6 bước thực hiện bảo dưỡng và bào trì toà nhà văn phòng

Hoạt động bảo dưỡng tòa nhà văn phòng và bảo trì tòa nhà văn phòng là 2 khái niệm có phần khác biệt nhưng đều đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo hoạt động suôn sẻ và nâng cao hiệu suất cho doanh nghiệp. Đây là điều mà các đơn vị đầu tư, quản lý toà nhà cần đặc biệt chú ý, có kế hoạch và quy trình rõ ràng, mang đến sự hài lòng cho khách thuê, nâng cao năng lực cạnh tranh giữa thị trường cho thuê văn phòng khốc liệt như hiện nay.

Trong các nội dung dưới đây, chúng ta sẽ tìm hiểu về sự khác biệt trong hoạt động bảo dưỡng và bảo trì tòa nhà văn phòng, các hạng mục cần tiến hành, quy trình và vai trò của chúng đối với môi trường và hiệu suất làm việc của doanh nghiệp.

Định nghĩa và khác biệt giữa bảo dưỡng và bảo trì tòa nhà văn phòng?

Người ta vẫn thường cho rằng bảo dưỡng và bảo trì là 2 hoạt động giống nhau. Trên thực tế, khái niệm bảo dưỡng và bảo trì tòa nhà văn phòng dù đều có cùng mục đích là giúp toà nhà hoạt động trong trạng thái tốt nhất nhưng lại có những khác biệt nhất định. Theo đó:

Khái niệm bảo dưỡng tòa nhà văn phòng dùng để chỉ các hoạt động nhằm duy trì trạng thái hoạt động bình thường của các hệ thống, thiết bị và cơ sở hạ tầng bên trong tòa nhà. Mục đích của bảo dưỡng là giúp đơn vị vận hành sớm phát hiện các vấn đề – rủi ro tiềm ẩn, ngăn chặn sự cố xảy ra – Một cách giúp kéo dài tuổi thọ sử dụng của tòa nhà.

Trong khi đó, khái niệm bảo trì tòa nhà văn phòng lại nhấn mạnh quá trình sửa chữa, thay thế hoặc cải tạo các thiết bị, hệ thống và cơ sở hạ tầng của tòa nhà nhằm đảm bảo hoạt động ổn định và an toàn. Mục đích của bảo trì là duy trì hiệu suất làm việc, giảm thiểu rủi ro và chi phí vận hành.

Vì vậy, cho dù là văn phòng hạng A hay văn phòng giá rẻ, là toà nhà mới hay cũ thì đây là những hoạt động không thể thiếu trong quá trình quản lý và vận hành.

Các hạng mục bảo dưỡng – bảo trì tòa nhà văn phòng

Đối với hoạt động bảo dưỡng tòa nhà văn phòng

Dưới đây là các hạng mục quan trọng khi nhắc đến việc bảo dưỡng tòa nhà:

• Bảo dưỡng định kỳ: Như tên gọi, đây là các hoạt động được thực hiện theo kế hoạch định kỳ cụ thể. Bao gồm: kiểm tra hệ thống điện, điều hòa không khí, hệ thống cấp thoát nước, hệ thống báo động phòng cháy chữa cháy, thang máy…
• Bảo dưỡng dự phòng: Đây là hoạt động sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu để dự đoán sự cố và tiến hành bảo dưỡng trước khi sự cố xảy ra.
• Bảo dưỡng khẩn cấp: Được thực hiện khi sự cố xảy ra, nhằm khắc phục nhanh chóng để đảm bảo hoạt động của tòa nhà không bị gián đoạn. 

Đối với hoạt động bảo trì toà nhà văn phòng

Dưới đây là các hạng mục tiêu biểu liên quan đến bảo trì tòa nhà:

• Bảo trì sửa chữa: Là hoạt động được thực hiện khi các thiết bị, hệ thống vận hành tòa nhà bị hỏng hóc, không hoạt động đúng cách.
• Bảo trì thay thế: Các thiết bị và hệ thống cũ kỹ, có khả năng hư hỏng cao cần được lên kế hoạch thay thế hoặc thay thế ngay khi phát hiện xảy ra sự cố. 
• Bảo trì nâng cấp: Đây là hoạt động nhằm cải thiện, nâng cấp các thiết bị, hệ thống, giúp tăng cường hiệu suất và hiệu quả hoạt động cho toàn bộ toà nhà.

>>> Xem thêm: Văn phòng cho thuê quận 1

6 bước bảo dưỡng – bảo trì tòa nhà văn phòng

 

Bước 1: Đánh giá hiện trạng tòa nhà

Đơn vị quản lý toà nhà hoặc các phòng ban liên quan sẽ tiến hành đánh giá tình trạng của toà nhà định kỳ bao gồm tất cả hệ thống, thiết bị và cơ sở hạ tầng. Sau đó, xác định các hạng mục cần được bảo dưỡng, bảo trì.

Bước 2: Lập kế hoạch bảo trì và đưa ra mục tiêu

Sau khi nắm bắt tình hình, bộ phận phụ trách cần đưa ra một kế hoạch cụ thể. Trong đó, không chỉ thống kê danh sách các hoạt động mà còn cần có khung thời gian triển khai cụ thể, nhân sự phụ trách, các công tác thông báo tiền bảo trì – bảo dưỡng, chi phí và xác định mục tiêu của quá trình một cách rõ ràng.

Bước 3: Tiến hành thông báo cho các bên liên quan

Nhằm đảm bảo tiến độ của hoạt động bảo trì, bảo dưỡng, đơn vị thực hiện cần đưa ra những thông báo rõ ràng cho toàn bộ nhân sự cùng với các doanh nghiệp đang hoạt động bên trong tòa nhà. Đặc biệt là những hoạt động có thể ảnh hưởng đến nguồn điện, hệ thống mạng, điều hoà, thang máy… Là những yếu tố dễ gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Bước 4: Thực hiện công việc bảo dưỡng – bảo trì tòa nhà

Sau khi đã có kế hoạch cũng như những thông báo rõ ràng, chúng ta có thể tiến hành hoạt động bảo trì bảo dưỡng. Các hệ thống cơ sở vật chất luôn được ưu tiên tiên thực hiện trước có thể kể đến như hệ thống điện, điều hoà không khí, cấp thoát nước, thang máy, hệ thống chiếu sáng, phòng cháy chữa cháy, camera quan sát, kiểm soát ra vào…

Đối với các thiết bị hỏng hóc thì cần xác định rõ nguyên nhân để giúp hạn chế khả năng xảy ra. Đối với các thiết bị cũ thì cần có sự xem xét, đánh giá tuổi thọ và hiệu suất để có thể đưa ra phương án thay thế, lựa chọn nhà cung cấp chất lượng…

Bước 5: Kiểm tra và kiểm soát chất lượng

Bất kỳ một quy trình nào cũng đều cần có sự kiểm tra, thử nghiệm trước khi được cho là hoàn thành. Bảo dưỡng – bảo trì toà nhà văn phòng cũng vậy! Đơn vị quản lý cần có những cuộc đánh giá nghiêm túc từ chi tiết đến tổng quát để đảm bảo mọi thứ đều được hoàn thành tốt và ổn định. \

Bước 6: Báo cáo, lưu trữ và quản lý thông tin

Cuối cùng, tất cả các thông tin liên quan đến quá trình bảo dưỡng tòa nhà văn phòng cần được ghi nhận đầy đủ, lưu trữ đúng nơi và được quản lý bởi các phần mềm dễ dàng trích xuất khi cần. Đây là bước quan trọng, giúp cho đơn vị quản lý có thể tối ưu thời gian lên kế hoạch cho những lần bảo trì tiếp theo, rút kinh nghiệm hoặc ghi nhận những thay đổi tích cực của hệ thống cũng như có thể dùng để training đội ngũ của mình.

>>> Xem thêm: Văn phòng cho thuê quận 3

Bảo dưỡng – bảo trì tòa nhà văn phòng quan trọng như thế nào?

Tối ưu hóa chi phí: Việc thực hiện các hoạt động bảo dưỡng và bảo trì toà nhà định kỳ sẽ giúp chúng ta có thể phát hiện sớm các vấn đề, ngăn chặn sự cố lớn xảy ra, từ đó giảm thiểu chi phí sửa chữa khẩn cấp và thay thế thiết bị hỏng hóc.

Đảm bảo an toàn và sức khỏe cho khách hàng: Các hoạt động này cũng sẽ đóng góp vào việc mang lại môi trường làm việc an toàn, hạn chế rủi ro cho sức khoẻ của khách thuê. 

Nâng cao hiệu suất làm việc: Nhờ có một môi trường làm việc ổn định và an toàn, doanh nghiệp sẽ có thể yên tâm hoạt động, tối ưu hiệu suất của nhân viên, nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Duy trì giá trị tài sản: Bảo dưỡng và bảo trì định kỳ giúp duy trì và tăng cường giá trị tài sản và tuổi thọ của tòa nhà, đảm bảo tòa nhà luôn trong trạng thái tốt nhất, tối đa lợi ích cho các chủ đầu tư.

Nâng cao năng lực cạnh tranh: Có hàng ngàn văn phòng cho thuê tại TpHCM nói riêng và tại Việt Nam nói chung do đó, các tòa nhà cũng cần đầu tư vào chất lượng dịch vụ, bảo trì, bảo dưỡng văn phòng thường xuyên để mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng, nâng cao năng lực cạnh tranh của chính mình.

Nice Office – Công ty tư vấn cho thuê văn phòng chuyên nghiệp tại Tp.HCM

Được xây dựng và phát triển bởi một đội ngũ trẻ, năng động và chuyên nghiệp, Nice Office là đơn vị cung cấp văn phòng cho thuê chuyên nghiệp, uy tín hàng đầu tại Tp.HCM với đầy đủ các phân khúc văn phòng hạng A, văn phòng hạng B, văn phòng hạng C, văn phòng giá rẻ, văn phòng trọn gói tại khắp các quận, vị trí vàng… trên địa bàn thành phố.

7 Ưu điểm vượt trội của Nice Office

• Tư vấn chuyên nghiệp, tận tâm 24/7
• Lập báo cáo, phân tích, giúp khách so sánh ưu khuyết của từng điểm thuê
• Đưa rước tận nơi, khảo sát văn phòng cho thuê miễn phí
• Thông tin, hình ảnh luôn được cập nhật mới nhất
• Cung cấp đầy đủ lịch sử giá thuê
• Báo giá nhanh chóng, hỗ trợ hoàn thiện thủ tục gọn gàng
• Hợp đồng rõ ràng, dài hạn, minh bạch tài chính và pháp lý

Đăng ký tư vấn cho thuê văn phòng

Thông tin liên hệ

Hotline: 0901.007.226
Zalo: 0909.653539
Email: info@niceoffice.com.vn
Fanpage: Nice Office – Văn phòng cho thuê Tp.HCM

Nguồn: Nice Office