Phí làm thêm ngoài giờ khi thuê văn phòng – Tất cả những điều cần biết

Phí làm thêm ngoài giờ khi thuê văn phòng có thể là nguyên nhân lớn nhất khiến doanh nghiệp chi tiêu quá ngân sách. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết vấn đề này trong bài viết dưới đây.

Làm thêm ngoài giờ: Nhức nhối nhưng khó bỏ!

Nếu bạn từng nghe đến văn hoá 996 của Trung Quốc thì bạn sẽ biết đó là một chế độ làm việc “hà khắc” với ý nghĩa từ 9 giờ sáng đến 9 giờ tối, liên tục 6 ngày trong tuần, tổng cộng 72 giờ/tuần. Người ta cho rằng đó là “chế độ nô lệ hiện đại” nhưng cũng không thể phủ nhận nó đã làm nên thành công cho những đế chế tài chính, kinh tế và đóng góp vào sự phát triển đáng nể của quốc gia này.

Thực tế, ở Việt Nam, văn hoá làm thêm ngoài giờ tuy không phải rất phổ biến nhưng cũng không hề ít. Từ các startup năng động đến các tập đoàn lớn, nhu cầu làm việc muộn, làm việc vào cuối tuần hay ngày lễ có xu hướng ngày càng tăng cao. Những nguyên nhân lý giải cho hiện tượng này có thể kể đến như:

• Tính toàn cầu hóa: Nhiều doanh nghiệp làm việc với đối tác hoặc khách hàng ở các múi giờ khác nhau trên thế giới. Điều này đòi hỏi nhân viên phải làm việc muộn hoặc sớm hơn giờ hành chính để kịp thời giao tiếp và xử lý công việc. Ví dụ, một công ty phần mềm làm việc với khách hàng ở Mỹ có thể cần các kỹ sư làm việc đến 22h hoặc 23h đêm để tham gia cuộc họp trực tuyến.
• Áp lực tiến độ và deadline: Các dự án thường có thời hạn gấp rút, đặc biệt là trong các lĩnh vực như quảng cáo,truyền thông, IT, xây dựng. Để đảm bảo hoàn thành công việc đúng thời hạn, việc làm thêm giờ là điều khó tránh khỏi.
• Sự linh hoạt trong công việc: Xu hướng làm việc linh hoạt, không gò bó thời gian ngày càng phổ biến. Một số nhân viên thích làm việc vào buổi tối yên tĩnh hơn để tập trung, hoặc cần bù đắp thời gian làm việc bị gián đoạn trong ngày.
• Đặc thù ngành nghề: Các ngành như dịch vụ khách hàng 24/7, trung tâm dữ liệu, hay một số công ty sản xuất cần duy trì hoạt động liên tục, do đó không thể giới hạn trong giờ hành chính.
• Phát sinh đột xuất: Các sự cố khẩn cấp, cuộc họp đột xuất, hoặc các sự kiện đặc biệt cũng yêu cầu nhân viên phải ở lại văn phòng ngoài giờ.

Bên cạnh những lợi ích về năng suất và hiệu quả công việc, làm thêm giờ chắc chắn gây ảnh hưởng đến sức khỏe thể chất, tinh thần của nhân viên và bản thân doanh nghiệp cũng phải chi trả không ít các chi phí phát sinh ví dụ như chi phí nhân công, chi phí thuê mặt bằng làm việc, chi phí trả thêm khi sử dụng văn phòng ngoài giờ hành chính…

Phí làm thêm ngoài giờ khi thuê văn phòng – Phí “ẩn”  cần đặc biệt lưu ý

Trong phạm vi bài viết này, chúng ta sẽ đứng ở góc nhìn của doanh nghiệp, để đánh giá, xem xét những ảnh hưởng của làm thêm ngoài giờ đối với chi phí của doanh nghiệp trong lĩnh vực thuê văn phòng.

Trên thực tế, đây được xem là một trong những loại chi phí ẩn quan trọng nhưng thường bị bỏ qua hoặc đánh giá thấp trong quá trình tìm kiếm và thuê văn phòng. Nhiều doanh nghiệp chỉ nhận ra sự tồn tại và mức độ ảnh hưởng của khoản phí này khi đã ký hợp đồng và bắt đầu đi vào hoạt động. Điều này có thể dẫn đến những phát sinh ngoài dự kiến, ảnh hưởng trực tiếp đến ngân sách và hiệu quả kinh doanh của công ty.

Một ví dụ cụ thể cho thấy tầm quan trọng của việc hiểu rõ phí làm thêm ngoài giờ là trường hợp của một số công ty công nghệ vừa và nhỏ. Khi thuê văn phòng, họ tập trung vào giá thuê cơ bản, phí quản lý và các tiện ích đi kèm, mà không tìm hiểu kỹ về chính sách làm thêm giờ của tòa nhà. Do đặc thù công việc yêu cầu làm việc xuyên đêm để xử lý các dự án quốc tế, công ty này thường xuyên có nhân viên làm việc sau 22h và vào các ngày cuối tuần. Sau vài tháng, họ bất ngờ khi nhận được hóa đơn tiền điện và phí dịch vụ ngoài giờ lên đến hàng chục triệu đồng, cao hơn rất nhiều so với dự kiến ban đầu. Khoản chi phí phát sinh này đã gây áp lực lớn lên ngân sách hoạt động, buộc công ty phải tìm cách điều chỉnh lại lịch làm việc hoặc cân nhắc chuyển sang một văn phòng khác với chính sách linh hoạt hơn.

Chính vì vậy, việc nắm rõ tất cả những điều liên quan đến phí làm thêm ngoài giờ không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro tài chính không mong muốn, mà còn là yếu tố quan trọng để lựa chọn được một không gian văn phòng phù hợp nhất với nhu cầu và đặc thù hoạt động của mình. 

>>> Xem thêm: Phân tích chi phí quản lý khi thuê văn phòng

Các loại phí làm thêm ngoài giờ khi thuê văn phòng phổ biến và cách tính

Theo quy định của pháp luật Việt Nam (Điều 105, Bộ luật Lao động 2019), giờ làm việc tiêu chuẩn là không quá 8 tiếng/ngày và không quá 48 tiếng/tuần. “Người sử dụng lao động có quyền quy định thời giờ làm việc theo ngày hoặc tuần nhưng phải thông báo cho người lao động biết; trường hợp theo tuần thì thời giờ làm việc bình thường không quá 10 giờ/ngày và không quá 48 giờ/tuần”

Từ đó, hầu hết các tòa nhà văn phòng đều quy định giờ tiêu chuẩn, thường là từ 8h00 hoặc 8h30 sáng đến 17h00 hoặc 17h30 chiều, thứ 2 đến thứ 6. Một số tòa nhà có thể mở cửa đến trưa thứ 7. Những khung giờ này thường được gọi là giờ hành chính.

Trong giờ hành chính, các dịch vụ như điện chiếu sáng, điều hòa không khí, vận hành thang máy, bảo vệ, vệ sinh được bao gồm trong phí quản lý hàng tháng mà doanh nghiệp đã thanh toán. 

Tuy nhiên, thực tế hoạt động của nhiều doanh nghiệp lại không hoàn toàn tuân thủ khung giờ hành chính này. Có rất nhiều lý do khiến doanh nghiệp cần làm việc ngoài giờ. Khi một doanh nghiệp hoặc nhân viên ở lại văn phòng ngoài giờ hành chính, ban quản lý tòa nhà sẽ phải kích hoạt hoặc duy trì các dịch vụ cơ bản để đảm bảo an toàn, tiện nghi và hoạt động bình thường của không gian làm việc. Các dịch vụ này không nằm trong gói phí quản lý thông thường và do đó sẽ phát sinh chi phí riêng, mà chúng ta gọi là phí làm thêm ngoài giờ. Dưới đây là các loại phí phổ biến và cách tính của chúng.

Phí điện chiếu sáng và điều hòa

Đây là khoản phí lớn nhất và dễ nhận thấy nhất khi làm thêm giờ. Trong giờ hành chính, hệ thống chiếu sáng và điều hòa không khí thường được bật tự động hoặc bật theo khu vực lớn. Tuy nhiên, ngoài giờ, để tiết kiệm năng lượng, ban quản lý sẽ tắt hệ thống chung. Khi có khách thuê làm việc ngoài giờ, họ sẽ cần bật lại điện và điều hòa cho khu vực cụ thể của khách thuê đó.

• Cơ chế hoạt động và nguyên tắc tính phí:
  • Điều hòa trung tâm: Đối với các tòa nhà sử dụng hệ thống điều hòa trung tâm (Centralized Air Conditioning System), việc bật điều hòa cho một vài phòng/tầng sẽ tốn kém hơn so với việc bật cho toàn bộ tòa nhà. Do đó, ban quản lý thường tính phí theo giờ sử dụng, hoặc theo diện tích sử dụng, hoặc theo một mức cố định cho mỗi lần bật.
  • Điều hòa cục bộ (Multi-Split/VRV): Một số tòa nhà hiện đại hơn hoặc có quy mô nhỏ hơn sử dụng hệ thống điều hòa cục bộ hoặc VRV (Variable Refrigerant Volume). Hệ thống này cho phép điều khiển nhiệt độ và bật/tắt từng khu vực riêng biệt, giúp tiết kiệm điện năng hơn. Do đó, phí điện điều hòa ngoài giờ có thể được tính theo công suất tiêu thụ thực tế của từng khu vực.
  • Điện chiếu sáng: Tương tự như điều hòa, điện chiếu sáng cũng được tính phí khi sử dụng ngoài giờ hành chính. Mức phí này thường thấp hơn điều hòa, nhưng vẫn là một phần của tổng chi phí điện.Lưu ý: Mức phí này có thể thay đổi tùy thuộc vào thời điểm, chính sách của từng tòa nhà và mức tiêu thụ điện thực tế.Doanh nghiệp cần hỏi rõ ban quản lý về cách tính và bảng giá chi tiết.

Phí dịch vụ ngoài giờ

Ngoài chi phí điện, việc duy trì các dịch vụ cơ bản của tòa nhà ngoài giờ hành chính cũng phát sinh chi phí. Đây là chi phí để duy trì đội ngũ nhân sự và vận hành các hệ thống khác.

• Chi phí cho nhân viên quản lý tòa nhà (bảo vệ, lễ tân, kỹ thuật):
  • Khi có khách thuê làm việc ngoài giờ, đội ngũ bảo vệ cần phải túc trực để đảm bảo an ninh. Lễ tân có thể cần làm thêm giờ để hỗ trợ khách ra vào, nhận bưu phẩm. Kỹ thuật viên cần sẵn sàng xử lý các sự cố về điện,nước, internet.
  • Ban quản lý phải trả lương làm thêm giờ cho những nhân viên này, hoặc bố trí ca trực đặc biệt. Chi phí này thường được tính vào phí dịch vụ ngoài giờ, đôi khi là một khoản cố định hoặc theo số lượng người làm việc.
• Chi phí vận hành thang máy, hệ thống PCCC:
  • Thang máy cần được vận hành để phục vụ việc đi lại của nhân viên. Hệ thống phòng cháy chữa cháy (PCCC) phải luôn ở trạng thái sẵn sàng để đảm bảo an toàn. Việc duy trì hoạt động của các hệ thống này cũng tiêu tốn điện năng và cần sự giám sát của nhân viên kỹ thuật.
• Các dịch vụ vệ sinh và bảo trì khác:
  • Mặc dù không phải lúc nào cũng có dịch vụ vệ sinh ngoài giờ cho từng văn phòng, những khu vực chung như hành lang, nhà vệ sinh vẫn cần được duy trì sạch sẽ. Việc xử lý rác thải phát sinh ngoài giờ cũng là một phần của chi phí này. Bảo trì hệ thống điện, nước, internet cũng có thể phát sinh ngoài giờ nếu có sự cố.
• Sự khác biệt giữa các tòa nhà: Cấp độ dịch vụ và giá: Mức phí dịch vụ ngoài giờ cũng phụ thuộc vào cấp độ dịch vụ mà tòa nhà cung cấp.
  • Tòa nhà hạng A: Thường có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, đông đảo và luôn sẵn sàng hỗ trợ 24/7. Do đó, phí dịch vụ ngoài giờ sẽ cao hơn, nhưng đổi lại khách thuê được đảm bảo an ninh, an toàn và tiện nghi tối đa. 
  • Tòa nhà hạng B và C: Mức phí dịch vụ ngoài giờ thấp hơn, nhưng có thể yêu cầu báo trước hoặc không cung cấp đầy đủ các dịch vụ như tòa nhà hạng A. Một số tòa nhà hạng C thậm chí không có nhân viên trực đêm, và chỉ cho phép ra vào bằng thẻ từ, không có dịch vụ hỗ trợ khi có sự cố. 

Phí phát sinh khác (nếu có)

Ngoài điện và dịch vụ cơ bản, một số tòa nhà có thể tính thêm các khoản phí phát sinh khác tùy theo quy định riêng.

• Phí sử dụng tiện ích đặc biệt (phòng họp, khu vực chung): Nếu doanh nghiệp cần sử dụng các phòng họp chung của tòa nhà ngoài giờ hành chính, hoặc các khu vực tiện ích như khu vực pantry, sân thượng… thì có thể sẽ phát sinh phí riêng cho việc này.
• Phí giữ xe ngoài giờ: Hầu hết các tòa nhà đều có chính sách phí giữ xe hàng tháng hoặc theo lượt. Tuy nhiên, nếu nhân viên làm việc quá muộn hoặc qua đêm, có thể có phụ thu phí giữ xe ngoài giờ so với quy định ban đầu.
• Các khoản phụ thu theo quy định riêng của từng tòa nhà: Một số tòa nhà có thể áp dụng các khoản phụ thu nhỏ khác như phí vệ sinh đặc biệt nếu văn phòng quá bừa bộn, phí cho việc mở cửa ngoài giờ nếu quên thẻ, hoặc các khoản phạt nếu vi phạm quy định làm việc ngoài giờ của tòa nhà.

Lưu ý chung về cách tính phí:

• Theo giờ sử dụng: Phổ biến nhất, tính theo từng giờ hoặc một phần của giờ (ví dụ, làm 1.5 giờ sẽ tính là 2 giờ).
• Theo lượt/lần bật: Một số tòa nhà tính một khoản phí cố định cho mỗi lần yêu cầu bật điều hòa hoặc mở cửa.
• Theo công suất/diện tích: Ít phổ biến hơn, nhưng một số tòa nhà hiện đại có hệ thống đo lường chính xác có thể tính theo lượng điện tiêu thụ thực tế của khu vực đó.
• Theo số lượng người: Một số trường hợp đặc biệt, ban quản lý có thể tính phí theo số lượng người ở lại làm việc ngoài giờ để bù đắp chi phí nhân sự.

Doanh nghiệp cần yêu cầu ban quản lý tòa nhà cung cấp bảng giá chi tiết và minh bạch về tất cả các loại phí làm thêm ngoài giờ trước khi ký hợp đồng thuê. Việc này sẽ giúp doanh nghiệp dự trù ngân sách chính xác và tránh những bất ngờ không mong muốn.

Yếu tố ảnh hưởng đến phí làm thêm ngoài giờ

Phí làm thêm ngoài giờ không phải là một con số cố định mà dao động đáng kể dựa trên nhiều yếu tố khác nhau. Việc hiểu rõ những yếu tố này sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định thuê văn phòng thông minh hơn.

Loại hình tòa nhà: Hạng A, B, C và sự chênh lệch chi phí

Đây là yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng đến phí làm thêm ngoài giờ. Sự phân loại hạng tòa nhà (Hạng A, B, C) không chỉ dựa trên chất lượng xây dựng, vị trí, tiện ích mà còn phản ánh cấp độ dịch vụ và chi phí vận hành.

• Tòa nhà hạng A: Là những tòa nhà cao cấp nhất, nằm ở vị trí đắc địa, thiết kế hiện đại, trang bị công nghệ tiên tiến và cung cấp dịch vụ quản lý chuyên nghiệp 24/7.
  • Chi phí cao hơn: Phí làm thêm ngoài giờ ở các tòa nhà hạng A thường cao nhất. Lý do là vì họ phải duy trì một hệ thống cơ sở vật chất và đội ngũ nhân sự chất lượng cao, hoạt động liên tục. Hệ thống điều hòa thường là trung tâm và rất tốn kém khi bật lẻ tẻ.
  • Dịch vụ linh hoạt: Mặc dù phí cao, nhưng các tòa nhà hạng A thường rất linh hoạt trong việc hỗ trợ khách thuê làm thêm giờ, với các quy trình rõ ràng và thời gian phản hồi nhanh chóng.
• Tòa nhà hạng B: Có chất lượng tốt, vị trí thuận tiện, cơ sở vật chất đầy đủ và dịch vụ quản lý ổn định. Mức phí và chất lượng dịch vụ ở hạng B nằm ở mức trung bình.
  • Chi phí trung bình: Phí làm thêm ngoài giờ ở các tòa nhà hạng B sẽ hợp lý hơn so với hạng A. Hệ thống điều hòa có thể là trung tâm hoặc bán trung tâm, và việc bật điều hòa ngoài giờ vẫn có thể tốn kém nhưng ít hơn hạng A.
  • Sự linh hoạt vừa phải: Các tòa nhà hạng B thường có giờ làm thêm linh hoạt hơn, nhưng có thể yêu cầu thông báo trước hoặc có quy định cụ thể về số lượng người tối thiểu để kích hoạt dịch vụ.
• Tòa nhà hạng C: Thường là các tòa nhà cũ hơn, quy mô nhỏ hơn, vị trí không quá trung tâm và dịch vụ quản lý ở mức cơ bản.
  • Chi phí thấp nhất: Phí làm thêm ngoài giờ ở các tòa nhà hạng C thường là thấp nhất, thậm chí một số tòa nhà không tính phí điều hòa riêng mà tính gộp vào phí dịch vụ nếu có thể điều khiển cục bộ.
  • Ít linh hoạt hơn: Tuy nhiên, các tòa nhà này có thể ít linh hoạt hơn trong việc hỗ trợ làm thêm giờ. Có thể không có nhân viên trực đêm, hoặc các dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật không nhanh chóng bằng các tòa nhà cao cấp.

Vị trí địa lý: Khu vực trung tâm với khu vực ngoại ô

Vị trí của tòa nhà cũng có ảnh hưởng gián tiếp đến phí làm thêm ngoài giờ thông qua chi phí vận hành chung.

• Khu vực trung tâm: Các văn phòng cho thuê quận 1 hay quận 3 thường là các tòa nhà hạng A, B cao cấp, có chi phí hoạt động và duy trì cao hơn do giá đất, giá nhân công, và các chi phí tiện ích khác đều cao. Do đó,phí làm thêm ngoài giờ cũng sẽ cao hơn.
• Khu vực ngoại ô hoặc khu vực mới phát triển (Quận 7, Tân Bình, Phú Nhuận, Thủ Đức): Các tòa nhà ở đây có thể có chi phí vận hành thấp hơn, dẫn đến mức phí làm thêm ngoài giờ cũng cạnh tranh hơn. Ngoài ra, nhiều tòa nhà mới ở các khu vực này được xây dựng với công nghệ hiện đại hơn, giúp tiết kiệm năng lượng khi bật điều hòa cục bộ.

Chính sách của chủ đầu tư/ban quản lý: Linh hoạt hay cứng nhắc

Mỗi chủ đầu tư hoặc ban quản lý tòa nhà sẽ có những chính sách riêng về giờ làm thêm và phí phát sinh.

• Linh hoạt: Một số chủ đầu tư hiểu được nhu cầu của doanh nghiệp và cung cấp các gói làm thêm giờ linh hoạt,hoặc có chính sách hỗ trợ cho các trường hợp đặc biệt (ví dụ: làm việc xuyên đêm cho các dự án quan trọng). Họ có thể có hệ thống quản lý năng lượng thông minh để giảm thiểu chi phí khi bật điều hòa cục bộ.
• Cứng nhắc: Một số tòa nhà có chính sách cứng nhắc, chỉ cho phép làm thêm giờ đến một giới hạn nhất định, hoặc tính phí rất cao để hạn chế việc sử dụng ngoài giờ nhằm tiết kiệm chi phí vận hành và bảo trì. Điều này thường xảy ra ở các tòa nhà cũ hoặc các tòa nhà có hệ thống điều hòa trung tâm kém hiệu quả.

Thực trạng sử dụng: Tần suất và thời lượng làm thêm

Đây là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến tổng chi phí mà doanh nghiệp phải trả.

• Tần suất: Nếu doanh nghiệp thường xuyên có nhân viên làm thêm giờ, tổng chi phí sẽ cao hơn rất nhiều so với việc chỉ thỉnh thoảng làm thêm giờ.
• Thời lượng: Thời gian làm thêm càng dài thì chi phí phát sinh càng lớn, đặc biệt là phí điện điều hòa.

Hệ thống cơ sở vật chất: Trang thiết bị cũ/mới, tiết kiệm năng lượng

Công nghệ và tuổi đời của tòa nhà cũng đóng vai trò quan trọng.

• Tòa nhà cũ: Thường có hệ thống điều hòa trung tâm kém hiệu quả, tiêu tốn nhiều điện năng khi bật lẻ tẻ. Hệ thống chiếu sáng cũng có thể sử dụng bóng đèn cũ, không tiết kiệm điện. Do đó, phí làm thêm ngoài giờ có thể cao hơn.
• Tòa nhà mới: Được xây dựng với công nghệ hiện đại, sử dụng hệ thống điều hòa VRV hoặc cục bộ, đèn LED tiết kiệm năng lượng, và hệ thống quản lý tòa nhà thông minh (BMS – Building Management System). Điều này giúp tối ưu hóa chi phí điện năng khi làm thêm giờ, dẫn đến mức phí làm thêm ngoài giờ cạnh tranh hơn.

Việc đánh giá kỹ lưỡng các yếu tố này sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn được tòa nhà phù hợp với nhu cầu và dự trù được khoản chi phí làm thêm ngoài giờ một cách chính xác nhất.

Cách thức đàm phán và thỏa thuận phí làm thêm ngoài giờ khi thuê văn phòng

Đàm phán và thỏa thuận về phí làm thêm ngoài giờ là một bước quan trọng không kém việc đàm phán giá thuê cơ bản.Một thỏa thuận rõ ràng và chi tiết sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những tranh chấp và phát sinh không mong muốn trong tương lai.

Nghiên cứu kỹ hợp đồng thuê: Các điều khoản về giờ làm thêm

Trước khi ký kết, hãy dành thời gian đọc thật kỹ hợp đồng thuê, đặc biệt là các điều khoản liên quan đến giờ làm việc,giờ hành chính, và các chi phí phát sinh ngoài giờ.

• Tìm kiếm các mục cụ thể: Hầu hết các hợp đồng thuê văn phòng đều có mục riêng về “Giờ hoạt động”, “Giờ làm việc ngoài giờ”, “Phí dịch vụ phát sinh”, hoặc “Chi phí điện nước”.
• Kiểm tra chi tiết:
  • Giờ hành chính của tòa nhà được quy định như thế nào?
  • Thời gian tối đa được phép làm thêm giờ là bao nhiêu?
  • Mức phí cụ thể cho từng loại dịch vụ ngoài giờ là bao nhiêu? (Điện điều hòa, điện chiếu sáng, phí dịch vụ bảo vệ, phí vận hành thang máy…). Mức phí này có được ghi rõ ràng bằng số tiền cụ thể hay chỉ là công thức tính?
  • Quy trình yêu cầu làm thêm giờ là gì? (Cần thông báo trước bao lâu? Gửi yêu cầu đến bộ phận nào?).
  • Có bất kỳ giới hạn nào về số lượng người làm việc ngoài giờ không?
  • Các ngày lễ, Tết có áp dụng chính sách khác không?
• Nếu không rõ, hãy hỏi ngay: Đừng ngần ngại yêu cầu chủ đầu tư hoặc ban quản lý giải thích chi tiết từng điều khoản nếu bạn cảm thấy mơ hồ.

Trao đổi rõ ràng với ban quản lý: Yêu cầu bảng giá chi tiết

Đây là bước quan trọng để có được thông tin minh bạch.

• Yêu cầu bảng giá: Hãy yêu cầu ban quản lý tòa nhà cung cấp một bảng giá chi tiết về tất cả các loại phí làm thêm ngoài giờ. Bảng giá này nên bao gồm:
  • Mức phí điện điều hòa (theo giờ, theo m2, hay theo lượt bật).
  • Mức phí dịch vụ (bảo vệ, thang máy, vệ sinh) theo giờ hoặc theo lượt.
  • Các khoản phí phát sinh khác (nếu có).
  • Cách tính toán cụ thể cho từng trường hợp.
• So sánh với nhu cầu: Dựa trên bảng giá này, bạn có thể so sánh với nhu cầu dự kiến của doanh nghiệp để ước tính chi phí.
• Hỏi về sự linh hoạt: Thảo luận về khả năng linh hoạt trong việc yêu cầu dịch vụ làm thêm giờ. 

Ước tính nhu cầu sử dụng thực tế: Lên kế hoạch dự kiến

Trước khi đàm phán, doanh nghiệp cần có cái nhìn rõ ràng về nhu cầu làm thêm giờ của mình.

• Phân tích lịch sử hoạt động: Doanh nghiệp có thường xuyên làm thêm giờ không? Ngành nghề của bạn có đặc thù phải làm thêm giờ không?
• Dự kiến các dự án: Có dự án nào sắp tới yêu cầu làm việc ngoài giờ nhiều không?
• Thống kê nhân sự: Ước tính số lượng nhân viên trung bình sẽ làm thêm giờ và tần suất.
• Lên kế hoạch dự kiến: Dựa trên những phân tích trên, hãy lập một kế hoạch dự kiến về số giờ làm thêm trung bình mỗi tuần/tháng và các dịch vụ cần thiết.
• Dự trù ngân sách: Từ kế hoạch dự kiến và bảng giá, bạn có thể dự trù một khoản ngân sách cụ thể cho phí làm thêm ngoài giờ. Khoản này nên được đưa vào tổng chi phí hoạt động của văn phòng.

Tìm kiếm sự linh hoạt: Thỏa thuận giờ giới hạn, gói dịch vụ

Đừng ngại đàm phán để tìm kiếm những điều khoản có lợi cho doanh nghiệp.

• Đàm phán về giờ làm thêm “miễn phí”: Một số tòa nhà có thể cung cấp một số giờ làm thêm “miễn phí” sau giờ hành chính (ví dụ: đến 18h30 hoặc 19h00) mà không tính phí điện điều hòa hay phí dịch vụ. Hãy hỏi xem có thể kéo dài thêm giờ này không.
• Gói làm thêm giờ: Đối với các doanh nghiệp có nhu cầu làm thêm giờ thường xuyên, hãy hỏi về các gói dịch vụ làm thêm giờ. Ví dụ, mua trước một số giờ làm thêm với giá ưu đãi, hoặc có chiết khấu nếu cam kết sử dụng một lượng giờ nhất định.
• Yêu cầu bật điều hòa theo khu vực: Nếu văn phòng của bạn lớn và chỉ có một vài người làm thêm, hãy hỏi xem ban quản lý có thể linh hoạt bật điều hòa cho một khu vực nhỏ (ví dụ: một nửa văn phòng) để giảm chi phí điện năng không.
• Thỏa thuận về thời gian thông báo: Một số tòa nhà yêu cầu thông báo trước 24 giờ hoặc 48 giờ. Nếu doanh nghiệp của bạn có nhu cầu đột xuất, hãy đàm phán để rút ngắn thời gian thông báo.

Hợp đồng mẫu và các điều khoản phụ lục quan trọng

• Đưa vào phụ lục hợp đồng: Tất cả các thỏa thuận về phí làm thêm ngoài giờ, bao gồm bảng giá và các điều khoản linh hoạt đã đàm phán, nên được ghi rõ ràng trong một phụ lục hợp đồng và được ký kết bởi cả hai bên.Điều này đảm bảo tính pháp lý và minh bạch.
• Phụ lục cần nêu rõ:
  • Danh mục các loại phí làm thêm ngoài giờ (điện, dịch vụ…).
  • Đơn giá cho từng loại phí và cách tính (theo giờ, theo lượt, theo m2).
  • Quy trình yêu cầu và xác nhận làm thêm giờ.
  • Chính sách về hủy bỏ hoặc thay đổi yêu cầu làm thêm giờ.
  • Chính sách về thanh toán (thanh toán hàng tháng cùng tiền thuê hay thanh toán riêng).

Bằng cách thực hiện các bước trên một cách cẩn thận, doanh nghiệp không chỉ có thể dự trù chính xác chi phí mà còn có thể tối ưu hóa ngân sách và tránh được những tranh chấp không đáng có liên quan đến phí làm thêm ngoài giờ.

>>> Xem thêm: 16 điều cần lưu ý khi ký và quy định hợp đồng thuê văn phòng

Giải pháp tối ưu hóa chi phí làm thêm ngoài giờ khi thuê văn phòng

Doanh nghiệp có thể tối ưu hóa chi phí làm thêm ngoài giờ thông qua việc quản lý và sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả, giảm thiểu gánh nặng tài chính mà vẫn đảm bảo sức khoẻ đời sống, tinh thần cho nhân viên. Dưới đây là các giải pháp cụ thể:

Quản lý giờ giấc nhân viên hiệu quả: Khuyến khích làm việc trong giờ hành chính

• Thúc đẩy năng suất giờ hành chính: Tạo môi trường làm việc tập trung, ít xao nhãng để nhân viên hoàn thành công việc trong giờ quy định. Khuyến khích văn hóa làm việc hiệu quả, tránh trì hoãn.
• Phân công công việc hợp lý: Lãnh đạo và quản lý cần phân bổ công việc phù hợp với năng lực và thời gian của nhân viên, tránh tình trạng quá tải dẫn đến phải làm thêm giờ liên tục.
• Tổ chức cuộc họp hiệu quả: Rút ngắn thời gian họp, đảm bảo cuộc họp có mục tiêu rõ ràng và đạt được kết quả,tránh việc kéo dài không cần thiết làm mất thời gian làm việc chính.
• Quy định rõ ràng về giờ làm thêm: Thiết lập chính sách rõ ràng về việc làm thêm giờ. Chỉ cho phép làm thêm giờ khi thực sự cần thiết và có sự phê duyệt của cấp quản lý.

Sử dụng công nghệ: Làm việc từ xa, lịch trình linh hoạt

• Làm việc từ xa (Work From Home/Hybrid Model): Nếu tính chất công việc cho phép, khuyến khích nhân viên làm việc từ xa một phần hoặc toàn thời gian. Điều này giúp giảm đáng kể nhu cầu làm thêm giờ tại văn phòng.
• Lịch trình làm việc linh hoạt: Áp dụng mô hình giờ làm việc linh hoạt (flexitime), cho phép nhân viên tự điều chỉnh giờ làm việc của mình miễn là đảm bảo đủ số giờ và hiệu quả công việc. Điều này có thể giúp dàn trải thời gian làm việc, giảm áp lực phải làm thêm giờ đột xuất.
• Ứng dụng quản lý công việc: Sử dụng các phần mềm quản lý dự án, giao việc, theo dõi tiến độ để tối ưu hóa quy trình làm việc, tránh tình trạng ùn tắc công việc vào cuối ngày.

Đàm phán ngay từ đầu: Đưa ra yêu cầu cụ thể

Như đã đề cập, việc đàm phán hợp đồng thuê văn phòng với các điều khoản về phí làm thêm ngoài giờ ngay từ đầu là cực kỳ quan trọng.

• Đưa ra nhu cầu làm thêm giờ dự kiến: Chia sẻ rõ ràng với chủ đầu tư/ban quản lý về nhu cầu làm thêm giờ dự kiến của doanh nghiệp bạn trong quá trình đàm phán thuê.
• Yêu cầu điều khoản ưu đãi: Đề xuất đưa vào hợp đồng các điều khoản ưu đãi như:
  • Miễn phí một số giờ làm thêm sau giờ hành chính (ví dụ: đến 18h30-19h00).
  • Mức phí làm thêm ưu đãi nếu sử dụng thường xuyên hoặc mua theo gói.
  • Khả năng điều khiển điều hòa theo khu vực nhỏ để tiết kiệm điện.
• Ghi rõ vào phụ lục hợp đồng: Đảm bảo mọi thỏa thuận về phí làm thêm ngoài giờ được ghi rõ ràng và chi tiết trong phụ lục hợp đồng để tránh tranh chấp sau này.

Lựa chọn tòa nhà văn phòng phù hợp

• Phân tích kỹ càng trước khi thuê: Đừng chỉ nhìn vào giá thuê cơ bản. Hãy cân nhắc tổng chi phí bao gồm cả phí làm thêm ngoài giờ dựa trên nhu cầu của doanh nghiệp.
• Ưu tiên các tòa nhà có chính sách linh hoạt: Tìm kiếm các tòa nhà có chính sách làm thêm giờ linh hoạt, hỗ trợ 24/7, và có mức phí hợp lý cho nhu cầu của bạn.
• Chọn tòa nhà có công nghệ tiết kiệm năng lượng: Các tòa nhà mới với hệ thống điều hòa VRV/cục bộ và đèn LED sẽ giúp tiết kiệm đáng kể chi phí điện khi làm thêm giờ.

Đánh giá định kỳ: Rà soát và điều chỉnh kế hoạch sử dụng

• Theo dõi chi phí làm thêm hàng tháng: Doanh nghiệp nên có một hệ thống theo dõi chi phí làm thêm ngoài giờ hàng tháng để phát hiện sớm các khoản phát sinh bất thường.
• Rà soát nhu cầu: Định kỳ (hàng quý hoặc nửa năm), đánh giá lại nhu cầu làm thêm giờ của doanh nghiệp. Liệu nhu cầu có thay đổi không? Có cách nào để giảm bớt không?
• Điều chỉnh kế hoạch: Dựa trên đánh giá, điều chỉnh kế hoạch sử dụng và quản lý nhân sự để tối ưu hóa việc sử dụng văn phòng ngoài giờ.
• Thương lượng lại (nếu có thể): Nếu hợp đồng sắp hết hạn hoặc có những thay đổi lớn về nhu cầu, doanh nghiệp có thể thương lượng lại các điều khoản về phí làm thêm ngoài giờ với ban quản lý tòa nhà.

Việc áp dụng đồng bộ các giải pháp này sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ tối ưu hóa chi phí làm thêm ngoài giờ mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động tổng thể.

Phí làm thêm ngoài giờ khi thuê văn phòng của một số tòa nhà tiêu biểu tại TP.HCM

Dưới đây là bảng thống kê mức phí làm thêm ngoài giờ tại một số tòa nhà tiêu biểu dựa trên dữ liệu chuyên trang tư vấn cho thuê văn phòng TpHCM – Nice Office. Xin lưu ý rằng các con số này chỉ mang tính chất tham khảo và có thể thay đổi tùy thời điểm. 

Tên tòa nhà	Khu vực	Giá thuê (USD/m2)	Phí làm thêm ngoài giờ
Văn phòng hạng A
Tòa nhà Saigon Centre Tower	Q.1	46++	Thoả thuận
Toà nhà Deutsches Haus	Q.1	65++	0,1 USD/m2/giờ
Toà nhà Vietcombank Tower	Q.1	55++	0,1 USD/m2/giờ
Tòa nhà Centec Tower	Q.3	36,5++	Thoả thuận
Tòa nhà Lim Tower 3	Q.3	42++	600.000đ/giờ (phí điện lạnh)
Văn phòng hạng B
Toà nhà AP Tower	Q.Bình Thạnh	24++	Thoả thuận
Toà nhà Bến Thành Tower	Q.1	28++	Thoả thuận
Toà nhà CMC Creative Space	Q.7	13++	Thoả thuận
Toà nhà Cienco 4 Building	Q.3	27++	2.300đ/m2/giờ (phí điện lạnh)
Toà nhà Cantavil Premier Building	Q.2	23++	2.300đ/m2/giờ (phí điện lạnh)
Văn phòng hạng C
Tòa nhà Abacus Tower	Q.3	25++	40 USD/giờ  (phí điện lạnh)
Tòa nhà Bảo Minh Tower	Q.3	18++	Miễn phí
Toà nhà Beta Tower	Q.1	26++	1.200đ/m2/giờ (phí điện lạnh)
Tòa nhà BCONS Tower 5	Q.Bình Thạnh	13,5++	Miễn phí
Toà nhà Botanic Tower	Q.Phú Nhuận	18−30	Miễn phí
Văn phòng giá rẻ
Tòa nhà Calmette Building	Q.1	10++	Thoả thuận
Tòa nhà Deli Office Hoàng Văn Thụ	Q.Phú Nhuận	12++	100.000đ/kwh
Tòa nhà Indochina Park Tower	Q.1	12++	Miễn phí
Tòa nhà Kotiti Building	Q.7	10++	Thoả thuận
Tòa nhà On-plaza (STA Building)	Q.10	11++	Thoả thuận

Nice Office – Công ty tư vấn cho thuê văn phòng chuyên nghiệp tại Tp.HCM

Được xây dựng và phát triển bởi một đội ngũ trẻ, năng động và chuyên nghiệp, Nice Office là đơn vị cung cấp văn phòng cho thuê chuyên nghiệp, uy tín hàng đầu tại Tp.HCM với đầy đủ các phân khúc văn phòng hạng A, văn phòng hạng B, văn phòng hạng C, văn phòng giá rẻ, văn phòng trọn gói tại khắp các quận, vị trí vàng… trên địa bàn thành phố.

7 Ưu điểm vượt trội của Nice Office

• Tư vấn chuyên nghiệp, tận tâm 24/7
• Lập báo cáo, phân tích, giúp khách so sánh ưu khuyết của từng điểm thuê
• Đưa rước tận nơi, khảo sát văn phòng cho thuê miễn phí
• Thông tin, hình ảnh luôn được cập nhật mới nhất
• Cung cấp đầy đủ lịch sử giá thuê
• Báo giá nhanh chóng, hỗ trợ hoàn thiện thủ tục gọn gàng
• Hợp đồng rõ ràng, dài hạn, minh bạch tài chính và pháp lý

Đăng ký tư vấn cho thuê văn phòng

Thông tin liên hệ

Hotline: 0901.007.226
Zalo: 0909.653539
Email: info@niceoffice.com.vn
Fanpage: Nice Office – Văn phòng cho thuê Tp.HCM

Theo nguồn: Nice Office