OKRs – Phương pháp đo lường hiệu suất làm việc phổ biến nhất

OKRs là phương pháp đo lường hiệu suất làm việc phổ biến nhất hiện nay, được áp dụng tại nhiều công ty, tập đoàn lớn trên thế giới như Google và Intel… Vậy phương pháp này là gì? Mời bạn cùng tham khảo bài viết dưới đây của Nice Office.

Hiệu suất làm việc là gì?

Hiệu suất làm việc của nhân viên trong tiếng Anh gọi là Employee Performance và thường được đo lường bằng KPI tức Key Performance Indicator hoặc OKRs tức Objectives and Key Results. Cả 2 chỉ số sẽ cho thấy mức độ hoàn thành công việc của một cá nhân hoặc một tập thể hoặc cả một dự án… trong một khoảng thời gian nhất định.

Nhìn vào KPI hay OKRs, người ta có thể đánh giá được năng lực và “đọc được” ưu khuyết điểm / thế mạnh hoặc hạn chế của một cá nhân hoặc một team để tìm ra cách khắc phục. Điểm chung của KPI và OKRs đó là cả hai phương pháp đều dùng để đánh giá hiệu suất làm việc, đo lường nhiệm vụ cụ thể và sẽ thay đổi tuỳ theo từng tổ chức. Tuy nhiên khi áp dụng vào thực tế thì OKRs tỏ ra hiệu quả hơn vì vậy cũng được ưa chuộng hơn.

Tầm quan trọng của việc đo lường hiệu suất làm việc

Nhìn chung, việc đo lường hiệu suất làm việc cũng quan trọng như việc doanh nghiệp đầu tư vào các dự án vậy. Doanh nghiệp cần xây dựng một nền tảng đánh giá chuẩn mực để giúp các bộ phận hoạt động hiệu quả, hướng đến mục tiêu cụ thể.

Những lợi ích dài hạn của việc đo lường hiệu suất làm việc bao gồm:

Thúc đẩy tinh thần trách nhiệm chung

Trong một tập thể, không phải ai cũng có khả năng điều phối công việc tốt. Có những người dễ bị trì hoãn vì các thói quen như đi trễ, dễ bị phân tâm trong quá trình làm việc,… thì việc đặt ra KPI / OKRs sẽ góp phần hạn chế những điều nói trên, từ đó thúc đẩy tinh thần trách nhiệm chung.

Mặt khác, bản thân những nhân viên còn thiếu sót sẽ cảm thấy áp lực và buộc phải nỗ lực để cải thiện nếu không muốn bị bỏ lại phía sau hoặc làm ảnh hưởng đến cả nhóm.

Gia tăng sự tin cậy, gắn bó của team

Khi có KPI / OKRs cụ thể, trưởng nhóm không đau đầu trong việc theo dõi hành vi nhân viên, giám đốc không phải bận tâm quá nhiều rằng “không biết bộ phận đó đang làm gì? có thể theo kịp kế hoạch để triển khai không?”… Bản thân 2 chỉ số này như một đích đến đã được vách sẵn, đi liền với hàng loạt các timeline cụ thể trong bảng kế hoạch mà mỗi nhân viên dường như phải đạt được. Lúc này, trưởng team và giám đốc cần nhất là tạo điều kiện cho nhân viên phát triển độc lập, cái quan trọng chính là kết quả mà nhân viên mang lại.

Điều này sẽ góp phần gia tăng sự tin tưởng giữa các thành viên trong tổ chức, họ trở nên gắn bó hơn khi có chung một mục tiêu và phần thưởng tương xứng nếu đạt.

Giúp doanh nghiệp tiết kiệm nguồn lực

Khi mỗi cá nhân phấn đấu vì KPI/ OKRs của mình và của tập thể, bạn sẽ nhận thấy hiệu suất làm việc của họ cải thiện đáng kể, ít chậm trễ, đúng deadline, hạn chế mắc lỗi hơn… Như vậy, doanh nghiệp sẽ “trút” được gánh nặng về nguồn lực nhân sự (không cần phải tuyển dụng thêm, không cần phải tốn thêm người giám sát), từ đó gánh nặng tài chính cũng giảm đi.

Gia tăng trải nghiệm tốt cho khách hàng

Tất cả mỗi một bộ phận dù trực tiếp hay gián tiếp đều có ảnh hưởng đến khách hàng của doanh nghiệp. Nhiều người cho rằng, trải nghiệm khách hàng chỉ bắt đầu khi khách hàng tiếp xúc với nhân viên của mình. Điều này hoàn toàn sai lầm. Trải nghiệm khách hàng có thể đã bắt đầu từ một tin tức quảng cáo, từ khi họ truy cập website của doanh nghiệp… Vì vậy, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng khách hàng sẽ có những ấn tượng tốt nhất ngay cả khi vô tình hay “hữu ý” nhìn thấy doanh nghiệp của mình bằng cách đảm bảo mọi bộ phận, mọi công đoạn đều được hoàn thiện tốt nhất, đúng với các tiêu chí đánh giá hiệu suất đã đề ra.

Giúp doanh nghiệp phát triển bền vững

Đây là một lợi ích hẳn nhiên khi mà KPI / OKRs đã có thể giúp doanh nghiệp có được những nhân sự làm việc có trách nhiệm, đội nhóm gắn bó, tiết kiệm nguồn lực, tiết kiệm chi phí và đạt được sự hài lòng của khách hàng.

Điều quan trọng hơn hết, sự phát triển này không phải trong ngắn hạn mà nó có thể được duy trì lâu dài, bền vững nếu doanh nghiệp liên tục cải tiến hệ thống đánh giá phù hợp với từng cá nhân, từng bộ phận và từng chiến lược.

Là cơ sở cho hoạt động khen thưởng

Khen thưởng là một trong các yếu tố giúp nhân sự cảm thấy được khích lệ, được trân trọng thành quả và gắn bó với công ty lâu dài. Vì vậy, KPI / OKRs không phải chỉ để áp đặt, chỉ ra các thiếu sót mà hãy giúp nhân viên của bạn hiểu theo hướng tích cực hơn rằng nó cũng là một minh chứng để bạn được tăng lương, được thưởng, được lên chức…

Khi làm tốt việc “thưởng phạt” thì doanh nghiệp sẽ tạo ra được một môi trường cạnh tranh tích cực, đẩy hiệu suất chung của toàn bộ tập thể lên cao.

Phương pháp đo lường hiệu suất làm việc OKRs

Mỗi một bộ phận trong doanh nghiệp phải được áp dụng cách đánh giá riêng nhưng nhìn chung OKRs là tương quan giữa mục tiêu và kết quả. Ngay cả những tập đoàn lớn trên thế giới như Google, Amazon, Intel… cũng áp dụng phương pháp này.

Nguồn gốc của OKRs

Phương pháp này bắt nguồn từ MBO – Phương pháp quản trị theo mục tiêu do Peter Drucker đưa ra vào năm 1954. Sau đó, nó được phát triển và khắc phục những nhược điểm tồn đọng bởi Andy Grove (CEO của Intel) và được ứng dụng thành công trong thực tiễn, tuy nhiên theo nhiều đánh giá là nó còn khá cứng nhắc.

Vào năm 1999, một nhân viên của Andy Grove tiếp tục phát triển phương pháp này và ứng dụng vào Google – Bến đổ sau khi rời Intel của ông và giúp cho Google có được cách đánh giá hiệu suất làm việc linh hoạt hơn, áp dụng thang điểm từ 1 đến 10 cho các đánh giá của mình.

• 0.7 đến 1.0: Hoàn thành OKRs (Biểu thị bằng màu xanh lá)
• 0.4 đến 0.6: Có tiến bộ nhưng không hoàn thành OKRs (biểu thị bằng màu vàng)
• 0.0 đến 0.3: Không tiến bộ, không hoàn thành OKRs và không có cố gắng hoàn thành (biểu thị bằng màu đỏ)

Từ năm 2010, OKRs được áp dụng rộng rãi cho nhiều doanh nghiệp/ tổ chức lớn trên thế giới và tại Việt Nam nó cũng rất phát triển.

5 lợi ích của OKRs

Phương pháp này đã được chứng thực mức độ hiệu quả cho các doanh nghiệp thuộc nhiều quy mô khác nhau, trong đó, nó mang lại 5 lợi ích chính, gồm:

Gia tăng sự tập trung

Khi có mục tiêu cụ thể, rõ ràng, nhân viên / Team của bạn sẽ có khả năng tập trung và phấn đấu vì mục tiêu đó tốt hơn, tạo nên sự khác biệt hẳn so với việc không biết điều gì là quan trọng nhất, cần ưu tiên. Đi liền với các mục tiêu (chỉ nên tối đa là 3 trong một thời điểm) là các kết quả cần có (nhưng không quá 5 kết quả chính).

Gia tăng tính liên kết, phối hợp và đồng bộ

Khi mỗi cá nhân biết rõ trách nhiệm và hạn chế những công việc dư thừa cũng như hiểu rõ vai trò của mình trong một tổ chức thì họ sẽ biết cách hạn chế xung đột, thấu hiểu và hợp tác với các bộ phận liên quan để giải quyết vấn đề, tránh làm mất thời gian cũng như ảnh hưởng đến văn hoá làm việc chung.

Thúc đẩy tinh thần trách nhiệm thông qua các cam kết

Khi tuân thủ phương pháp OKRs, chắc chắn sẽ có những cam kết mà cá nhân hoặc team phải hoàn thành bởi nếu không nó có thể ảnh hưởng dây chuyền, để lại hậu quả cho những cá nhân hoặc bộ phận khác. Vì vậy, ý thức làm việc sẽ được gia tăng và bên cạnh đó là mọi người cũng biết cách gắn kết, hỗ trợ, giúp đỡ nhau trong công việc.

Giúp theo dõi tiến độ công việc chặt chẽ

Không chỉ bản thân nhân viên theo dõi tiến độ của mình mà quản lý cũng có thể theo dõi và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên. Từ những theo dõi đó, chúng ta có thể nhìn nhận ưu khuyết điểm của bản thân, đánh giá khả năng xuất hiện rủi ro trong quá trình làm việc và đưa ra cách khắc phục hiệu quả.

Kéo dài kết quả, đặt ra mục tiêu mang tính tham vọng hơn cho tổ chức

Khi một tổ chức áp dụng OKRs hiệu quả, họ sẽ thường sẽ hướng đến những mục tiêu có tính tham vọng hơn. Nó giúp toàn bộ doanh nghiệp nỗ lực tối đa và có thể đạt kết quả vượt qua kỳ vọng của mình

Thế nào là một OKRs đúng đắn

Như đã đề cập thì OKRs là tổng giữa Mục tiêu (Objective) và kết quả (Results). Vì vậy để có được công thức đúng thì bạn cần xác định đúng mục tiêu và kết quả này.

Đối với mục tiêu thì nó phải là những mục tiêu rõ ràng, có thời hạn cụ thể, có thể định tính và hướng đến hành động. Đồng thời, nó phải được diễn giải ngắn gọn, minh bạch và dễ hiểu cho tất cả mọi người trong tổ chức.

Đối với kết quả thì nó chắc chắn phải có tính liên kết, logic với mục tiêu đặt ra và phải có khả năng định lượng, được ghi nhận trong một khoảng thời gian cụ thể và đi liền với thông tin về chất lượng.

Ví dụ: Thay vì đưa ra mục tiêu là lập kênh youtube thì nên cụ thể hơn là lập kênh youtube với 1.000 người đăng ký theo dõi trong tháng tiếp theo.

OKRs có áp dụng giống nhau cho từng bộ phận không?

Câu trả lời là không. OKRs sẽ có những mục tiêu và cam kết khác nhau cho từng cá nhân, từng bộ phận riêng biệt. Nhưng như đã đề cập, một cá nhân không nên có quá 3 mục tiêu và 5 cam kết nên doanh nghiệp cần biết cách chắt lọc và áp dụng đúng, tránh gây tác dụng ngược.

Bên cạnh đó, ngoài việc xác định đúng mục tiêu kết quả thì sự đồng lòng của tập thể, sự tích cực trong việc giao tiếp, liên tục cải tiến là những gì mang lại thành công khi áp dụng OKRs vào doanh nghiệp.

Hiện trên thị trường có rất nhiều đơn vị tư vấn và phần mềm hỗ trợ thực hiện OKRs, doanh nghiệp có thể cân nhắc tham khảo trước khi thực hiện.

Nguồn: Nice Office – Chuyên cho thuê văn phòng Tp.HCM