5 lưu ý giúp giao tiếp trong doanh nghiệp hiệu quả

Giao tiếp trong doanh nghiệp có lẽ là vấn đề muôn thuở và đôi khi giao tiếp không hiệu quả sẽ là nguồn cơn cho những “biến cố” bất đắc dĩ. Có rất nhiều nhà lãnh đạo/ quản lý đã vấp phải các sai lầm trong giao tiếp với nhân viên mà đến khi nhận ra thì đã quá muộn màng.

Giao tiếp trong doanh nghiệp là gì?

Giao tiếp là hoạt động truyền và nhận thông tin giữa các cá nhân với cá nhân, giữa cá nhân với một bộ phận hoặc giữa bộ phận này với bộ phận khác. Nếu nhìn nhận theo cấp độ, thì giao tiếp trong doanh nghiệp còn là việc truyền đạt thông tin giữa cấp trên với cấp dưới, giữa các mối quan hệ đồng cấp với nhau… Chỉ khi nào việc giao tiếp được tối ưu thì hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mới có thể đảm bảo hiệu quả và được duy trì bền vững.

Các yếu tố ảnh hưởng đến giao tiếp trong doanh nghiệp

Có rất nhiều yếu tố có thể ảnh hưởng đến việc giao tiếp trong doanh nghiệp nhưng thông thường sẽ cóc các mục sau:

Văn hóa đời sống

Những con người trong cùng một quốc gia nhưng đến từ các vùng miền khác nhau vốn đã có văn hóa và đời sống khác nhau. Vì vậy, chưa đề cập đến những công ty đa quốc gia, nơi có số lượng nhân viên khổng lồ, đến từ các đất nước khác nhau thì chúng ta cũng nhận thấy được trong doanh nghiệp, văn hóa sẽ ảnh hưởng rất lớn đến cách mà mọi người giao tiếp.

Có những lời nói hoặc hành động được cho là bình thường trong văn hóa của một nhóm người này thì có thể lại là khiếm nhã đối với một nhóm người khác… Vì vậy, việc xây dựng được một bộ chuẩn mực văn hóa ứng xử trong doanh nghiệp là rất quan trọng. Nó sẽ giúp tất cả các hành vi đều được thể hiện một cách có chừng mực và lịch sự, đảm bảo môi trường làm việc thoải mái cho tất cả mọi người.

Ngôn ngữ

Điều này thường xảy ra ở những công ty tập hợp nhiều người đến từ các quốc gia khác nhau và người ta thường hay dùng từ rào cản ngôn ngữ để nói về nó. Rào cản ngôn ngữ có thể khiến quy trình giao tiếp bị gián đoạn, hoặc hoàn toàn “lệch hướng”, dẫn đến những kết quả không ai mong muốn.

Vấn đề này có thể không chỉ xảy ra trong nội bộ doanh nghiệp mà còn ở các bộ phận quan trọng, tiếp xúc với khách hàng hoặc đối tác của doanh nghiệp. Vì vậy, đội ngũ nhân sự cần được huấn luyện kỹ lưỡng và có kỹ năng ngoại ngữ nhất định.

Không gian làm việc

Không gian làm việc cũng có thể là nguyên nhân khiến việc giao tiếp kém hiệu quả. Rất nhiều nhân viên cảm thấy tổ chức hoạt động “rời rạc”, khó tiếp cận với các phòng ban khác, khiến quy trình giao tiếp trở nên phức tạp…

Hiểu được điều này, không ít công ty đã chú trọng vào thiết kế văn phòng sao cho khoa học nhất, thiết kế không gian mở, thông thoáng và tạo điều kiện để các thành viên trong cùng một nhóm có thể dễ dàng tương tác với nhau – Không phải qua Email mà là đối thoại trực tiếp, góp phần làm minh bạch các nguồn thông tin.

Tính cách của mỗi cá nhân

Cuối cùng nhưng rất quan trọng chính là tính cách của mỗi cá nhân trong tổ chức. Có người hòa đồng, thích giao lưu, có người lại mong muốn sự yên tĩnh, tập trung…  Dù rằng, trong môi trường công sở, mỗi người đều ý thức được cần phải thích nghi nhưng cũng khó tránh khỏi sự khác biệt trong giao tiếp theo hướng tiêu cực lẫn tích cực.

5 Lưu ý để giúp việc giao tiếp trong doanh nghiệp hiệu quả hơn

Giao tiếp trên tinh thần tôn trọng

Tôn trọng là xuất phát điểm cho mọi cuộc giao tiếp thành công. Khi bạn dùng lời nói và hành động tôn trọng dành cho một người, thì họ cũng sẽ cảm nhận được điều đó và có trách nhiệm thể hiện sự tôn trọng dành cho bạn.

Tôn trọng ở đây, không chỉ được thể hiện qua việc chọn lọc từ ngữ, cử chỉ mà nó còn là ở cách bạn lắng nghe đối phương, cho họ cảm giác được thấu hiểu. Đây là kỹ năng mà ngay cả những người lãnh đạo cao cấp cũng cần phải học hỏi rất nhiều.

Đóng góp trên tinh thần xây dựng

Chắc hẳn rằng không ai muốn bị chỉ trích nhưng nếu bạn buộc phải đưa ra những lời nhận xét hoặc góp ý thì hãy biến nó thành những đóng góp có tính xây dựng. Đừng chỉ phản bác mà quên đưa ra những luận điểm lý giải quan điểm của mình và nếu tốt hơn cả thì đi kèm với nó là giải pháp. Như vậy, đối phương cũng sẽ cảm giác”dễ chịu” hơn và phân nào đó đồng tình với bạn nếu giải pháp thuyết phục.

Ngừng biện minh

Nếu có lúc bạn góp y cho người khác thì cũng có lúc người khác sẽ góp ý cho bạn. Đôi khi, bạn cảm thấy họ có hành động thái quá, chỉ trích bạn nhưng khoan hãy vội biện minh cho mình. Cái bạn cần chính là nhìn nhận lại những điều mà họ nói, bình tĩnh suy xét và dũng cảm thừa nhận. Không ai là hoàn hảo nhưng bạn sẽ trở nên tốt hơn sau mỗi sai lầm. Trường hợp nếu bạn bảo vệ quan điểm của mình thfi hãy nhớ lại lời khuyên phía trên: Đóng góp trên tinh thần xây dựng

Học cách phản hồi thông tin

Có nhiều cách để phản hồi thông tin không chỉ nói, mà bạn còn có thể phải viết. Vì vậy hãy học cách viết sao cho thật khoa học, logic và rõ ràng- Nhất là khi bạn giao tiếp qua mail với đồng nghiệp/ đối tác / khách hàng.

Rất nhiều người trẻ mới đi làm vấp phải rào cản này vì không biết phản hồi một email như thế nào, trình bày ra sao cho mạch lạc… dẫu vậy, bạn vẫn có thể học hỏi từ người khác, từ mạng internet và dần dần hình thành một văn phong chững chạc, phù hợp với công việc của mình.

Xác nhận các thông tin quan trọng qua Email

Email được sinh ra để hỗ trợ cho việc giao tiếp trong công sở và nó cũng là cách thức mà bạn có thể nhấn mạnh một vấn đề hoặc xác nhận các thông tin quan trọng sau một buổi họp. Dù rằng, bạn có thể giao tiếp bằng lời nói nhưng có rất nhiều việc, cần phải được các bên xác nhận qua mail để tránh”tam sao thất bản” và làm rõ trách nhiệm, nghĩa vụ của các bên.

Nice Office – Công ty tư vấn và cho thuê văn phòng chuyên nghiệp tại Tp.HCM

Được xây dựng và phát triển bởi một đội ngũ trẻ, năng động và chuyên nghiệp, Nice Office là đơn vị cung cấp văn phòng cho thuê chuyên nghiệp, uy tín hàng đầu tại Tp.HCM với đầy đủ các phân khúc văn phòng hạng A, văn phòng hạng B, văn phòng hạng C, văn phòng giá rẻ, văn phòng trọn gói tại khắp các quận, vị trí vàng… trên địa bàn thành phố.

7 Ưu điểm vượt trội của Nice Office

• Tư vấn chuyên nghiệp, tận tâm 24/7
• Lập báo cáo, phân tích, giúp khách so sánh ưu khuyết của từng điểm thuê
• Đưa rước tận nơi, khảo sát văn phòng cho thuê miễn phí
• Thông tin, hình ảnh luôn được cập nhật mới nhất
• Cung cấp đầy đủ lịch sử giá thuê
• Báo giá nhanh chóng, hỗ trợ hoàn thiện thủ tục gọn gàng
• Hợp đồng rõ ràng, dài hạn, minh bạch tài chính và pháp lý

Đăng ký tư vấn cho thuê văn phòng

Thông tin liên hệ

Hotline: 0901.007.226
Zalo: 0909.653539
Email: info@niceoffice.com.vn
Fanpage: Nice Office – Văn phòng cho thuê Tp.HCM