Hướng dẫn thủ tục thay đổi địa chỉ kinh doanh từ A- Z 

Cùng với sự đi lên của nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp Startup tại Việt Nam những năm gần đây thì việc “an cư lạc nghiệp”, có một văn phòng chỉn chu, chất lượng được xem là bước khởi đầu cho sự thành công của doanh nghiệp. 

Nhưng để tìm được địa chỉ đặt văn phòng lý tưởng ngay từ lần đầu tiên là một việc rất khó, đặc biệt các vấn liên quan đến pháp lý. Vì ở từng thời kỳ, từng giai đoạn phát triển đòi hỏi doanh nghiệp phải luôn có sự thích nghi và đổi mới. Chính vì thế, bài viết dưới đây sẽ mang đến “bảng hướng dẫn” chi tiết nhất về thủ tục thay đổi địa chỉ kinh doanh mà doanh nghiệp nhất định phải biết.

Lệ phí và thời gian thủ tục thay đổi địa chỉ kinh doanh

1. Thời hạn giải quyết: Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
2. Chi phí thay đổi đăng ký: Nộp lệ phí 200.000 đồng/lần (Theo Thông tư số 176/2012/TT-BTC).
3. Cơ quan thực hiện: Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh Sở Kế hoạch và Đầu tư.
4. Đối tượng thực hiện: Cá nhân, tổ chức.

Hướng dẫn thủ tục thay đổi địa chỉ kinh doanh từ A – Z

Theo Điều 35 Nghị định Số: 43/2010/NĐ-CP về Đăng ký kinh doanh, ta có 2 trường hợp cụ thể như sau:

Trường hợp 1: Chuyển địa chỉ trụ sở chính đến nơi khác trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi doanh nghiệp đã đăng ký:

Bước 1: Doanh nghiệp thay đổi địa điểm kinh doanh trong phạm vi cùng quận, huyện, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi doanh nghiệp đã đăng ký thành lập thì không phải thực hiện công việc với cơ quan thuế.

Bước 2: Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày hoàn tất thủ tục kê khai, thông báo với cơ quan thuế, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính đến Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh.

Doanh nghiệp gửi Thông báo (mẫu Phụ lục II-1) đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đã đăng ký với nội dung gồm:

• a) Tên, mã số doanh nghiệp, mã số thuế hoặc số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (trường hợp doanh nghiệp chưa có mã số doanh nghiệp và mã số thuế);
• b) Địa chỉ trụ sở chính dự định chuyển đến;
• c) Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Kèm theo thông báo phải có:

• Quyết định bằng văn bản và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần và của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh; 
• Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên. Quyết định, biên bản họp phải ghi rõ những nội dung được sửa đổi trong Điều lệ công ty.

Bước 3: Nhận kết quả

Người đại diện theo pháp luật hoặc người được uỷ quyền nộp hồ sơ sẽ đến sở kế hoạch đầu tư tiếp nhận giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới sau khi hồ sơ được chấp nhận hợp lệ. Khi tới Người đại diện theo pháp luật hoặc người được uỷ quyền cần mang giấy tờ sau:

• Giấy biên nhận giải quyết hồ sơ;
• Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải đại diện pháp luật);
• CMND/CCCD/hộ chiếu còn hiệu lực;
•  Hồ sơ bằng bản giấy (trường hợp nếu nộp hồ sơ trực tuyến, thì phải mang hồ sơ bản giấy tới để đối chiếu với văn bản điện tử. Nếu quá thời hạn 30 ngày, kể từ ngày gửi thông báo về việc cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mà Phòng Đăng ký kinh doanh không nhận được hồ sơ bằng bản giấy thì hồ sơ đăng ký điện tử của doanh nghiệp không còn hiệu lực)

Lưu ý: Khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, doanh nghiệp phải nộp lại bản chính Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cũ.

Bước 4: Thông báo thông tin thay đổi địa điểm kinh doanh trên Cổng thông tin quốc gia

Sau khi hoàn thành việc thay đổi địa điểm kinh doanh, Doanh nghiệp cần phải công bố nội dung thay đổi trên cổng thông tin quốc gia theo đúng quy định của Luật Doanh Nghiệp.

Lưu ý: Trong trường hợp sau khi Doanh Nghiệp hoàn thành việc thay đổi địa điểm kinh doanh nhưng không thông báo với cơ quan nhà nước trong thời hạn 10 ngày tính từ ngày có thay đổi sẽ bị xử phạt hành chính.

Bước 5: Thực hiện các công việc khác sau khi thay đổi địa điểm kinh doanh

– Về con dấu: không phải tiến hành khắc lại dấu.

– Về hóa đơn: Doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ. Tuy nhiên, cần khắc thêm dấu đóng tên công ty, địa chỉ mới công ty và đóng vào hóa đơn cũ. Sau đó làm công văn thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn lên Chi cục thuế xin phép được tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ. Nếu Doanh nghiệp muốn sử dụng hóa đơn mới thì tiến hành nộp thông báo hủy hóa đơn với cơ quan thuế và nộp thông báo phát hành hóa đơn mới.

Trường hợp 2: Chuyển địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp sang tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác nơi Doanh Nghiệp đã đăng ký:

Bước 1: Trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục với cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo Quy định tại Khoản 1 Điều 35 Nghị định số 43/2010/NĐ-CP của pháp luật về thuế.

• Cụ thể, doanh nghiệp có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản thuế còn nợ. Đồng thời, đề nghị cơ quan thuế hoàn trả các khoản thuế nộp thừa, thuế giá trị gia tăng chưa khấu trừ hết và xin công văn xin chuyển sang quận/huyện/tỉnh/thành phố mới.

Bước 2: Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày hoàn tất thủ tục kê khai, thông báo với cơ quan thuế, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính đến Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh.

Doanh nghiệp gửi Thông báo (mẫu Phụ lục II-1) đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi dự định đặt trụ sở mới với nội dung Thông báo gồm:

• Tên, mã số doanh nghiệp, MST hoặc số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (trường hợp doanh nghiệp chưa có mã số doanh nghiệp MST);
• Địa chỉ trụ sở chính dự định chuyển đến;
• Họ, tên, số CMND hoặc Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác theo quy định, địa chỉ thường trú và chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;

Giấy tờ kèm theo Thông báo bao gồm:

• Bản sao Điều lệ đã sửa đổi của công ty và danh sách thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên;
• Danh sách người đại diện theo ủy quyền đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên được tổ chức quản lý theo quy định tại khoản 3 Điều 67 của Luật Doanh nghiệp;
• Danh sách cổ đông sáng lập đối với công ty cổ phần, danh sách thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh; 
• Quyết định bằng văn bản và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của Đại hội cổ đông đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh;
• Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên.

Bước 3: Tương tự Trường hợp 1.

Bước 4: Tương tự Trường hợp 1.

Bước 5: Thực hiện các công việc khác sau khi thay đổi địa điểm kinh doanh

– Về con dấu: Doanh nghiệp sẽ phải tiến hành thực hiện thủ tục khắc lại con dấu và công bố lại việc sử dụng con dấu trên cơ sở dữ liệu quốc gia – Sở Kế hoạch và Đầu tư.

– Về hóa đơn: Doanh nghiệp nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi; đóng dấu địa chỉ mới lên hóa đơn; nộp bảng kê hóa đơn chưa sử dụng; nộp thông báo điều chỉnh hóa đơn đến cơ quan thuế

– Một số vấn đề khác: Doanh nghiệp phải tiến hành thay đổi thông tin địa chỉ chủ tài khoản đối với tài khoản ngân hàng công ty; thay đổi cơ quan bảo hiểm y tế, xã hội, thay đổi thông tin địa điểm mới của Doanh nghiệp trên trang điện tử (nếu có).

Trên đây là “bảng hướng dẫn” chi tiết thủ tục thay đổi địa chỉ kinh doanh được cập nhật mới nhất nhằm giúp quá trình thay đổi địa chỉ kinh doanh của doanh nghiệp trở nên dễ dàng và nhanh chóng.

Nice Office – Công ty tư vấn và cho thuê văn phòng chuyên nghiệp tại Tp.HCM

Với mong muốn, sứ mệnh hàng đầu là giúp các doanh nghiệp tìm kiếm địa chỉ văn phòng hiện đại và chất lượng bậc nhất cũng như tối ưu hóa quá trình thực hiện thủ tục pháp lý. Mang lại sự an tâm cho doanh nghiệp trên hành trình tìm kiếm văn phòng cho thuê phù hợp nhất. Nice Office tự hào là đơn vị cho thuê văn phòng chuyên nghiệp, uy tín hàng đầu tại Tp.HCM với đầy đủ các phân khúc văn phòng, đáp ứng đa dạng quy mô của doanh nghiệp trên địa bàn thành phố. Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn chi tiết!

7 Ưu điểm vượt trội của Nice Office

1. Tư vấn chuyên nghiệp, tận tâm 24/7.
2. Lập báo cáo, phân tích, giúp khách so sánh ưu khuyết của từng điểm thuê.
3. Đưa rước tận nơi, khảo sát văn phòng cho thuê miễn phí.
4. Thông tin, hình ảnh luôn được cập nhật mới nhất.
5. Cung cấp đầy đủ lịch sử giá thuê.
6. Báo giá nhanh chóng, hỗ trợ hoàn thiện thủ tục gọn gàng.
7. Hợp đồng rõ ràng, dài hạn, minh bạch tài chính và pháp lý.

Đăng ký tư vấn cho thuê văn phòng

Thông tin liên hệ

Hotline: 0901.007.226

Zalo: 0909.653539

Email: info@niceoffice.com.vn

Fanpage: Nice Office – Văn phòng cho thuê Tp.HCM