Mô hình Sublease – Lợi ích và rủi ro cho doanh nghiệp?

Sublease là mô hình thuê lại văn phòng giúp tối ưu chi phí. Tuy nhiên, đi kèm với lợi ích của nó là những rủi ro về pháp lý và tính ổn định mà doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng.

Định nghĩa Sublease (Thuê lại văn phòng)

Khi doanh nghiệp ngày càng có những yêu cầu cao về tính linh hoạt của không gian làm việc thì mô hình Sublease – Thuê lại văn phòng là một lựa chọn thu hút sự quan tâm lớn, trở thành xu hướng trên thế giới và cả Việt Nam. 

Theo đó, doanh nghiệp đang thuê văn phòng (bên thuê chính) sẽ cho doanh nghiệp khác thuê lại một phần hoặc toàn bộ diện tích chưa sử dụng. Chúng ta có những khái niệm sau:

• Chủ tòa nhà (Landlord): Người sở hữu văn phòng cho thuê, chủ tài sản cho thuê.
• Bên thuê chính (Tenant): Công ty ký hợp đồng thuê văn phòng trực tiếp với chủ tòa nhà.
• Bên thuê lại (Subtenant): đơn vị thuê lại một phần diện tích từ bên thuê chính.

Từ định nghĩa nói trên thì có thể thấy Lease – Bên thuê chính thường sẽ ký hợp đồng trực tiếp với chủ tòa nhà và trở thành bên thuê chính thức. Trong khi đó, Sublease – Bên thuê lại sẽ không trực tiếp giao dịch với chủ tòa nhà. Do đó, khác biệt của hai mô hình này là mối quan hệ pháp lý, người thuê lại (Subtenant) sẽ phụ thuộc lớn vào hợp đồng và quyền hạn của bên thuê chính (Tenant)

Thuê lại văn phòng phù hợp trong các trường hợp nào?

Mô hình Sublease – Thuê lại văn phòng thông thường sẽ phù hợp với các nhóm doanh nghiệp sau:

Doanh nghiệp cần diện tích nhỏ, ngắn hạn

• Các Startup, SMEs hoặc team dự án cần thuê văn phòng diện tích nhỏ ở các khu trung tâm hoặc những vị trí phù hợp với loại hình kinh doanh thay vì thuê cả sàn.
• Muốn hoạt động thử nghiệm từ 6–12 tháng trước khi mở rộng.
• Hạn chế  các ràng buộc dài hạn với hợp đồng 3–5 năm, gây tốn kém chi phí ban đầu, chi phí đặt cọc.

Doanh nghiệp đang trong giai đoạn chuyển đổi văn phòng

• Các doanh nghiệp đang chờ văn phòng chính bàn giao nhưng cần không gian làm việc tạm thời.
• Có dự án ngắn hạn cần triển khai mà không muốn đầu tư cơ sở hạ tầng lớn, tiết kiệm chi phí.

Doanh nghiệp muốn tối ưu chi phí

• Giá sublease  thường thấp hơn thuê văn phòng trực tiếp, đặc biệt là vào những thời điểm thị trường thừa nguồn cung.
• Trong một số trường hợp có thể tận dụng nội thất, bàn ghế, thiết bị từ bên thuê chính mà không tốn chi phí setup ban đầu.

Doanh nghiệp nước ngoài mới gia nhập thị trường

• Khi các doanh nghiệp nước ngoài vừa mới gia nhập thị trường, cần văn phòng thử nghiệm để khảo sát, vận hành ban đầu.
• Giúp tiết kiệm chi phí và nhanh chóng triển khai hoạt động mà không phải ký hợp đồng thuê dài hạn phức tạp.

Doanh nghiệp trong ngành có tính mùa vụ hoặc biến động nhân sự

• Các công ty công nghệ, dịch vụ, outsourcing thường có nhu cầu mở rộng hoặc thu hẹp nhanh.
• Sublease mang đến sự linh hoạt, dễ dàng chấm dứt hợp đồng hoặc điều chỉnh diện tích theo nhu cầu thực tế.

Cách thức triển khai mô hình Sublease

Dưới đây là các bước cơ bản khi tiến hành triển khai Sublease.

Kiểm tra điều khoản hợp đồng gốc

Bên thuê chính cần rà soát hợp đồng đã ký với chủ tòa nhà. Phần lớn các tòa nhà hạng A, hạng B tại TpHCM sẽ quy định rõ ràng về việc không được sublease nếu chưa có sự đồng ý bằng văn bản từ chủ sở hữu. Đây là bước then chốt để đảm bảo tính pháp lý.

Xác định diện tích có thể cho thuê lại

Việc tính toán diện tích có thể cho thuê lại rất quan trọng, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ càng sao cho phù hợp với các nhu cầu thu hẹp – mở rộng, các kế hoạch phát triển kinh doanh trong tương lai. Thông thường, doanh nghiệp có thể sublease khi dư thừa diện tích 20 – 50% so với nhu cầu thực tế. 

Đàm phán với chủ tòa nhà

Ngay cả khi hợp đồng cho phép sublease, bên thuê chính vẫn nên trao đổi trước với chủ tòa nhà. Điều này giúp:

• Tránh vi phạm các quy định về quản lý tòa nhà.
• Đảm bảo bên thuê lại được hưởng đầy đủ tiện ích chung (bãi xe, lễ tân, thang máy,…).
• Duy trì mối quan hệ tốt đẹp với chủ sở hữu.

Ký hợp đồng sublease – Thuê lại văn phòng

Trong tất cả các hoạt động cho thuê hay cho thuê lại văn phòng thì hợp đồng là “nền tảng” giúp cho việc triển khai được diễn ra thuận lợi. Đối với hợp đồng Sublease, Nice Office khuyến nghị các doanh nghiệp cần lưu ý 10 yếu tố quan trọng dưới đây:

Thông tin các bên liên quan

• Bên cho thuê lại (Sublessor – đơn vị đang thuê chính).
• Bên thuê lại (Sublessee – đơn vị thuê lại).
• Chủ tòa nhà (Landlord) và văn bản đồng ý cho sublease.

Diện tích và vị trí thuê lại

• Cụ thể diện tích (m²) và vị trí (tầng, khu vực, số phòng).
• Bản vẽ hoặc sơ đồ khu vực để tránh tranh chấp sau này.

Thời hạn thuê

• Ngày bắt đầu – ngày kết thúc (Thời hạn sublease không được vượt quá thời hạn lease chính.)
• Quyền gia hạn, điều kiện chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.

Giá thuê và phương thức thanh toán

• Giá thuê (bao gồm VAT hay chưa).
• Chi phí dịch vụ (phí quản lý, điện, nước, internet…).
• Kỳ thanh toán (hàng tháng, hàng quý) và phương thức (chuyển khoản, tiền mặt).

Đặt cọc & hoàn trả

• Số tiền đặt cọc, thời điểm thanh toán.
• Điều kiện được hoàn trả hoặc khấu trừ.
• Trường hợp bên nào vi phạm thì xử lý đặt cọc ra sao.

Quyền và nghĩa vụ của các bên

• Bên cho thuê lại: đảm bảo quyền sử dụng hợp pháp, cung cấp tiện ích đúng thỏa thuận.
• Bên thuê lại: tuân thủ nội quy tòa nhà, sử dụng đúng mục đích, không cho thuê lại lần nữa nếu chưa được phép.

Điều khoản về sửa chữa, cải tạo văn phòng

• Có được phép thay đổi, bố trí lại nội thất không?
• Khi kết thúc hợp đồng có phải hoàn trả mặt bằng về hiện trạng ban đầu không?

Quyền sử dụng tiện ích và dịch vụ tòa nhà

• Thang máy, hầm xe, lễ tân, phòng họp chung…
• Đảm bảo quyền lợi của bên thuê lại không bị hạn chế so với bên thuê chính.

Các trường hợp chấm dứt hợp đồng

• Vi phạm nghĩa vụ thanh toán.
• Sử dụng sai mục đích.
• Chủ tòa nhà yêu cầu chấm dứt hợp đồng lease chính.

Giải quyết tranh chấp

• Ưu tiên thương lượng, hòa giải.
• Nếu không đạt được thỏa thuận, hãy đưa ra trọng tài thương mại hoặc tòa án có thẩm quyền.

Quản lý trong quá trình sử dụng

Bên thuê chính vẫn giữ vai trò cầu nối với chủ tòa nhà, trong khi bên thuê lại phải tuân thủ toàn bộ nội quy chung. Sự phối hợp chặt chẽ giữa ba bên giúp tránh rủi ro pháp lý và vận hành.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn 7 bước thủ tục cho thuê lại văn phòng

Lợi ích của Sublease đối với doanh nghiệp

Khác với thuê trực tiếp từ chủ tòa nhà, sublease mang tính “trung gian” nhưng lại mở ra nhiều lợi ích cho các bên.

Đối với bên thuê chính

• Tối ưu chi phí: Doanh nghiệp có thể giảm nhé gánh nặng tài chính với các diện tích thừa.
• Giữ vị trí chiến lược: Doanh nghiệp có thể tiếp tục duy trì hợp đồng ở các tòa nhà hạng A hoặc hạng B, không bị mất “chỗ đứng” đắc địa.
• Linh hoạt điều chỉnh quy mô: Doanh nghiệp có thể dễ dàng mở rộng hoặc thu hẹp diện tích trong tương lai.

Đối với bên thuê lại

• Chi phí thấp hơn: Giá sublease thường rẻ hơn 10–30% so với giá thuê trực tiếp từ chủ tòa nhà, giúp bên thuê lại tiết kiệm đáng kể chi phí.
• Cơ hội tiếp cận vị trí đắc địa: Đối với nhiều startup, SMEs, việc thuê lại diện tích văn phòng của doanh nghiệp lớn, trong các văn phòng cao cấp có thể giúp học sở hữu một vị trí đẹp vốn nhiều cạnh tranh.
• Hợp đồng linh hoạt: Thời hạn Sublease khá đa dạng, phù hợp với doanh nghiệp cần thuê văn phòng ngắn hạn hoặc đang thử nghiệm thị trường.

Rủi ro cần biết khi tham gia mô hình Sublease

Bên cạnh những lợi ích dễ dàng thấy được thì mô hình Sublease cũng tiềm ẩn những rủi ro đáng quan ngại mà các bên cần phải hết sức lưu ý. 

Đối với bên thuê chính

Về hợp đồng và pháp lý

• Kiểm tra quyền cho thuê lại, các điều khoản hạn chế hoặc quyền thu hồi của chủ tòa nhà.
• Đảm bảo tính hợp pháp trước khi đưa diện tích ra thị trường.
• Thay đổi một số điều khoản bất lợi liên quan đến sublease.
• Có thể thương lượng chấm dứt hợp đồng sớm (trả phí phạt) để chủ tòa nhà ký hợp đồng mới trực tiếp với khách thuê khác.

Không đạt được lợi nhuận cho thuê lại như kỳ vọng

• Phần lớn doanh nghiệp phải cho thuê lại với mức chiết khấu so với giá thuê gốc.
• Chi phí bao gồm cả downtime, chi phí môi giới, ưu đãi cho bên thuê lại…

Phát sinh chi phí “chuẩn bị không gian”

• Doanh nghiệp có thể phải tốn các khoản chi phí tu sửa, trang bị nội thất trước khi cho thuê lại.
• Các khoản chi phí phát sinh do vấn đề hư hỏng, bảo trì trong quá trình bên thuê lại sử dụng.

Năng lực tài chính của bên thuê lại

• Dù sublease, doanh nghiệp vẫn phải chịu trách nhiệm với chủ tòa nhà nhưng trong một số trường hợp bên thuê lại không có khả năng thanh toán ổn định.
• Các vấn đề liên quan đến tài chính của bản thân doanh nghiệp cho thuê lại.

Đối với bên thuê lại

Tính pháp lý chưa rõ ràng

Nếu hợp đồng chính không cho phép sublease, giao dịch có thể bị coi là vi phạm. Trong trường hợp xấu, bên thuê lại có thể mất quyền sử dụng mà không được bồi thường. Tốt nhất, doanh nghiệp nên thông qua đơn vị tư vấn chuyên nghiệp để được hỗ trợ về pháp lý, đàm phán và lựa chọn diện tích phù hợp, giảm thiểu rủi ro.

Phụ thuộc vào bên thuê chính

Mọi quyền lợi của bên thuê lại gắn chặt với hợp đồng gốc. Nếu bên thuê chính chấm dứt hợp đồng sớm, bên thuê lại cũng bị ảnh hưởng. Vì vậy, hợp đồng sublease cần nêu chi tiết quyền lợi và nghĩa vụ, tránh mập mờ, ảnh hưởng đến quá trình vận hành.

Hạn chế trong quyền lợi

Một số dịch vụ như bảng tên doanh nghiệp, chỗ đậu xe hoặc sử dụng tiện ích chung có thể bị giới hạn đối với các bên thuê lại.

Tính ổn định thấp

Sublease thường có thời hạn ngắn, từ 6–18 tháng. Với doanh nghiệp cần không gian ổn định lâu dài, đây chưa phải là lựa chọn lý tưởng, thay vào đó hãy thuê văn phòng truyền thống trực tiếp từ chủ tòa nhà. Nếu doanh nghiệp cần văn phòng ngắn hạn, tiết kiệm chi phí thì Sublease là lựa chọn hợp lý.

Nice Office – Công ty tư vấn cho thuê văn phòng chuyên nghiệp tại Tp.HCM

Được xây dựng và phát triển bởi một đội ngũ trẻ, năng động và chuyên nghiệp, Nice Office là đơn vị cung cấp văn phòng cho thuê chuyên nghiệp, uy tín hàng đầu tại Tp.HCM với đầy đủ các phân khúc văn phòng hạng A, văn phòng hạng B, văn phòng hạng C, văn phòng giá rẻ, văn phòng trọn gói tại khắp các quận, vị trí vàng… trên địa bàn thành phố.

7 Ưu điểm vượt trội của Nice Office

• Tư vấn chuyên nghiệp, tận tâm 24/7
• Lập báo cáo, phân tích, giúp khách so sánh ưu khuyết của từng điểm thuê
• Đưa rước tận nơi, khảo sát văn phòng cho thuê miễn phí
• Thông tin, hình ảnh luôn được cập nhật mới nhất
• Cung cấp đầy đủ lịch sử giá thuê
• Báo giá nhanh chóng, hỗ trợ hoàn thiện thủ tục gọn gàng
• Hợp đồng rõ ràng, dài hạn, minh bạch tài chính và pháp lý

Đăng ký tư vấn cho thuê văn phòng

Thông tin liên hệ

Hotline: 0901.007.226
Zalo: 0909.653539
Email: info@niceoffice.com.vn
Fanpage: Nice Office – Văn phòng cho thuê Tp.HCM

Theo nguồn: Nice Office.