Văn phòng trọn gói là gì?  5 lý do khiến bạn muốn thuê văn phòng trọn gói

Bạn là một start-up, một doanh nghiệp mới đang rất phân vân không biết nên thuê văn phòng làm việc như thế nào cho phù hợp lại cân bằng được ngân sách hoạt động? Bạn muốn tìm kiếm một không gian thích hợp, đủ riêng tư nhưng không đòi hỏi “hao tâm tổn sức cho quá trình vận hành? Đó là lúc bạn cần Nice Office – Công ty tư vấn cho thuê văn phòng trọn gói uy tín hàng đầu tại Tp.HCM.

Văn phòng trọn gói là gì?

Khái niệm văn phòng trọn gói (Tiếng Anh là Serviced Office) du nhập vào nước ta vào khoảng năm 2006 tại Hà Nội sau đó dần phổ biến tại Tp.HCM và cùng với sự phát triển của nền kinh tế, mô hình này nở rộ.

Ngoài cách gọi văn phòng trọn gói, đôi khi, chúng ta còn có thể nghe nói đến những khái niệm như văn phòng tiện lợi hay Easy Office, nhấn mạnh tính thuận tiện, “gọn nhẹ” trong khâu vận hành, cung cấp đầy đủ những trang bị thiết yếu để một doanh nghiệp hoạt động trơn tru, bao gồm lễ tân, phòng họp, nội thất văn phòng, hệ thống mạng viễn thông…

Tại sao thuê văn phòng trọn gói? Ưu điểm của hình thức này là gì?

Tính tiện lợi vì đã đã được trang bị đầy đủ

Lý do đầu tiên được nhắc đến nhiều nhất khi chọn thuê văn phòng trọn gói mà Nice Office được khách hàng chia sẻ chính là “Tiện”. Thật vậy, thử tưởng tượng quá trình tìm kiếm văn phòng vốn đã vất vả, đi đến thoả thuận – ký kết là một chặng đường, thuê đơn vị thiết kế, thi công lại ngốn thêm của doanh nghiệp một khoảng thời gian mà với dân kinh doanh thời gian chính là tiền bạc. Nếu bỏ lỡ những cơ hội thâm nhập thị trường hay khẳng định thương hiệu thì sẽ gây ra tổn thất lớn cho doanh nghiệp. Vì vậy, việc thuê một văn phòng đã được set-up đầy đủ, chỉ cần bắt tay ngay vào công việc đôi khi là điều tối quan trọng.

Tiết kiệm chi phí hơn so với thuê sàn văn phòng

Lý do thứ hai đó là tiết kiệm. Hiển nhiên, việc thuê văn phòng trọn gói sẽ giúp bạn tiết kiệm hơn so với việc thuê cả một sàn văn phòng (trong điều kiện so sánh cùng vị trí thuê) bởi giá thuê thấp hơn mà cũng còn bởi bạn sẽ hạn chế ngân sách cho các vị trí làm việc không quá trọng yếu tiêu biểu như lễ tân, nhân viên dọn dẹp,… Thay vào đó, các công ty sẽ cùng nhau chia sẻ gánh nặng chi phí này mà vẫn đảm bảo được sự chuyên nghiệp, gọn gàng.

Địa chỉ làm việc uy tín, môi trường công sở chuyên nghiệp

Lý do tiếp theo để chọn thuê văn phòng trọn gói đó là tên tuổi của công ty bạn có thể được gắn liền với những toà nhà lừng lẫy, danh tiếng, thuộc các quận trung tâm đắc đỏ như Landmark 81, Bitexco, Vietcombank Tower... mà không cần phải chi hàng trăm chục hay hàng trăm triệu thuê sàn. Thử tưởng tượng khi khách hàng hỏi địa chỉ công ty và bạn trả lời nó nằm bên trong Bitexco thì cũng đủ mang lại sự tin cậy, chuyên nghiệp rồi. Khách hàng cũng sẽ cảm thấy vô cùng thuận tiện khi di chuyển đến văn phòng của bạn.

Giúp doanh nghiệp mở rộng networking

Lý do thứ tư mà Nice Office cũng cảm thấy khá hay ho đó chính là mang lại cho doanh nghiệp non trẻ hoặc còn “nhỏ nhắn” của bạn một networking chất lượng. Trong kinh doanh, ngoài chiến lược, networking là điều hết sức quan trọng. Vì vậy, việc đặt văn phòng ở một nơi cho phép mở rộng mối quan hệ với nhiều đơn vị, công ty khác và biết tận dụng nó thì sẽ mang lại cho doanh nghiệp những giá trị vượt trội.

Dễ dàng chuyển đổi, không tốn nhiều chi phí cố định

Lý do thứ năm đó là tính “thanh khoản” của văn phòng. Điều này hẳn nhiều người khi kinh doanh cũng sẽ một lần nghĩ tới. Không có gì là chắc chắn trong thế giới đầy hỗn loạn. Đôi khi bạn sẽ phải đối mặt với những tình huống bất khả kháng khiến doanh nghiệp thu hẹp quy mô hoặc tệ hơn là ngừng kinh doanh. Trong trường hợp đó, thuê văn phòng trọn gói sẽ giảm nhẹ cho bạn tất cả những lo toang về trang thiết bị, bạn không phải là người mua sắm chúng, bạn không tốn chi phí gì cho chúng ngay từ đầu. Việc bạn cần làm lúc ấy chỉ là kết thúc hợp đồng hoặc lựa chọn một diện tích văn phòng khác phù hợp hơn.

Nhược điểm khi thuê văn phòng trọn gói

Lẽ tất nhiên, hình thức thuê văn phòng nào cũng có những khuyết điểm của nó. Trước khi quyết định thuê văn phòng trọn gói, bạn cần biết một số những bất tiện sau:

Các dịch vụ đều có “hạn mức”

Văn phòng trọn gói trang bị cho doanh nghiệp đầy đủ những gì cần thiết để hoạt động như phòng họp, máy chiếu, máy photocopy, máy fax… nhưng điều đó không có nghĩa là bạn có thể sử dụng “vô tư”. Ví dụ, khi thuê văn phòng trọn gói bạn sẽ gặp phải quy định về lượng giấy A4 miễn phí phục vụ cho việc photo trong một tháng. Hãy tìm hiểu thật kỹ với đơn vị tư vấn cho thuê văn phòng và cân nhắc xem liệu doanh nghiệp có cần tự trang bị riêng hay không.  

Cần đặt trước phòng họp nếu muốn sử dụng

Phòng họp trong các toà nhà văn phòng trọn gói sẽ được dùng chung giữa nhiều công ty trong cùng một tầng hoặc một khu vực nhất định nào đó. Vì vậy, bạn sẽ phải đặt trước nếu muốn họp team, tiếp khách và tuỳ vào dịch vụ của toà nhà mà bạn sẽ được miễn phí một đến hai giờ đầu và tính phí cho các giờ tiếp theo. Mặt khác, nếu có công ty đặt trước vào một khung giờ thì bạn hoặc là không đặt được hoặc sẽ phải cố gắng tiến hành buổi họp/buổi gặp của mình trước thời điểm mà công ty ấy cần.

Làm việc quá giờ đôi khi cũng gặp phải khó khăn

Một số toà nhà sẽ có giờ quy định làm việc bởi lễ tân và các dịch vụ dọn dẹp khác của họ cũng chỉ được trả lương để phục vụ trong tần ấy thời gian vì vậy, đôi khi nếu bạn Over-time thì cũng sẽ gặp phải những tình huống hối thúc, gấp rút không mong muốn.

Văn phòng trọn gói phù hợp với những doanh nghiệp nào?

Chắc chắn rằng, thuê văn phòng trọn gói sẽ không phù hợp với những công ty có quy mô vừa và lớn mà nó chỉ phù hợp với những công ty quy mô nhỏ có từ 3 đến 10 nhân viên hoặc hơn một chút.

Thông thường, đối tượng thuê văn phòng trọn gói là những công ty mới thâm nhập thị trường/ Start up muốn tiết kiệm chi phí. Mặt khác các doanh nghiệp trong nước hoặc ngoài nước có mong muốn đặt văn phòng đại diện đơn giản cũng sẽ chọn loại hình thuê văn phòng này.

Các công ty về dịch vụ tư vấn tài chính, kế toán, kiểm toán cũng rất ưa chuộng văn phòng trọn gói, nhìn chung đa số sẽ nghiêng về mảng dịch vụ nhiều hơn là sản xuất.

Tính pháp lý của văn phòng trọn gói

Rất nhiều người băn khoăn về tính pháp lý của văn phòng trọn gói. Trên thực tế cũng như văn phòng ảo, mặt dù là những thuật ngữ chưa có trong quy định bằng văn bản của các cơ quan quản lý nhưng xét về luật doanh nghiệp là hoàn toàn phù hợp, không có vấn đề gì khi đăng ký kinh doanh hay vận hành.

Giá thuê văn phòng trọn gói là bao nhiêu?

Giá thuê văn phòng trọn gói sẽ được tính theo đầu người hay còn gọi là theo chỗ trên một tháng. Trên thị trường hiện tại sẽ có hai khoảng giá:

• Với phân khúc toà nhà văn phòng hạng A/cao cấp, giá thuê sẽ từ 330 USD đến 650 USD/chỗ/tháng.
• Ở phân khúc thấp hơn, bạn sẽ tìm thấy các mức giá từ 150 USD – 280 USD/chỗ/tháng.

>> Xem chi tiết: Danh sách văn phòng trọn gói tại Tp.HCM

Danh sách 10 tiện ích thường có trong văn phòng trọn gói

1. Sử dụng địa chỉ văn phòng để đăng ký giấy phép kinh doanh.
2. Tên doanh nghiệp được hiển thị trên bảng giới thiệu chính và bảng tên đặt tại từng phòng riêng biệt.
3. Dịch vụ lễ tân đón khách, hướng dẫn khách hàng tới văn phòng, nhận chuyển tiếp bưu phẩm.
4. Khu vực Pantry được trang bị thiết bị lò vi sóng, tủ lạnh, máy nước nóng lạnh với trà, cà phê và món bánh điểm tâm nhẹ.
5. Khu vực café, dành cho doanh nghiệp tiếp khách hoặc sinh hoạt chung.
6. Trang thiết bị văn phòng sử dụng chung như: máy photocopy, máy in trắng đen, máy in màu, máy scan.
7. Hệ thống điện lạnh công suất lớn, đường truyền internet tốc độ cao cho toàn khu vực chung và riêng cho từng phòng làm việc tùy theo yêu cầu của quý khách hàng.
8. Phòng làm việc được trang bị khóa từ, bàn ghế, tủ đựng hồ sơ.
9. Phòng họp từ 4 – 20 chỗ tiêu chuẩn được trang bị wifi, máy chiếu.
10. Dịch vụ dọn dẹp vệ sinh, đội ngũ quản lý chuyên nghiệp, dịch vụ an ninh 24/7.

Nice Office – Công ty tư vấn và cho thuê văn phòng chuyên nghiệp tại Tp.HCM

Được xây dựng và phát triển bởi một đội ngũ trẻ, năng động và chuyên nghiệp, Nice Office là đơn vị cung cấp văn phòng cho thuê chuyên nghiệp, uy tín hàng đầu tại Tp.HCM với đầy đủ các phân khúc văn phòng hạng A, văn phòng hạng B, văn phòng hạng C, văn phòng giá rẻ, văn phòng trọn gói tại khắp các quận, vị trí vàng… trên địa bàn thành phố.

7 Ưu điểm vượt trội của Nice Office

1. Tư vấn chuyên nghiệp, tận tâm 24/7
2. Lập báo cáo, phân tích, giúp khách so sánh ưu khuyết của từng điểm thuê
3. Đưa rước tận nơi, khảo sát văn phòng cho thuê miễn phí
4. Thông tin, hình ảnh luôn được cập nhật mới nhất
5. Cung cấp đầy đủ lịch sử giá thuê
6. Báo giá nhanh chóng, hỗ trợ hoàn thiện thủ tục gọn gàng
7. Hợp đồng rõ ràng, dài hạn, minh bạch tài chính và pháp lý

Liên hệ tư vấn cho thuê văn phòng

Nice Office – Công ty cho thuê văn phòng chuyên nghiệp

• Hotline: 0901.007.226
• Zalo: 0909.653539
• Email: info@niceoffice.com.vn
• Fanpage: Nice Office – Văn phòng cho thuê Tp.HCM