Những điều cần đặc biệt lưu ý khi chuyển văn phòng

Chuyển văn phòng làm việc trên thực tế là một quá trình rất vất vả bởi không chỉ đơn giản là di chuyển cơ sở vật chất mà còn liên quan đến nhiều thủ tục pháp lý khác. Hãy để Nice Office giúp bạn liệt kê những điều cần đặc biệt lưu ý trong quá trình này bạn nhé.

Thông thường khi thuê văn phòng, doanh nghiệp sẽ ký hợp đồng dài hạn từ 2 năm trở lên đối với văn phòng cho thuê truyền thống (thuê sàn văn phòng) và từ 6 tháng trở lên đối với loại hình thuê văn phòng trọn gói.

Thuê văn phòng trọn gói tức là hình thức thuê văn phòng có đầy đủ nội thất, bàn ghế và thiết bị cơ bản như máy in, máy photocopy, phòng họp… Cho nên nếu phải chuyển văn phòng thì doanh nghiệp sẽ không cần bận tâm nhiều đến trang thiết bị mà chỉ tập trung vào thủ tục thanh lý hợp đồng, các vấn đề pháp lý… nhưng đối với những doanh nghiệp thuê sàn văn phòng truyền thống thì khác. Đây là một bài toán cần được hoạch định rõ ràng để tránh những rắc rối phát sinh.

>> Xem thêm: Danh sách văn phòng cho thuê quận 1

>> Xem thêm: Danh sách văn phòng cho thuê quận 3

4 giai đoạn khi chuyển văn phòng và những điều cần lưu ý

Giai đoạn trước khi chuyển văn phòng

Ở giai đoạn này, sau khi có quyết định chuyển đổi không gian làm việc thì doanh nghiệp sẽ bắt tay vào việc tìm kiếm một địa điểm mới. Trên thực tế, quá trình này cũng không khác gì với việc tìm thuê văn phòng lần đầu.  Thậm chí dù đã có kinh nghiệm nhưng hầu hết mọi doanh nghiệp đều phải liên hệ với những công ty cho thuê văn phòng chuyên nghiệp để đẩy nhanh quá trình tìm kiếm bởi không phải lúc nào cũng có sàn trống phù hợp với mong muốn của mình.

Nhìn chung, doanh nghiệp sẽ cần tìm hiểu rất kỹ các thông tin về thị trường, so sánh giá cả, khu vực muốn thuê, tính toán diện tích cần thuê, chọn lựa tòa nhà và tiến hành khảo sát trực tiếp. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này, bạn có thể tham khảo series các bài viết dưới đây của Nice Office

• 7 lưu ý quan trọng khi tìm thuê văn phòng làm việc
• Lưu ý khi thuê văn phòng đại diện tại TpHCM
• Cách tính diện tích văn phòng cho thuê chi tiết
• 10 câu hỏi cho người lần đầu tìm thuê văn phòng làm việc
• 16 điều cần lưu ý khi ký hợp đồng cho thuê văn phòng

Nếu kỹ lưỡng hơn, doanh nghiệp nên phác thảo trước những ý tưởng về việc bày trí, thiết kế không gian cũng như phân chia các phòng ban. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp có được hình dung rõ ràng về diện tích, bố cục chung, nhanh chóng sàng lọc, loại bỏ những sàn không đáp ứng được yêu cầu.

Giai đoạn trước khi chuyển văn phòng 1 tháng

1 tháng trước khi chuyển văn phòng là thời điểm thích hợp cho các công tác kiểm kê, lặp danh sách các đầu việc cũng như tiến hành thay đổi các thông tin địa điểm. Dưới đây là những mục cần đặc biệt chú ý:

• Sau khi đã tìm được địa điểm mới lý tưởng (hoặc trước cả khi tìm ra địa điểm), trong vòng 1 tháng trước khi đến thời hạn trả mặt bằng văn phòng cũ thì doanh nghiệp nên bắt tay thực hiện các công việc sau:
• Xác định ngày dời văn phòng để tránh ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Thông thường các doanh nghiệp sẽ chọn cuối tuần hoặc vào những giai đoạn thấp điểm.
• Lên danh sách trang thiết bị cần chuyển đi bao gồm bàn ghế, máy móc, line điện thoại, hồ sơ,…
• Lên danh sách trang thiết bị cần thanh lý và tiến hành thanh lý nhằm giảm chi phí và thời gian vận chuyển.
• Tiến hành thanh lý hợp đồng thuê văn phòng, thực hiện đăng ký lại thông tin với cơ quan Thuế, thanh lý cả những hợp đồng cung cấp dịch vụ internet, giao nhận…
• Ra thông báo chuyển địa chỉ kinh doanh, bố cáo báo chí… để khách hàng và đối tác nắm thông tin càng sớm càng tốt.

Giai đoạn trước khi chuyển văn phòng 2 tuần

Từ 1 đến 2 tuần trước khi việc chuyển văn phòng diễn ra, doanh nghiệp nên đảm bảo quy trình vận chuyển đã được thông báo cho các phòng ban, phân chia công việc và trách nhiệm rõ ràng.

• Tiến hành thay đổi các thông tin về địa chỉ trên mọi ấn phẩm truyền thông và name card, đảm bảo các thông tin này cũng được cập nhật trên website và mạng xã hội.
• Mỗi phòng ban phân chia công việc và đóng gói đồ đạc cá nhân, hồ sơ giấy tờ cẩn thận. Doanh nghiệp nên sử dụng các loại thùng giấy có kích thước vừa phải, dễ vận chuyển.
• Liên hệ với các đơn vị vận chuyển để được hỗ trợ tốt nhất, giúp giảm chi phí vận chuyển, đặc biệt là đối với các thiết bị cồng kềnh.
• Đăng ký với tòa nhà để được phép vận chuyển đồ đạc cũng như sử dụng riêng thang máy chuyển hàng cho mục đích này.

Giai đoạn tiến hành chuyển văn phòng

Đến ngày đã định, doanh nghiệp cần lưu ý đến việc điều phối nhân sự, cẩn trọng trong khâu vận chuyển và kiểm kê sau đó.

• Vào ngày chuyển văn phòng thì nên có nhân sự phụ trách ở hai đầu: Văn phòng cũ và văn phòng mới. Ngoài ra, doanh nghiệp nên có một giám sát chung, chịu trách nhiệm liên hệ với các bên vận chuyển, phân công công việc cho nhân sự ở mỗi đầu và tất nhiên là không thể thiếu người áp tải (đi cùng tài xế trên các chuyến xe vận chuyển).
• Đối với văn phòng cũ, doanh nghiệp sẽ có trách nhiệm dọn dẹp, trả lại mặt bằng trống và hiện trạng ban đầu như hợp đồng quy định.
• Đối với văn phòng mới, doanh nghiệp cũng cần lưu ý những quy định ra vào, vận chuyển, sắp xếp và thiết kế không gian như thỏa thuận với tòa nhà.
• Mỗi một phòng ban sẽ chịu trách nhiệm kiểm kê tài sản, dụng cụ và hồ sơ của phòng ban đó (Nên dựa trên danh sách có sẵn để tránh bỏ sót vật dụng).

>> Xem thêm: Đàm phán thuê văn phòng giá rẻ – 6 Tips nên áp dụng ngay

Nice Office – Công ty cho thuê văn phòng chuyên nghiệp lựa chọn của nhiều doanh nghiệp muốn chuyển văn phòng

Được xây dựng và phát triển bởi một đội ngũ trẻ, năng động và chuyên nghiệp, Nice Office là đơn vị cung cấp văn phòng cho thuê chuyên nghiệp, uy tín hàng đầu tại Tp.HCM với đầy đủ các phân khúc văn phòng hạng A, văn phòng hạng B, văn phòng hạng C, văn phòng giá rẻ, văn phòng trọn gói tại khắp các quận, vị trí vàng… trên địa bàn thành phố.

7 Ưu điểm vượt trội của Nice Office

• Tư vấn chuyên nghiệp, tận tâm 24/7
• Lập báo cáo, phân tích, giúp khách so sánh ưu khuyết của từng điểm thuê
• Đưa rước tận nơi, khảo sát văn phòng cho thuê miễn phí
• Thông tin, hình ảnh luôn được cập nhật mới nhất
• Cung cấp đầy đủ lịch sử giá thuê
• Báo giá nhanh chóng, hỗ trợ hoàn thiện thủ tục gọn gàng
• Hợp đồng rõ ràng, dài hạn, minh bạch tài chính và pháp lý

Đăng ký tư vấn cho thuê văn phòng

Thông tin liên hệ

Hotline: 0901.007.226
Zalo: 0909.653539
Email: info@niceoffice.com.vn
Fanpage: Nice Office – Văn phòng cho thuê Tp.HCM