5 Nhóm phí dịch vụ khi thuê văn phòng doanh nghiệp cần biết

Phí dịch vụ khi thuê văn phòng là điều mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần phải làm rõ trước khi ra quyết định bên cạnh giá thuê cơ bản.

Là công ty tư vấn cho thuê văn phòng TpHCM chuyên nghiệp có sự liên kết chặt chẽ với hơn 1.500 toà nhà, Nice Office thấu hiểu khách hàng luôn cần có sự minh bạch trong mọi quy trình, bao gồm: Tư vấn, khảo sát, báo giá… Trong đó, chúng tôi luôn cam kết báo giá chuẩn xác, không phát sinh giúp khách hàng có thể làm rõ kế hoạch tài chính của mình.

Trong bài viết này, Nice Office muốn gửi đến quý khách hàng những thông tin về 5 loại phí dịch vụ cộng thêm khi thuê văn phòng mà trong quá trình nhận báo giá, đàm phán – ký kết hợp đồng, tất cả mọi doanh nghiệp đều phải lưu ý để tránh thiệt thòi và các phát sinh ngoài dự liệu.

Trước tiên, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu, giá thuê văn phòng bao gồm những gì?

Giá thuê văn phòng sẽ bao gồm những gì?

Thực tế, giá thuê văn phòng sẽ bao gồm 2 phần chính đó là giá thuê tích trên m2/sàn và phí đi kèm. Tùy theo từng tòa nhà, từng phân khúc  mà sẽ có sự khác biệt đáng kể trong cách vận hành, thu phí.

Ví dụ: Sẽ có những toà nhà thu phí điện theo giá nhà nước nhưng cũng có toà nhà quy định giá riêng hoặc có những toà nhà sẽ miễn phí làm thêm ngoài giờ nhưng cũng có toà nhà sẽ thoả thuận với khách thuê hay cũng có quy định sẵn mức thu…

Do đó, khi nhìn vào 1 báo giá, khách hàng cần phải thận trọng xem xét tất cả các khoản mục giá được liệt kê để tính đúng chi phí mà mình cần bỏ ra khi thuê văn phòng. Đôi khi con số thực tế sẽ vượt ngoài ngân sách nếu chỉ nhìn vào giá niêm yết cơ bản.

5 Loại phí dịch vụ khi thuê văn phòng

Để làm rõ các loại chi phí dịch vụ khi thuê văn phòng, chúng ta có thể liệt kê thành 5 nhóm dưới đây:

1. Nhóm phí tiện ích

Khi thuê văn phòng, doanh nghiệp chắc chắn phải sử dụng các tiện ích mà toà nhà cung cấp và đây là nhóm phí đầu tiên, cơ bản nhất. Phí tiện ích sẽ bao gồm:

• Chi phí điện, nước: Có thể tính theo giá nhà nước, có thể dao động từ 3.000 đến 4.500 đồng/Kwh.
• Chi phí điện lạnh: Có thể đã được tính vào giá thuê sàn nhưng cũng có thể phụ thu.
• Chi phí internet: Thường sẽ bao gồm trong giá thuê.
• Chi phí gửi xe máy, xe ô tô: Có thể miễn phí một số slot nhất định hoặc có biểu giá riêng dành cho doanh nghiệp và tất nhiên giá gửi ô tô sẽ luôn luôn cao hơn gửi xe máy. Ngoài ra, cần lưu ý, một số tòa nhà sẽ không có chỗ đỗ ô tô hoặc rất hạn chế chỗ đỗ xe nói chung, lúc ấy, doanh nghiệp sẽ phải sử dụng các bãi xe gần đó.

Thông thường, chi phí của các tiện ích nói trên sẽ được chi trả theo tháng và các văn phòng cho thuê trọn gói sẽ luôn tính sẵn phí tiện ích vào giá thuê. 

Trong vấn đề này, doanh nghiệp cần hiểu rõ cách tính phí, đặc biệt là giá điện để có những biện pháp tiết kiệm năng lượng hoặc lựa chọn các tòa nhà văn phòng thông minh, sở hữu các giải pháp tận dụng tối đa ánh sáng tự nhiên…

2. Nhóm phí quản lý

Tiếp theo trong danh sách phí dịch vụ khi thuê văn phòng này chính là phí quản lý. Đây có lẽ là chi phí khiến nhiều doanh nghiệp đau đầu cân nhắc vì thực tế nó được tính theo m2 – Thuê sàn càng lớn thì chi phí càng cao.

Khi đóng phí quản lý cho tòa nhà, doanh nghiệp được hiểu là đang chi trả cho các dịch vụ chính sau:

• Dịch vụ vệ sinh bao gồm dọn dẹp, thu gom rác thải
• Dịch vụ bảo trì để tu sửa hệ thống cơ sở vật chất định kỳ hoặc khi có yêu cầu
• Dịch vụ bảo vệ bãi xe, bảo vệ toà nhà và quản lý hệ thống an ninh

Hiện tại trên thị trường văn phòng cho thuê TpHCM, các tòa nhà văn phòng hạng A sẽ có phí quản lý dao động từ 6 đến 8 USD/m2 và các văn phòng giá rẻ sẽ có phí quản lý thấp từ 2 đến 3 USD/m2 hoặc có khi là đã bao gồm trong giá thuê. 

3. Nhóm phí dịch vụ khác

Ngoài chi trả nhóm phí tiện ích và phí quản lý, doanh nghiệp sẽ còn có thể phải chi trả cho một số dịch vụ khác như:

• Chi phí in ấn, sử dụng máy Photocopy, máy fax
• Chi phí sử dụng phòng họp, khu vực tiếp khách..
• Chi phí sử dụng dịch vụ giao nhận, vận chuyển

Thực tế, doanh nghiệp thuê văn phòng trọn gói mới phải chú ý đến nhóm chi phí này (ngoại trừ chi phí giao nhận, vận chuyển cần sự cung ứng của bên thứ 3). Hiểu rõ các khoản phí dịch vụ khác phát sinh dù có vẻ nhỏ nhặt nhưng rất có thể sẽ ảnh hưởng lớn đến quyết định liệu có nên thuê văn phòng trọn gói hay thuê văn phòng truyền thống của doanh nghiệp.

Nhìn chung, văn phòng trọn gói rất phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ, start-up, các công ty muốn thuê văn phòng full nội thất, dễ dàng hoạt động được ngay nhưng nhìn chung thuê sàn văn phòng truyền thống vẫn sẽ có nhiều ưu điểm nổi bật nhất là về chi phí lâu dài.

4. Nhóm phí dịch vụ kỹ thuật

Trong một số trường hợp, doanh nghiệp sẽ phải chi trả thêm các khoản phí kỹ thuật, cài đặt bảo trì hệ thống máy tính, hệ thống điện thoại hoặc an ninh nội bộ. Nhóm phí này thường được tính bởi bên thứ 3 là các nhà cung cấp bên ngoài tòa nhà hoặc cũng có thể do đội kỹ thuật của toà nhà hỗ trợ. 

Trước khi ký hợp đồng thuê văn phòng, bạn hãy thảo luận kỹ lưỡng về những dịch vụ kỹ thuật cần thiết. Đặc biệt, không phải dịch vụ nào cũng có thể thuê ngoài hoặc có thể dễ dàng thông qua bởi toà nhà còn cần xem xét đến nhiều yếu tố như kết cấu, kiến trúc chung…

>>> Xem thêm: 16 điều cần lưu ý khi ký và quy định hợp đồng thuê văn phòng

5. Nhóm phí đặc biệt

Cuối cùng, có một nhóm phí đặc biệt trong số các phí dịch vụ khi thuê văn phòng này chính là các khoản đặt cọc, phí dọn vào, dọn ra, các khoản phí phát sinh khi huỷ hợp đồng trước thời hạn… 

Đa số các các toà nhà đều sẽ yêu cầu cọc ít nhất từ 1 đến 3 tháng tiền thuê, miễn phí thời gian setup nhất định tuỳ theo thoả thuận ban đầu và doanh nghiệp sẽ phải trả sàn về nguyên trạng sau khi kết thúc hợp đồng mà không muốn gia hạn.

Tóm lại

Doanh nghiệp cần có một danh sách các khoản phí dịch vụ khi thuê văn phòng được liệt kê rõ ràng để thuận tiện cho quá trình xem xét, so sánh và đàm phán trước khi ra quyết định – Càng nắm bắt chi tiết bao nhiêu, doanh nghiệp càng dễ dàng hoạch định ngân sách bấy nhiêu và có được những lựa chọn phù hợp nhất.

Đối với Nice Office, chúng tôi thấu hiểu trong vấn đề này, khách hàng thường vấp phải nhiều khó khăn bao gồm việc không lường trước các yếu tố phát sinh hoặc cần hỗ trợ đàm phán với chủ tòa nhà… Do đó, bằng kinh nghiệm và sự hợp tác chặt chẽ với các đối tác, chúng tôi cam kết cung cấp một báo giá minh bạch và luôn nỗ lực hết mình để giành quyền lợi tốt nhất cho khách hàng. Đó cũng chính là lý do vì sao dù là một tên tuổi trẻ nhưng Nice Office luôn là thương hiệu uy tín, hàng đầu trong lĩnh vực tư vấn cho thuê văn phòng tại TpHCM.

Nice Office – Công ty tư vấn cho thuê văn phòng chuyên nghiệp tại Tp.HCM

Được xây dựng và phát triển bởi một đội ngũ trẻ, năng động và chuyên nghiệp, Nice Office là đơn vị cung cấp văn phòng cho thuê chuyên nghiệp, uy tín hàng đầu tại Tp.HCM với đầy đủ các phân khúc văn phòng hạng A, văn phòng hạng B, văn phòng hạng C, văn phòng giá rẻ, văn phòng trọn gói tại khắp các quận, vị trí vàng… trên địa bàn thành phố.

7 Ưu điểm vượt trội của Nice Office

• Tư vấn chuyên nghiệp, tận tâm 24/7
• Lập báo cáo, phân tích, giúp khách so sánh ưu khuyết của từng điểm thuê
• Đưa rước tận nơi, khảo sát văn phòng cho thuê miễn phí
• Thông tin, hình ảnh luôn được cập nhật mới nhất
• Cung cấp đầy đủ lịch sử giá thuê
• Báo giá nhanh chóng, hỗ trợ hoàn thiện thủ tục gọn gàng
• Hợp đồng rõ ràng, dài hạn, minh bạch tài chính và pháp lý

Đăng ký tư vấn cho thuê văn phòng

Thông tin liên hệ

Hotline: 0901.007.226
Zalo: 0909.653539
Email: info@niceoffice.com.vn
Fanpage: Nice Office – Văn phòng cho thuê Tp.HCM

Theo nguồn: Nice Office