Thuê văn phòng cho SME – 3 Tiêu chí cân bằng chi phí & hình ảnh thương hiệu

Thuê văn phòng cho SME luôn không hề dễ dàng vì mục tiêu cuối cùng là phải cân bằng giữa chi phí và hình ảnh của thương hiệu gắn liền với lợi ích lâu dài và sự phát triển bền vững.

Doanh nghiệp SME là gì?

SME (Small and Medium Enterprises) là thuật ngữ quốc tế chỉ doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tại Việt Nam, theo Nghị định 80/2021/NĐ-CP, SME được phân loại dựa trên số lao động, vốn và doanh thu. Cụ thể:

• Doanh nghiệp siêu nhỏ (Micro Enterprise):
  • Quy mô nhân sự: Dưới 10 lao động.
  • Doanh thu: Không quá 3 tỷ đồng/năm (đối với lĩnh vực nông nghiệp, công nghiệp, xây dựng) hoặc 10 tỷ đồng/năm (đối với thương mại, dịch vụ).
• Doanh nghiệp nhỏ:
  • Quy mô nhân sự: Từ 10 – 100 lao động.
  • Doanh thu: Từ 3 – 50 tỷ đồng/năm (nông nghiệp, công nghiệp, xây dựng) hoặc 10 – 100 tỷ đồng/năm (thương mại, dịch vụ).
• Doanh nghiệp vừa:
  • Quy mô nhân sư: Từ 100 – 200 lao động.
  • Doanh thu: Từ 50 – 200 tỷ đồng/năm (nông nghiệp, công nghiệp, xây dựng) hoặc 100 – 300 tỷ đồng/năm (thương mại, dịch vụ).

Hiện nay, SME chiếm hơn 97% tổng số doanh nghiệp tại Việt Nam (theo Bộ Kế hoạch & Đầu tư, 2024). Đây là nhóm doanh nghiệp đóng vai trò xương sống của nền kinh tế, tạo việc làm cho hàng triệu lao động và là động lực tăng trưởng chính của TP.HCM.

>>> Xem thêm chi tiết: Doanh nghiệp SME là gì? Vai trò của SMEs và phân biệt với Startup

Bài toán thuê văn phòng cho SME

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường đứng trước bài toán: Làm sao thuê được văn phòng vừa tiết kiệm chi phí vận hành, vừa đảm bảo hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng, đối tác và tạo môi trường làm việc thuận lợi cho nhân sự. Để làm được điều đó, dưới đây là các tiêu chí hàng đầu mà doanh nghiệp SME cần chú ý:

3 tiêu chí quan trọng khi chọn thuê văn phòng cho SME

Vị trí

Ưu tiên các quận liền kề trung tâm như Bình Thạnh, Phú Nhuận cũ (Nay là các phường Gia Định, Bình Thạnh, Thạnh Mỹ Tây, Bình Lợi Trung, Đức Nhuận, Cầu Kiệu, Phú Nhuận). Tại đấy,  việc di chuyển đến trung tâm khá nhanh chóng lại còn kết nối dễ dàng với sân bay Tân Sơn Nhất và các khu vực vùng ven của thành phố, tạo lợi thế nhất định về giao thông. Bên cạnh đó, mặt bằng chung giá thuê văn phòng tại những địa điểm này còn rất tối ưu, tiết kiệm 20 đến 40% so với quận 1, quận 3 cũ (Nay là phường Tân Định, Sài Gòn, Bến Thành, Cầu Ông Lãnh, Xuân Hòa, Nhiêu Lộc, Bàn Cờ).

Chi phí tổng thể (giá thuê + chi phí vận hành + thi công thiết kế nội thất)

Giá thuê thường bao gồm chi phí thuê sàn (m2/tháng) + phí quản lý, dịch vụ (internet, điện, nước, gửi xe, vệ sinh, bảo trì). Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải chi trả các chi phí ban đầu như thiết kế thi công nội thất, sửa đổi cấu trúc mặt bằng thuê, phí chuyển văn phòng… 

Do đó, nếu muốn tiết kiệm chi phí, doanh nghiệp cần lên kế hoạch chi tiết bao gồm ngân sách, nhu cầu mở rộng / thu hẹp quy mô,, lên bản vẽ cụ thể không gian làm việc tương ứng với công năng mong muốn và chọn phân khúc phù hợp. 

Theo chuẩn xếp hạng thì văn phòng giá rẻ và hạng C sẽ tối ưu nhất về chi phí. Trong khi văn phòng hạng B sẽ có tính cân bằng hơn giữa chi phí và chất lượng. Ngoài ra, các văn phòng Coworking / Văn phòng chia sẻ / Văn phòng trọn gói cũng là lựa chọn lý tưởng cho doanh nghiệp ít người nhưng vẫn đảm bảo tính chuyên nghiệp, đủ tiện ích.

Khảo sát & Đàm phán hợp đồng

Doanh nghiệp chắc chắn không thể bỏ qua quy trình khảo sát, làm việc với các đối tác tư vấn cho thuê văn phòng uy tín để được hỗ trợ thông tin nhanh chóng, minh bạch, đàm phán và ký kết hợp đồng có lợi. 

Thông thường, thời hạn thuê sàn văn phòng truyền thống sẽ là 1 đến 2 năm còn văn phòng trọn gói là 6 tháng. Để tiết kiệm chi phí, doanh nghiệp nên có kế hoạch dài hạn nhằm đạt được những thỏa thuận tốt nhất về chi phí, quyền lợi. Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần có sự tính toán về tầm vóc phát triển để có thể đạt được những thỏa thuận liên quan đến việc mở rộng diện tích

Đề xuất giải pháp thuê văn phòng cho SME

Dựa trên thực trạng trên, SME có thể cân nhắc các loại hình văn phòng sau:

Loại hình	Ưu điểm	Nhược điểm / cần lưu ý
Văn phòng hạng B	• Vị trí khá tốt, gần trung tâm giúp hình ảnh chuyên nghiệp hơn.  • Giá thuê hợp lý nhưng vẫn đảm bảo tiện nghi đủ.  • Nhiều tòa có sẵn nội thất, tiết kiệm chi phí ban đầu.	• Chi phí vẫn cao hơn hạng C / văn phòng giá rẻ.  • Phí dịch vụ, quản lý, vận hành phải tính kỹ (giao thông, gửi xe, điện, tiện ích phụ…).  • Hợp đồng thuê thường dài (2-3 năm hoặc hơn) → ít linh hoạt nếu SME muốn mở rộng hoặc thu nhỏ nhanh.
Văn phòng hạng C / giá rẻ	• Chi phí thuê thấp, ít áp lực tài chính ban đầu.  • Phù hợp với doanh nghiệp mới, hoạt động nhỏ, có thể chấp nhận tiện nghi cơ bản.  • Diện tích nhỏ giúp quản lý nhân sự dễ hơn.	• Vị trí xa trung tâm hoặc giao thông kém thuận lợi → ảnh hưởng đến hình ảnh và khả năng tiếp cận khách hàng, đối tác.  • Tiện ích hạn chế: Parking, lễ tân, phòng họp, dịch vụ hỗ trợ thường ít hoặc không đồng bộ.  • Cần đầu tư nội thất, bàn ghế, thiết bị nếu bên cho thuê không trang bị sẵn.
Văn phòng trọn gói / coworking space	• Tiết kiệm thời gian & chi phí vận hành (tiện ích dịch vụ đi kèm như lễ tân, an ninh, phòng họp,… đã bao gồm).  • Linh hoạt về diện tích và hợp đồng – có thể thuê chỗ ngồi, phòng nhỏ hoặc nhiều chỗ khi tăng nhánh.  • Hình ảnh hiện đại, môi trường làm việc năng động – tốt khi SME muốn thu hút nhân sự trẻ, sáng tạo.	• Chi phí theo đầu người có thể cao hơn nếu tính trên m2 nếu sử dụng nhiều tiện ích.  • Ít quyền kiểm soát thiết kế nội thất hoặc cấu trúc không gian riêng nếu cần riêng tư hoặc theo bản sắc doanh nghiệp.  • Khi mở rộng nhanh, có thể cần chuyển chỗ hoặc hợp đồng mới → phát sinh chi phí chuyển đổi.
Văn phòng ảo / văn phòng đại diện	• Chi phí cực thấp, chủ yếu là địa chỉ uy tín, dịch vụ hành chính cơ bản.  • Phù hợp nếu SME chỉ cần địa chỉ giao dịch, tiếp đón khách nhẹ, làm việc remote.	• Không phù hợp với hoạt động thường nhật đòi hỏi không gian làm việc cố định.  • Hình ảnh có thể bị đánh giá thấp nếu khách hàng/ đối tác muốn gặp mặt, không‐gian chuyên nghiệp.  • Tiện ích hạn chế; không đủ nếu SME muốn tổ chức họp lớn, sự kiện nhỏ, hay có nhân sự làm việc tại văn phòng hầu như cả ngày.

Ví dụ:

• Nếu ngân sách khoảng 16–25 USD/m²/tháng và quy mô khoảng 15-25 nhân sự, thì nên chọn văn phòng hạng B tại Phú Nhuận hoặc Bình Thạnh. Chi phí trung bình từ 20-50 triệu đồng/tháng cho 45-80 m², tùy vị trí và chất lượng dịch vụ.
• Công ty muốn hình ảnh cao hơn, khách hàng/đối tác đến thường xuyên, thì nên chọn văn phòng trọn gói Quận 1 hoặc Quận 3, nơi giá thuê theo chỗ ngồi có thể cao, nhưng chi phí đầu tư nội thất, tiện ích được giảm thiểu vì đã có sẵn. Ví dụ, văn phòng trọn gói Quận 1 có mức từ 120 đến 350 USD/chỗ ngồi/tháng
• Nếu ngân sách ít hơn, SME có thể chọn văn phòng hạng C hoặc giá rẻ mức giá từ 9-15 USD/m²/tháng, và tập trung thiết kế nội thất vừa đủ & đàm phán hợp đồng linh hoạt.

Nice Office – Công ty tư vấn cho thuê văn phòng chuyên nghiệp tại Tp.HCM

Được xây dựng và phát triển bởi một đội ngũ trẻ, năng động và chuyên nghiệp, Nice Office là đơn vị cung cấp văn phòng cho thuê chuyên nghiệp, uy tín hàng đầu tại Tp.HCM với đầy đủ các phân khúc văn phòng hạng A, văn phòng hạng B, văn phòng hạng C, văn phòng giá rẻ, văn phòng trọn gói tại khắp các quận, vị trí vàng… trên địa bàn thành phố.

7 Ưu điểm vượt trội của Nice Office

• Tư vấn chuyên nghiệp, tận tâm 24/7
• Lập báo cáo, phân tích, giúp khách so sánh ưu khuyết của từng điểm thuê
• Đưa rước tận nơi, khảo sát văn phòng cho thuê miễn phí
• Thông tin, hình ảnh luôn được cập nhật mới nhất
• Cung cấp đầy đủ lịch sử giá thuê
• Báo giá nhanh chóng, hỗ trợ hoàn thiện thủ tục gọn gàng
• Hợp đồng rõ ràng, dài hạn, minh bạch tài chính và pháp lý

Đăng ký tư vấn cho thuê văn phòng

Thông tin liên hệ

Hotline: 0901.007.226
Zalo: 0909.653539
Email: info@niceoffice.com.vn
Fanpage: Nice Office – Văn phòng cho thuê Tp.HCM

Theo nguồn: Nice Office