Văn phòng ảo là gì? Thuê văn phòng ảo có được đăng ký kinh doanh không?

Trong số các hình thức thuê văn phòng thì thuật ngữ văn phòng ảo là gì? hay thuê văn phòng ảo đã không còn xa lạ gì với chúng ta. Tuy nhiên, rất nhiều người thắc mắc liệu ưu khuyết điểm khi thuê văn phòng ảo là gì và thuê văn phòng ảo có được đăng ký kinh doanh không. Dưới đây là bài viết chi tiết, giải đáp cho vấn đề này.

Văn phòng ảo là gì?

Văn phòng ảo trong tiếng Anh gọi là Virtual Office, được du nhập vào Việt Nam từ khoảng 5-7 năm trước. Như tên gọi, văn phòng ảo của một doanh nghiệp trên thực tế là một văn phòng không thuộc sở hữu của doanh nghiệp đó, mà chỉ đơn giản là thuê một địa điểm để làm trụ sở giao dịch hay làm văn phòng đại diện.

Bên cạnh đó, đa số các văn phòng ảo đều sẽ trang bị đầy đủ cơ sở vật chất như một văn phòng thông thường, có lễ tân, có bảng tên công ty, số điện thoại, phòng tiếp khách,… Chủ doanh nghiệp hoặc nhân viên của doanh nghiệp thường sẽ không có mặt thường xuyên nhưng khi cần tiếp khách vẫn có thể sử dụng các tiện ích bên trong.

Đối tượng thuê văn phòng ảo gồm những ai?

Có thể nói, mô hình thuê văn phòng ảo dần được ưa chuộng, phù hợp với nhiều đối tượng khác nhau, bao gồm:

• Doanh nghiệp vừa và nhỏ, các start-up muốn tiết kiệm chi phí tối đa
• Các cá nhân triển khai những dự án riêng hoặc freelancer
• Các công ty muốn đặt chi nhánh văn phòng đại diện
• Công ty nước ngoài mới thâm nhập thị trường
• Các công ty dịch vụ, tư vấn…

Ưu điểm khi thuê văn phòng ảo

• Tiết kiệm chi phí: Thật vậy, giá thuê văn phòng ảo trên thị trường cực kỳ rẻ, có thể giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí vận hành, không cần đầu tư quá lớn vào việc thuê, đặt cọc hay thiết kế, trang trí văn phòng, hạn chế việc bị “chôn vốn”
• Vị trí trung tâm: Các văn phòng ảo thường được đặt trong những tòa nhà văn phòng ở khu vực trung tâm như quận 1, quận 3, Phú Nhuận,… vô cùng thuận lợi trong di chuyển và giao dịch với khách hàng. Mặt khác, khi đặt địa chỉ làm việc ở đấy, thương hiệu cũng phần nào được nâng tầm, tạo thiện cảm, uy tín với khách hàng.
• Không cần quá nhiều thời gian set-up: Set-up là thuật ngữ chỉ việc thiết kế, trang trí, chuẩn bị các thiết bị phương tiện làm việc bởi văn phòng ảo gần như đã được trang bị đầy đủ. Tất cả những gì doanh nghiệp cần là bắt tay vào hoạt động, tiết kiệm rất nhiều thời gian.

Nhược điểm khi thuê văn phòng ảo

Có 3 vấn đề liên quan đến văn phòng ảo mà chủ thuê cần lưu ý khi thuê văn phòng ảo là

• Sự riêng tư: Văn phòng ảo hầu như có rất ít sự riêng tư dù cố gắng phân chia khu vực nhưng chỗ ngồi không phải là cố định. Như vậy, tính bảo mật thông tin cũng rất yếu, doanh nghiệp nên lưu ý cẩn trọng hơn.
• Bất tiện khi hội họp, tiếp khách: Khi thuê văn phòng ảo, doanh nghiệp sẽ nhận ra một số bất tiện như phải đặt trước phòng họp, đôi khi dù đặt trước cũng bị kẹt lịch với công ty khác… Ngoài ra, còn có những quy định về sử dụng tiện ích như máy photo, máy fax, giờ làm việc…
• Phát sinh thêm các chi phí khác: Đó có thể là phí thuê phòng họp, phí ngoài giờ, phí sử dụng các thiết bị in ấn,…

>> Xem thêm: Các loại hình văn phòng cho thuê phổ biến hiện nay.

Thuê văn phòng ảo có được đăng ký kinh doanh không?

Trên thực tế, khi tra cứu các văn bản pháp luật thì thuật ngữ văn phòng ảo vẫn chưa có quy định nào và việc sử dụng văn phòng ảo để đăng ký kinh doanh cũng chưa có luật cụ thể.

Mặt khác, theo điều 43, Luật doanh nghiệp 2014 thì: “Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có)”. Và cũng không quy định một địa điểm thì có tối đa bao nhiêu công ty hay quy định về việc doanh nghiệp có thực tế hoạt động tại địa điểm mà mình đã đăng ký kinh doanh hay không.

Từ tất cả thông tin trên thì có thể thấy luật không có quy định cho phép nhưng cũng không cấm việc thành lập văn phòng ảo khi đăng ký thành lập doanh nghiệp. Nếu bạn vẫn chưa yên tâm với hình thức thuê văn phòng ảo, bạn có thể lựa chọn thuê văn phòng trọn gói hoặc thuê văn phòng truyền thống.

>> Xem thêm: So sánh chi tiết thuê văn phòng trọn gói và thuê văn phòng truyền thống

Nice Office – Công ty tư vấn và cho thuê văn phòng chuyên nghiệp tại Tp.HCM

Được xây dựng và phát triển bởi một đội ngũ trẻ, năng động và chuyên nghiệp, Nice Office là đơn vị cung cấp văn phòng cho thuê chuyên nghiệp, uy tín hàng đầu tại Tp.HCM với đầy đủ các phân khúc văn phòng hạng A, văn phòng hạng B, văn phòng hạng C, văn phòng giá rẻ, văn phòng trọn gói tại khắp các quận, vị trí vàng… trên địa bàn thành phố.

7 Ưu điểm vượt trội của Nice Office

1. Tư vấn chuyên nghiệp, tận tâm 24/7
2. Lập báo cáo, phân tích, giúp khách so sánh ưu khuyết của từng điểm thuê
3. Đưa rước tận nơi, khảo sát văn phòng cho thuê miễn phí
4. Thông tin, hình ảnh luôn được cập nhật mới nhất
5. Cung cấp đầy đủ lịch sử giá thuê
6. Báo giá nhanh chóng, hỗ trợ hoàn thiện thủ tục gọn gàng
7. Hợp đồng rõ ràng, dài hạn, minh bạch tài chính và pháp lý

Liên hệ tư vấn cho thuê văn phòng

Nice Office – Công ty cho thuê văn phòng chuyên nghiệp

• Hotline: 0901.007.226
• Zalo: 0909.653539
• Email: info@niceoffice.com.vn
• Fanpage: Nice Office – Văn phòng cho thuê Tp.HCM