7 Lưu ý khi thuê văn phòng cho công ty làm việc từ xa

Thuê văn phòng cho công ty làm việc từ xa sẽ có những điểm mấu chốt mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý hơn. Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu trong bài viết này.

Làm việc từ xa là một mô hình mang lại khá nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp lẫn người lao động. Trên thế giới, có rất nhiều công ty/ tập đoàn áp dụng phong cách làm việc này và đôi khi nó trở thành một lợi thế cạnh tranh của họ trên thị trường tuyển dụng.

Tuy nhiên, để xây dựng văn hoá làm việc từ xa trong thì đòi hỏi rất nhiều thời gian nghiên cứu, thử nghiệm và đúc kết. Trong đó, không chỉ có các yếu tố về con người, trang thiết bị mà còn liên quan đến không gian, địa điểm làm việc. Câu hỏi đặt ra là làm sao để thuê văn phòng cho công ty làm việc từ xa khi mà sự linh hoạt cần được ưu tiên đồng thời những rủi ro khó lường có thể sẽ khiến doanh nghiệp phải từ bỏ mô hình này.

Hiểu như thế nào về khái niệm làm việc từ xa

Khái niệm làm việc từ xa (Tiếng Anh gọi là Remote work) chắc chắn đã rất quen thuộc với chúng ta – Những người sống trong giai đoạn bùng nổ của các thiết bị thông tin hiện đại. Đây là hình thức mà người lao động có thể thực hiện công việc ở bất kỳ đâu mà không nhất thiết phải có mặt tại văn phòng công ty.

Trên thực tế, đôi khi nhắc đến Remote work thì sẽ xuất hiện những nhầm lẫn với một khái niệm khác là Freelancer. Tuy chúng đều có điểm chung là không cần phải xuất hiện ở các văn phòng vật lý nhưng về cơ bản, Freelancer không phải là nhân viên Fulltime của doanh nghiệp, có tính thời vụ cao. 

Ngược lại, nhân sự khi làm việc từ xa được xem fulltime, có đầy đủ quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm như tất cả các nhân sự làm việc tại công ty thông thường, chỉ là họ được phép thực hiện và hoàn thành công việc ở địa điểm mà mình muốn.

Tại sao doanh nghiệp mong muốn xây dựng văn hoá làm việc từ xa?

Văn hoá làm việc từ xa có thể giúp giải quyết bài toán về chi phí thuê văn phòng cho doanh nghiệp một cách hiệu quả. Theo đó, kể cả doanh nghiệp có quy mô lớn thì cũng không nhất thiết phải thuê văn phòng diện tích lớn. Họ có thể sử dụng những không gian nhỏ hơn, tiết kiệm hơn, không đầu tư hàng loạt vào các thiết bị làm việc… và từ đó tối ưu ngân sách của mình.

Làm việc từ xa còn có thể giúp doanh nghiệp thu hút lực lượng nhân sự giỏi đến từ nhiều nơi khác nhau, thậm chí là trên phạm vi toàn thế giới. Điều này mở ra những triển vọng phát triển tích cực nhờ vào sự đóng góp của một đội ngũ chuyên nghiệp, chuyên gia hàng đầu mà đôi khi doanh nghiệp không thể tuyển dụng trong khu vực cùa mình. 

Cùng với đó, làm việc từ xa còn góp phần cải thiện sức khoẻ cho nhân sự, tăng năng suất lao động bằng cách giúp họ cân bằng giữa công việc và cuộc sống, giảm bớt áp lực thời gian và những mệt mỏi do việc di chuyển gây ra. Điều này cũng sẽ mang lại sự hài lòng cao hơn, giúp giữ chân nhân sự tốt hơn.

Mặt khác, đối với xã hội, mô hình làm việc từ xa mà doanh nghiệp áp dụng cũng sẽ đóng góp phần nào vào việc giải quyết các vấn đề liên quan đến tình trạng giao thông, tắc đường, giảm thiểu sử dụng phương tiện di chuyển, hạn chế ô nhiễm môi trường…

Tuy nhiên, “mọi đồng xu đều có hai mặt”. Để làm việc từ xa thực sự mang lại hiệu quả, doanh nghiệp cũng phải đầu tư vào hệ thống máy móc, thiết bị công nghệ thông tin, đối mặt với các vấn đề liên quan đến quy trình, khả năng tập trung, mức độ gắn kết nội bộ… Do đó, không phải doanh nghiệp nào cũng phù hợp để triển khai hình thức này. Có rất nhiều ghi nhận trên thế giới về việc các doanh nghiệp sau một thời gian áp dụng remote work phải yêu cầu nhân viên quay lại làm việc theo mô hình truyền thống.

Các lĩnh vực được cho là sẽ tương thích với mô hình làm việc từ xa có thể kể đến như: Các công ty truyền thông, tổ chức sự kiện, agency quảng cáo, thiết kế đồ hoạ / thiết kế website, dịch thuật, sáng tạo nội dung… Doanh nghiệp nên nghiên cứu và thử nghiệm kỹ lưỡng trước khi quyết định có nên áp dụng mô hình này hay không.

>>> Xem thêm: Làm việc từ xa hiệu quả hơn với Top 6 công cụ hỗ trợ đắc lực

7 Lưu ý thuê văn phòng cho công ty làm việc từ xa

Nếu đã xác định đây là mô hình làm việc mà doanh nghiệp muốn xây dựng thì nhất định bạn phải biết đến 7 lưu ý thuê văn phòng cho công ty làm việc từ xa, cực kỳ quan trọng này.

Thuê văn phòng có vị trí trung tâm thuận tiện 

Không chỉ với các công ty có xu hướng ưu tiên làm việc từ xa mà với hầu hết doanh nghiệp, vị trí đóng vai trò then chốt trong quyết định chọn thuê văn phòng. Càng gần trung tâm thành phố thì càng đắc địa và có nhiều thuận lợi trong giao thương, đi lại cũng như có đầy đủ các tiện ích và có giá trị thương hiệu cao hơn.

Do đó, nếu điều kiện cho phép, doanh nghiệp cũng nên ưu tiên thuê văn phòng quận 1 hoặc tìm kiếm văn phòng cho thuê quận 3 – Hai quận trung tâm của TpHCM. Đối với các công ty làm việc từ xa thì việc thuê văn phòng trung tâm như vậy sẽ giúp nhân sự dễ dàng tiếp cận mỗi khi có nhu cầu lên văn phòng. 

Tuy nhiên, với hệ thống đường xá cực kỳ phát triển như hiện nay, doanh nghiệp vẫn có thể chọn thuê văn phòng ngoài trung tâm như khu vực quận 7, Phú Nhuận, Tân Bình… với chi phí thấp hơn mà vẫn đảm bảo nhiều yếu tố thuận lợi.

Chọn thuê sàn thông suốt, có độ linh hoạt cao

Khi thuê văn phòng cho công ty làm việc từ xa thì sự linh hoạt của không gian phải được ưu tiên. Chúng ta có thể thấy, dù doanh nghiệp không cần thuê các sàn diện tích lớn theo đúng quy mô thực tế nhưng nó phải có sự linh hoạt trong không gian. Ví dụ như phòng họp sẽ cần có thể điều chỉnh lớn nhỏ tuỳ vào những sự kiện của công ty, phục vụ cho các buổi gặp mặt lớn hoặc thu hẹp cho các buổi gặp nhỏ.

Do đó, trong trường hợp này, doanh nghiệp nên chọn pcác sàn văn phòng có độ thông suốt cao, ít vướng cột và những thiết kế không gian mở để tiện cho việc phân chia khu vực, tái cấu trúc khi cần.

Chọn thuê văn phòng trọn gói / Coworking Space

Ngoài thuê văn phòng truyền thống, doanh nghiệp có thể chọn các văn phòng trọn gói /Coworking Space. Đây là những loại hình rất phù hợp để thuê văn phòng cho công ty làm việc từ xa.

Các loại hình văn phòng này thường toạ lạc ở những vị trí tốt, ngay trung tâm, có sẵn các thiết bị làm việc cơ bản và một hệ thống dịch vụ hỗ trợ khá chuyên nghiệp. Doanh nghiệp có thể linh hoạt thuê chỗ ngồi hoặc phòng riêng, điều chỉnh tương ứng với quy mô nhân sự với chi phí ban đầu không quá cao.

Chọn văn phòng có nền tảng cơ sở hạ tầng tốt

Khi cân nhắc thuê văn phòng cho công ty làm việc từ xa, chúng ta cũng cần đặc biệt lưu ý đến hệ thống cơ sở hạ tầng của địa điểm mà mình muốn thuê – Nhất là đối với văn phòng trọn gói hoặc chia sẻ.

Doanh nghiệp cần tìm hiểu và kiểm tra hệ thống internet, hệ thống điện và máy phát điện dự phòng, khả năng cách âm của các khu vực làm việc, các trang bị trong phòng họp như màn hình, loa,… để đảm bảo phục vụ tốt nhất cho việc kết nối, truyền tải thông tin với nhân sự của mình.

Tập trung đảm bảo an ninh và bảo mật thông tin

Việc đảm bảo an ninh thông tin trong doanh nghiệp và bảo mật dữ liệu chắc chắn cũng không thể bỏ sót khi thuê văn phòng cho công ty làm việc từ xa, nhất là những công ty chuyên về data, dịch vụ khách hàng, thiết kế, sáng tạo,…

Hãy lựa chọn các toà nhà văn phòng chuyên nghiệp, có đầy đủ các thiết bị quan sát – theo dõi 24/7, ưu tiên kiểm soát ra vào bằng các công nghệ hiện đại bên cạnh lực lượng bảo vệ, bảo an cũng như là lễ tân toà nhà. Thông thường, tất cả các văn phòng cho thuê đều sẽ làm khá tốt nhiệm vụ của mình tuy nhiên văn phòng hạng A hoặc hạng B,C sẽ làm tốt nhất về vấn đề này so với văn phòng giá rẻ .

Thiết lập bộ phận hỗ trợ công nghệ

Để đảm bảo quy trình vận hành của tất cả các thiết bị, doanh nghiệp nên bố trí riêng bộ phận hỗ trợ công nghệ. Bộ phận này có vai trò giúp nhân viên giải quyết các trục trặc kỹ thuật liên quan đến truy cập, truy xuất dữ liệu, liên lạc, lưu trữ… Hỗ trợ nhân viên nhanh chóng khi có rắc rối phát sinh và có những phương án phòng ngừa cũng như xử lý kịp thời các cuộc tấn công dữ liệu.

Đàm phán hợp đồng thuê văn phòng kỹ lưỡng

Việc các doanh nghiệp có mong muốn chuyển đổi sang làm việc từ xa là xu hướng nhưng cũng có không ít doanh nghiệp sau một thời gian lại quyết định trở về với mô hình truyền thống. Có rất nhiều lý do dẫn đến vấn đề này cho nên doanh nghiệp cũng cần lường trước để đưa ra những điều khoản có lợi trong hợp đồng, phòng ngừa rủi ro về sau.

Để làm được điều này, khi thuê văn phòng cho công ty làm việc từ xa, doanh nghiệp nên trao đổi với các đơn vị tư vấn cho thuê văn phòng uy tín về những băn khoăn của mình để được hỗ trợ trong quá trình đám phán với toà nhà. Trong đó, chúng ta có thể xem xét về thời hạn thuê, các tuỳ chọn thu hẹp – mở rộng diện tích, sang nhượng/cho thuê lại…nhầm đảm bảo sự linh hoạt trong không gian và chủ động trong tài chính cho doanh nghiệp.

>>> Xem thêm: Danh sách văn phòng cho thuê tại TpHCM

Nice Office – Công ty tư vấn cho thuê văn phòng chuyên nghiệp tại Tp.HCM

Được xây dựng và phát triển bởi một đội ngũ trẻ, năng động và chuyên nghiệp, Nice Office là đơn vị cung cấp văn phòng cho thuê chuyên nghiệp, uy tín hàng đầu tại Tp.HCM với đầy đủ các phân khúc văn phòng hạng A, văn phòng hạng B, văn phòng hạng C, văn phòng giá rẻ, văn phòng trọn gói tại khắp các quận, vị trí vàng… trên địa bàn thành phố.

7 Ưu điểm vượt trội của Nice Office

• Tư vấn chuyên nghiệp, tận tâm 24/7
• Lập báo cáo, phân tích, giúp khách so sánh ưu khuyết của từng điểm thuê
• Đưa rước tận nơi, khảo sát văn phòng cho thuê miễn phí
• Thông tin, hình ảnh luôn được cập nhật mới nhất
• Cung cấp đầy đủ lịch sử giá thuê
• Báo giá nhanh chóng, hỗ trợ hoàn thiện thủ tục gọn gàng
• Hợp đồng rõ ràng, dài hạn, minh bạch tài chính và pháp lý

Đăng ký tư vấn cho thuê văn phòng

Thông tin liên hệ

Hotline: 0901.007.226
Zalo: 0909.653539
Email: info@niceoffice.com.vn
Fanpage: Nice Office – Văn phòng cho thuê Tp.HCM

Nguồn: Nice Office