Tổng hợp mẫu hợp đồng thuê văn phòng đầy đủ và mới nhất

Hợp đồng thuê văn phòng là văn bản thỏa thuận các điều khoản, lợi ích và trách nhiệm giữa hai bên, đây cũng là văn bản ràng buộc giữa hai đơn vị. Việc một doanh nghiệp muốn thành lập một công ty và thuê văn phòng, cần phải chú trọng đến hợp đồng này. 

Bài viết dưới đây, Nice Office sẽ bật mí các vấn đề về hợp đồng thuê văn phòng, giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn các vấn đề này.

Hợp đồng thuê văn phòng có cần được công chứng hay không?

Trường hợp hợp đồng cho thuê văn phòng thuộc sở hữu cá nhân

Theo quy định kể từ ngày 01/01/2017, căn cứ vào các quy định tại Luật nhà ở 2014, Bộ luật dân sự 2015 đối với những trường hợp hợp đồng thuê nhà ở và hợp đồng thuê nhà ở làm văn phòng thì không bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực. Vì điều này cũng được thống nhất trong tất cả các văn bản pháp luật có liên quan.

Như vậy, với hợp đồng cho thuê văn phòng thuộc sở hữu cá nhân, thì doanh nghiệp cũng không bắt buộc cần công chứng, chứng thực hợp đồng.

Trường hợp hợp đồng cho thuê với tổ chức có tư cách pháp nhân

Trường hợp thuê văn phòng của tổ chức có tư cách pháp nhân – tức doanh nghiệp thuê văn phòng tại các tòa văn phòng chuyên nghiệp, thì hợp đồng cho thuê văn phòng không cần phải công chứng.

Vì theo quy định thì cả hai bên đều có đầy đủ tư cách pháp nhân và điều kiện đáp ứng được việc xuất hóa đơn theo đúng như yêu cầu, chịu sự điều chỉnh của pháp luật có liên quan trong hoạt động kinh doanh.

Mặc dù, hai trường hợp trên xét ở góc độ pháp luật về điều khoản được xem là hợp pháp. Tuy nhiên thực tế thì khách hàng vẫn nên công chứng để nâng cao tính pháp lý cũng như sự ràng buộc đối với bên cho thuê.

Bởi cũng có không ít trường hợp xảy ra tranh chấp, thay đổi hợp đồng hoặc một trong hai bên không tuân thủ các điều khoản trong hợp đồng.

Văn phòng cho thuê Nice Offie
Văn phòng cho thuê Nice Offie

Các mẫu hợp đồng và thủ tục khi cho thuê văn phòng hiện nay 

Các mẫu hợp đồng

Mẫu hợp đồng thuê văn phòng cá nhân

Hiện nay, doanh nghiệp sử dụng nhà của cá nhân làm văn phòng hoạt động kinh doanh không phải là hiếm gặp. Vì nhà ở cá nhân có thể được thiết kế không gian linh hoạt và đều có thể sử dụng làm văn phòng công ty được.

Mặc khác, nhà của nhiều cá nhân nằm ở các vị trí đẹp, thích hợp với việc làm văn phòng kinh doanh. Nên nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn phương án thuê nhà của cá nhân, để sử dụng làm văn phòng công ty, văn phòng giao dịch,… 

Khi thuê văn phòng cá nhân để sử dụng, doanh nghiệp cần có hợp đồng thuê văn phòng cá nhân. Trong đó, quy định đầy đủ và rõ ràng về đối tượng, quyền lợi, thời hạn và nghĩa vụ của các bên liên quan.

Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ về quyền sử dụng đất của văn phòng cá nhân đó có hợp pháp hay không. Vì đây có thể là văn phòng kinh doanh của mình sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới uy tín cũng như hình ảnh của công ty.

Mẫu hợp đồng thuê văn phòng ảo

Nhu cầu thuê văn phòng ảo hiện nay là rất lớn, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhỏ hay mới thành lập, vì để tối ưu chi phí và thời gian.

Đây là loại hình văn phòng mới, có những điểm khác biệt rõ ràng, bởi vậy mà trong hợp đồng thuê văn phòng ảo cũng có hình thức, điều khoản và các thỏa thuận riêng.

Trong hợp đồng văn phòng ảo cũng quy định rõ những điều khoản về chi phí thuê, quyền lợi và trách nhiệm của cả hai bên. Đồng thời quy định rõ những dịch vụ và tiện ích của văn phòng.

Mẫu hợp đồng cho thuê lại văn phòng

Các văn phòng cho thuê đều cho phép các doanh nghiệp, được quyền cho thuê lại văn phòng nếu không sử dụng hết mặt bằng, điều này được quy định sẵn trong hợp đồng theo thỏa thuận giữa bên.

Doanh nghiệp cho thuê lại văn phòng phải đáp ứng những điều kiện về quy mô của hoạt động và kê khai thuế đầy đủ. Việc này đảm bảo quyền lợi, trách nhiệm cũng như nghĩa vụ giữa các bên thì bắt buộc phải có hợp đồng cho thuê lại văn phòng.

Mẫu hợp đồng này, được soạn thảo trên cơ sở những quy định mới nhất của Bộ Luật Dân Sự 2015, và các quy định pháp luật về kinh doanh mới nhất tính đến tháng 7/2017.

Xem thêm: Thuê văn phòng cần những loại giấy tờ nào?

Các công văn chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng 

Công văn chấm dứt hoặc gia hạn hợp đồng khi hết hạn

Trường hợp, hết thời hạn thuê văn phòng mà doanh nghiệp không muốn tiếp tục gia hạn hợp đồng thì cần phải làm công văn chấm dứt hợp đồng văn phòng, để tiến hành thanh lý và chấm dứt hợp đồng.

Trường hợp, khi hết hạn hợp đồng thuê mà doanh nghiệp muốn tiếp tục thời hạn sử dụng, thì phải có đơn xin gia hạn hợp đồng thuê văn phòng và có thể chuẩn bị sẵn những giấy tờ hành chính liên quan, để việc gia hạn diễn ra nhanh chóng.

Công văn chấm dứt hợp đồng trước thời hạn

Với trường hợp, doanh nghiệp muốn đơn phương chấm dứt hợp đồng văn phòng vì những lý do: quy mô nhân sự thay đổi mặt bằng không đáp ứng đủ không gian làm việc, lĩnh vực kinh doanh thay đổi cần không gian mới, doanh nghiệp giải thể,… thì doanh nghiệp cần chuẩn bị một mẫu công văn chấm dứt hợp đồng trước thời hạn và trình bày rõ những lý do chấm dứt và phương án giải quyết khi kết thúc hợp đồng.

Hợp đồng văn phòng cho thuê
Hợp đồng văn phòng cho thuê

Các yếu tố cần quan tâm trong hợp đồng khi thuê văn phòng 

Các loại chi phí trong hợp đồng 

Tiêu chí hàng đầu cần thỏa thuận rõ ràng trong hợp đồng là giá và chi phí thuê văn phòng. Bởi chi phí vận hành văn phòng không chỉ gồm giá thuê mà còn có nhiều khoản phí khác, nên doanh nghiệp cần xem xét kỹ từng khoản trong mục chi phí thuê để tránh nhầm lẫn hay phải gánh thêm một khoản phí khác ngoài ngân sách thuê.

Bên cạnh tiền thuê sàn văn phòng, doanh nghiệp cần lưu ý đến những chi phí khác như: tiền điện, nước, chi phí làm thêm ngoài giờ hay sử dụng phòng họp,… và thường đơn vị tính là tiền VNĐ.

Xem thêm: Các loại hạch toán chi phí thuê văn phòng

Phương thức tính diện tích và giá thuê 

Trên các hợp đồng thường quy định rõ diện tích thuê văn phòng và mức giá thuê, thường được tính theo đơn vị USD/m2 và sẽ có điều khoản giảm hay tăng giá theo từng năm hoặc 2 – 3 năm/lần.

Nhưng cũng có nhiều hợp đồng lại đưa ra giá thuê nền chung và mức giá này có thể gây nhầm lẫn, vì có thể bao gồm cả những khoảng trống không sử dụng đến, bởi vậy hãy nhìn vào tổng số tiền phải trả để tính toán chi phí đúng chuẩn và hợp lý lợi ích giữa hai bên.

Thời hạn thuê

Mỗi hợp đồng đều quy định rõ thời gian tối thiểu thuê văn phòng. Tùy vào nhu cầu của doanh nghiệp muốn thuê lâu dài hay thuê trong thời gian ngắn hạn.

Để tránh nhầm lẫn và phải bồi thường tiền do tự ý hủy hợp đồng, doanh nghiệp nên thỏa thuận và ghi rõ các điều khoản thời hạn thuê văn phòng cũng như điều kiện bồi thường nếu tự ý kết thúc hợp đồng sớm.

Hợp đồng thuê văn phòng
Hợp đồng thuê văn phòng

Trách nhiệm của hai bên 

Đối với bên cho thuê

  • Tuân thủ vấn đề bàn giao mặt bằng theo hợp đồng.
  • Đảm bảo tính pháp lý của văn phòng cho thuê.
  • Các vấn đề xử lý phát sinh lỗi của văn phòng. 

 Đối với bên thuê

  • Cần đọc kỹ các quyền và nghĩa vụ trên hợp đồng.
  • Xem xét, cân nhắc kỹ lưỡng để đưa ra các điều kiện có lợi, càng mở rộng quyền lợi càng tốt.
  • Thanh toán tiền thuê văn phòng, đúng theo thời hạn trên hợp đồng.
  • Chi trả những phụ phí phát sinh theo đơn giá đã có trong hợp đồng.
  • Chi phí duy trì bảo dưỡng tòa nhà. 
  • Chấp hành quy định của tòa nhà cũng như pháp luật.

Xem thêm: Lưu ý khi ký hợp đồng cho thuê văn phòng.

Điều khoản về bảo dưỡng, sửa chữa mặt bằng

Tùy từng tòa nhà cho thuê, mà có thể cho phép doanh nghiệp khi thuê được tu sửa mặt bằng hay không và được tu sửa ở mức nào.

Trong hợp đồng nên có sự thỏa thuận rõ ràng, để tránh những tranh chấp không đáng có và đền bù sau, doanh nghiệp nên thông qua ban quản lý tòa nhà về kế hoạch tu sửa trước khi ký hợp đồng.

Nice Office – Công ty tư vấn và cho thuê văn phòng chuyên nghiệp tại Tp.HCM

Với những thông tin về hợp đồng thuê văn phòng, Nice Office hy vọng sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn các vấn đề của hợp đồng khi đi thuê văn phòng. Trong quá trình làm thủ tục thuê văn phòng tại Tp.HCM, nếu doanh nghiệp có bất kỳ băn khoăn, lo lắng cần được giải đáp, vui lòng gọi ngay cho chúng tôi, đội ngũ tư vấn và chuyên viên sẽ nhanh chóng giải đáp mọi thắc mắc để việc thuê văn phòng nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm chi phí tối đa cho doanh nghiệp.

Nice Office tự hào là đơn vị cung cấp văn phòng cho thuê chuyên nghiệp, uy tín hàng đầu tại Tp.HCM với các khoản chi phí và hợp đồng thuê văn phòng hợp lý và tốt nhất cùng đầy đủ các phân khúc văn phòng hạng A, văn phòng hạng B, văn phòng hạng C, văn phòng giá rẻ, văn phòng trọn gói tại khắp các quận, vị trí vàng … trên địa bàn thành phố.

7 Ưu điểm vượt trội của Nice Office

  1. Tư vấn chuyên nghiệp, tận tâm 24/7.
  2. Lập báo cáo, phân tích, giúp khách so sánh ưu khuyết của từng điểm thuê.
  3. Đưa rước tận nơi, khảo sát văn phòng cho thuê miễn phí.
  4. Thông tin, hình ảnh luôn được cập nhật mới nhất.
  5. Cung cấp đầy đủ lịch sử giá thuê.
  6. Báo giá nhanh chóng, hỗ trợ hoàn thiện thủ tục gọn gàng.
  7. Hợp đồng rõ ràng, dài hạn, minh bạch tài chính và pháp lý.

Đăng ký tư vấn cho thuê văn phòng

    Thông tin liên hệ

    Hotline: 0901.007.226

    Zalo: 0909.653539

    Email: [email protected]

    Fanpage: Nice Office – Văn phòng cho thuê Tp.HCM

    Trả lời

    Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.