Startup nên chọn văn phòng ảo hay văn phòng chia sẻ?

Nếu là một Startup, bạn sẽ chọn văn phòng ảo hay văn phòng chia sẻ? Bạn có thực sự hiểu bản chất và các ưu khuyết điểm của 2 loại hình văn phòng này để đưa ra quyết định phù hợp nhất chưa? Hãy tham khảo bài viết dưới đây của Nice Office để biết thêm chi tiết.

Trong hành trình khởi nghiệp của một startup, việc lựa chọn không gian làm việc phù hợp là quyết định quan trọng và chịu ảnh hưởng bởi nhiều khía cạnh đặc biệt là chi phí. Trong số các mô hình văn phòng cho thuê hiện nay thì văn phòng truyền thống thường không phải là lựa chọn tối ưu cho các nhà khởi nghiệp mà thay vào đó là văn phòng ảo hoặc văn phòng chia sẻ.

Hai loại hình văn phòng này nổi lên như một hiện tượng tại các quốc gia có phong trào khởi nghiệp mạnh mẽ như Việt Nam, nhất là tại các thành phố lớn năng động. Tuy nhiên, đâu mới là lựa chọn thực sự tối ưu? Hãy cùng phân tích từ góc nhìn của các chủ doanh nghiệp, các chuyên gia bất động sản cho thuê để đưa ra quyết định. 

Tổng quan về văn phòng ảo và văn phòng chia sẻ

Văn phòng ảo là gì?

Văn phòng ảo (Virtual Office) là dịch vụ cho phép doanh nghiệp sử dụng địa chỉ đăng ký kinh doanh tại một địa điểm thực, kèm theo một số dịch vụ văn phòng cơ bản như tiếp nhận thư tín, tổng đài điện thoại, lễ tân đại diện… nhưng không có không gian làm việc cố định tại đó.

Ưu điểm nổi bật:

• Chi phí cực kỳ thấp, phù hợp với startup chưa cần không gian vật lý
• Địa chỉ đặt tại các vị trí trung tâm, giúp tăng độ tin cậy
• Có thể đăng ký giấy phép kinh doanh
• Có thể sử dụng dịch vụ lễ tân, nhận bưu phẩm, chuyển tiếp cuộc gọi

Hạn chế:

• Không có chỗ ngồi cố định để làm việc
• Phải đặt trước khi cần phòng họp hoặc sử dụng dịch vụ bổ sung

>>> Xem thêm: Văn phòng ảo là gì? Thuê văn phòng ảo có được đăng ký kinh doanh không?

Văn phòng chia sẻ là gì?

Văn phòng chia sẻ là mô hình cho thuê không gian làm việc thực tế, nơi nhiều doanh nghiệp sử dụng chung một khu vực làm việc với đầy đủ tiện ích: bàn ghế, wifi, máy in, phòng họp, pantry, khu nghỉ ngơi…

Ưu điểm nổi bật:

• Có không gian làm việc thực tế, được sử dụng ngay
• Môi trường chuyên nghiệp, hiện đại, năng động
• Cơ hội kết nối cộng đồng startup, chia sẻ ý tưởng
• Đầy đủ tiện ích như một văn phòng truyền thống

Hạn chế:

• Chi phí cao hơn văn phòng ảo
• Không gian không riêng tư hoàn toàn
• Có thể phát sinh chi phí nếu cần thêm dịch vụ đặc biệt

Những tiêu chí để startup chọn văn phòng ảo hay văn phòng chia sẻ

Xác định mô hình kinh doanh

Nếu doanh nghiệp của bạn hoạt động trong lĩnh vực công nghệ, sản xuất nội dung, cung cấp các dịch vụ tư vấn, digital marketing… làm việc chủ yếu từ xa và quy mô nhân sự nhỏ, thì văn phòng ảo là lựa chọn tiết kiệm nhất, phù hợp cho ngân sách còn hạn chế trong giai đoạn đầu.

Trong trường hợp, doanh nghiệp của bạn làm việc trong các lĩnh vực yêu cầu phải có sự tương tác đội nhóm cao hơn, cần không gian chuyên nghiệp để gặp gỡ khách hàng/ đối tác, quy mô nhân sự từ 5 – 10 người trở lên… thì văn phòng chia sẻ lại là phương án tối ưu.

Dự trù tài chính và dòng tiền

Các doanh nghiệp startup giai đoạn đầu nên thận trọng với chi phí cố định. Hãy cân nhắc kỹ lưỡng, lên kế hoạch ngân sách chi tiết rõ ràng để xác định hướng đi lâu dài cho doanh nghiệp. Trong trường hợp này, các văn phòng ảo cho phép tiết kiệm tối đa và vẫn hợp pháp hoá địa chỉ hoạt động kinh doanh cho doanh nghiệp.

Nhu cầu phát triển nhân sự

Nếu doanh nghiệp dự kiến mở rộng nhân sự trong 3 đến 6 tháng tới thì chúng ta nên cân nhắc lựa chọn không gian có thể chuyển đổi linh hoạt giữa mô hình ảo và chia sẻ hoặc thậm chí là với văn phòng truyền thống để tránh thay đổi pháp lý, gây gián đoạn hoạt động.

Dưới đây là vài tình huống đặt ra và gợi ý cho doanh nghiệp Startup

Tình huống	Lựa chọn gợi ý
Doanh nghiệp có 1 founder làm việc online, cần địa chỉ đăng ký	Văn phòng ảo
Doanh nghiệp có quy mô nhóm 3-5 người, cần làm việc mỗi ngày	Văn phòng chia sẻ / văn phòng ảo
Doanh nghiệp thường xuyên gặp khách hàng tại văn phòng	Văn phòng chia sẻ
Doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí vận hành tối đa	Văn phòng ảo
Doanh nghiệp cần địa chỉ kinh doanh, không gian làm việc theo giờ	Văn phòng chia sẻ có cho thuê theo giờ
Doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng nhân sự, tổ chức hội thảo quy mô nhỏ	Văn phòng chia sẻ có phòng họp lớn
Doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí vận hành tối đa	Văn phòng ảo
Doanh nghiệp cần cả địa chỉ đăng ký và không gian làm việc linh hoạt	Văn phòng chia sẻ

Startup nên chọn văn phòng ảo hay văn phòng chia sẻ? – Phân tích từ đa góc nhìn

Phân tích từ góc nhìn của doanh nghiệp

Yếu tố chi phí – Sống còn của Startup

Chi phí vận hành là bài toán lớn với phần lớn các doanh nghiệp khởi nghiệp. Nhiều startup chọn văn phòng ảo để tối ưu chi phí trong giai đoạn đầu. Thay vì bỏ ra vài triệu để vài chục triệu mỗi tháng cho văn phòng truyền thống thì chỉ dưới 2.000.000 đồng/tháng là startup có được một địa điểm đăng ký kinh doanh ngay tại trung tâm thành phố. 

Trong khi đó, chi phí thuê văn phòng chia sẻ dao động từ 2 triệu đến 6 triệu đồng/tháng/chỗ ngồi, tùy khu vực và tiện ích đi kèm. Thực tế, mức giá này vẫn rẻ hơn nhiều so với văn phòng truyền thống, nhưng với startup chỉ có 1-2 nhân sự hoặc chủ yếu hoạt động online, thì đây có thể là khoản không cần thiết, có thể cắt giảm, để tối ưu chi phí.

Yếu tố ngành nghề – lĩnh vực 

Có hàng trăm lĩnh vực hoạt động vì vậy rất khó để liệt kê lựa chọn theo từng ngành nghề nhưng nhìn chung, hãy cân nhắc dựa trên các đặc thù như quy mô nhân sự, mức độ liên kết các bộ phận mà doanh nghiệp mong muốn, mức độ làm việc/ tiếp xúc trực tiếp với đối tác và khách hàng, chi phí vận hành giai đoạn đầu… Dưới đây là một số ví dụ:

Đối với Startup công nghệ – Làm việc từ xa

Đối với các startup công nghệ, đa phần sẽ khởi đầu với team nhỏ, ít người, chủ yếu hoạt động online vì vậy họ chỉ cần văn phòng ảo để đăng ký kinh doanh, nhận thư từ và thi thoảng gặp mặt đối tác hoặc tổ chức các buổi họp team.

Đối với Startup dịch vụ – Cần tiếp khách thường xuyên

Đối với các startup ngành dịch vụ, cần có không gian để gặp gỡ đối tác và khách hàng thường xuyên thì việc chọn văn phòng chia sẻ là hợp lý nhất. Vừa có không gian chuyên nghiệp vừa tiết kiệm ngân sách hơn nhiều so với văn phòng truyền thống.

Đối với Startup thương mại, bán lẻ – Có điểm tập trung tại cửa hàng

Trong lĩnh vực này, thông thường, hàng hóa sẽ được tập kết tại các cửa hàng/ trung tâm thương mại, lưu trữ tại các kho bãi… nên thực tế nếu chỉ cần văn phòng điều hành ít người thì cũng không cần diện tích quá lớn, thay vào đó văn phòng chia sẻ là lựa chọn hợp lý.

Phân tích từ góc nhìn của chuyên gia bất động sản cho thuê

Từ góc độ của các chuyên gia trong lĩnh vực tư vấn cho thuê văn phòng thì văn phòng ảo phù hợp cho giai đoạn pre-seed, khi startup chưa cần văn phòng để làm việc thực tế. Còn văn phòng chia sẻ là bước chuyển tiếp hợp lý khi doanh nghiệp bắt đầu có nhân sự ổn định, cần cộng tác trực tiếp và gặp khách hàng thường xuyên.

Hiện tại, trên thị trường văn phòng cho thuê, có rất nhiều tòa nhà đang tích hợp nhiều mô hình trong một. Doanh nghiệp có thể tìm thấy cả văn phòng truyền thống, văn phòng chia sẻ/ văn phòng trọn gói và văn phòng ảo trong cùng một địa điểm. Do đó, nếu tầm nhìn và bức tranh tương lai đã được định hình rõ rệt, doanh nghiệp có thể ưu tiên chọn các tòa nhà này để có sự linh hoạt chuyển đổi khi cần, thuận tiện cho việc mở rộng mà không cần thay đổi giấy phép kinh doanh. 

So sánh văn phòng ảo và văn phòng chia sẻ

Dưới đây là bảng so sánh tổng quát các yếu tố chính để Startup có thể cân nhắc lựa chọn giữa văn phòng ảo và văn phòng chia sẻ:

Tiêu chí	Văn phòng ảo	Văn phòng chia sẻ
Chi phí trung bình	500.000 – 1.500.000 VNĐ/tháng	2 – 6 triệu VNĐ/tháng/người
Không gian làm việc	Không có (chỉ phòng họp theo giờ)	Có chỗ ngồi linh hoạt hoặc phòng riêng
Đăng ký kinh doanh	Có thể đăng ký giấy phép	Có thể đăng ký (nếu thuê cố định)
Hình ảnh doanh nghiệp	Chuyên nghiệp về pháp lý, địa chỉ	Chuyên nghiệp về môi trường thực tế
Tiện ích đi kèm	Tiếp tân, nhận thư, phòng họp theo giờ	Lễ tân, Wifi, in ấn, phòng họp, pantry…
Giao tiếp nội bộ	Không thuận tiện	Thuận lợi, dễ tương tác nhóm
Tính chuyên nghiệp	Trung bình – phụ thuộc vào dịch vụ	Cao hơn, môi trường năng động và hiện đại
Khả năng mở rộng	Hạn chế	Dễ mở rộng nhóm làm việc
Phù hợp với ai	Freelancer, startup online, dịch vụ ít khách hàng	Startup có nhân sự cố định, khách hàng cần gặp mặt

Gợi ý các nhà cung cấp văn phòng ảo và chia sẻ uy tín tại TpHCM

Dưới đây là một số nhà cung cấp dịch vụ văn phòng ảo, văn phòng chia sẻ hoặc văn phòng trọn gói tại TpHCM mà các Startup có thể tin tưởng lựa chọn với chất lượng dịch vụ hàng đầu, đã được kiểm chứng theo thời gian.

• Replus – Đa dạng gói dịch vụ, hỗ trợ startup đăng ký pháp lý
• CirCO, Dreamplex, Toong – Các không gian văn phòng chia sẻ nổi bật với cộng đồng khởi nghiệp
• UPGen, The Hive, W Business Center – Tập trung nhiều tiện ích và sự kiện cộng đồng

Nếu bạn cần tư vấn chi tiết, nhận báo giá nhanh và khảo sát các địa điểm văn phòng này, xin vui lòng liên hệ Nice Office để được hỗ trợ.

Nice Office – Công ty tư vấn cho thuê văn phòng chuyên nghiệp tại Tp.HCM

Được xây dựng và phát triển bởi một đội ngũ trẻ, năng động và chuyên nghiệp, Nice Office là đơn vị cung cấp văn phòng cho thuê chuyên nghiệp, uy tín hàng đầu tại Tp.HCM với đầy đủ các phân khúc văn phòng hạng A, văn phòng hạng B, văn phòng hạng C, văn phòng giá rẻ, văn phòng trọn gói tại khắp các quận, vị trí vàng… trên địa bàn thành phố.

7 Ưu điểm vượt trội của Nice Office

• Tư vấn chuyên nghiệp, tận tâm 24/7
• Lập báo cáo, phân tích, giúp khách so sánh ưu khuyết của từng điểm thuê
• Đưa rước tận nơi, khảo sát văn phòng cho thuê miễn phí
• Thông tin, hình ảnh luôn được cập nhật mới nhất
• Cung cấp đầy đủ lịch sử giá thuê
• Báo giá nhanh chóng, hỗ trợ hoàn thiện thủ tục gọn gàng
• Hợp đồng rõ ràng, dài hạn, minh bạch tài chính và pháp lý

Đăng ký tư vấn cho thuê văn phòng

Thông tin liên hệ

Hotline: 0901.007.226
Zalo: 0909.653539
Email: info@niceoffice.com.vn
Fanpage: Nice Office – Văn phòng cho thuê Tp.HCM

Nguồn: Nice Office