Thuê văn phòng theo ngày: Những ưu khuyết điểm doanh nghiệp cần biết

Thuê văn phòng theo ngày có thể không còn quá xa lạ trong bối cảnh đa dạng các phương thức làm việc hiện đại. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu hơn về dịch vụ này và những ưu khuyết điểm của nó trước khi ra quyết định.

Dịch vụ cho thuê văn phòng theo ngày là gì?

Như tên gọi, dịch vụ thuê văn phòng theo ngày cho phép doanh nghiệp thuê văn phòng trong thời gian ngắn theo ngày hoặc thậm chí theo giờ, thay vì ký hợp đồng dài hạn. Dịch vụ này cung cấp sự linh hoạt tối đa, cho phép bạn chỉ chi trả vừa đúng thời gian và không gian mà mình thực sự sử dụng. 

Theo đó, các không gian này vẫn đảm bảo các tiện ích chung như wifi, lễ tân, khu vực tiếp khách, trang bị các thiết bị in ấn, bàn ghế, quyền sử dụng Pantry,,… để doanh nghiệp có được địa điểm làm việc chuyên nghiệp, thoải mái.

Thuê văn phòng theo ngày phù hợp với những ai?

Thuê văn phòng theo ngày sẽ phù hợp với những công ty có xu hướng áp dụng mô hình làm việc từ xa / Hybrid Working, các freelancer hoặc các Start-up, với các nhu cầu cụ thể như sau:

• Nhu cầu linh hoạt: Chỉ cần văn phòng trong thời gian ngắn (nhất là giai đoạn cần vận hành sớm nhưng chưa tìm ra được địa điểm ưng ý), hoặc không thường xuyên.
• Nhu cầu không gian chuyên nghiệp tạm thời: Để làm việc, tổ chức hội họp hoặc gặp gỡ khách hàng/ đối tác.
• Không muốn ký hợp đồng dài hạn: Muốn tiết kiệm chi phí và tránh các cam kết tài chính dài hạn.

>>> Xem thêm: Hybrid Working – Ưu khuyết điểm và thực trạng tại Việt Nam

Lợi ích của việc thuê văn phòng theo ngày

Linh hoạt thời gian và địa điểm

Thuê văn phòng theo ngày cho phép doanh nghiệp có đa dạng lựa chọn không gian làm việc theo nhu cầu mà không bị ràng buộc bởi các hợp đồng cho thuê dài hạn.Doanh nghiệp cũng có thể dễ dàng thay đổi địa điểm làm việc hoặc sử dụng dịch vụ này chỉ trong những thời điểm cần thiết.

Tiết kiệm chi phí thuê văn phòng

Doanh nghiệp không phải chi trả cho các chi phí cố định như tiền thuê văn phòng hàng tháng, phí bảo trì hay tiện ích khi không sử dụng văn phòng. Điều này giúp tối ưu hóa chi phí, đặc biệt với những doanh nghiệp không cần không gian làm việc liên tục.

Đảm bảo môi trường làm việc chuyên nghiệp

Các văn phòng cho thuê theo ngày thường được trang bị đầy đủ nội thất, internet, phòng họp, khu tiếp khách, lễ tân, pantry… và các tiện ích khác, tạo điều kiện tốt nhất cho công việc của bạn. Đây cũng là nơi lý tưởng để gặp gỡ đối tác hoặc khách hàng, tạo ấn tượng tốt từ lần gặp đầu tiên.

Nhược điểm khi thuê văn phòng theo ngày

Chi phí cao khi sử dụng dài hạn

Mặc dù có sự linh hoạt, nhưng nếu cần sử dụng văn phòng thường xuyên, chi phí thuê theo ngày sẽ trở nên đắt đỏ hơn so với việc ký hợp đồng thuê dài hạn.

Khả năng không đảm bảo chỗ

Trong những mùa cao điểm hoặc ở các vị trí đắc địa, việc đặt chỗ thuê văn phòng theo ngày có thể gặp nhiều khó khăn, không đảm bảo được việc doanh nghiệp luôn có không gian phù hợp khi cần.

Giới hạn về tiện ích cá nhân hóa

Các văn phòng cho thuê theo ngày thường không cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh hoặc cá nhân hóa không gian theo ý thích. Điều này có thể hạn chế trải nghiệm làm việc của tập thể nhân sự, thiếu diện tích triển khai các bộ phận cần thiết, gây ra nhiều bất tiện liên quan.

>>> Xem thêm: Danh sách toà nhà văn phòng cho thuê tại TpHCM

Thủ tục thuê văn phòng theo ngày

Chọn địa điểm và loại văn phòng

• Xác định nhu cầu: Bạn cần xác định vị trí, kích thước và các tiện ích của văn phòng mà bạn muốn thuê.
• Tìm kiếm văn phòng cho thuê: Tra cứu các văn phòng có dịch vụ cho thuê theo ngày tại khu vực bạn mong muốn, như các không gian làm việc chung (coworking spaces) hoặc các tòa nhà văn phòng. Trong trường hợp này, để tiết kiệm thời gian, doanh nghiệp nên liên hệ với các công ty tư vấn cho thuê văn phòng để được hỗ trợ nhanh chóng nhất.

Liên hệ và đặt chỗ

• Liên hệ: Gọi điện thoại hoặc gửi email cho bên cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng chuyên nghiệp để được tư vấn chi tiết, thu thập thông tin, tìm hiểu thời gian trống phù hợp.
• Đặt cọc: Một số nơi sẽ yêu cầu đặt cọc để giữ chỗ, đặc biệt trong mùa cao điểm vì vậy doanh nghiệp cũng cần tính toán thêm khoản chi phí này.

Ký hợp đồng hoặc thỏa thuận

• Hợp đồng ngắn hạn: Đơn vị cho thuê có thể yêu cầu doanh nghiệp ký kết một hợp đồng ngắn hạn hoặc thỏa thuận sử dụng dịch vụ, trong đó nêu rõ thời gian, giá thuê, và các điều khoản liên quan.
• Giấy tờ hợp pháp: Doanh nghiệp có thể cần cung cấp các loại giấy tờ như giấy chứng nhận thành lập doanh nghiệp, giấy tờ tuỳ thân của cá nhân sở hữu doanh nghiệp…

Thanh toán

• Thanh toán trước: Thông thường, doanh nghiệp sẽ phải thanh toán toàn bộ chi phí thuê trước khi bắt đầu sử dụng văn phòng. Các hình thức thanh toán có thể là tiền mặt, chuyển khoản hoặc qua thẻ tín dụng.
• Hóa đơn: Hãy luôn đảm bảo nhận được hóa đơn hoặc biên lai sau khi thanh toán.

Sử dụng văn phòng

• Nhận chìa khóa hoặc thẻ ra vào: Sau khi hoàn tất thủ tục, doanh nghiệp sẽ nhận được chìa khóa hoặc thẻ ra vào để sử dụng văn phòng trong khoảng thời gian đã đặt.
• Tuân thủ quy định: Doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định về an ninh, vệ sinh, và sử dụng thiết bị tại văn phòng.

Trả văn phòng

• Kiểm tra lại văn phòng: Khi kết thúc thời gian thuê, hãy đảm bảo văn phòng được trả lại trong tình trạng như ban đầu.
• Hoàn tất các khoản phí phát sinh (nếu có): Nếu có bất kỳ khoản phí nào phát sinh trong quá trình sử dụng (như hư hỏng, sử dụng dịch vụ bổ sung), doanh nghiệp cần thanh toán trước khi rời đi.

Tóm lại

Thuê văn phòng theo ngày là một giải pháp linh hoạt và tiết kiệm chi phí cho những ai cần một không gian làm việc chuyên nghiệp trong thời gian ngắn. Tuy nhiên, bạn cũng cần cân nhắc kỹ lưỡng về tần suất sử dụng, chi phí tổng cộng, và nhu cầu cá nhân hóa không gian để đưa ra quyết định phù hợp.

Nếu bạn cần sự linh hoạt và chỉ sử dụng văn phòng không thường xuyên, dịch vụ này có thể là lựa chọn hoàn hảo. Ngược lại, nếu bạn cần không gian làm việc ổn định và thường xuyên, việc thuê văn phòng truyền thống hoặc văn phòng trọn gói dài hạn sẽ đáng xem xét hơn.

Nice Office – Công ty tư vấn cho thuê văn phòng chuyên nghiệp tại Tp.HCM

Được xây dựng và phát triển bởi một đội ngũ trẻ, năng động và chuyên nghiệp, Nice Office là đơn vị cung cấp văn phòng cho thuê chuyên nghiệp, uy tín hàng đầu tại Tp.HCM với đầy đủ các phân khúc văn phòng hạng A, văn phòng hạng B, văn phòng hạng C, văn phòng giá rẻ, văn phòng trọn gói tại khắp các quận, vị trí vàng… trên địa bàn thành phố.

7 Ưu điểm vượt trội của Nice Office

• Tư vấn chuyên nghiệp, tận tâm 24/7
• Lập báo cáo, phân tích, giúp khách so sánh ưu khuyết của từng điểm thuê
• Đưa rước tận nơi, khảo sát văn phòng cho thuê miễn phí
• Thông tin, hình ảnh luôn được cập nhật mới nhất
• Cung cấp đầy đủ lịch sử giá thuê
• Báo giá nhanh chóng, hỗ trợ hoàn thiện thủ tục gọn gàng
• Hợp đồng rõ ràng, dài hạn, minh bạch tài chính và pháp lý

Đăng ký tư vấn cho thuê văn phòng

Thông tin liên hệ

Hotline: 0901.007.226
Zalo: 0909.653539
Email: info@niceoffice.com.vn
Fanpage: Nice Office – Văn phòng cho thuê Tp.HCM

Nguồn: Nice Office