Như thế nào là mặt bằng văn phòng lý tưởng, dễ setup?

Như thế nào là một mặt bằng văn phòng lý tưởng, thuận tiện cho doanh nghiệp trong quá trình setup? Dưới đây là góc nhìn từ các chuyên gia trong lĩnh vực tư vấn cho thuê văn phòng.

Trong số các yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp cần cân nhắc khi tìm thuê văn phòng thì không chỉ vị trí hay giá cả, mà chúng ta còn cần quan tâm đến các tiêu chí về sự tiện lợi trong việc thi công, cải tạo và vận hành. 

Một mặt bằng văn phòng dễ setup sẽ trở thành lựa chọn ưu tiên của doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty khởi nghiệp, doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc những tổ chức đang trong giai đoạn tái cấu trúc mô hình hoạt động. 

Vậy như thế nào là dễ setup? Câu hỏi tưởng chừng đơn giản nhưng lại đòi hỏi sự xem xét tổng thể từ thiết kế kiến trúc, khả năng thi công nội thất, đến yếu tố vận hành lâu dài và hiệu quả kinh tế.

Mặt bằng văn phòng là gì?

Mặt bằng văn phòng được hiểu là không gian sử dụng làm việc cho các tổ chức, doanh nghiệp, nơi các nhân viên và bộ phận của công ty làm việc, tiếp khách, thực hiện các hoạt động kinh doanh… Mặt bằng văn phòng có thể bao gồm nhiều loại hình khác nhau như văn phòng cho thuê truyền thống, văn phòng linh hoạt (co-working space), văn phòng trọn gói, văn phòng chia sẻ…

Mặt bằng văn phòng có thể được thuê hoặc sở hữu tùy vào từng doanh nghiệp. Các yếu tố quan trọng khi lựa chọn mặt bằng văn phòng bao gồm:

1. Vị trí: Vị trí của văn phòng có ảnh hưởng lớn đến sự tiện lợi trong việc di chuyển, tiếp cận các đối tác và khách hàng.
2. Diện tích: Mặt bằng cần phù hợp với quy mô công ty, có thể mở rộng nếu doanh nghiệp phát triển.
3. Cấu trúc: Mặt bằng cần dễ dàng bố trí nội thất và phù hợp với nhu cầu sử dụng, ví dụ như có diện tích vuông vức, ít vướng cột.
4. Tiện ích: Các tiện ích như điều hòa, thang máy, hệ thống điện, nước, internet, an ninh cũng là yếu tố quan trọng.
5. Giá thuê: Giá thuê mặt bằng phải phù hợp với ngân sách và chiến lược tài chính của doanh nghiệp.

>>> Xem thêm: Cách đánh giá khả năng tiếp cận của tòa nhà văn phòng

Như thế nào là mặt bằng văn phòng dễ setup?

Chọn được một mặt bằng dễ setup không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu mà còn tạo điều kiện để chúng ta phát triển lâu dài. Đặc biệt, trong bối cảnh các doanh nghiệp ngày càng chú trọng đến trải nghiệm nhân viên và hiệu quả vận hành, thì yếu tố “dễ setup” nên được đưa vào danh sách ưu tiên hàng đầu khi chọn thuê văn phòng.

Thông thường, trong quá trình tư vấn cho khách hàng, Nice Office sẽ luôn đề cập đến những yếu tố này bao gồm: Mức độ vuông vức của mặt bằng, độ cao trần, số lượng cột (có vướng cột hay không), hệ thống kỹ thuật hợp lý và khả năng tùy biến linh hoạt của không gian… mà chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết dưới đây.

Mặt bằng vuông vức – Yếu tố luôn được ưa chuộng

Không phải ngẫu nhiên mà mặt bằng vuông vức luôn là lựa chọn hàng đầu trong danh sách các tiêu chí khi tìm thuê văn phòng. Một mặt bằng có hình dáng vuông vức hoặc gần vuông giúp doanh nghiệp dễ dàng bố trí nội thất theo dạng module, tối ưu diện tích sử dụng và đảm bảo sự đồng đều giữa các khu vực chức năng. Đặc biệt với các doanh nghiệp áp dụng mô hình làm việc linh hoạt hoặc chia khu vực theo nhóm phòng ban, mặt bằng vuông vức tạo ra sự cân đối trong việc phân chia không gian mà không tạo cảm giác bị phân tách hoặc thiếu gắn kết giữa các bộ phận.

Một mặt bằng không vuông vức, có nhiều góc lệch hoặc bị méo thường dẫn đến các khoảng không khó xử lý trong thiết kế. Những góc chết hoặc khoảng hẹp không thể bố trí bàn ghế, thiết bị thường bị bỏ trống, gây lãng phí diện tích thuê. Ngoài ra, việc thiết kế ánh sáng, hệ thống điều hòa, bố trí lối đi, khu vực tiếp khách, khu vực chung cũng sẽ gặp khó khăn, thậm chí phải đầu tư thêm chi phí cho thi công điều chỉnh, tăng thời gian setup và ảnh hưởng đến tiến độ đưa văn phòng vào sử dụng.

Bên cạnh đó, đối với phong thuỷ kinh doanh, sự vuông vức của các mặt bằng văn phòng cũng luôn được tin là sẽ mang đến những điều tốt lành, sự thịnh vượng, phát đạt cho doanh nghiệp.

Hạn chế vướng cột, tránh ảnh hưởng đến sự linh hoạt trong không gian 

Yếu tố thứ 2, không kém phần quan trọng trong việc đánh giá mặt bằng văn phòng dễ setup hay không, chính là số lượng và vị trí các cột chịu lực trong không gian. Thông thường, cột giữa sàn là đặc điểm dễ thấy trong các tòa nhà văn phòng cũ hoặc những công trình có kết cấu chịu lực dạng trục ngắn. Nó không chỉ ảnh hưởng đến khả năng bố trí nội thất, mà còn tác động tiêu cực đến cảm nhận không gian và tính thẩm mỹ tổng thể của văn phòng.

Khi có quá nhiều cột chắn giữa mặt bằng, việc chia bố cục nội thất trở nên phức tạp hơn, đặc biệt đối với các layout cần sự linh hoạt như văn phòng mở, khu làm việc nhóm, hoặc khu vực đa năng. Những cột này có thể làm gián đoạn tầm nhìn, chia cắt các nhóm làm việc, tạo cảm giác chật chội hoặc khiến luồng di chuyển không được liên tục. Không chỉ vậy, trong một số trường hợp, doanh nghiệp phải chi thêm chi phí để xử lý thẩm mỹ các cột này (ốp gỗ, ốp kính, sơn nghệ thuật…), trong khi đó là phần không gian không mang lại giá trị sử dụng thực tế.

Nhìn chung, một mặt bằng văn phòng lý tưởng nên có càng ít cột càng tốt hoặc nếu có thì phải bố trí hợp lý ở các khu vực sát tường, hành lang hoặc những vị trí dễ giấu trong vách ngăn phòng chức năng. Điều này giúp không gian trở nên thoáng hơn, dễ dàng áp dụng các phong cách thiết kế tối giản, hiện đại và tiết kiệm đáng kể chi phí thi công.

Trần cao, hệ thống kỹ thuật thông minh – Tối ưu thi công và vận hành

Yếu tố thứ 3 không thể thiếu chính là độ cao trần và hệ thống kỹ thuật bố trí khoa học. Chiều cao trần lý tưởng thường thấy ở các văn phòng hạng A là từ 2,7m trở lên và với đa số các phân khúc văn phòng khác là từ 2,60m trở lên.

Trần càng cao càng giúp không gian thông thoáng, tránh cảm giác bí bách và thuận tiện cho việc lắp đặt trần, hệ thống chiếu sáng, điều hòa, hệ thống PCCC hoặc các chi tiết trang trí như đèn chùm, trần xuyên sáng.

Đối với hệ thống kỹ thuật, điều quan trọng không chỉ là sự hiện diện đầy đủ của các yếu tố cơ bản như điện, internet, điều hòa, chiếu sáng mà còn nằm ở cách bố trí đường trục. Một hệ thống kỹ thuật được thiết kế thông minh sẽ dễ dàng kết nối các cụm không gian, cho phép doanh nghiệp chia tách hoặc gộp các khu vực mà không cần cải tạo phức tạp. Ví dụ, hệ thống điều hòa dạng cassette với đường ống phân nhánh rõ ràng sẽ hỗ trợ rất tốt cho các layout văn phòng có thể thay đổi theo từng giai đoạn phát triển.

Mặt bằng có trục kỹ thuật hợp lý còn giúp tiết kiệm thời gian thi công, dễ bảo trì, nâng cấp trong tương lai. Doanh nghiệp không phải lo ngại về việc khoan cắt lại trần, tường, hoặc kéo lại dây điện, dây mạng khi muốn điều chỉnh bố cục không gian làm việc. Điều này cực kỳ quan trọng đối với các công ty có quy mô từ 20 – 50 nhân sự trở lên hoặc các tổ chức có bộ phận IT cần setup hệ thống server, camera, kiểm soát ra vào…

Không gian trống dễ tùy biến – Phù hợp mọi loại hình doanh nghiệp

Một mặt bằng văn phòng dễ setup thường đi kèm với khả năng tùy biến cao. Tức là không gian càng trống, càng ít vách ngăn cố định thì càng dễ để doanh nghiệp bố trí theo nhu cầu riêng. Với các mô hình startup, doanh nghiệp sáng tạo, agency truyền thông hay công ty công nghệ, yêu cầu về không gian làm việc năng động và đa năng là điều rất phổ biến. Họ thường ưu tiên các mặt bằng có thể linh hoạt chia nhỏ, tích hợp các khu vực nghỉ ngơi, brainstorming, pantry, thậm chí cả phòng chơi game hoặc thư giãn.

Ngược lại, các công ty tài chính, bảo hiểm, logistics lại có xu hướng sử dụng nhiều phòng riêng, khu vực tiếp khách tách biệt. Một mặt bằng dễ setup sẽ cho phép họ xây dựng các vách ngăn theo hướng module, vừa đáp ứng chức năng, vừa dễ tháo lắp khi cần thay đổi. Điều kiện lý tưởng để đáp ứng tiêu chí này là mặt bằng phải có bố cục cân đối, hệ thống chiếu sáng và điều hòa phân bố đồng đều, hệ thống điện mạng được thiết kế theo từng cụm (zone-based).

Ngoài ra, không gian dễ tùy biến còn giúp doanh nghiệp mở rộng quy mô mà không cần chuyển văn phòng. Khi đội ngũ tăng trưởng, họ có thể thay đổi layout làm việc hoặc cải tạo thêm phòng ban mới ngay trong mặt bằng cũ. Đây là giải pháp tiết kiệm chi phí vận hành dài hạn, đặc biệt trong giai đoạn thị trường văn phòng có xu hướng tăng giá hoặc khan hiếm nguồn cung phù hợp.

Tính thẩm mỹ và trải nghiệm người dùng

Một mặt bằng dễ setup không chỉ phục vụ cho nhu cầu thi công mà còn ảnh hưởng sâu sắc đến trải nghiệm làm việc hàng ngày của nhân viên. Không gian vuông vức, thoáng đãng và bố trí hợp lý giúp tạo cảm giác chuyên nghiệp, hiện đại và thúc đẩy năng suất. Nhân viên làm việc trong môi trường không bị bó buộc bởi những kết cấu rối rắm, luồng đi lại thông suốt, khu vực tiện ích bố trí hợp lý sẽ có tâm lý thoải mái và sẵn sàng sáng tạo hơn.

Ngoài ra, một văn phòng dễ setup cũng tạo ra hình ảnh tốt trong mắt đối tác, khách hàng. Khi đến thăm trụ sở làm việc, khách hàng thường đánh giá mức độ chuyên nghiệp của doanh nghiệp thông qua cảm quan ban đầu về không gian. Một layout chỉn chu, khoa học, ánh sáng hài hòa, màu sắc thương hiệu thể hiện rõ ràng sẽ góp phần xây dựng niềm tin và uy tín lâu dài.

Nếu bạn đang cần hỗ trợ tìm kiếm mặt bằng văn phòng dễ setup, hãy liên hệ với Nice Office – Tự hào Top 5 công ty tư vấn cho thuê văn phòng tại TpHCM. Chúng tôi không chỉ giới thiệu mặt bằng phù hợp với nhu cầu và ngân sách mà còn hỗ trợ khảo sát thực tế, tư vấn thiết kế và đồng hành cùng bạn trong suốt quá trình triển khai văn phòng mới.

>>> Xem thêm: Thuê văn phòng ở TpHCM: Nhận diện 7 rủi ro và lời khuyên từ chuyên gia

Nice Office – Công ty tư vấn cho thuê văn phòng chuyên nghiệp tại Tp.HCM

Được xây dựng và phát triển bởi một đội ngũ trẻ, năng động và chuyên nghiệp, Nice Office là đơn vị cung cấp văn phòng cho thuê chuyên nghiệp, uy tín hàng đầu tại Tp.HCM với đầy đủ các phân khúc văn phòng hạng A, văn phòng hạng B, văn phòng hạng C, văn phòng giá rẻ, văn phòng trọn gói tại khắp các quận, vị trí vàng… trên địa bàn thành phố.

7 Ưu điểm vượt trội của Nice Office

• Tư vấn chuyên nghiệp, tận tâm 24/7
• Lập báo cáo, phân tích, giúp khách so sánh ưu khuyết của từng điểm thuê
• Đưa rước tận nơi, khảo sát văn phòng cho thuê miễn phí
• Thông tin, hình ảnh luôn được cập nhật mới nhất
• Cung cấp đầy đủ lịch sử giá thuê
• Báo giá nhanh chóng, hỗ trợ hoàn thiện thủ tục gọn gàng
• Hợp đồng rõ ràng, dài hạn, minh bạch tài chính và pháp lý

Đăng ký tư vấn cho thuê văn phòng

Thông tin liên hệ

Hotline: 0901.007.226
Zalo: 0909.653539
Email: info@niceoffice.com.vn
Fanpage: Nice Office – Văn phòng cho thuê Tp.HCM

Nguồn: Nice Office