6 Dấu hiệu doanh nghiệp cần chuyển đổi văn phòng

Chuyển đổi văn phòng là điều hết sức quan trọng và cùng với khái niệm hằng sâu về sự ổn định, thường “níu chân” doanh nghiệp ở lại với một địa điểm dù rằng nó không còn thực sự phù hợp. 

Chuyển đổi văn phòng là do tình thế ép buộc?

Trong các hoạt động sản xuất – kinh doanh, việc tìm địa điểm làm việc không chỉ đơn thuần là tìm kiếm một không gian mà còn ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến hiệu quả vận hành, hình ảnh thương hiệu và sự phát triển dài hạn của doanh nghiệp. Và trong quá trình vận hành, có nhiều dấu hiệu – cả chủ quan và khách quan cho thấy không gian hiện tại đã không còn đáp ứng được nhu cầu. 

Tuy nhiên, chuyển đổi văn phòng không phải là điều doanh nghiệp nên làm thường xuyên hoặc hoàn toàn phát sinh do “tình thế”. Đây đôi khi có thể là một quyết định chiến lược, cần thực hiện đúng thời điểm, mang tính chất “phòng ngừa rủi ro”, tạo lợi thế cạnh tranh, tối ưu hóa môi trường làm việc, từ đó nâng cao năng suất và hiệu quả kinh doanh.

Khi nào doanh nghiệp nên chuyển đổi văn phòng?

Khi nhận thấy các dấu hiệu như không gian không phù hợp, vị trí bất tiện, chi phí không hợp lý, cơ sở vật chất xuống cấp hoặc các rủi ro pháp lý tiềm ẩn, doanh nghiệp cần đánh giá lại tổng thể để đưa ra quyết định chuyển đổi văn phòng. 

Trong quá trình đó, việc lựa chọn một đơn vị tư vấn uy tín – am hiểu thị trường, giàu kinh nghiệm và có mạng lưới tòa nhà rộng khắp như Nice Office sẽ giúp doanh nghiệp thuận lợi tìm kiếm địa điểm mới một cách tiết kiệm thời gian, chi phí và hạn chế rủi ro pháp lý. 

Dưới đây là 6 dấu hiệu nhận biết khi nào doanh nghiệp nên chuyển đổi văn phòng.

Không gian không còn phù hợp với quy mô hoạt động

Lý do đầu tiên và phổ biến nhất mà các doanh nghiệp phải cân nhắc đến vấn đề chuyển đổi văn phòng/ thay địa điểm là việc chính là quy mô nhân sự đã vượt xa so với thiết kế không gian ban đầu. Lúc này, văn phòng đã trở nên chật chội, không đáp ứng được tỷ lệ nhân sự và diện tích hoặc không thể mở rộng, cơi nới để thiết lập các phòng ban, bộ phận như mong muốn. Thậm chí, nhiều doanh nghiệp còn buộc phải chia sẻ không gian phòng họp, thiếu khu vực tiếp khách hoặc không có nơi nghỉ ngơi cho nhân viên.

Điều này thường dễ xảy ra với các doanh nghiệp nhỏ khi trong giai đoạn đầu họ thường chọn những văn phòng diện tích nhỏ, chi phí thấp với mục tiêu tiết kiệm ngân sách và cũng không lường trước quy mô phát triển trong tương lai. Do đó càng sớm nhận thức các kế hoạch phát triển trong tương lai thì doanh nghiệp càng nên nhanh chóng hành động để có bước chuyển đổi văn phòng suôn sẻ, tránh bị trì trệ.

>>> Xem thêm: Như thế nào là mặt bằng văn phòng lý tưởng, dễ setup?

Vị trí không còn  tối ưu cho khách hàng và nhân viên

Vị trí là yếu tố vô hình nhưng có ảnh hưởng lớn đến năng lực cạnh tranh và hình ảnh của thương hiệu. Không phải tự nhiên mà các văn phòng cho thuê tại trung tâm luôn có giá cao hơn so với các văn phòng ngoài trung tâm dù so sánh trên cùng phân khúc. Chính vị trí sẽ góp phần định hình giá trị của thương hiệu trong tâm trí khách hàng, tạo dựng thiện cảm ngay từ đầu, đặc biệt là niềm tin.

Bên cạnh đó, khi thời gian được xem tài sản quý giá, việc di chuyển khó khăn, hay tình trạng kẹt xe, hạn chế phương tiện giao thông công cộng cũng có thể khiến khách hàng e ngại đến giao dịch. Đồng thời, nhân viên cũng có xu hướng mất dần động lực thậm chí là xin thôi việc khi mỗi ngày phải dành hàng giờ đồng hồ chỉ để di chuyển đến nơi làm việc.

>>> Xem thêm: Cách đánh giá khả năng tiếp cận của toà nhà văn phòng

Chi phí vượt ngoài ngân sách hoặc không còn tương xứng với giá trị

Chi phí thuê văn phòng luôn là một khoản bắt buộc phải chi, chiếm đáng kể trong tổng chi phí vận hành doanh nghiệp hằng tháng. Tuy nhiên, không ít trường hợp doanh nghiệp phải đối mặt với tình trạng giá thuê liên tục tăng qua các chu kỳ gia hạn hợp đồng, hoặc các khoản phí dịch vụ phụ phát sinh không rõ ràng như phí quản lý, phí bảo trì, phí gửi xe, chi phí điện nước vượt khung… Nếu điều này cứ liên tục diễn ra, doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng mất cân đối tài chính.

Mặt khác, chất lượng dịch vụ và tiện ích tại tòa nhà lại không được cải thiện. Doanh nghiệp phải chi trả cao hơn nhưng không nhận lại được các giá trị tương xứng, chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả và trải nghiệm làm việc. Một số trường hợp khác, chính là doanh nghiệp đang trải qua quá trình tái cấu trúc, cắt giảm chi phí thì việc chuyển đổi văn phòng, lựa chọn những phương án tối ưu hơn, đàm phán các ưu đãi có lợi là hoàn toàn hợp lý.

Thiết kế lỗi thời – Cơ sở vật chất xuống cấp

Là nơi mà nhân viên dành phần lớn thời gian trong ngày, trong tuần hoặc thậm chí nói đúng hơn là hằng tháng, hằng năm để làm việc, đưa ra ý tưởng, lập kế hoạch, chịu nhiều áp lực nên việc thiết kế một không gian ưu tiên trải nghiệm, đề cao tính tiện lợi, thoải mái và rộng rãi là điều mà các doanh nghiệp đều mong muốn. Do đó nếu các thiết kế lỗi thời nhưng không thể cơi nới sửa chữa, doanh nghiệp nên cân nhắc chuyển đổi văn phòng.

Ngoài ra, không ít các tòa nhà đã đi vào hoạt động nhiều năm, sử dụng các trang thiết bị cũ, xuống cấp như thang máy chậm, điều hoà dễ hư hỏng hoặc không tiết kiệm điện, hệ thống chiếu sáng chưa tốt,… tạo cảm giác thiếu chuyên nghiệp, mất đi sự sang trọng nhưng lại không được chủ toà nhà quan tâm tu sửa, cải tạo thì doanh nghiệp nên có tiếng nói hoặc chủ động tìm kiếm phương án khác.

Trong bối cảnh thị trường văn phòng cho thuê TpHCM ngày càng phát triển như hiện nay chúng tôi tin rằng sẽ có rất nhiều lựa chọn cho doanh nghiệp đáp ứng về độ mới, sự tiện ích, chất lượng dịch vụ, đa dạng diện tích và phân khúc giá cả.

>>> Xem thêm: 12 bước lên ý tưởng trang trí văn phòng sáng tạo và hiệu quả

Thay đổi chiến lược kinh doanh hoặc định vị thương hiệu

Khi doanh nghiệp chuyển hướng mô hình kinh doanh hoặc nâng cấp định vị thương hiệu, thì một văn phòng mới có thể là “tuyên ngôn” rõ ràng nhất thể hiện sự thay đổi đó. 

Chẳng hạn, một công ty khởi nghiệp sau khi gọi vốn thành công có thể có mong muốn chuyển đến một tòa nhà văn phòng hạng A tại quận 1 để tạo dựng uy tín với nhà đầu tư và đối tác. Tương tự, một doanh nghiệp công nghệ có thể chuyển đến văn phòng linh hoạt (flex office) hoặc văn phòng chia sẻ (coworking space) để dễ dàng tuyển dụng và tương tác với cộng đồng khởi nghiệp. Những thay đổi về mô hình kinh doanh sẽ kéo theo thay đổi về cách tổ chức không gian làm việc, từ đó đòi hỏi doanh nghiệp phải chuyển đến văn phòng phù hợp hơn với tầm nhìn mới.

Những bất ổn pháp lý hoặc rủi ro phát sinh từ phía chủ tòa nhà

Một dấu hiệu quan trọng mà nhiều doanh nghiệp thường bỏ qua chính là sự thay đổi về mặt pháp lý hoặc chính sách từ phía chủ tòa nhà. Có những trường hợp chủ đầu tư thay đổi quy định vận hành đột ngột, gia tăng phí dịch vụ vô lý, giới hạn giờ hoạt động, kiểm soát nghiêm ngặt hoạt động ra vào, hoặc thậm chí thay đổi mục đích sử dụng của tòa nhà. Nếu hợp đồng thuê không được soạn thảo cẩn thận từ đầu, doanh nghiệp sẽ dễ bị rơi vào tình thế bị động, mất quyền lợi, thậm chí phải di dời gấp mà không được bồi thường thích đáng. 

Trong vai trò một chuyên gia trong lĩnh vực tư vấn cho thuê văn phòng, chúng tôi khuyến nghị khách hàng nên định kỳ rà soát các điều khoản hợp đồng và đánh giá năng lực chủ đầu tư tòa nhà để kịp thời phản ứng với những biến động pháp lý. Nếu thấy dấu hiệu rủi ro cao, thì chuyển đổi văn phòng là bước đi phòng ngừa quan trọng, giúp bảo vệ hoạt động kinh doanh dài hạn.

Nice Office – Công ty tư vấn cho thuê văn phòng chuyên nghiệp tại Tp.HCM

Được xây dựng và phát triển bởi một đội ngũ trẻ, năng động và chuyên nghiệp, Nice Office là đơn vị cung cấp văn phòng cho thuê chuyên nghiệp, uy tín hàng đầu tại TpHCM với đầy đủ các phân khúc văn phòng hạng A, văn phòng hạng B, văn phòng hạng C, văn phòng giá rẻ, văn phòng trọn gói tại khắp các quận, vị trí vàng… trên địa bàn thành phố.

7 Ưu điểm vượt trội của Nice Office

• Tư vấn chuyên nghiệp, tận tâm 24/7
• Lập báo cáo, phân tích, giúp khách so sánh ưu khuyết của từng điểm thuê
• Đưa rước tận nơi, khảo sát văn phòng cho thuê miễn phí
• Thông tin, hình ảnh luôn được cập nhật mới nhất
• Cung cấp đầy đủ lịch sử giá thuê
• Báo giá nhanh chóng, hỗ trợ hoàn thiện thủ tục gọn gàng
• Hợp đồng rõ ràng, dài hạn, minh bạch tài chính và pháp lý

Đăng ký tư vấn cho thuê văn phòng

Thông tin liên hệ

Hotline: 0901.007.226
Zalo: 0909.653539
Email: info@niceoffice.com.vn
Fanpage: Nice Office – Văn phòng cho thuê Tp.HCM

Theo nguồn: Nice Office