Admin Officer là gì? Tất tần tật về công việc admin văn phòng

Ngày nay mỗi công ty, doanh nghiệp đều có những bộ phận với những chức năng và công việc khác nhau. Là vị trí không thể thiếu, Admin Officer giữ chức năng, vai trò rất quan trọng của mỗi công ty và là bộ phận điều phối toàn bộ các hoạt động hành chính của doanh nghiệp, nhằm đảm bảo các công việc được vận hành một cách trơn tru và hiệu quả nhất. Cùng Nice Office tìm hiểu rõ về vị trí công việc Admin Officer là gì qua bài viết dưới đây.

Admin Officer là gì?

Admin Officer được hiểu là công việc tương đương với làm việc quản trị hành chính văn phòng, có nhiệm vụ lên kế hoạch, kiểm soát và phân chia việc làm cho từng bộ phận trong công ty. Họ làm việc chặt chẽ với quản lý, cấp trên để xem xét các hoạt động của doanh nghiệp và tìm cách tối đa hóa các quy trình nội bộ.

Bên cạnh đó, Admin Officer còn xử lý và giải quyết những công việc nội bộ chung của công ty như: Lễ tân, tiếp khách hàng, cung cấp các thiết bị làm việc, mua sắm các văn phòng phẩm,…

Vị trí công việc Admin Officer có ở bất cứ phòng ban hay bộ phận nào của công ty, doanh nghiệp. Bởi đây là vị trí đóng một vai trò rất quan trọng nhằm đảm bảo cho việc quản lý và vận hành của doanh nghiệp diễn ra thuận lợi, nhịp nhàng.

Đặc biệt, công việc Admin Officer gồm cả việc xem xét luật doanh nghiệp và các quy định khác áp dụng cho ngành kinh doanh, nhằm đảm bảo doanh nghiệp sẽ tuân thủ thực hiện tốt các điều luật đó. Ngoài ra, họ cũng có thể nhận luôn trách nhiệm về việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên cho các bộ phận.

Công việc của Admin Officer là gì?

Mô tả chi tiết công việc làm Admin là làm gì?

Hiện nay, Admin officer có vai trò điều phối toàn bộ các hoạt động hành chính của doanh nghiệp. Là công việc tương đối phức tạp và phải hoạt động nhiều. Để đảm bảo các công việc của công ty được vận hành thuận lợi nhất.

Dưới đây là một số công việc cụ thể của Admin văn phòng:

• Sắp xếp và lên lịch cho các cuộc họp nội bộ hay với đối tác.
• Lên kế hoạch thực hiện những sự kiện của công ty.
• Quản lý cơ sở dữ liệu của công ty.
• Lưu trữ, bảo quản hồ sơ cá nhân của nhân viên thông qua văn bản và dữ liệu trên máy tính.
• Quản lý, sắp xếp các hồ sơ về khách hàng và đối tác của doanh nghiệp.
• Lên kế hoạch đặt mua các văn phòng phẩm và vật tư cho các phòng ban khi cần.
• Thực hiện các báo cáo về chi tiêu hàng tháng và gửi đến quản lý.
• Lưu trữ và in tài liệu công ty khi có sự kiện hoặc các cuộc họp quan trọng.
• Tiếp nhận và phân loại các giấy tờ, thư, hồ sơ, công văn được gửi đến công ty, trước khi đưa đến từng bộ phận có thẩm quyền giải quyết.
• Tiếp nhận và chuyển các cuộc gọi đến các phòng ban hay công ty.
• Tổ chức các hoạt động du lịch cho nhân viên trong công ty.
• Theo dõi, cập nhật tình hình nhân sự và tổng hợp bảng chấm công cho nhân viên công ty.
• Cập nhật đầy đủ các chính sách và đảm bảo nhân viên luôn tuân thủ nội quy công ty.
• …

Nhiệm vụ và trách nhiệm của Admin là gì?

Nhận trách nhiệm cho làm việc của bộ phận lễ tân văn phòng, chẳng hạn như: chào hỏi, hướng dẫn khách hàng hay các đối tác, giải đáp các thắc mắc qua điện thoại và giải quyết các khiếu nại. Bên cạnh đó, Admin Officer còn có thể tư vấn cách làm việc, in ấn, đóng dấu, chuẩn bị hồ sơ, tài liệu hay các vật tư cần thiết theo yêu cầu của các phòng ban.

Đảm bảo các nguồn cung cấp cho các phòng ban được duy trì, trong đó bao gồm luôn cả làm việc kiểm tra hàng tồn kho, làm việc với các nhà cung cấp. Từ đó, để đảm bảo có đủ mức cung cấp cần thiết cho các hoạt động của công ty và danh sách vật tư cần thiết từ các phòng ban để lên kế hoạch mua sắm.

Admin Officer, thỉnh thoảng sẽ chuẩn bị và gửi báo cáo hay tệp thông tin cho các bộ phận khác. Họ cũng sẽ tiếp nhận các văn bản, tài liệu từ các bộ phận và các yêu cầu cần xử lý, sau đó sẽ phân loại và gửi các giấy tờ đó đến các phòng ban có thẩm quyền để giải quyết.

Phải luôn đảm bảo tính bí mật và bảo mật của các tệp và hệ thống lưu trữ của công ty.

Sắp xếp và điều phối lịch trình làm việc hay các cuộc họp. Bên cạnh đó, Admin Officer cần phân phối các bản ghi nhớ, báo cáo sao cho đảm bảo rằng mọi nhân viên đều được cập nhật tin tức và thông tin cần thiết của công ty một cách chính xác và kịp thời.

Soạn và lên bảng lương: Admin Officer nhận trách nhiệm theo dõi bảng chấm công của các nhân viên trong công ty và xử lý những trường hợp sai sót. Sau đó, khi đến cuối tháng họ sẽ tổng hợp lại bảng lương của tất cả nhân viên để tính lương. Khi đó họ sẽ kết hợp làm việc với phòng Kế toán để làm bản lương và gửi cho từng nhân viên.

Quản lý các trang thiết bị và tài sản chung: Admin Officer sẽ kiểm soát danh sách các tài sản chung của công ty. Đồng thời, theo dõi tình trạng và lên kế hoạch bảo trì, sửa chữa hoặc thay mới các trang thiết bị nhằm đảm bảo cho hoạt động của công ty không bị gián đoạn.

Những kỹ năng cần phải có ở vị trí Admin là gì?

Về chuyên môn và kỹ năng vị trí nhân viên Admin Officer là gì?

Đối với vị trí Admin Officer, yêu cầu tối thiểu về trình độ học vấn là phải có bằng tốt nghiệp trung học phổ thông.

Tuy nhiên, hiện nay vẫn có nhiều nhà tuyển dụng lại yêu cầu ứng viên cho vị trí Admin Officer phải có bằng cao đẳng hoặc bằng cử nhân, tốt nhất là trong lĩnh vực kinh doanh thương mại, hành chính công hoặc một ngành nào khác có liên quan. 

Admin văn phòng có tính chất công việc cần sự kết nối và làm việc với các bộ phận khác nhau. Chính vì vậy, họ cần có các kiến thức, kỹ năng và trình độ chuyên môn sau để có thể đảm nhận tốt vị trí này hơn. Cụ thể là:

• Kỹ năng kế toán cơ bản, đặc biệt là trong các khoản phải trả và thu.
• Kỹ năng quản lý thời gian và lập trình tốt.
• Kỹ năng hợp tác và làm việc nhóm.
• Kỹ năng giao tiếp và xử lý tốt nhất có thể tình huống.
• Kỹ năng sử dụng các ứng dụng tin học văn phòng cơ bản như: Word, Excel,…
• Bảo mật thông tin tốt và có khả năng có thể thực hiện được nhiều việc bao quát.
• Kỹ năng ngoại ngữ.

Trong đó kỹ năng giao tiếp được xem là yếu tố rất cần thiết, vì vị trí Admin Officer phải làm việc với rất nhiều phòng ban và cả ban giám đốc.

Về tố chất và kinh nghiệm làm việc của Admin văn phòng là gì?

Đây là công việc cần có nhiều kinh nghiệm trong nhiều lĩnh vực. Nên hầu hết các nhà tuyển dụng sẽ ưu tiên ứng tuyển các ứng viên trước đây đã có kinh nghiệm tiếp xúc với nhiều công việc về hành chính, kinh doanh, tiếp thị hay kinh tế đối ngoại.

Còn về tố chất, một ứng viên cho vị trí này cần phải có là:

• Có sức khỏe tốt.
• Có tính tỉ mỉ và có độ chính xác cao.
• Nhanh nhẹn và tháo vát trong công việc.
• Thực hiện tốt các công việc theo đúng kế hoạch công ty đã đề ra.
• Biết sắp xếp các công việc hợp lý.
• Yêu thích công việc văn phòng.
• Chịu được áp lực công việc.
• Có ý chí và tư duy cầu tiến trong công việc.

Một ứng viên cần hội tụ tương đối đủ những tố chất trên mới thực sự có thể đảm nhận và hoàn thành tốt công việc của vị trí Admin Officer.

Những phẩm chất tạo nên một ứng viên xuất sắc của nhân viên Admin là gì?

Hiện nay, có rất nhiều yêu cầu về kỹ năng cũng như trình độ chuyên môn khác nhau để có thể nhận biết được một người Admin Officer giỏi. Chẳng hạn như:

Khả năng giao tiếp tốt 

Chính vì vị trí Admin Officer đóng vai trò rất quan trọng tại mỗi doanh nghiệp. Nên việc có được khả năng giao tiếp tốt sẽ giúp người Admin Officer kết nối được với các phòng ban và ban lãnh đạo hay các đối tác khách hàng của công ty.

Ngoài ra, khả năng giao tiếp tốt còn giúp bạn nâng cao khả năng truyền đạt thông tin, đưa ra những ý kiến hay quan điểm cá nhân nhằm tạo được ấn tượng tốt với khách hàng và đạt được hiệu quả cao trong công việc.

Bảo mật thông tin tốt

Là người nắm giữ những thông tin tuyệt mật của công ty, nên Admin Officer cần phải rèn luyện cho mình khả năng bảo mật tốt. Việc rò rỉ thông tin có thể ảnh hưởng đến uy tín của bạn và gây tổn thất không nhỏ cho doanh nghiệp.

Kiến thức tốt về quản lý

Phải là người am hiểu rõ về quản lý và luôn có nhiều sáng tạo. Từ đó, góp phần giúp cho việc công tác quản lý được thực hiện đơn giản, dễ dàng và hiệu quả hơn. 

Thái độ làm việc và tư duy cầu tiến

Được xem là yếu tố quyết định dẫn đến sự thật công trong công việc. Nên một người Admin Officer có thái độ làm việc tốt và tư duy cầu tiến sẽ góp phần thúc đẩy tiến độ công việc được diễn ra nhịp nhàng và công ty có thể ngày một phát triển mạnh hơn.

Nice Office – Công ty tư vấn và cho thuê văn phòng chuyên nghiệp tại Tp.HCM

Qua bài viết này, Nice Office hy vọng sẽ giúp doanh nghiệp hiểu hơn về Admin Officer cũng như các công việc của Admin Officer hiện nay. Từ đó có được định hướng rõ ràng để lựa chọn nhân viên cho phù hợp nhất với doanh nghiệp, công ty của mình và có thể tổ chức bộ máy đạt hiệu quả cao trong công việc.

Nice Office tự hào là đơn vị cung cấp văn phòng cho thuê chuyên nghiệp, uy tín hàng đầu tại Tp.HCM với nhiều loại hình văn phòng và các thiết bị văn phòng hợp lý nhất cùng đầy đủ các phân khúc văn phòng hạng A, văn phòng hạng B, văn phòng hạng C, văn phòng giá rẻ, văn phòng trọn gói tại khắp các quận, vị trí vàng … trên địa bàn thành phố.

7 Ưu điểm vượt trội của Nice Office

1. Tư vấn chuyên nghiệp, tận tâm 24/7.
2. Lập báo cáo, phân tích, giúp khách so sánh ưu khuyết của từng điểm thuê.
3. Đưa rước tận nơi, khảo sát văn phòng cho thuê miễn phí.
4. Thông tin, hình ảnh luôn được cập nhật mới nhất.
5. Cung cấp đầy đủ lịch sử giá thuê.
6. Báo giá nhanh chóng, hỗ trợ hoàn thiện thủ tục gọn gàng.
7. Hợp đồng rõ ràng, dài hạn, minh bạch tài chính và pháp lý.

Đăng ký tư vấn cho thuê văn phòng

Thông tin liên hệ

Hotline: 0901.007.226

Zalo: 0909.653539

Email: info@niceoffice.com.vn

Fanpage: Nice Office – Văn phòng cho thuê Tp.HCM