Phân tích chi phí quản lý khi thuê văn phòng

Phí quản lý khi thuê văn phòng là một phần quan trọng trong tổng chi phí vận hành và cũng là điểm mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý dự trù nhằm hạn chế phát sinh ngân sách ngoài ý muốn.

Phí quản lý khi thuê văn phòng là gì?

Phí quản lý là chi phí mà khách thuê văn phòng phải chi trả cho đơn vị quản lý tòa nhà hoặc chủ đầu tư để đảm bảo duy trì, vận hành ổn định và sử dụng các dịch vụ chung mà toà nhà cung cấp.

Thông thường, phí quản lý sẽ không bao gồm trong giá thuê được niêm yết (net rent) mà sẽ được liệt kê riêng và dù ít hay nhiều, đây vẫn là khoản phát sinh bắt buộc khi thuê văn phòng cần phải lưu ý để hoạch định ngân sách phù hợp.

Phí quản lý bao gồm những gì?

Phí quản lý khi thuê văn phòng bao gồm nhiều hạng mục, được doanh nghiệp chi trả cho quá trình vận hành và bảo trì của tòa nhà. Trong đó:

• Chi phí nhân sự vận hành: Chi trả lương cho ban quản lý tòa nhà, nhân viên kỹ thuật, nhân viên an ninh/bảo vệ, nhân viên vệ sinh khu vực chung, nhân viên lễ tân tại sảnh (tùy tòa nhà).
• Chi phí vệ sinh: Làm sạch các khu vực công cộng như sảnh, hành lang, thang máy, nhà vệ sinh chung, lối đi, khu vực cảnh quan.
• Chi phí an ninh: Đảm bảo an ninh 24/7 cho tòa nhà, hệ thống camera giám sát.
• Chi phí điện, nước khu vực sử dụng chung: Chiếu sáng hành lang, sảnh, thang máy, khu vực công cộng; nước sử dụng cho nhà vệ sinh chung, tưới cây cảnh quan.
• Chi phí bảo trì, bảo dưỡng hệ thống Kỹ thuật:
  • Thang máy (bảo trì định kỳ, sửa chữa).
  • Hệ thống điều hòa không khí trung tâm (trong giờ hành chính, tùy tòa nhà).
  • Máy phát điện dự phòng (đảm bảo hoạt động khi mất điện lưới).
  • Hệ thống phòng cháy chữa cháy (PCCC).
  • Hệ thống cấp thoát nước.
  • Các hệ thống kỹ thuật chung khác.
• Chăm sóc cảnh quan: Chăm sóc cảnh quan, duy trì lượng cây xanh, tiểu cảnh trong và ngoài tòa nhà (nếu có).
• Diệt côn trùng định kỳ: Dịch vụ khử khuẩn, phun thuốc diệt muỗi, côn trùng tại các khu vực chung.
• Các chi phí quản lý chung khác: Vật tư tiêu hao cho khu vực chung (giấy vệ sinh, nước rửa tay…), chi phí hành chính của ban quản lý.

Chi phí nào không bao gồm trong phí quản lý?

Phí quản lý văn phòng sẽ thường KHÔNG bao gồm các khoản sau:

Khoản chi phí	Cách tính
Điện sử dụng trong văn phòng	Theo đồng hồ riêng, theo giá quy định hoặc giá nhà nước
Phí điện lạnh	Có thể tính riêng theo biểu phí hoặc bao gồm trong phí quản lý
Phí gửi xe máy/ô tô	Tùy bảng giá của từng tòa nhà
Phí làm việc ngoài giờ	Có thể miễn phí hoặc tính theo giờ tuỳ thoả thuận

Các yếu tố ảnh hưởng đến phí quản lý văn phòng

Xếp hạng và tiêu chuẩn tòa nhà

Yếu tố tiên quyết ảnh hưởng đến phí quản lý chính là xếp hạng và các tiêu chuẩn của tòa nhà. Các văn phòng hạng A/A+ sẽ mức phí cao nhất do tiêu chuẩn dịch vụ quốc tế, tiện ích cao cấp, hệ thống kỹ thuật phức tạp, đội ngũ quản lý chuyên nghiệp, vị trí đắc địa. Bên cạnh đó, nếu tòa nhà có chứng nhận LEED, WELL hoặc tiêu chuẩn quốc tế khác cũng sẽ có mức phí cao hơn.

Các văn phòng hạng C, văn phòng giá rẻ chắc chắn sẽ có mức phí thấp, đáp ứng dịch vụ cơ bản hoặc đôi khi đã cộng gộp vào giá thuê. 

Đơn vị vận hành

Nếu được quản lý và vận hành bởi các đơn vị chuyên nghiệp, các tập đoàn quốc tế như CBRE, Savills hay KnightFrank thì chi phí quản lý thường sẽ cao hơn các toà nhà được quản lý bởi các công ty nhỏ hoặc dịch vụ nội bộ.

Quy mô tòa nhà và diện tích thuê

Tòa nhà càng lớn, thiết kế càng phức tạp và ứng dụng nhiều công nghệ, tiện ích thì chi phí duy trì, vận hành, bảo hành sẽ cao hơn. Các văn phòng dạng boutique office (tòa nhà nhỏ) ngược lại sẽ có mức phí dễ chịu hơn. Ngoài ra, vì phí quản lý được tính dựa trên m2 nên diện tích thuê càng lớn thì chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra càng cao và ngược lại.

Vị trí văn phòng

Nhiều tòa nhà ở các quận trung tâm sẽ có phí quản lý cao hơn so với các khu vực ngoài trung tâm dù cùng phân khúc. Vì vậy thay vì thuê văn phòng quận 1, quận 3, nếu muốn tiết kiệm ngân sách, doanh nghiệp có thể thuê văn phòng Bình Thạnh, Phú Nhuận,…             

Cách thức tính phí quản lý khi thuê văn phòng

Để tính phí quản lý khi thuê văn phòng, chúng ta có công thức chung như sau:

Phí quản lý tháng = Diện tích thuê thực tế (m²) x Đơn giá phí quản lý (m²/tháng)

Doanh nghiệp sẽ thanh toán phí quản lý hằng tháng cùng với tiền thuê và xin lưu ý phí quản lý cũng chịu thuế VAT 10% (tương tự tiền thuê).

Ví dụ: Tính phí thuê văn phòng bao gồm phí quản lý khi thuê văn phòng quận 1 – 100m² (Hạng B):

Khoản mục	Mức phí	Thành tiền (USD/tháng)
Giá thuê net	30 USD/m²	3,000 USD
Phí quản lý	5 USD/m²	500 USD
Tổng (chưa bao gồm điện, gửi xe)		3,500 USD/tháng
VAT (10%)		350 USD
TỔNG CỘNG		3,850 USD/tháng

Trung bình phí quản lý theo hạng tòa nhà Tp.HCM 2025

Dưới đây là một bảng tóm tắt trung bình phí quản lý khi thuê văn phòng theo phân khúc toà nhà 2025.

Hạng tòa nhà	Phí quản lý (USD/m²/tháng)	Ghi chú
Văn phòng hạng A	6 – 8 USD/m²	Dịch vụ chuyên nghiệp, hệ thống quản lý cao cấp
Văn phòng hạng B	3 – 6 USD/m²	Dịch vụ tốt và vận hành khá tốt
Văn phòng hạng C	2 – 3 USD/m²	Dịch vụ đơn giản, quy mô nhỏ hơn
Văn phòng giá rẻ	0.8 – 1.5 USD/m²	Dịch vụ cơ bản

Lưu ý: Phí quản lý chưa bao gồm VAT 10% và không bao gồm điện lạnh trong giờ làm việc, trừ khi có quy định riêng trong hợp đồng.

>>> Xem thêm: 5 nhóm phí dịch vụ khi thuê văn phòng doanh nghiệp cần biết

Nice Office – Công ty tư vấn cho thuê văn phòng chuyên nghiệp tại Tp.HCM

Được xây dựng và phát triển bởi một đội ngũ trẻ, năng động và chuyên nghiệp, Nice Office là đơn vị cung cấp văn phòng cho thuê chuyên nghiệp, uy tín hàng đầu tại Tp.HCM với đầy đủ các phân khúc văn phòng hạng A, văn phòng hạng B, văn phòng hạng C, văn phòng giá rẻ, văn phòng trọn gói tại khắp các quận, vị trí vàng… trên địa bàn thành phố.

7 Ưu điểm vượt trội của Nice Office

• Tư vấn chuyên nghiệp, tận tâm 24/7
• Lập báo cáo, phân tích, giúp khách so sánh ưu khuyết của từng điểm thuê
• Đưa rước tận nơi, khảo sát văn phòng cho thuê miễn phí
• Thông tin, hình ảnh luôn được cập nhật mới nhất
• Cung cấp đầy đủ lịch sử giá thuê
• Báo giá nhanh chóng, hỗ trợ hoàn thiện thủ tục gọn gàng
• Hợp đồng rõ ràng, dài hạn, minh bạch tài chính và pháp lý

Đăng ký tư vấn cho thuê văn phòng

Thông tin liên hệ

Hotline: 0901.007.226
Zalo: 0909.653539
Email: info@niceoffice.com.vn
Fanpage: Nice Office – Văn phòng cho thuê Tp.HCM

Theo nguồn: Nice Office