Cách hạch toán chi phí thuê văn phòng theo 5 trường hợp đầy đủ nhất

Hạch toán chi phí thuê văn phòng sao cho hợp lý nhất là một việc không hề dễ dàng. Buộc các doanh nghiệp phải hạch toán sao cho đúng luật và chính xác, tránh bị tình trạng với các vấn đề về thuế. Nên việc một doanh nghiệp muốn thành lập một công ty hay thuê văn phòng, cần phải đặc biệt chú trọng đến các hạch toán chi phí thuê văn phòng.

Bài viết dưới đây, Nice Office sẽ mang đến cho các doanh nghiệp những thông tin thật sự hữu ích về vấn đề hạch toán chi phí thuê văn phòng, giúp doanh nghiệp hiểu một cách thấu đáo các vấn đề này.

Tiền thuê văn phòng có nằm trong chi phí quản lý kinh doanh không?

Chi phí quản lý kinh doanh là những loại chi phí quản lý chung phục vụ cho các vấn đề về sự vận hành của doanh nghiệp. Loại chi phí này sẽ dùng để chi trả cho các loại như: tiền lương, bảo hiểm các loại cho nhân viên,…

Bên cạnh đó, chi phí này còn dùng để chi trả cho các khoản tiền phục vụ cho việc đầu tư, vận hành cơ sở hạ tầng và các dịch vụ trong văn phòng như: tiền nước, điện thoại,…

Ngoài ra, đối với những doanh nghiệp có hợp đồng thuê của tư nhân về đất đai, văn phòng, cơ sở hạ tầng thì sẽ phải trả khoản chi phí thuê văn phòng. Chính vì vậy đây là khoản chi nằm trong chi phí quản lý kinh doanh của doanh nghiệp và sẽ được ban lãnh đạo của công ty phê duyệt. Cũng như được kế toán hạch toán cụ thể để báo cáo với cục thuế ở địa phương nơi doanh nghiệp đang hoạt động.

Tiền thuê văn phòng hạch toán vào tài khoản nào để đảm bảo tính hợp lệ?

Khi một doanh nghiệp muốn thuê tòa nhà hay một văn phòng của cá nhân hoặc công ty nào đó thì buộc phải thực hiện theo đúng quy định pháp luật về các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp và tiền thuê văn phòng cần hạch toán vào tài khoản nào cũng cần nắm rõ.

Tuy nhiên, đối với bộ phận kế toán cần tuân thủ và làm theo hướng dẫn một cách chính xác khi hạch toán chi phí thuê văn phòng vào tài khoản nào hay hạch toán thế nào cho hợp lệ.

Bên cạnh đó, đối với trường hợp thuê lại văn phòng từ một cá nhân hay công ty nào đó thì doanh nghiệp cần có những thông tin cụ thể và giấy tờ cần lưu ý để hạch toán một cách hợp lệ bao gồm: hóa đơn các loại, chứng từ thanh toán, hợp đồng thuê văn phòng hay tòa nhà,… Và đối với doanh nghiệp thuê của cá nhân thì cần có các giấy tờ như: hợp đồng thuê nhà, chứng từ thanh toán,…

Ngoài ra, với những trường hợp có ghi thêm thông tin bên thuê nhà sẽ nộp thuế thay cho chủ nhà thì bộ hồ sơ cần bổ sung chứng từ nộp thuế đối với các cơ quan thuế tại địa phương nơi doanh nghiệp đang hoạt động và sẽ không cấp hoá đơn do bên thuế không cấp hóa đơn bán lẻ.

Trường hợp tiền thuê văn phòng giá trị từ 20 triệu đồng trở lên

Với trường hợp tiền thuê văn phòng có giá trị từ 20 triệu trở lên thì doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau:

Nếu tiền thuê văn phòng của doanh nghiệp và công ty từ 20 triệu trở lên, có hóa đơn giá trị gia tăng thì tiền thuê bắt buộc phải chuyển khoản đến tài khoản của bên cho thuê bằng tài khoản của của doanh nghiệp hay công ty nhưng cần phải có biên nhận tiền thuê văn phòng từ ngân hàng.

Còn nếu như doanh nghiệp thuê văn phòng của cá nhân. Tức là không cần đóng thuế giá trị gia tăng (VAT), nếu như số tiền có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên. Thì doanh nghiệp không bắt buộc phải chuyển khoản nhưng vẫn phải có biên bản đã nhận và chữ ký xác nhận từ chủ nhà.

Cách hạch toán chi phí thuê văn phòng với 5 trường hợp phổ biến

Trường hợp thanh toán trước chi phí

Đối với trường hợp thanh toán trước chi phí hay còn gọi là trả trước, nếu doanh nghiệp hay cá nhân đã thanh toán trước đầy đủ chi phí thuê văn phòng dựa vào trên hóa đơn, chứng từ thanh toán và hợp đồng thuê để xác định. Khi đó bộ phận kế toán của doanh nghiệp sẽ hạch toán như sau: Nợ TK 331 và Có TK 111,112.

Trường hợp thanh toán chi phí theo hàng tháng

Với những doanh nghiệp áp dụng cách thanh toán chi phí văn phòng hàng tháng hoặc doanh nghiệp nhận hóa đơn yêu cầu chi trả tiền thuê văn phòng hàng tháng. Khi đó, bộ phận kế toán cần hạch toán như sau: Nợ TK 154, 627, 641, 642.

Bên cạnh đó, bộ phận kế toán cũng cần phải xác định rõ ràng về việc thuê này với:

• Mục đích gì?
• Để làm gì?
• Dành cho bộ phận nào của doanh nghiệp?
• Nên biết tiền thuê văn phòng hạch toán vào tài khoản nào?

Để từ đó, người kế toán có thể sẽ đưa vào chi phí cụ thể như: Có TK 111,112, 331.

Trường hợp thuê văn phòng chi phí trả sau

Đối với doanh nghiệp áp dụng thuê văn phòng chi phí trả sau hay doanh nghiệp nhận được hóa đơn sau. Với trường hợp này kế toán sẽ cần phải hạch toán như sau:

• Hạch toán theo từng tháng: Nợ TK 154, 627, 641, 642 (có thể căn cứ theo mục đích thuê và phục vụ cho bộ phận nào để đưa người kế toán có thể đưa vào chi phí cụ thể), Có TK 335 (trường hợp này TK phát sinh chi phí nhưng thực tế thì doanh nghiệp chưa trả).
• Còn với khi thanh toán hoặc khi doanh nghiệp nhận được hóa đơn: Nợ TK 335. Có TK 111,112 (với trường hợp là khi thanh toán). Hoặc Có TK 331 (với trường hợp là khi nhận được hóa đơn).

Trường hợp chi phí thuê văn phòng trả trước nhiều kỳ

Trong trường hợp cuối cùng phải kể đến để doanh nghiệp có thể nắm rõ tiền thuê văn phòng hạch toán vào tài khoản nào? Đó là trường hợp chi phí thuê văn phòng trả trước nhiều kỳ.

Ví dụ như: Công ty A thuê văn phòng trong khoảng thời gian từ tháng 1 đến tháng 6/2023 và doanh nghiệp thanh toán toàn bộ 1 lần vào tháng 1, thì chi phí thuê văn phòng sẽ được hạch toán như sau:

• Nợ TK 242: Tổng số tiền. 
• Nợ TK 113: (Nếu doanh nghiệp có hóa đơn giá trị gia tăng).
• Có TK: 331, 111, 112.

Chi phí trả trước tiến hành phân bổ theo định kỳ. Có nghĩa là tùy vào mục đích sử dụng sẽ đưa vào tài khoản chi phí khác nhau. Cách hạch toán cụ thể như sau: Nợ TK 154, 627, 641, 642,… Và Có TK 242.

Trường hợp doanh nghiệp thuê của cá nhân

Trong trường hợp doanh nghiệp thuê của cá nhân. Nếu trong hợp đồng có ghi rõ tiền thuê chưa bao gồm thuế và doanh nghiệp phải nộp thuế thay cho cá nhân, thì khoản thuế sẽ được tính vào chi phí được trừ tổng tiền thuê tài sản bao gồm tiền thuế nộp cho bên cho thuê.

Có thể thấy rằng việc hạch toán chi phí thuê văn phòng cần phải dựa vào 2 yếu tố quan trọng đó là: mục đích thuê văn phòng và đối tượng cho thuê văn phòng. Doanh nghiệp có thể xác định được những yếu tố này sẽ dễ dàng áp dụng số tài khoản để kế toán có thể hạch toán một cách chính xác nhất.

Một số lưu ý về các chi phí thuê văn phòng, hạch toán chi phí thuê văn phòng

Ngoài việc doanh nghiệp nắm rõ các thông tin tiền thuê văn phòng cần hạch toán vào tài khoản nào, chúng ta cần lưu ý thêm về thuế khi hạch toán chi phí thuê văn phòng.

Doanh nghiệp cần nắm rõ thông tin về các loại thuế để tránh những sai sót trong việc nộp thuế. Doanh nghiệp cần lưu ý rằng nếu như tổng giá trị tiền thuê nhà 1 năm dưới 100 triệu thì được miễn thuế môn bài, thuế thu nhập cá nhân và thuế giá trị gia tăng. Và ngược lại nếu trường hợp trên 100 triệu thì bắt buộc phải nộp 3 loại thuế trên.

Đối với các khoản chi phí cho việc quản lý doanh nghiệp hay bán hàng thì cần có đầy đủ các loại hóa đơn hay hợp đồng thuê và phải hạch toán đúng với chế độ của kế toán.

Ngoài ra, chi phí cho việc thuê văn phòng khi hạch toán sẽ không được ghi là giảm chi phí kế toán. Thay vào đó, các khoản này sẽ được điều chỉnh trong quyết toán thuế thu nhập cá nhân để làm tăng số thuế thu nhập cá nhân. Đây được xem là điều bắt buộc mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải thực hiện đầy đủ.

Nice Office – Công ty tư vấn và cho thuê văn phòng chuyên nghiệp tại Tp.HCM

Qua bài viết này, Nice Office hy vọng sẽ giúp doanh nghiệp hiểu hơn về hạch toán chi phí cho thuê văn phòng từ đó có được định hướng rõ ràng để có thể hạch toán các khoản chi phí chính xác nhất với doanh nghiệp, công ty của mình và có thể tổ chức bộ máy đạt hiệu quả cao trong công việc.

Nice Office tự hào là đơn vị cung cấp văn phòng cho thuê chuyên nghiệp, uy tín hàng đầu tại Tp.HCM với nhiều loại hình văn phòng và các thiết bị văn phòng hợp lý nhất cùng đầy đủ các phân khúc văn phòng hạng A, văn phòng hạng B, văn phòng hạng C, văn phòng giá rẻ, văn phòng trọn gói tại khắp các quận, vị trí vàng … trên địa bàn thành phố.

7 Ưu điểm vượt trội của Nice Office

1. Tư vấn chuyên nghiệp, tận tâm 24/7.
2. Lập báo cáo, phân tích, giúp khách so sánh ưu khuyết của từng điểm thuê.
3. Đưa rước tận nơi, khảo sát văn phòng cho thuê miễn phí.
4. Thông tin, hình ảnh luôn được cập nhật mới nhất.
5. Cung cấp đầy đủ lịch sử giá thuê.
6. Báo giá nhanh chóng, hỗ trợ hoàn thiện thủ tục gọn gàng.
7. Hợp đồng rõ ràng, dài hạn, minh bạch tài chính và pháp lý.

Đăng ký tư vấn cho thuê văn phòng

Thông tin liên hệ

Hotline: 0901.007.226

Zalo: 0909.653539

Email: info@niceoffice.com.vn

Fanpage: Nice Office – Văn phòng cho thuê Tp.HCM