7 lưu ý quan trọng khi thanh lý hợp đồng thuê văn phòng

Trong kinh doanh, nếu có ký kết hợp đồng thì phải có thanh lý hợp đồng. Hãy cùng Nice Office tìm hiểu vấn đề này bao gồm quy trình thực hiện và những điều cần lưu ý.

Chúng ta thường rất chú trọng việc ký kết hợp đồng để đảm bảo quyền lợi, nghĩa vụ, trách nhiệm của các bên, hạn chế rủi ro và tranh chấp. Tuy nhiên, thanh lý hợp đồng cũng quan trọng không kém, đóng vai trò là “người bảo vệ” cho chúng ta khỏi những hệ luỵ sau khi kết thúc một mối quan hệ làm ăn.

Đối với việc thanh lý hợp đồng khi thuê văn phòng, Doanh nghiệp cũng sẽ phải lưu ý rất nhiều điều và trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu 7 vấn đề mà Nice Office rất mong quý doanh nghiệp tham khảo để tránh những rắc rối không đáng có. Đầu tiên chúng ta sẽ tìm hiểu, thanh lý hợp đồng là gì?

Thanh lý hợp đồng là gì?

Khái niệm thanh lý hợp đồng diễn tả một giai đoạn hoặc một quá trình được ghi nhận bằng biên bản cụ thể, về việc kết thúc hợp đồng giữa các bên tham gia. Thông thường, nó sẽ diễn ra vào thời điểm mà các bên đã hoàn tất trách nhiệm, nghĩa vụ đồng thời cũng được hưởng đầy đủ quyền lợi theo hợp đồng mà các bên đã ký kết trước đó.

Sau khi ký thỏa thuận thanh lý hợp đồng, các bên sẽ hoàn toàn không còn bất kỳ ràng buộc nào, chấm dứt quyền và nghĩa vụ, hạn chế tối đa các tranh chấp phát sinh. Và tại điều 3 của Bộ luật Dân sự 2015 thì nguyên tắc thanh lý hợp đồng sẽ dựa trên sự bình đẳng, không phân biệt đối xử, tự do – tự nguyện và đúng pháp luật.

Mỗi một ngành nghề sẽ có nội dung biên bản thanh lý hợp đồng khác nhau nhưng nhìn chung đều thể hiện rõ nét những công việc đã hoàn tất, xác nhận chi phí, chất lượng, số lượng, dịch vụ đã cung cấp… với chữ ký đầy đủ của các bên tham gia. Mỗi bên giữ 1 bản và có giá trị như nhau.

Các loại thanh lý hợp đồng

Khi thanh lý hợp đồng, các bên cần có thiện chí để giải quyết các vấn đề tồn đọng, các khoản nợ thu chi, trao trả tài sản hoặc những gì liên quan đến nghĩa vụ và quyền lợi của mình. Việc thanh lý hợp đồng thông thường sẽ diễn ra theo 3 tình huống sau:

Thanh lý hợp đồng dựa trên thỏa thuận từ trước: Sau khi đến thời hạn kết thúc hợp đồng mà các bên không có nhu cầu ký tiếp thì sẽ tiến tới thanh lý hợp đồng. Mỗi bên tiến hành kiểm kê, đánh giá hiện trạng, rà soát công nợ trong thời hạn quy định và tiến hành ký kết biên bản xác nhận.

Đơn phương thanh lý hợp đồng nhưng có thỏa thuận trước: Nếu một trong các bên muốn chấm dứt hợp đồng thì cần báo trước cho bên còn lại ít nhất 15 ngày bắt đầu từ ngày ra thông báo.

Đơn phương thanh lý hợp đồng mà không có sự thoả thuận từ trước: Các bên sẽ cần có sự đối thoại hoặc sử dụng pháp luật để can thiệp.

Quy trình thanh lý hợp đồng gồm những bước nào?

Tuỳ vào từng trường hợp mà quy trình thanh lý hợp đồng có thể sẽ rất khác nhau nhưng về cơ bản sẽ bao gồm các bước cơ bản sau:

Bước 1: Các bên rà soát toàn bộ hợp đồng gốc đã ký, xem xét các điều kiện đã thoả thuận từ trước.

Bước 2: Xác định lý do thanh lý hợp đồng đồng thời thời kiểm tra kỹ lưỡng các vấn đề tồn đọng hoặc phát sinh khi tiến hành thanh lý.

Bước 3: Các bên thông báo cho nhau về quyết định của mình theo quy định pháp luật hoặc thoả thuận từ trước.

Bước 4: Tiến hành thương lượng, đàm phán các điều kiện – điều khoản liên quan hoặc còn vướng mắc.

Bước 5: Lập hồ sơ, biên bản liên quan đến các tài sản, vật chất, dịch vụ… cần được hoàn thiện.

Bước 6: Thực hiện quá trình thanh lý như trao trả mặt bằng, tài sản, hiện trạng, thanh toán công nợ…

Bước 7: Ký hợp đồng thanh lý, mỗi bên có trách nhiệm xác nhận và lưu giữ biên bản đã ký.

>>> Xem thêm: 16 điều cần lưu ý khi ký và quy định hợp đồng thuê văn phòng

Thanh lý hợp đồng thuê văn phòng cần lưu ý những gì?

Trong lĩnh vực cho thuê văn phòng, việc thanh lý hợp đồng sau khi kết thúc thời hạn cho thuê là một quá trình bắt buộc. Theo đó, chủ toà nhà và khách thuê sẽ cần lưu ý 8 vấn đề sau:

Xác định thời hạn hợp đồng và quy định thanh lý

Nếu không có nhu cầu gia hạn hợp đồng thuê hoặc cho thuê văn phòng, các bên cần xác định thời hạn kết thúc cũng như thời điểm thông báo theo thoả thuận đã được ký kết trước đó và tuân thủ hợp đồng. Trong nhiều trường hợp, khách thuê có thể chịu thiệt, trừ phí đặt cọc… nếu không lưu ý để thông báo kịp thời mong muốn của mình.

Xác định trạng thái mặt bằng

Cả 2 bên cứ tiến hành khảo sát, xem xét lại mặt bằng đã qua thời gian sử dụng, đánh giá chất lượng, số lượng… để có căn cứ thể hiện chi tiết bằng văn bản. 

Đàm phán

Trong hầu hết các trường hợp thì việc tuân thủ hợp đồng gốc là điều cơ bản tuy nhiên cũng khó tránh các vấn đề phát sinh liên quan đến việc trao trả mặt bằng, các tài sản và khoản nợ cần thanh toán… Do đó hầu hết chúng ta phải chuẩn bị cho việc đàm phán một cách kỹ lưỡng. 

Dự trù chi phí thanh lý hợp đồng

Việc trao trả mặt bằng văn phòng cho thuê rất có thể sẽ khiến doanh nghiệp phát sinh chi phí như sửa chữa – trả về nguyên trạng không gian, chi phí dọn dẹp, bảo trì theo thoả thuận, chi phí nhân công (kèm chi phí làm thêm ngoài giờ vì thường việc thi công tháo dỡ phải thực hiện sau giờ hành chính), chi phí đền bù thiệt hại…

Trao trả mặt bằng

Sau khi hoàn tất các công đoạn trên, mặt bằng sẽ được trao trả đúng với quy định và tiêu chuẩn của hợp đồng. Cả 2 bên sẽ tiến hành ký kết biên bản thanh lý, thể hiện đã hoàn tất nghĩa vụ và trách nhiệm của mình.

Đừng quên hủy bỏ các dịch vụ và hợp đồng liên quan

Rất nhiều doanh nghiệp sau khi chuyển đổi văn phòng hoặc thanh lý thì lại bỏ quên các hợp đồng dịch vụ khác cũng cần được thanh lý khác như Internet, giao nhận – chuyển phát, nước uống, in ấn… Vì vậy hãy lưu ý rà soát kỹ lưỡng để tránh bỏ sót.

Lưu trữ hồ sơ

Cuối cùng, tất cả hợp đồng và biên bản thanh lý cần được lưu trữ kỹ lưỡng để có thể thuận tiện tra cứu trong trường hợp có những tranh chấp phát sinh.

>>> Xem thêm: Tổng hợp mẫu đồng thuê văn phòng đầy đủ và mới nhất

Nice Office – Công ty tư vấn cho thuê văn phòng chuyên nghiệp tại Tp.HCM

Được xây dựng và phát triển bởi một đội ngũ trẻ, năng động và chuyên nghiệp, Nice Office là đơn vị cung cấp văn phòng cho thuê chuyên nghiệp, uy tín hàng đầu tại Tp.HCM với đầy đủ các phân khúc văn phòng hạng A, văn phòng hạng B, văn phòng hạng C, văn phòng giá rẻ, văn phòng trọn gói tại khắp các quận, vị trí vàng… trên địa bàn thành phố.

7 Ưu điểm vượt trội của Nice Office

• Tư vấn chuyên nghiệp, tận tâm 24/7
• Lập báo cáo, phân tích, giúp khách so sánh ưu khuyết của từng điểm thuê
• Đưa rước tận nơi, khảo sát văn phòng cho thuê miễn phí
• Thông tin, hình ảnh luôn được cập nhật mới nhất
• Cung cấp đầy đủ lịch sử giá thuê
• Báo giá nhanh chóng, hỗ trợ hoàn thiện thủ tục gọn gàng
• Hợp đồng rõ ràng, dài hạn, minh bạch tài chính và pháp lý

Đăng ký tư vấn cho thuê văn phòng

Thông tin liên hệ

Hotline: 0901.007.226
Zalo: 0909.653539
Email: info@niceoffice.com.vn
Fanpage: Nice Office – Văn phòng cho thuê Tp.HCM

Nguồn: Theo Nice Office.