7 Lưu ý khi thuê văn phòng làm việc nhất định phải biết

Các Startup hoặc doanh nghiệp luôn cần có một văn phòng làm việc chỉn chu, đáp ứng cho các nhu cầu về giao dịch với khách hàng/ đối tác. Vì vậy, tìm thuê văn phòng luôn là ưu tiên hàng đầu trong các giai đoạn mang tính quyết định khi làm ăn. Tuy nhiên, làm thế nào để lựa chọn và thuê văn phòng làm việc như mong muốn thì, chủ doanh nghiệp cần quan tâm 7 lưu ý khi thuê văn phòng sau:

Lưu ý khi thuê văn phòng 1: Hoạch định chi phí thuê văn phòng làm việc một cách chi tiết 

Đây là yếu tố ưu tiên đầu tiên trong 7 lưu ý khi thuê văn phòng làm việc. Hãy lựa chọn một văn phòng có mức giá phù hợp với khả năng tài chính của công ty. Thông thường, giá thuê của các văn phòng tùy thuộc nhiều vào yếu tố vị trí như: gần hay xa trung tâm thành phố, tuyến đường hai chiều hay một chiều, khu dân cư có đông đúc không, cơ sở hạ tầng có phát triển không… Sau đó là đến diện tích văn phòng nhỏ hay lớn, văn phòng mini cho 2-3 người hay các văn phòng rộng cho 10 – 15 người…

Ngoài ra, giá thuê văn phòng còn phụ thuộc vào đặc tính cho thuê như văn phòng trọn gói hay văn phòng chia sẻ, nội thất đầy đủ hay sàn trống, các dịch vụ tiện ích trong toà nhà, văn phòng hạng A, hạng B hay hạng C, giá rẻ… 

Hiện nay, trên thị trường cho thuê văn phòng làm việc tại TP. HCM, giá thuê trung bình khoảng 11 triệu đồng/m2/ tháng – với văn phòng hạng A và 7 triệu/m2/tháng cho văn phòng hạng B. 

*Lưu ý: Ngoài tiền thuê văn phòng còn có các chi phí dịch vụ như phí giữ xe, phí quản lý, phí bảo trì… và còn cả thuế nữa. Vì vậy, hãy làm rõ với bên cho thuê về mức giá đã bao gồm các khoản này hay chưa, cần thể hiện rõ trong hợp đồng. Nếu bạn là khách hàng của Nice Office thì bạn yên tâm, đội ngũ tư vấn sẽ giải thích cặn kẽ từng điều khoản, minh bạch các điều khoản và tìm ra được phương án thuê phù hợp nhất.

Vậy những chi phí cần tìm hiểu khi thuê văn phòng làm việc bao gồm những gì?

Để lên kế hoạch dự trù chi phí, bạn cần tìm hiểu về những loại phí sau: 

Chi phí cố định bao gồm: 

• Tiền thuê văn phòng hàng tháng hoặc hàng năm (tùy theo thỏa thuận).
• Phí dịch vụ (phí quản lý): khoản chi phí mà bên thuê phải trả cho các dịch vụ, tiện ích của tòa nhà cung cấp bao gồm: lễ tân, an ninh, vệ sinh, điện, nước, điều hòa, thang máy.
• Thuế VAT.

Chi phí biến đổi theo thực tế sử dụng: 

• Tiền điện, tiền điều hòa: Đối với các tòa nhà hạng A, hạng B đã bao gồm 2 mức phí này. Đối với tòa nhà văn phòng hạng C thì chưa bao gồm trong phí dịch vụ. Thông thường, nếu bạn phải trả tiền điện, điều hòa dựa trên đồng hồ, chi phí trung bình từ 1 – 1.5 USD/m2/ tháng tùy theo thời gian sử dụng và loại điều hòa. 
• Tiền điện tiêu thụ trong văn phòng: bao gồm đèn thắp sáng, điện phục vụ cho nhu cầu sử dụng máy tính, tủ lạnh,…v.v 
• Phí đậu ô tô xe máy.

Chi phí bất thường:

Phí làm ngoài giờ: là khoản phụ phí mà tòa nhà thu thêm của bên thuê văn phòng ngoài khung giờ làm việc quy định. Khung giờ này sẽ được xác định rõ trong hợp đồng, theo các mốc từ 8h – 18h từ thứ 2 đến thứ 7. Chỉ ở các tòa nhà hạng A và B mới quy định thu thêm khoản phí này, khi người lao động của công ty làm tăng ca, chủ cho thuê vẫn phải hoạt động toàn bộ hệ thống điều hòa, thông gió, để phục vụ khách thuê.

Có 2 cách tính phí ngoài giờ như sau: 

• Tính theo giá thỏa thuận: theo số giờ làm việc ngoài khung thời gian cố định
• Tính theo diện tích văn phòng: ví dụ từ 2.500đ/m2/h, nếu văn phòng thuê có diện tích 50m2, tương ứng mỗi 60 phút làm việc ngoài giờ, văn phòng thuê cần trả 2.500 x 50 = 125.000 VND cho mỗi giờ làm thêm. 

Lưu ý khi thuê văn phòng 2: Lựa chọn vị trí thuận lợi 

Yếu tố thứ 2 trong những lưu ý khi thuê văn phòng không kém phần quan trọng đó là vị trí của nơi cho thuê văn phòng. Đây được xem như “gương mặt” đại diện của một công ty. Tùy theo lĩnh vực kinh doanh mà chọn vị trí sao cho phù hợp:

• Nếu doanh nghiệp bạn hoạt động trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ hoặc trưng bày sản phẩm, vị trí mặt tiền sẽ giúp khách hàng tìm đến bạn cũng như thu hút khách hàng tiềm năng dễ dàng hơn. 
• Hoặc nếu doanh nghiệp bạn là Logistic, sản xuất… thì nên chọn một vị trí yên tĩnh, không quá gần khu dân cư, toạ lạc tại các con đường rộng, thông thoáng trong nơi có mặt đường rộng, thuận tiện cho việc lưu thông xe lớn. 

Vị trí văn phòng còn được đánh giá là sẽ ảnh hưởng nhiều đến việc tuyển dụng nhân sự cũng như giữ chân họ. Bạn  cần xem xét vị trí ấy có thuận lợi cho việc di chuyển của nhân viên hay không? Mật độ giao thông, an ninh, các tiện ích công cộng,… là các yếu tố mà bạn cần thảo luận với các cấp lãnh đạo công ty khi tìm thuê văn phòng.

>> Xem thêm: Lựa chọn vị trí thuê văn phòng

 

Lưu ý khi thuê văn phòng 3: Diện tích văn phòng và các mức tiêu chuẩn 

Diện tích văn phòng được xác định dựa trên số lượng nhân viên của từng phòng ban và kế hoạch phát triển nhân sự lâu dài của công ty. Điều này hết sức quan trọng trong các lưu ý khi thuê văn phòng. Nếu bạn không hình dung được quy mô phát triển công ty trong dài hạn, bạn sẽ gặp khó khăn khi nhân sự tăng dần, dễ phát sinh chi phí chuyển đổi văn phòng ngoài dư kiến.

Mặt khác, tùy vào mục đích sử dụng và cách bố trí chức năng không gian văn phòng, mỗi doanh nghiệp sẽ lựa chọn diện tích văn phòng khác nhau mặc dù cùng số lượng nhân sự. 

Tiêu chuẩn diện tích văn phòng được tính bằng đơn vị m2/ người. Diện tích này đã bao gồm các không gian cho phòng riêng, phòng họp, khu vực lễ tân và backdrop,… được đo bằng các mức độ như sau: 

• Mức trung bình: từ 5 – 6m2 mỗi người, là mức được các doanh nghiệp Việt Nam áp dụng. 
• Mức tiết kiệm: 3 – 4m2/ người/. 
• Mức tiêu chuẩn: 7 – 10m2/ người. Đây là mức giúp nhân sự có được diện tích, không gian làm việc thoải mái và rộng rãi nhất. Đây cũng là tiêu chuẩn diện tích mà các văn phòng hạng A có được. 

Không chỉ phải trả phí cho diện tích văn phòng bạn chọn, một số tòa nhà yêu cầu bạn chi trả thêm cho cả diện tích sử dụng chung như hành lang, lối đi, khu vệ sinh,… Hãy lưu ý kỹ điều này khi ký kết hợp đồng nhé.

Lưu ý khi thuê văn phòng 4: Cơ sở vật chất của văn phòng/ toà nhà văn phòng và tiện ích xung quanh.

Các hạng mục như thang máy, tầng hầm gửi xe, hệ thống điều hòa, Toilet dùng chung, hệ thống wifi,… đều là những cơ sở vật chất tối thiểu mà bất cứ nơi cho thuê văn phòng làm việc nào cũng đáp ứng.

Tuy nhiên bạn cũng cần kiểm tra trước và lưu ý khi thuê văn phòng. Không phải tòa nhà nào cũng đáp ứng  đủ các dịch vụ nói trên với chất lượng ổn định. Có những nơi hầm gửi xe nhỏ, không đủ đáp ứng cho số lượng người làm việc trong tòa nhà. Có nơi hệ thống thoát nước không ổn định dẫn đến việc sử dụng nhà vệ sinh trở nên khó khăn. Bạn hãy đi khảo sát thực tế một chút về văn phòng bạn muốn thuê để có được đánh giá chân thực nhất.

Hiện tại, Nice Office đang có chương trình đưa đón khảo sát văn phòng miễn phí, vì vậy, bạn luôn có thể liên hệ với chúng tôi để được trực tiếp đánh giá tình hình văn phòng.

Lưu ý khi thuê văn phòng 5: An ninh, chất lượng vận hành của tòa nhà văn phòng 

Chắc chắn là bạn luôn muốn tài sản của công ty cần được bảo vệ, văn phòng phải đặt ở những khu vực an ninh,… cho nên hệ thống quản lý tòa nhà cũng cần được chú trọng. 

Để tòa nhà nói chung và văn phòng nói riêng hoạt động trơn tru, an toàn thì các đơn vị quản lý phải chuyên nghiệp, luôn có đội ngũ xử lý các vấn đề phát sinh, bao gồm:

• Đảm bảo an ninh, trật tự 
• Dịch vụ vệ sinh 
• Quản lý và chăm sóc khách hàng 
• Vận hành tòa nhà cho thuê
• Bảo trì, bảo dưỡng hệ thống máy móc
• Ngăn ngừa, giải quyết sự cố phát sinh của hệ thống kỹ thuật tòa nhà 

Hầu hết các đơn vị quản lý đều có tiêu chuẩn riêng về dịch vụ nhằm đảm bảo quá trình vận hành chất lượng. Đồng thời tạo niềm tin với khách hàng và nâng cao hiệu quả kinh doanh. 

Lưu ý khi thuê văn phòng 6: Pháp lý và hợp đồng thuê văn phòng  

Việc xem xét kỹ pháp lý của nơi cho thuê văn phòng làm việc sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, có được mặt bằng ổn định. Hãy bắt đầu từ việc lựa chọn một dịch vụ tư vấn văn phòng cho thuê chuyên nghiệp, họ sẽ hỗ trợ bạn tìm kiếm văn phòng phù hợp với chi phí và các tiện ích yêu cầu. Nếu bạn muốn tự tìm kiếm, hãy lựa chọn một chủ đầu tư tòa nhà uy tín, có các dịch vụ hỗ trợ tốt, vị trí thuận lợi như đã nói ở phần trên.

Bên cạnh đó, một điều hết sức quan trọng cần lưu ý khi thuê văn phòng là đừng quên kiểm tra kỹ hợp đồng trước khi ký xác nhận thuê văn phòng. Hợp đồng cho thuê văn phòng làm việc là cơ sở để thanh toán chi phí và điều kiện thỏa thuận giữa hai bên. Đồng thời còn đảm bảo quyền lợi, trách nhiệm của bên thuê và bên cho thuê. 

Sau đây là một số mục trong hợp đồng bạn cần xem xét và thảo luận kỹ: 

• Xác định người có thẩm quyền cho thuê: có thể là người chủ sở hữu hoặc đại diện ủy quyền 
• Đối tượng cho thuê, mục đích thuê, diện tích thuê: Làm trụ sở công ty, địa điểm kinh doanh, 
• Thời hạn thuê văn phòng làm việc: Cần lưu ý khi thuê văn phòng với các mốc thời gian ngày hợp đồng hiệu lực, ngày tính tiền thuê, gia hạn hợp đồng như thế nào? 
• Giá thuê văn phòng và phương thức thanh toán: Giá đã bao gồm thuế VAT hay chưa, thanh toán chuyển khoản hay tiền mặt? 
• Quyền và nghĩa vụ của các bên: Bên thuê và bên cho thuê đều có quyền và nghĩa vụ theo đúng chức năng đã thỏa thuận. 
• Điều khoản sửa chữa, bảo dưỡng cơ sở vật chất: Cần làm rõ hạng mục này trong hợp đồng để hai bên có phương án giải quyết hợp lý, kịp thời. 
• Điều khoản chấm dứt hợp đồng: Trong quá trình thuê văn phòng, không tránh khỏi trường hợp bất khả kháng xảy ra như thiên tai, hỏa hoạn,…v.v. Do đó, trong trường hợp chấm dứt hợp đồng trước thời hạn, bên cho thuê cần có văn bản thông báo chấm dứt hợp đồng, giải quyết chi phí và tiền cọc một cách ổn thỏa cho doanh nghiệp. 

Khi thuê văn phòng tại Tp.HCM thông qua Nice Office, bạn sẽ được đội ngũ tư vấn chuyên nghiệp và am hiểu thị trường tư vấn, gíup làm rõ các yếu tố, điều khoản trong hợp đồng, bảo vệ quyền lợi chính đáng cho chủ thuê, tiết kiệm thời gian đàm phán và thúc đẩy việc cho thuê một cách thuận lợi, nhanh chóng.

Lưu ý khi thuê văn phòng 7: Yếu tố phong thủy của văn phòng làm việc

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng với dân kinh doanh chính là yếu tố phong thuỷ. Nói đến yếu tố này thì ngoài vị trí, người ta còn xem xét hướng của văn phòng, cách bày trí, bố cục, tầng làm việc… Theo các chuyên gia phong thuỷ kinh doanh, mỗi khu đất đều có một nguồn năng lượng riêng hay còn còn là khí, có thể ảnh hưởng tốt hoặc xấu đến việc làm ăn của chủ thuê.

Chẳng hạn như: nếu mặt lưng của tòa nhà quá “động”, hay góc nhọn của tòa nhà ngang tầm hoặc lớn hơn chắn ngang thì sẽ khiến công ty gặp tình trạng mâu thuẫn nội bộ.

Nếu xét về vị trí thì đó là yếu tố phong thuỷ bên ngoài, xét về nội thất thì gọi là yếu tố phong thuỷ bên trong với một số điểm cơ bản cần biết như sau:

• Khu vực xung quanh tòa nhà phải đồng bộ (nếu là tòa cao ốc thì xung quanh cũng là cao ốc) 
• Mặt tiền rộng và thoáng, có khoảng sân hoặc không gian mở trước cửa chính hoặc cửa ra vào ở mặt trước tòa nhà. 
• Mặt lưng của tòa nhà phải yên tĩnh Tòa nhà công ty nên có hình dáng bình thường (tốt nhất là hình chữ nhật). 
• Hình dạng văn phòng phải vuông vức 
• Sảnh từ cửa chính bước vào và sảnh dẫn đến văn phòng phải rộng 
• Hành lang nhiều ánh sáng,  thông thoáng 
• Phòng của giám đốc, quản lý đặt ở những khu vực tốt trong văn phòng công ty 
• Phòng ban chức năng như phòng sales thì nên đặt ở vị trí nhiều ánh sáng, gần cửa chính. Nếu là phòng nghiên cứu, kế toán,…thì nên đặt ở vị trí ít người ra vào, yên tĩnh.

Quy trình thuê văn phòng tại Nice Office

Bước 1: Xác định nhu cầu và tiêu chí cụ thể mẫu văn phòng phù hợp với doanh nghiệp.

Bước 2: Liên hệ công ty Nice Office để được tư vấn cho thuê văn phòng uy tín, chuyên nghiệp.

Bước 3: Nice Office tư vấn doanh nghiệp hoạch định nhu cầu thuê văn phòng lý tưởng.

Bước 4: Nice Office hỗ trợ doanh nghiệp tìm kiếm văn phòng phù hợp như hoạch định.

Bước 5: Đưa đón khách hàng khảo sát thực tế văn phòng mục tiêu miễn phí.

Bước 6: Đàm phán và ký hợp đồng thuê văn phòng.

>> Xem thêm: Quy trình thuê văn phòng

Nice Office – Công ty tư vấn và cho thuê văn phòng chuyên nghiệp tại Tp.HCM

Với 7 lưu ý trên, Nice Office hy vọng sẽ giúp các doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm thuê văn phòng hoạch định được kế hoạch cũng như thuê văn phòng phù hợp tốt nhất.

Được xây dựng và phát triển bởi một đội ngũ trẻ, năng động và chuyên nghiệp, Nice Office là đơn vị cung cấp văn phòng cho thuê chuyên nghiệp, uy tín hàng đầu tại Tp.HCM với đầy đủ các phân khúc văn phòng hạng A, văn phòng hạng B, văn phòng hạng C, văn phòng giá rẻ, văn phòng trọn gói tại khắp các quận, vị trí vàng… trên địa bàn thành phố.

7 Ưu điểm vượt trội của Nice Office

1. Tư vấn chuyên nghiệp, tận tâm 24/7
2. Lập báo cáo, phân tích, giúp khách so sánh ưu khuyết của từng điểm thuê
3. Đưa rước tận nơi, khảo sát văn phòng cho thuê miễn phí
4. Thông tin, hình ảnh luôn được cập nhật mới nhất
5. Cung cấp đầy đủ lịch sử giá thuê
6. Báo giá nhanh chóng, hỗ trợ hoàn thiện thủ tục gọn gàng
7. Hợp đồng rõ ràng, dài hạn, minh bạch tài chính và pháp lý

Liên hệ tư vấn cho thuê văn phòng

Nice Office – Công ty cho thuê văn phòng chuyên nghiệp

• Hotline: 0901.007.226
• Zalo: 0909.653539
• Email: info@niceoffice.com.vn
• Fanpage: Nice Office – Văn phòng cho thuê Tp.HCM