2.7. Bảng tóm tắt hạng mục cần phải hoàn trả
| Nhóm hạng mục | Việc cần làm |
| Trần, tường, sàn | Tháo vách ngăn và trần thêm, vá và sơn lại tường, gỡ thảm hoặc sàn lắp thêm |
| Điện và mạng | Gỡ dây mạng, cáp âm tường và âm sàn, trả ổ cắm, bảng điện về vị trí cũ |
| Điều hòa, thông gió | Vệ sinh, kiểm tra vận hành, đưa miệng gió về đúng vị trí |
| PCCC | Giữ đầu phun, đầu báo khói, loa và nút nhấn ở hiện trạng hoạt động bình thường |
| Nội thất, khu cải tạo | Phá bỏ khu cải tạo thêm, chuyển nội thất rời, tháo biển hiệu |
| Vệ sinh, rác thải | Vận chuyển xà bần, phế liệu, vệ sinh sàn, kính và cửa |
3. Quy trình hoàn trả mặt bằng văn phòng từ A – Z
Quy trình gồm 3 giai đoạn với 10 bước. Thời điểm bắt đầu chuẩn bị tháo dỡ nội thất, mặt bằng nên bắt đầu trước 15 – 20 ngày.
3.1. Giai đoạn 1: Rà soát và chuẩn bị
Bước 1: Rà soát hợp đồng và biên bản bàn giao ban đầu
Doanh nghiệp cần phải đọc kỹ các điều khoản về thời hạn, hiện trạng cần trả, tiền cọc, khoản khấu trừ và phạt. Doanh nghiệp cũng tìm lại biên bản bàn giao lúc nhận mặt bằng cùng ảnh, video hiện trạng ban đầu. Những tài liệu này giúp tránh bị đòi bồi thường cho hư hỏng đã có sẵn từ trước.
Bước 2: Gửi thông báo trả mặt bằng bằng văn bản
Doanh nghiệp gửi thông báo đúng thời hạn hợp đồng quy định và giữ bằng chứng bên kia đã nhận. Thư cần ghi rõ địa chỉ diện tích thuê, số hợp đồng, ngày dự kiến bàn giao và đầu mối liên hệ.
Bước 3: Lập kế hoạch và xin phép Ban quản lý
Nhiều tòa nhà văn phòng hạng A, B sẽ yêu cầu bên thuê nộp hồ sơ thi công trước khi tháo dỡ. Hồ sơ thường gồm:
- Phương án thi công và thời gian thực hiện.
- Danh sách công nhân và thông tin đơn vị thi công.
- Đăng ký thời gian vận chuyển phế thải và nội thất.
- Khoản ký quỹ thi công tạm thời (nếu tòa nhà có yêu cầu).
Xem thêm: Phí làm ngoài giờ khi thuê văn phòng được tính như thế nào?
3.2. Giai đoạn 2: Tháo dỡ và khôi phục
Bước 4: Chụp ảnh hiện trạng, rồi tháo dỡ và di dời
Trước khi bắt đầu, doanh nghiệp nên chụp ảnh hoặc quay video toàn bộ mặt bằng để tránh gặp các vấn đề phát sinh. Sau đó đơn vị thi công tiến hành phá vách ngăn, tháo trần và thu dọn các nội thất theo danh sách hạng mục ở mục 2.
Bước 5: Khôi phục hệ thống và hoàn thiện bề mặt
Kỹ sư khôi phục hệ thống điện, điều hòa và PCCC theo sơ đồ thiết kế ban đầu. Sau đó đơn vị thi công vá tường, sơn lại và xử lý sàn. Doanh nghiệp nên hoàn thành sớm hơn hạn hợp đồng vài ngày để còn thời gian xử lý nếu chủ tòa nhà yêu cầu chỉnh sửa.
Bước 6: Thanh toán dứt điểm công nợ
Trước ngày bàn giao, doanh nghiệp đối chiếu và thanh toán các khoản còn lại với chủ tòa nhà:
- Tiền thuê và phí dịch vụ, quản lý của kỳ cuối.
- Thuế GTGT trên các khoản phí liên quan.
- Tiền điện sinh hoạt, điện máy lạnh theo chỉ số thực tế.
- Phí gửi xe và phí làm ngoài giờ (nếu có).
Doanh nghiệp nên xin xác nhận bằng văn bản rằng không còn công nợ.
3.3. Giai đoạn 3: Nghiệm thu và bàn giao
Bước 7: Tự kiểm tra và nghiệm thu chung
Đơn vị thi công và đại diện doanh nghiệp rà lại toàn bộ checklist trước khi gửi thông báo đến Ban quản lý. Sau đó hai bên cùng kiểm tra mặt bằng. Mọi điểm chưa đạt cần được ghi rõ vào biên bản và xử lý ngay, không chỉ trao đổi bằng lời.
Bước 8: Ký biên bản bàn giao mặt bằng
Biên bản bàn giao xác nhận doanh nghiệp đã hoàn thành nghĩa vụ và là cơ sở để đòi lại tiền cọc. Biên bản cần ghi rõ:
- Hiện trạng sàn, tường, trần, cửa và các hệ thống kỹ thuật.
- Chỉ số điện, nước tại thời điểm bàn giao.
- Số lượng chìa khóa, thẻ ra vào và thiết bị của tòa nhà đã trả lại.
- Các điểm còn tồn đọng (nếu có), kèm thời hạn xử lý.
- Ngày giờ bàn giao, họ tên và chữ ký của đại diện hai bên.
Doanh nghiệp không nên ký khi chưa thống nhất hiện trạng với chủ tòa nhà.
Bước 9: Thanh lý hợp đồng và nhận lại tiền cọc
Sau khi bàn giao, hai bên ký biên bản thanh lý hợp đồng. Theo Điều 328 Bộ luật Dân sự, khi hợp đồng đã được thực hiện, tài sản đặt cọc được trả lại hoặc được trừ vào nghĩa vụ thanh toán.
Thời hạn hoàn cọc do từng hợp đồng quy định. Qua một số mẫu hợp đồng thuê văn phòng, thời hạn này thường khoảng 5 – 10 ngày kể từ khi bàn giao xong. Doanh nghiệp nên yêu cầu chủ tòa nhà liệt kê từng khoản khấu trừ, kèm căn cứ.
Bước 10: Cập nhật địa chỉ mới
Doanh nghiệp cập nhật địa chỉ trên giấy phép kinh doanh, hóa đơn, hợp đồng và các giấy tờ liên quan để bảo đảm tính pháp lý. Đồng thời cần thông báo địa chỉ mới cho ngân hàng, đối tác và khách hàng.
4. Các khoản chi phí khi hoàn trả mặt bằng
| Nhóm chi phí | Chi tiết |
| Tháo dỡ và vận chuyển | Nhân công, vận chuyển, xử lý xà bần và phế liệu |
| Khôi phục hiện trạng | Vá những vết khoan, sơn tường, xử lý sàn, khôi phục điện, điều hòa, PCCC |
| Vệ sinh | Vệ sinh toàn bộ mặt sàn, xử lý các keo dính trên sàn |
| Phí liên quan Ban quản lý | Phí làm ngoài giờ, ký quỹ thi công tạm thời (nếu có) |
| Công nợ cuối kỳ | Tiền thuê, phí dịch vụ, điện, gửi xe, thuế GTGT |
| Khoản bị khấu trừ từ tiền cọc | Hư hỏng do chưa khắc phục, thanh toán công nợ, tiền phạt (nếu có) |
| Phạt vi phạm hợp đồng | Phát sinh khi chấm dứt trước hạn hoặc bàn giao trễ |
Mức cụ thể của từng khoản sẽ khác nhau theo tòa nhà, diện tích và hiện trạng cải tạo. Doanh nghiệp nên xin báo giá từ ít nhất hai đơn vị thi công trước khi quyết định.
5. Checklist hoàn trả mặt bằng văn phòng trước hạn
| Giai đoạn | Việc cần kiểm tra |
| Trước khi thông báo cho tòa nhà | Đã đọc điều khoản thời hạn, hiện trạng, tiền cọc, phạt và tìm lại biên bản bàn giao ban đầu |
| Khi thông báo | Đã gửi văn bản và xác nhận bên chủ toà nhà đã nhận thông tin |
| Trước khi tháo dỡ | Đã nộp hồ sơ thi công, đã chụp ảnh hoặc quay video hiện trạng |
| Khi tháo dỡ | Đã tháo vách ngăn, trần, sàn lắp thêm, dây mạng, cáp âm tường, sàn và nội thất rời |
| Khôi phục mặt sàn | Đã vá và sơn tường, kiểm tra điều hòa, miệng gió, đầu phun, đầu báo khói |
| Trước khi bàn giao | Đã vệ sinh, thanh toán đủ công nợ, có xác nhận bằng văn bản |
| Ngày bàn giao | Đã nghiệm thu chung, ký biên bản, trả chìa khóa và thẻ ra vào |
| Sau bàn giao | Đã ký thanh lý, nhận lại cọc, cập nhật địa chỉ mới |
6. Một số tranh chấp thường gặp nên tránh
Sau đây là một số tranh chấp không đáng có trong quá trình hoàn trả lại mặt bằng mà Nice Office tổng hợp qua những khách hàng tìm và chuyển văn phòng:
- Bị trừ cọc vì hư hỏng không rõ nguyên nhân: Nguyên nhân thường do không có bằng chứng về hiện trạng ban đầu. Cách tránh là giữ biên bản và ảnh lúc nhận mặt bằng để đối chiếu.
- Bất đồng về hạng mục phải tháo dỡ: Hai bên hiểu khác nhau về trạng thái ban đầu. Cách tránh là liệt kê từng hạng mục cần tháo hoặc được giữ lại trong biên bản.
- Sót hạng mục khi bàn giao: Nội thất, dây mạng, cáp âm sàn hoặc khu cải tạo bị bỏ sót thường dẫn đến truy thu. Cách tránh là rà theo checklist ở mục 5.
- Thi công sai quy định: Việc không đăng ký nhân sự hoặc đổ phế thải sai tuyến có thể bị đình chỉ hoặc phạt. Cách tránh là làm việc trực tiếp với bộ phận kỹ thuật của Ban quản lý.
- Hoàn cọc chậm: Chủ tòa nhà kéo dài thời gian đối chiếu. Cách tránh là thống nhất ngày hoàn cọc bằng văn bản ngay khi ký thanh lý.
Khi bất đồng không thể giải quyết bằng thương lượng hoặc tham khảo ý kiến luật sư về hướng xử lý tiếp theo. Với tòa nhà hạng A, B yêu cầu gắt gao về các quy định, thì với những tòa nhà văn phòng hạng C, giá rẻ, doanh nghiệp có thể dễ dàng đàm phán lại với chủ toà nhà.
7. Câu hỏi thường gặp
7.1. Trả mặt bằng trước hạn có được hoàn lại tiền cọc không?
Tùy hợp đồng. Nhiều hợp đồng cho phép chủ tòa nhà giữ lại một phần hoặc toàn bộ tiền cọc khi bên thuê chấm dứt trước hạn mà không có thỏa thuận khác.
7.2. Bao lâu thì nhận lại tiền cọc sau khi trả mặt bằng?
Tuỳ theo hợp đồng. Một số mẫu hợp đồng ghi khoảng 5 – 10 ngày kể từ khi bàn giao xong và hoàn tất nghĩa vụ.
7.3. Có bắt buộc phải tháo dỡ toàn bộ nội thất không?
Thông thường là có, vì đa số hợp đồng yêu cầu khôi phục hiện trạng ban đầu. Tuy nhiên, nếu nội thất còn mới và phù hợp với khách thuê kế tiếp, doanh nghiệp hoàn toàn có thể đàm phán với chủ tòa nhà để giữ lại hoặc sang nhượng nhằm tiết kiệm chi phí tháo dỡ.
7.4. Ai chịu trách nhiệm sửa chữa hư hỏng?
Bên thuê khôi phục các hư hỏng phát sinh trong quá trình sử dụng và các hạng mục do doanh nghiệp cải tạo. Chủ tòa nhà chịu trách nhiệm với hệ thống kỹ thuật chung.
7.5. Có cần xin phép Ban quản lý trước khi tháo dỡ không?
Có. Doanh nghiệp cần nộp kế hoạch thi công, danh sách nhân sự và đăng ký thời gian vận chuyển theo yêu cầu của tòa nhà.
Việc hoàn trả mặt bằng thuê văn phòng chỉ suôn sẻ khi doanh nghiệp nắm rõ các điều lệ trong hợp đồng, rà đủ các hạng mục trước khi bàn giao với chủ tòa nhà. Hy vọng quy trình trên giúp doanh nghiệp chủ động hơn ở từng bước. Nếu cần tìm văn phòng mới, hãy liên hệ ngay Nice Office qua hotline 0901.007.226 để được tư vấn và khảo sát miễn phí.
Tìm kiếm thuê văn phòng tại TPHCM: