Làm việc từ xa hiệu quả hơn với top 6 công cụ hỗ trợ đắc lực

Mặc dù văn hóa làm việc từ xa hay còn gọi là làm việc tại nhà chưa thực sự phổ biến nhưng trải qua năm 2020 và 6 tháng đầu năm 2021, dần dần các doanh nghiệp cũng phải chấp nhận chuyển đổi và học cách thích nghi khi mà dịch Covid vẫn còn âm ỉ. Hãy cùng Nice Office khám phá cách thức làm việc này và những công cụ hỗ trợ hiệu quả nhất.

Làm việc từ xa là gì?

Mới mẻ tại Việt Nam nhưng đã quen thuộc tại nhiều nơi trên thế giới. Nhờ vào sự phát triển vượt trội của công nghệ thông tin, giờ đây, nhân viên và doanh nghiệp có thể dễ dàng kết nối, trao đổi công việc một cách dễ dàng mà không cần thiết phải đến văn phòng.

4 Ưu điểm nổi bật khi làm việc từ xa

Tiết kiệm chi phí

Đây là yếu tố đầu tiên và dễ thấy nhất khi đề cập đến ưu điểm của làm việc từ xa. Việc không phải di chuyển, cho phép nhân viên của công ty hạn chế tối đa chi tiêu cho phương tiện đi lại. Bên cạnh đó, ngay cả doanh nghiệp cũng có thể tiết kiệm toàn bộ hoặc một phần chi phí thuê văn phòng, phí dịch vụ, điện nước… nhất là khi văn phòng cho thuê đó đặt ở các quận trung tâm đắc đỏ.

Theo Global Workplace Analytics, trung bình công ty sẽ tiết kiệm khoảng 11.000 USD/năm cho một nhân viên nếu họ làm việc từ xa và có khoảng 30% nhân viên tiết kiệm được 5.240 USD/năm (Theo CoSo Cloud).

Năng suất lao động được cải thiện hơn

Việc cải thiện năng suất lao động này bắt nguồn từ việc nhân viên cảm thấy đời sống trở nên cân bằng hơn, thoải mái hơn, không bị gò bó bởi không gian văn phòng nhàm chán. Rất nhiều người cho biết, họ có thể chủ động bắt đầu công việc sớm hơn và cũng có thể sẵn sàng làm thêm nếu có vấn đề phát sinh mà không bị ngao ngán bởi việc di chuyển đến công ty hay về nhà.

Mặt khác, việc năng suất lao động được cải thiện còn nhờ vào việc thay đổi cách thức quản lý của đại đa số doanh nghiệp khi nhân viên chuyển sang làm việc từ xa. Lúc này, người ta không đong đếm hiệu suất bằng số giờ mà bằng khối lượng công việc đã hoàn thành, tạo động lực cho nhân viên thực hiện đúng hay thậm chí là vượt chỉ tiêu mong đợi.

Dễ dàng tiếp cận lực lượng lao động chất lượng

Thực vậy! Khi cho phép nhân viên làm việc từ xa thì đồng nghĩa doanh nghiệp cũng có thể tiếp cận với một đội ngũ lao động đa dạng, cho phép chọn lọc nhân sự chất lượng cao mà không bị cản trở về vấn đề địa lý, khoảng cách. Điều này đặc biệt có lợi cho những doanh nghiệp mà trụ sở, nhà máy không nằm ở các thành phố lớn, các khu trung tâm khi muốn mở rộng đối tượng tuyển dụng của mình.

Bản thân người lao động cũng có sẽ được tạo điều kiện để tiếp cận với những doanh nghiệp mà mình hướng đến, có thể nhận được mức lương tốt hơn bên cạnh tiết kiệm chi phí như ưu điểm đầu tiên đã nêu.

An toàn cho sức khỏe

Trước đây, người ta không thực sự suy nghĩ đến ưu điểm này nhưng khi dịch Covide-19 xảy ra thì việc làm tại nhà hay làm từ xa sẽ giúp đảm bảo sức khỏe cho nhân viên cũng như hạn chế rủi ro gián đoạn kinh doanh cho doanh nghiệp.

Ngoài 4 ưu điểm nói trên, người ta còn nhận thấy một số các ưu điểm khác ví dụ như hạn chế tình trạng kẹt xe vào giờ cao điểm nhờ đó mà chất lượng không khí được cải thiện, người lao động có thể nhận nhiều công việc cùng lúc để cải thiện thu nhập, có thời gian chăm sóc cho gia đình nhất là phụ nữ có con nhỏ. Tuy nhiên, bất kỳ một vấn đề nào cũng đều có hai mặt. Bên cạnh ưu điểm thì làm việc từ xa cũng có khuyết điểm.

Các khuyết điểm khi làm việc từ xa

Sự phối hợp giữa các nhóm/ phòng ban chưa được “mướt”

Không phải cứ có công cụ hỗ trợ là đội nhóm hoặc các phòng ban của công ty có thể phối hợp tốt với nhau. Đôi khi việc xa cách sẽ dẫn đến các hiểu lầm không đáng có trong giao tiếp, phân công công việc, dẫn đến sự rối loạn trong khâu tổ chức, lập kế hoạch… Thông thường việc chat, trao đổi qua tin nhắn sẽ dễ rơi vào tình huống này nên thay vào đó, các đội nhóm/ phòng ban nên sắp xếp họp online, trình bày và thảo luận trực tiếp với nhau. Dẫu vậy, không phải lúc nào chúng ta cũng có thể họp online cho nên nếu được làm việc ở văn phòng và gặp gỡ nhau thường xuyên thì vẫn thuận tiện hơn nhiều.

Không phải ai cũng tôn trọng và có kỷ luật cá nhân

Cho dù sở hữu hệ thống làm việc từ xa hiệu quả đến mấy thì tất cả cũng còn phụ thuộc vào kỷ luật của từng cá nhân. Trong phần ưu điểm, chúng tôi có nói về việc hiệu suất lao động của nhân viên tăng lên đáng kể nhưng điều đó chỉ xảy ra khi bản thân nhân viên là người có tính kỷ luật cao và có khả năng sắp xếp công việc khoa học.

Mặt khác, nếu là người không có tính kỷ luật, họ sẽ thường sử dụng thời gian làm việc không đúng mục đích hoặc hoàn thành công việc một cách “đối phó”, đòi hỏi người quản lý phải tốn nhiều thời gian để theo sát và kiểm tra thường xuyên.

Không có động lực làm việc

Bên cạnh những người cảm thấy thoải mái khi được làm việc tại nhà thì cũng có nhiều người cho biết họ dễ bị xao nhãng hoặc bị các yếu tố bên ngoài tác động, làm giảm năng suất công việc. Bản thân những người này mong muốn được ngồi trong một văn phòng chỉnh chu, có đầy đủ thiết bị và được gặp gỡ trao đổi trực tiếp với đồng nghiệp hơn.

Khó khăn khi training nhân sự mới

Nhân sự mới là những người có thể có kỹ năng chưa cao hoặc chưa quen với môi trường, văn hóa của doanh nghiệp. Vì vậy, họ khá “nhạy cảm”, cần được hướng dẫn và hỗ trợ trực tiếp để có thể hòa nhập nhanh chóng. Làm việc từ xa sẽ khiến quy trình huấn luyện, training gặp khó khăn hơn rất nhiều. Đặc biệt là nếu giữa nhân viên cũ và mới hoặc giữa người quản lý và nhân viên mới có khoảng cách nhất định về tuổi tác, cách giao tiếp thì lại là một vấn đề lớn hơn, khiến cho các bên đều cảm thấy không thoải mái.

Duy trì văn hóa doanh nghiệp cũng là bài toán khó

Văn hóa doanh nghiệp được hình thành dựa trên các hoạt động giao tiếp, ứng xử nội bộ, quy định, các hoạt động chia sẻ, gắn kết từng thành viên trong doanh nghiệp với nhau. Vì vậy, để duy trì được văn hóa doanh nghiệp khi làm việc từ xa thực sự là một thách thức đòi hỏi rất nhiều nỗ lực của đội ngũ điều hành và tập thể nhân viên.

Top 6 công cụ hỗ trợ đắc lực khi làm việc từ xa

Zoom meeting

Zoom meeting chắc chắn không còn xa lạ với tất cả chúng ta và cũng là ứng dụng “làm mưa làm gió” trong suốt 2 năm qua. Zoom meeting cho phép thiết lập các cuộc họp, hội thảo online với quy mô từ nhỏ đến lớn. Ứng dụng này sở hữu các trợ năng đặc biệt như tạo phông nền ảo chuyên nghiệp, chia sẻ màn hình, record cuộc họp hoặc hội thảo, tắt bật âm thanh với khách mời… Hiện không chỉ áp dụng cho các công ty mà các trường học cũng sử dụng Zoom meeting trong việc giảng dạy từ xa.

Bộ công cụ G-Suite

Bộ công cụ G-Suite của Google bao gồm Google Drive, Google Docs và Google Sheet chính là top những công cụ hỗ trợ làm việc online tốt nhất hiện nay. Với Googel Docs và Google Sheet, bạn có thể soạn thảo, nhập dữ liệu và chia sẻ cho các thành viên trong nhóm và thiết lập quyền xem hoặc chỉnh sửa… Với Google Drive cũng tương tự, bạn có thể chia sẻ tài nguyên, video, tư liệu với các lựa chọn cá nhân hóa mà yêu cầu đơn giản là chỉ cần có kết nối internet.

Ngoài G-Suite, Google còn phát triển các ứng dụng ngư Google Hangouts, Google Callendar… rất hữu ích khi làm việc từ xa.

Trello

Không thể không kể đến Trello trong danh sách này bởi nó là công cụ giúp quản lý luồng công việc khá hiệu quả cho đội nhóm. Với Trello, bản thân người lao động sẽ có được một kế hoạch làm việc tốt hơn nhất là khi có nhiều deadline cần hoàn thành và người quản lý cũng sẽ dễ dàng theo dõi, nhận xét kết quả công việc hơn.

Dropbox

Đến tận bây giờ, dù có Google Drive nhưng dropbox vẫn được rất nhiều người ưa chuộng và kho lưu trữ làm việc trên nền tảng đám mây, cho phép các thành viên có thể truy cập mọi lúc mọi nơi. Tính năng lưu trữ đám mây này cũng đảm bảo cho các tệp dữ liệu được an toàn, không lo bị mất và cũng dễ dàng chia sẻ khi cần.

Team Viewer / Ultra View

Team Viewer hoặc Ultra View đều sẽ giúp bạn kết nối với nhau khi cần hỗ trợ các vấn đề cần phải chia sẻ màn hình. Điều này cực kỳ quan trọng khi bạn gặp sự cố, muốn được một ai đó “trực tiếp xâm nhập” vào máy tính của mình để xử lý hoặc khi training cho nhân viên mới, hai ứng dụng này cũng đều tỏ ra rất hiệu quả.

Skype / Zalo

Để chat hoặc thực hiện các cuộc gọi thì Skype và Zalo là hai ứng dụng được ưa chuộng nhất tại Việt Nam (Với quốc tế là Skype và Viber hoặc một số ứng dụng riêng cho từng nước như Kakao Talk, Line…). Đối với Skype thì điểm mạnh của nó chính là đường truyền ổn định và có chức năng gọi bằng số điện thoại. Đối với Zalo thì khả năng chia sẻ tài liệu là vượt trội hơn cả. Ngoài ra, Zalo cũng có một số chức năng hỗ trợ làm việc nhóm như To-do list, Zavi (Zalo Video call)…

Tóm lại

Làm việc từ xa có ưu điểm và khuyết điểm của nó. Đôi khi các khuyết điểm sẽ được đánh giá là nhỏ hay lớn tùy vào từng công ty và việc thuê văn phòng làm việc hay cho phép nhân viên làm tại nhà cũng còn tùy vào đặc tính, mô hình kinh doanh của doanh nghiệp. Vậy nên không có hình thức nào là tuyệt đối tốt hay không tốt.

Trong trường hợp cần phải làm việc từ xa / làm việc tại nhà thì những công cụ mà Nice Office liệt kê chắc chắn sẽ hỗ trợ đắc lực giúp bạn và doanh nghiệp duy trì hoạt động, vượt qua các giai đoạn khó khăn. Trong trường hợp bạn cần tư vấn thuê văn phòng vì nhận thấy làm việc từ xa không phù hợp với doanh nghiệp của mình, hãy gọi cho Nice Office để được tư vấn và hỗ trợ khảo sát địa điểm một cách nhanh chóng nhất.

Nice Office – Công ty tư vấn và cho thuê văn phòng chuyên nghiệp tại Tp.HCM

Được xây dựng và phát triển bởi một đội ngũ trẻ, năng động và chuyên nghiệp, Nice Office là đơn vị cung cấp văn phòng cho thuê chuyên nghiệp, uy tín hàng đầu tại Tp.HCM với đầy đủ các phân khúc văn phòng hạng A, văn phòng hạng B, văn phòng hạng C, văn phòng giá rẻ, văn phòng trọn gói tại khắp các quận, vị trí vàng… trên địa bàn thành phố.

7 Ưu điểm vượt trội của Nice Office

• Tư vấn chuyên nghiệp, tận tâm 24/7
• Lập báo cáo, phân tích, giúp khách so sánh ưu khuyết của từng điểm thuê
• Đưa rước tận nơi, khảo sát văn phòng cho thuê miễn phí
• Thông tin, hình ảnh luôn được cập nhật mới nhất
• Cung cấp đầy đủ lịch sử giá thuê
• Báo giá nhanh chóng, hỗ trợ hoàn thiện thủ tục gọn gàng
• Hợp đồng rõ ràng, dài hạn, minh bạch tài chính và pháp lý

Đăng ký tư vấn cho thuê văn phòng

Thông tin liên hệ

Hotline: 0901.007.226
Zalo: 0909.653539
Email: info@niceoffice.com.vn
Fanpage: Nice Office – Văn phòng cho thuê Tp.HCM