Dịch vụ hoàn trả mặt bằng — Tháo dỡ văn phòng TPHCM

Hoàn trả mặt bằng – Tháo dỡ văn phòng, trả mặt bằng về hiện trạng ban đầu hoặc như cam kết trong hợp đồng là điều mà mọi doanh nghiệp khi kết thúc hợp đồng thuê văn phòng đều phải thực hiện. Tuy nhiên, không chỉ đơn thuần là “dọn dẹp”, quá trình này đòi hỏi kinh nghiệm kỹ thuật, am hiểu quy trình pháp lý, tiêu chuẩn bàn giao và đảm bảo an toàn lao động.

Tại TP.HCM, nhu cầu tháo dỡ – hoàn trả văn phòng ngày càng tăng, đặc biệt ở các tòa nhà cao cấp, có quy định bàn giao theo tiêu chuẩn kỹ thuật rõ ràng. Chính vì vậy, Nice Office – Công ty uy tín trong lĩnh vực tư vấn, cho thuê và quản lý văn phòng chuyên nghiệp, đã mở rộng cung cấp dịch vụ hoàn trả mặt bằng trọn gói, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và công sức trong giai đoạn chuyển đổi địa điểm.

Dịch vụ hoàn trả mặt bằng – Tháo dỡ văn phòng là gì?

Hoàn trả mặt bằng văn phòng (Office Restoration) là quá trình tháo dỡ toàn bộ nội thất, vật dụng, vách ngăn, trần, sàn, hệ thống điện nước, điều hòa… để khôi phục lại trạng thái ban đầu như lúc nhận bàn giao.

Quy trình này thường bao gồm các hạng mục chính như:

• Tháo dỡ nội thất và thiết bị văn phòng (bàn ghế, tủ, vách ngăn, hệ thống đèn, điều hòa, camera…).
• Phá bỏ tường, trần thạch cao, sàn vinyl hoặc sàn nâng.
• Xử lý hệ thống điện, PCCC, điều hòa âm trần theo tiêu chuẩn bàn giao tòa nhà.
• Vệ sinh công nghiệp toàn bộ mặt bằng sau khi tháo dỡ.
• Nghiệm thu với ban quản lý tòa nhà đảm bảo bàn giao đúng yêu cầu.

Hoàn trả mặt bằng văn phòng không chỉ là “bốc vác và quét dọn”. Đây là một dự án kỹ thuật – nghiệp vụ, đòi hỏi hiểu biết về hợp đồng thuê (bổn phận bàn giao), tiêu chuẩn bàn giao tòa nhà, kỹ thuật tháo dỡ không gây tổn hại kết cấu, an toàn lao động, xử lý rác thải xây dựng theo pháp luật, và quy trình nghiệm thu với ban quản lý tòa nhà. Nếu làm sai, doanh nghiệp dễ bị phạt, bị giữ lại tiền đặt cọc, hoặc chịu chi phí sửa chữa lớn hơn rất nhiều.

Thực tế, nhiều doanh nghiệp tự tháo dỡ văn phòng để tiết kiệm chi phí nhưng lại gặp rủi ro lớn:

• Không nắm rõ tiêu chuẩn bàn giao của tòa nhà, dẫn đến không được nghiệm thu, phải làm lại.
• Thiếu nhân lực kỹ thuật, không có thiết bị chuyên dụng gây hư hại kết cấu công trình.
• Phát sinh chi phí bồi thường do làm hỏng hệ thống điện, PCCC, trần sàn.
• Không đảm bảo an toàn lao động và xử lý rác thải công trình đúng quy định.

Ngoài ra còn có các yếu tố kỹ thuật mà doanh nghiệp thường bỏ qua như:

• Cố định hệ thống PCCC, camera: tháo sai có thể làm mất hiệu lực chứng nhận PCCC của tòa nhà.
• Sàn nâng (access floor): tháo lắp không đúng kỹ thuật dẫn tới cong vênh, khe hở.
• Trần thạch cao & trần kỹ thuật: tác động mạnh có thể làm hỏng hệ thống ống dẫn và đứt mối nối kỹ thuật.
• Đường dây mạng & tủ MDF: cần nhãn, sơ đồ để tránh mất dữ liệu hoặc hỏng mạng.
• Xử lý hóa chất dính keo và mastic: nếu dùng phương pháp thô bạo sẽ để lại vết ố lâu dài.

Sử dụng dịch vụ hoàn trả mặt bằng trọn gói của Nice Office, doanh nghiệp được hỗ trợ toàn diện – từ khảo sát hiện trạng, xin phép tháo dỡ, thi công, đến bàn giao hoàn thiện, giúp tiết kiệm 30–40% thời gian và giảm chi phí phát sinh đến 20%.

Các hạng mục chính và quy trình thi công tháo dỡ văn phòng – Hoàn trả mặt bằng

Dưới đây là hạng mục công việc Nice Office thực hiện trong một dự án hoàn trả mặt bằng, liệt kê theo thứ tự kỹ thuật và trách nhiệm pháp lý:

Khảo sát pháp lý & kiểm tra hợp đồng

• Kiểm tra kỹ nội dung điều khoản bàn giao trong hợp đồng thuê (vị trí chịu trách nhiệm tháo dỡ, tiêu chuẩn lớp sơn/sàn, hệ thống điện/ống dẫn).
• Kiểm tra biên bản bàn giao ban đầu (nếu có) để đối chiếu hiện trạng.
• Xác định ranh giới phạm vi công việc: vật nào thuộc quyền chủ thuê, vật nào thuộc tài sản cố định của tòa nhà.

Khảo sát kỹ thuật hiện trạng (site survey)

• Đo đạc hiện trạng: bản vẽ bố trí, vị trí vách ngăn, đường ống, hệ thống âm/điện, trần giả, sàn nâng.
• Kiểm tra các hệ thống kỹ thuật: PCCC, tủ điện, điều hòa, camera, hệ thống mạng.
• Ghi chú các điểm rủi ro: cột, đường ống ngầm, sàn chịu lực, kết cấu treo.

Lập phương án tháo dỡ & bảo vệ tòa nhà

• Chi tiết bước tháo gỡ (mục theo thứ tự tác động ít → nhiều): tủ bàn ghế → vách ngăn → trần → sàn → hệ thống cố định.
• Biện pháp bảo vệ khu vực chung và thang máy (lót, che chắn, cách ly bụi).
• Kế hoạch hạn chế tiếng ồn, lựa chọn thời gian thi công phù hợp (theo quy định tòa nhà).
• Yêu cầu giấy phép nội bộ tòa nhà và thủ tục đăng ký thi công.

Thi công tháo dỡ văn phòng (thực hiện)

• Tháo dỡ modular furniture, vách ngăn nhôm kính/thiết kế, hệ thống trần thạch cao, đường dây, đế âm sàn.
• Rút và cố định hệ thống điện (ghi nhãn, tháo tủ điện phụ), ngắt an toàn theo quy trình.
• Tháo dỡ điều hòa, ống gió (nếu có thỏa thuận), thiết bị PCCC (thực hiện theo chỉ dẫn ban quản lý).
• Sử dụng công cụ chuyên dụng: máy cắt, máy hủy keo, thiết bị nâng, xe tải chở rác công trình.

Thu hồi / phân loại / xử lý vật liệu

• Phân loại: tái sử dụng (bàn ghế, thiết bị còn tốt), bán phế liệu, xử lý chuyên dụng (vật liệu nguy hại nếu có).
• Ghi chép vật tư thu hồi kèm biên bản (nếu chủ thuê yêu cầu).
• Xử lý rác thải xây dựng theo quy định: hợp tác với nhà thầu xử lý chuyên nghiệp, xuất hóa đơn, chứng từ xử lý.

Hoàn thiện bề mặt & sửa chữa nhỏ

• Trám lỗ, vá trần, sửa sàn (loại bỏ keo sàn cũ hoặc lột vinyl nếu hợp đồng yêu cầu), sơn lót/sơn hoàn thiện theo tiêu chuẩn tòa nhà.
• Kiểm tra lại hệ thống điện nước, thay ổ cắm hỏng, hoàn trả công tắc theo hiện trạng ban đầu.
• Làm sạch bề mặt, vệ sinh công nghiệp chuyên sâu.

Nghiệm thu & bàn giao

• Lập biên bản nghiệm thu nội bộ (kiểm tra checklist).
• Hỗ trợ cuộc họp nghiệm thu cùng ban quản lý tòa nhà: trình hồ sơ, danh sách vật thu hồi, biên bản xử lý rác thải.
• Sửa chữa bổ sung nếu ban quản lý yêu cầu (theo cam kết trong hợp đồng).

Hồ sơ pháp lý & báo cáo sau thi công

• Cung cấp báo cáo thi công, biên bản nghiệm thu, hóa đơn xử lý rác thải, chứng chỉ an toàn lao động đối với nhân sự thi công.
• Bảo hành cho các hạng mục sửa chữa (thời gian bảo hành rõ ràng).

9 Lợi ích khi chọn dịch vụ hoàn trả mặt bằng của Nice Office 

Dưới đây là các lợi ích thực tế, giải thích tại sao doanh nghiệp nên thuê Nice Office thực hiện công tác hoàn trả mặt bằng, tháo dỡ văn phòng tại TpHCM.

Giảm rủi ro pháp lý & tài chính

• Nice Office là đối tác lâu năm của hàng trăm tòa nhà văn phòng tại TP.HCM, nắm rõ yêu cầu bàn giao của từng chủ đầu tư – đảm bảo duyệt nghiệm thu ngay lần đầu.
• Nice Office hiểu rõ điều khoản bàn giao—giúp tránh phạt do vi phạm hợp đồng, giảm nguy cơ bị giữ ký quỹ.
• Hồ sơ xử lý rác thải, chứng từ nghiệm thu đầy đủ — đáp ứng yêu cầu chủ tòa, cơ quan quản lý.

Tiết kiệm chi phí thực tế (TCO — Total Cost of Ownership)

• Tránh chi phí sửa chữa do thi công thiếu chuyên môn (thay vì trả 1 lần lớn, doanh nghiệp chỉ trả chi phí dịch vụ đúng hạng mục).
• Khả năng thu hồi vật tư (bán phế liệu, tái sử dụng) giảm chi phí ròng.
• Báo giá minh bạch, ít phát sinh—giảm chi phí “ẩn” so với đội thi công nội bộ thiếu kinh nghiệm.

Bảo toàn giá trị tài sản và thương hiệu

• Thi công chuẩn mực, không làm hư hại kết cấu và hệ thống kỹ thuật, bảo toàn giá trị nội thất nếu chủ thuê muốn tiếp tục sử dụng hoặc bán lại.
• Hành xử chuyên nghiệp khi làm việc với ban quản lý tòa nhà — hình ảnh doanh nghiệp giữ uy tín, tránh tranh chấp.

Tiết kiệm thời gian — giảm downtime cho doanh nghiệp

• Quy trình chuẩn hoá, nhân lực chuyên nghiệp giúp rút ngắn thời gian bàn giao (đặc biệt cần thiết khi hợp đồng yêu cầu ngày bàn giao cố định).
• Nice Office có kinh nghiệm phối hợp thang máy, lịch thi công để hạn chế ảnh hưởng đến tòa nhà.

An toàn cho con người & tài sản

• Nhân sự được đào tạo an toàn lao động, có PPE, đóng bảo hiểm tai nạn nghề nghiệp.
• Phòng ngừa sự cố: ngắn mạch, rò rỉ nước, tai nạn lao động—tất cả được quản lý theo quy trình.

Tuân thủ môi trường & CSR

• Phân loại, tái chế vật liệu — giảm lượng rác thải ra môi trường.
• Cung cấp chứng từ xử lý rác thải, minh bạch với chủ tòa và cơ quan quản lý.

Quá trình giám sát chất lượng & KPI dự án rõ ràng

Nice Office thường áp dụng các KPI để quản lý tiến độ và chất lượng:

• Tỷ lệ nghiệm thu lần 1 đạt: 100%.
• Tỷ lệ an toàn (số sự cố = 0).
• Thời gian thực hiện theo hợp đồng ±10%.
• Tỷ lệ rác thải được tái chế tối thiểu 30% (khi có thể).

Cam kết chất lượng & bảo hành (thực tế)

• Bảo hành thi công: thời gian bảo hành cho phần sửa chữa hoàn trả (ví dụ 30–90 ngày tùy hạng mục).
• Chỉ giao khi nghiệm thu: Nice Office chỉ kết thúc hợp đồng khi biên bản nghiệm thu có chữ ký ban quản lý.
• Bảo hiểm trách nhiệm: Nice Office có bảo hiểm trách nhiệm thi công để bảo vệ khách hàng khi có sự cố.

6 Câu hỏi thường gặp (FAQ) về dịch vụ hoàn trả mặt bằng – Tháo dỡ văn phòng

Q: Nice Office có làm việc ngoài giờ hoặc cuối tuần không?

A: Có. Nice Office luôn linh hoạt về thời gian thi công, bao gồm cả ngoài giờ hành chính, buổi tối hoặc cuối tuần, nhằm đáp ứng quy định của tòa nhà và lịch trình bàn giao của khách hàng.

Trong nhiều trường hợp, các tòa nhà tại trung tâm TP.HCM (như quận 1, quận 3) thường giới hạn tiếng ồn và hoạt động thi công vào giờ hành chính, vì vậy việc bố trí đội ngũ làm việc ngoài giờ là giải pháp tối ưu để:

• Tránh gây ảnh hưởng đến doanh nghiệp khác trong tòa nhà.
• Rút ngắn thời gian bàn giao, nhất là khi hợp đồng thuê sắp hết hạn.
• Giữ hình ảnh chuyên nghiệp với ban quản lý và chủ đầu tư.

Nice Office có đội ngũ kỹ thuật làm việc 24/7, luôn sẵn sàng điều phối nhân sự – thiết bị phù hợp từng tòa nhà, đảm bảo tiến độ đúng hạn, an toàn và tuân thủ tuyệt đối quy định vận hành.

Q: Ai chịu trách nhiệm về giấy phép thi công trong tòa nhà?

A: Nice Office chịu trách nhiệm chuẩn bị toàn bộ hồ sơ và thủ tục đăng ký thi công nội bộ với ban quản lý tòa nhà.

Cụ thể bao gồm:

• Bản vẽ mặt bằng hiện trạng và phương án tháo dỡ.
• Danh sách công nhân, phương tiện thi công, lịch làm việc.
• Cam kết an toàn lao động, PCCC và vệ sinh công trình.
• Doanh nghiệp thuê chỉ cần ký xác nhận ủy quyền hoặc đóng dấu xác nhận, Nice Office sẽ thay mặt làm việc trực tiếp với Ban quản lý để được cấp phép.

(*)  Lưu ý:

Một số tòa nhà cao cấp có thể yêu cầu phí thi công hoặc phí giám sát an ninh, khi đó chi phí này sẽ do bên thuê chịu, theo quy định trong hợp đồng thuê.

Nice Office luôn thông báo trước toàn bộ các khoản phí phát sinh (nếu có), đảm bảo minh bạch – rõ ràng – không ẩn chi phí.

Q:  Những vật liệu, thiết bị nào có thể tái sử dụng hoặc thu hồi khi tháo dỡ?

A: Trong quá trình hoàn trả, Nice Office sẽ tiến hành phân loại vật tư – thiết bị – nội thất để xác định phần có thể tái sử dụng, thanh lý hoặc thu hồi nhằm giúp doanh nghiệp giảm chi phí tháo dỡ.

• Các hạng mục thường được thu hồi gồm:
• Bàn ghế, tủ hồ sơ, vách ngăn modular, còn nguyên kết cấu và có thể lắp đặt lại tại văn phòng mới.
• Đèn LED, máng đèn, thiết bị điện còn hoạt động tốt.
• Ống đồng và dàn lạnh điều hòa nếu chưa hư hỏng hoặc bị rò gas.
• Thiết bị mạng, camera, dây điện âm tường có thể tháo mà không ảnh hưởng kết cấu.
• Tất cả vật liệu thu hồi sẽ được ghi nhận trong biên bản riêng, có chữ ký hai bên, đảm bảo minh bạch – kiểm soát được giá trị tài sản.

Nice Office cũng có thể hỗ trợ tư vấn tái sử dụng vật tư tại văn phòng mới, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thêm chi phí thiết kế nội thất khi chuyển địa điểm.

Q: Thời gian tháo dỡ và hoàn trả mặt bằng văn phòng thường mất bao lâu?

A: Thời gian hoàn trả mặt bằng phụ thuộc vào diện tích và mức độ phức tạp của văn phòng, nhưng thông thường:

• Văn phòng dưới 200m²: từ 2 – 4 ngày làm việc.
• Văn phòng 200 – 500m²: từ 5 – 7 ngày.
• Văn phòng trên 500m² hoặc có hạng mục đặc biệt (trần kỹ thuật, điều hòa trung tâm, hệ thống PCCC) có thể kéo dài 7 – 10 ngày.

Nice Office luôn khảo sát trước và cam kết tiến độ rõ ràng bằng văn bản, đồng thời thi công ngoài giờ hành chính nếu tòa nhà yêu cầu, đảm bảo không ảnh hưởng đến hoạt động của các đơn vị khác.

Q: Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi tiến hành tháo dỡ và hoàn trả mặt bằng?

A: Trước khi bắt đầu tháo dỡ, doanh nghiệp nên chuẩn bị 4 bước quan trọng sau:

• Kiểm tra hợp đồng thuê và phụ lục bàn giao: xác định rõ phạm vi hạng mục phải hoàn trả (vách, sàn, trần, hệ thống điện – PCCC…).
• Thông báo cho Ban quản lý tòa nhà: để được cấp phép thi công, đăng ký nhân sự và giờ làm việc.
• Lên danh sách thiết bị, vật tư có thể tái sử dụng hoặc bán thanh lý.
• Chọn đơn vị thi công uy tín như Nice Office, có đầy đủ bảo hiểm công trình, giấy phép và chứng chỉ PCCC.

Nice Office sẽ hỗ trợ toàn bộ khâu hồ sơ và thủ tục xin phép thi công, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian chuẩn bị và tránh sai sót hành chính.

Q: Nice Office có hỗ trợ tư vấn pháp lý trước khi kết thúc hợp đồng thuê không?

A: Có. Đây là một trong những dịch vụ giá trị gia tăng miễn phí mà Nice Office dành cho tất cả khách hàng doanh nghiệp.

Đội ngũ chuyên viên pháp lý – bất động sản của Nice Office sẽ:

• Rà soát điều khoản hợp đồng thuê hiện tại, đặc biệt là mục hoàn trả mặt bằng và điều kiện hoàn cọc.
• Đề xuất giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp giảm khối lượng công việc hoàn trả, đàm phán linh hoạt với chủ đầu tư.
• Tư vấn các thủ tục nghiệm thu, biên bản bàn giao, đảm bảo đúng pháp lý và được hoàn cọc nhanh nhất.

Nhờ kinh nghiệm thực tế từ hàng trăm dự án bàn giao văn phòng tại TP.HCM, Nice Office giúp khách hàng hoàn tất toàn bộ quy trình pháp lý và kỹ thuật một cách an toàn, hợp lệ, không phát sinh chi phí.

Lời kết

Hoàn trả mặt bằng là bước then chốt trong vòng đời hợp đồng thuê — xử lý không đúng chuẩn sẽ gây thiệt hại về thời gian, tiền bạc và uy tín. Với quy trình chuyên nghiệp, đội ngũ kỹ thuật có chứng chỉ, hồ sơ pháp lý hoàn chỉnh và cam kết nghiệm thu, Nice Office là đối tác đáng tin cậy giúp doanh nghiệp bàn giao mặt bằng an toàn, nhanh chóng, minh bạch tại TP.HCM.

Bạn muốn nhận báo giá nhanh bao gồm checklist khảo sát miễn phí? Liên hệ Nice Office: Hotline 0901 007 226 hoặc gửi yêu cầu khảo sát tại form trên website: niceoffice.com.vn — Nice Office sẽ gửi báo giá chi tiết theo hạng mục kèm phương án tối ưu chi phí & thời gian trong vòng 24 giờ (sau khi khảo sát).

Theo nguồn:  Niceoffice.com.vn