Hot desking là gì? Ưu điểm và 6 tiện ích chỗ ngồi linh hoạt

Hot desking không chỉ là một loại hình văn phòng làm việc đem lại cho doanh nghiệp sự tiện lợi, giảm các chi phí mà nó còn thúc đẩy sự phát triển của cộng đồng và phát huy khả năng sáng tạo của mọi người. Vậy hot desking là gì? Có những ưu điểm hay lợi ích gì cho doanh nghiệp hay không? Cùng Nice Office tìm hiểu rõ hơn về loại hình văn phòng cho thuê này nhé!

Hot desking là gì?

Hot desking là một mô hình không gian làm việc mở, có tổ chức và từ xa. Trong đó, nhiều người khác nhau sử dụng bàn làm việc vào những thời điểm khác nhau trên cơ sở đặc biệt.

Là loại hình làm việc chung đang ngày càng phát triển và trở thành xu hướng, nên hot desking đã trở thành một yếu tố quan trọng trong các công việc hiện đại ngày nay. Mô hình hot desking cho phép làm việc ở không gian và thời điểm mà mọi người mong muốn, nhằm đáp ứng nhu cầu cho cả từ doanh nghiệp tư nhân và đến các công ty, tập đoàn đa quốc gia.

Hot desking thường nằm trong văn phòng chia sẻ hay cho thuê văn phòng trọn gói. Trong đó, mỗi người được sử dụng bàn làm việc tại những thời điểm khác nhau mà không cần thuê cố định lâu dài.

Hot desking cũng được thực hiện trong không gian văn phòng làm việc chung và riêng. Tính linh hoạt của nó thường có liên quan đến sự gia tăng nhân viên mới.

6 tiện ích mà hot desking cung cấp là gì?

Ổ cắm và điện

Bàn làm việc của hot desking thường luôn đi kèm với ổ cắm điện riêng và kết nối wifi. Ngoài ra, mô hình làm việc này sẽ có những không gian dành riêng cách xa bàn làm việc để nhận các cuộc gọi điện thoại.

Tuỳ vào đặc thù ngành nghề của doanh nghiệp, công ty mà điện thoại cố định có thể được gắn vào bàn làm việc để các nhân viên khác nhau sử dụng khi cần thiết, đặc biệt là đối với các công ty, doanh nghiệp bán hàng.

Phòng họp có thể đặt trước

Hầu hết các hot desking đều có sắp xếp không gian làm việc chung cho phép công ty, doanh nghiệp đặt phòng họp thông qua lễ tân, ứng dụng hay website.

Bên cạnh chỗ ngồi linh hoạt, thì hot desking cũng cho phép mọi người sử dụng các khu vực phòng chờ, khu vực thảo luận tự do, phòng hội nghị, nhà bếp và mạng lưới chuyên gia toàn cầu.

In ấn

Khu vực in ấn cũng tương tự như đặt phòng họp, khi doanh nghiệp, công ty sử dụng không gian của hot desking thường sẽ luôn cung cấp máy in, fax,… để nhân viên có thể sử dụng, giúp họ tiết kiệm được thời gian và cũng như công suất làm việc.

Những thiết bị này, sẽ được quản lý bởi nhóm cộng đồng trong không gian làm việc chung hay nội bộ được quản lý bởi những người trong môi trường riêng tư.

Lưu trữ và chứa đựng các vật dụng cá nhân

Nơi để cất túi xách, áo khoác và các thiết bị hỗ trợ công việc luôn là mối quan tâm thường xuyên được các nhân viên nhắc đến. Hiện nay, các hot desking thường cho phép để đồ đạc tại chỗ ngồi linh hoạt trong một khoảng thời gian nhất định.

Bên cạnh đó, trong một số không gian làm việc chung thường cho phép để đồ đạc của họ tại chỗ ngồi bàn làm việc của hot desking trong một khoảng thời gian nhất định như khi họ tham gia bất kể cuộc họp hay giờ nghỉ trưa. 

Đặc biệt, các không gian chung khác thì cung cấp chỗ trống hoặc tủ khóa cho nhóm khách hàng, đối tác sử dụng hot desking.

Công nghệ và internet

Hiện nay, một số người sử dụng loại hình hot desking cần nhiều hơn máy tính xách tay của họ, để làm việc hiệu quả. Chính vì lý do này, mà một số bàn làm việc của hot desking hiện nay đi kèm với màn hình và kết nối VGA, DVI hay HDMI nhằm cho phục vụ cho người sử dụng văn phòng cắm vào và sử dụng màn hình tạm thời thứ hai.

Phòng tắm, nhà bếp và các khu vực chung khác

Tương tự như trong hầu hết các môi trường văn phòng làm việc cho thuê khác, các tiện nghi như phòng tắm và nhà bếp sẽ được bao gồm trong hệ thống tản nhiệt nóng, được quản lý văn phòng làm sạch, tích trữ và bảo trì.

Ngoài ra, các thỏa thuận bàn làm việc của mô hình hot desking cũng cho phép người sử dụng uống cà phê uống thoải mái, phòng yên tĩnh để ngồi thiền, vòi hoa sen, các đồ dùng cần thiết trong phòng tắm như: kem dưỡng da, sản phẩm tóc,…

Ưu điểm của không gian hot desking là gì?

Tùy thuộc vào phong cách làm việc và nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp. Mà lợi ích của loại hình hot desking sẽ khác nhau. Chẳng hạn như đối với những người freelancer đánh giá cao một nơi vừa có thể làm việc vừa gặp gỡ các đối tác, khách hàng tiềm năng. Còn các chủ doanh nghiệp lại thích các điều khoản thuê được linh hoạt để tuyển dụng và cử nhân viên đến những không gian làm việc tại các thành phố khác nhau.

Hot desking dành cho người cá nhân

Nếu bạn là freelancer, doanh nhân hay nhà tư vấn có không gian và thời gian làm việc tại cùng một địa điểm, thì hot desking là giải pháp linh hoạt, hiệu quả và tiết kiệm chi phí để thuê văn phòng tối ưu. Bên cạnh đó, bạn cũng không cần cam kết hay khắt khe về hợp đồng thuê văn phòng dài hạn.

Ngoài ra, mô hình làm việc này còn giúp chống lại sự cô lập khi làm việc tại nhà và còn đem lại mạng lưới các chuyên gia cũng đang làm việc từ xa hoặc làm việc tự do. Từ đó, giúp bạn mở rộng thêm nhiều cơ hội hợp tác hơn.

Đối với những nhân viên thường xuyên di chuyển và thực hiện nhiều dự án ở nhiều địa điểm khác nhau, hot desking cũng cung cấp cho bạn không gian làm việc và duy trì kết nối giữa các thành phố khác nhau.

Sự tiện lợi này, giúp thúc đẩy năng suất lao động và cung cấp đủ các đặc quyền của không gian văn phòng ở bất cứ nơi nào bạn làm việc.

Hot desking dành cho các công ty, doanh nghiệp

Sự nhanh nhẹn là yếu tố quyết định then chốt khi nói đến việc phát triển đội ngũ, mở rộng quy mô kinh doanh của công ty và tính năng hot desking cho phép doanh nghiệp có thể quản lý nhân viên làm việc từ xa một cách linh hoạt mà không cần thiết lập không gian riêng hay xử lý các khoản chi phí lớn cần đầu tư từ ban đầu.

Các thỏa thuận cá nhân cho phép doanh nghiệp mở rộng quy mô vào các thị trường trọng yếu một cách nhanh chóng và thu hồi các khoản vốn đầu tư khi cần thiết, đồng thời loại những bỏ các rủi ro liên quan đến việc mở văn phòng của riêng. Thỏa thuận này, cũng cho phép các doanh nghiệp tìm kiếm và thuê những tài năng hàng đầu, không bị giới hạn bởi vị trí. 

Cùng với quy mô và tốc độ tăng trưởng của doanh nghiệp, việc tiết kiệm chi phí đi kèm với các thỏa thuận thuê linh hoạt, thuê nhân viên văn phòng, nhân viên dọn dẹp và chi phí tiện nghi là một điểm lớn thu hút đối với các doanh nghiệp. Theo đó, một cuộc khảo sát gần đây với các công ty đã sử dụng không gian hot desking cho biết, họ đã tiết kiệm được hơn 5% mức chi phí để thuê văn phòng cho loại hình này.

Dù là trong không gian văn phòng riêng hay làm việc chung rộng lớn thì hot desking sẽ luôn tạo ra một mô hình thu nhỏ đa dạng của các chuyên gia. Sự kết nối này mở ra những cơ hội mới, trong đó khách hàng, nhà đầu tư, đối tác hay nhân viên mới có được thông qua những lời giới thiệu.

Việc khám phá các ý tưởng và quy trình mới diễn ra tự nhiên khi bạn có nhiều kiến ​​thức chuyên môn khác nhau. Thêm vào đó, rủi ro nhân viên bị kiệt sức và mệt mỏi trong dự án được giảm đi, nhờ môi trường làm việc không ngừng phát triển.

Sự tăng cường hợp tác và đổi mới

Dù là văn phòng truyền thống hay không gian làm việc chung rộng lớn, hot desking cũng mang mọi người xích lại gần nhau với nhau hơn. Sự kết nối này, đem đến nhiều cơ hội mới cho các nhà đầu tư, các khách hàng, đối tác hoặc nhân viên thông qua những lời giới thiệu hấp dẫn.

Điều này đạt được thông qua thiết kế không gian làm việc linh hoạt, bao gồm cơ sở hạ tầng được chia sẻ cũng như các công nghệ hỗ trợ xuyên suốt.

Làm thế nào để biết hot desking có phù hợp với công ty, doanh nghiệp không?

Mặc dù hot desking là mô hình mang lại cho doanh nghiệp vô vàn những lợi ích có thể gấp nhiều lần, nhưng nếu doanh nghiệp không biết cách sắp xếp và bố trí cho phù hợp với các ngành nghề hay phong cách làm việc của công ty thì cũng khó có thể mang lại được nhiều lợi ích.

Là loại hình văn phòng cho thuê có tính bảo mật của công việc không cao nên chắc chắn không phải là sự lựa chọn của một số ngành nghề hay công ty cần tính bảo mật công việc cao.

Tính năng của hot desking giúp tăng năng suất làm việc ở nhiều vị trí khác nhau và cho phép doanh nghiệp đưa ra những quyết định kinh doanh như mở rộng thị trường hoặc tuyển dụng nhân sự mà không bị các cam kết lâu dài cản trở hay mất nhiều chi phí như ở văn phòng truyền thống.

Hiện nay, đối với một số nhân viên xử lý thông tin nhanh và nhạy cảm cao thì có thể họ thích một giải pháp không gian làm việc riêng tư hơn. Trong khi hot desking lại mang đến một yêu cầu cấu trúc nhất quán và sự cộng tác liên tục trong suốt thời gian làm việc. Nên doanh nghiệp có thể cân nhắc khi lựa chọn không gian văn phòng làm việc.

Trong một số trường hợp, doanh nghiệp cũng nên cân nhắc xem xét các bàn làm việc chuyên dụng hay sử dụng một văn phòng riêng tư trong môi trường làm việc chung. Từ việc sắp xếp như thế, nó sẽ mang lại cho công ty và đội ngũ nhân viên có được một không gian làm việc được cá nhân hóa, được kiểm soát chất lượng công việc tốt hơn nhưng vẫn giữ được các ưu thế đặc quyền về không gian rộng hơn và cộng đồng làm việc chung.

Tóm lại, mô hình hot desking mở ra cho doanh nghiệp nhiều cơ hội mới và đem lại rất nhiều lợi ích hiệu quả như: Tiết kiệm được chi phí thuê văn phòng, cắt giảm các diện tích dư thừa, hợp đồng cho thuê văn phòng không bắt buộc ký kết từ 1 – 5 năm, mở rộng mạng lưới đối tác trong hoặc ngoài ngành nghề, thu hút được nhiều nhân tài trên khắp mọi nơi,…

Nice Office – Công ty tư vấn và cho thuê văn phòng chuyên nghiệp tại Tp.HCM

Qua bài viết này, Nice Office hy vọng sẽ giúp doanh nghiệp hiểu hơn về Hot desking là gì cũng như những ưu điểm và lợi ích mà hot desking mang lại. Từ đó có được định hướng rõ ràng để lựa chọn văn phòng cho phù hợp nhất với doanh nghiệp, công ty của mình và có thể tổ chức bộ máy đạt hiệu quả cao trong công việc.

Nice Office tự hào là đơn vị cung cấp văn phòng cho thuê chuyên nghiệp, uy tín hàng đầu tại Tp.HCM với nhiều loại hình văn phòng và các thiết bị văn phòng hợp lý nhất cùng đầy đủ các phân khúc văn phòng hạng A, văn phòng hạng B, văn phòng hạng C, văn phòng giá rẻ, văn phòng trọn gói tại khắp các quận, vị trí vàng … trên địa bàn thành phố.

7 Ưu điểm vượt trội của Nice Office

1. Tư vấn chuyên nghiệp, tận tâm 24/7.
2. Lập báo cáo, phân tích, giúp khách so sánh ưu khuyết của từng điểm thuê.
3. Đưa rước tận nơi, khảo sát văn phòng cho thuê miễn phí.
4. Thông tin, hình ảnh luôn được cập nhật mới nhất.
5. Cung cấp đầy đủ lịch sử giá thuê.
6. Báo giá nhanh chóng, hỗ trợ hoàn thiện thủ tục gọn gàng.
7. Hợp đồng rõ ràng, dài hạn, minh bạch tài chính và pháp lý.

Đăng ký tư vấn cho thuê văn phòng

Thông tin liên hệ

Hotline: 0901.007.226

Zalo: 0909.653539

Email: info@niceoffice.com.vn

Fanpage: Nice Office – Văn phòng cho thuê Tp.HCM