6 chiến lược quản lý chi phí thuê văn phòng cho doanh nghiệp

Quản lý chi phí thuê văn phòng đối với nhiều doanh nghiệp cũng là một thách thức và rất cần có những chiến lược phù hợp theo nhu cầu và giai đoạn.

Chi phí thuê văn phòng bao gồm những gì?

Trước khi tìm hiểu chiến lược quản lý chi phí thuê văn phòng, chúng ta sẽ cùng phân tích, thuê văn phòng thì sẽ tiêu tốn các khoản phí nào?

Giá thuê căn bản

Đây là chi phí mà doanh nghiệp phải chi trả theo diện tích sàn mà mình sử dụng, thường được tính trên đơn vị USD/m2/tháng. Ví dụ, khi thuê văn phòng tại tòa nhà CII Tower trên đường Điện Biên Phủ, với diện tích 200m2,  doanh nghiệp sẽ chi trả giá thuê căn bản là 26,5 USD/m2 x 200m2 = 5.300 USD/tháng.

Thông thường, đa số giá niêm yết mà bạn tìm thấy trên các trang thông tin sẽ là giá thuê căn bản, chưa bao gồm các loại thuế phí khác. Vì vậy, hãy đặc biệt lưu ý.

5 Nhóm phí dịch vụ

Ngoài phí thuê căn bản, doanh nghiệp cần xem xét thêm 5 nhóm phí tiện ích bao gồm:

• Nhóm phí tiện ích: Điện nước, bãi giữ xe, internet
• Nhóm phí quản lý: dịch vụ bảo trì, vệ sinh, bảo vệ, an ninh.
• Nhóm phí dịch vụ khác: in ấn, photocopy, thuê phòng họp, sử dụng dịch vụ giao nhận, vận chuyển
• Nhóm phí dịch vụ kỹ thuật: Lắp đặt hệ thống mạng nội bộ, hệ thống điều hoà riêng, điện thoại…
• Nhóm phí đặc biệt: Các khoản bao gồm đặt cọc, phí dọn vào, dọn ra. Thanh lý hợp đồng trước thời hạn…

>>> Xem thêm chi tiết: 5 Nhóm phí dịch vụ khi thuê văn phòng doanh nghiệp cần biết

Sau khi cộng giá thuê căn bản và tất cả các phí dịch vụ lẫn VAT thì doanh nghiệp mới có được con số chính xác cho số tiền mình phải bỏ ra để thuê văn phòng. Do đó, doanh nghiệp sẽ phải xem xét kỹ hợp đồng hoặc nhờ sự tư vấn từ các công ty tư vấn cho thuê văn phòng chuyên nghiệp để thống nhất và minh bạch tất cả các khoản phí trước khi ký kết.

6 chiến lược quản lý chi phí thuê văn phòng cho doanh nghiệp

Để tối đa hoá lợi nhuận, các doanh nghiệp luôn phải làm song song 2 hoạt động đó là tăng thu và giảm chi. Trong đó, việc cân nhắc và quản lý chi phí thuê văn phòng cần phải có chiến lược bài bản, rõ ràng. Dưới đây là 6 cách giúp doanh nghiệp thực hiện điều đó.

Xác định đúng nhu cầu

Trong quy trình quản lý chi phí thuê văn phòng thì việc xác định đúng nhu cầu là điều tiên quyết. Doanh nghiệp cần hiểu rõ mình đang cần hình thức văn phòng nào? Liệu nên chọn sàn truyền thống, văn phòng trọn gói hay văn phòng chia sẻ… và có nên thuê văn phòng hạng A không hay chỉ nên chọn văn phòng hạng B, C, văn phòng giá rẻ?…  

Đối với doanh nghiệp mới thành lập, bạn có thể xem xét các tùy chọn thuê linh hoạt như văn phòng ảo, không gian làm việc chia sẻ hoặc thuê theo giờ. Điều này giúp tránh rủi ro và tiết kiệm chi phí khi doanh nghiệp đang trong giai đoạn phát triển. 

Thực tế, mỗi một loại hình hoặc phân khúc sẽ có ưu khuyết điểm riêng. Doanh nghiệp nên có sự cân nhắc kỹ lưỡng, xem xét các yếu tố như quy mô, vị trí mong muốn, nhu cầu thiết kế không gian, kế hoạch phát triển và ngân sách. Xác định càng chính xác nhu cầu bao nhiêu thì bức tranh tài chính sẽ càng rõ ràng và tiết kiệm bấy nhiêu.

Chọn vị trí có tính chiến lược

Vị trí thường là yếu tố quan trọng, khiến cho giá thuê văn phòng có thể cao hoặc thấp. Ví dụ, thuê văn phòng quận 1 thường có giá thuê đắt đỏ hơn so với thuê văn phòng quận 7; Thuê văn phòng đường Đồng Khởi thì giá sẽ nhỉnh hơn thuê văn phòng đường Nguyễn Phi Khanh… Tất cả đều xét trong cùng phân khúc. 

Vì vậy, doanh nghiệp hãy cân nhắc chọn thuê văn phòng có vị trí chiến lược, phù hợp với loại hình kinh doanh nhưng mức giá hợp lý và vẫn đảm bảo sự tiện lợi. Đặc biệt, trong bối cảnh hệ thống giao thông tại các thành phố lớn cực kỳ phát triển, di chuyển trở nên dễ dàng thì những vùng ven trung tâm, ven đô cũng rất xứng đáng để chọn lựa mà giá thuê lại cực kỳ tốt.

>>> Xem thêm: Danh sách văn phòng cho thuê TpHCM

Ưu tiên thiết kế không gian mở, linh hoạt

Doanh nghiệp có thể cân nhắc thiết kế không gian mở, sử dụng hệ thống nội thất có khả năng di chuyển linh hoạt nhằm thuận tiện trong quá trình tái setup không gian nếu quy mô gia tăng hoặc có nhu cầu làm mới môi trường làm việc. 

Với vấn đề này, doanh nghiệp nên làm việc kỹ lưỡng với toà nhà hoặc đại diện là công ty môi giới cho thuê văn phòng cũng như các đơn vị thi công thiết kế nội thất để nắm bắt các quy định về sửa chữa, thi công và có nhiều phương án để chọn lựa.

Ứng dụng công nghệ để tiết kiệm chi phí 

Việc ứng dụng công nghệ đã trở thành một phần không thể thiếu trong các chiến lược quản lý chi phí thuê văn phòng của nhiều doanh nghiệp. Tiêu biểu như việc để cắt giảm diện tích thuê văn phòng, doanh nghiệp sẽ trang bị tiện ích và cho phép nhân việc làm việc theo hình thức remote hoặc hybrid, tối ưu không gian ngay cả khi quy mô không hề nhỏ. 

Ngoài ra các công nghệ tổ chức họp trực tuyến, thực tế ảo, lưu trữ trên đám mây cũng được tận dụng triệt để giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều chi phí di chuyển, không gian lưu trữ, diện tích phòng họp…

Đàm phán hợp đồng – Đánh giá đúng các chi phí bỏ ra

Trong quá trình ký kết và đàm phán hợp đồng cho thuê văn phòng, doanh nghiệp nên lắng nghe và lựa chọn các công ty tư vấn giàu kinh nghiệm. Họ sẽ giúp doanh nghiệp chỉ ra các điểm bất cập, đàm phán các điều khoản có lợi như giá và các loại phí… đồng thời cũng là trung gian hỗ trợ giải quyết các khiếu nại và tranh chấp.

Nhờ đó, doanh nghiệp sẽ có thể thống kê đầy đủ số tiền phải bỏ ra, đánh giá chi phí theo từng hạng mục, tính toán thực chi và thương lượng với chủ toà nhà, cắt giảm các khoản không cần thiết, tiên lượng trước các vấn đề phát sinh liên quan, đàm phán thanh lý hợp đồng…

>>> Xem thêm: Đàm phán thuê văn phòng giá rẻ: 6 Tips nên áp dụng ngay

Đánh giá định kỳ và tối ưu chi phí

Cuối cùng, hãy đánh giá định kỳ chi phí thuê văn phòng và liên tục tìm kiếm các cơ hội để tối ưu hóa. Điều này có thể diễn ra hằng tháng, hằng quý trong quá trình vận hành hoặc khi thời gian hợp đồng đáo hạn. 

Doanh nghiệp nên có các cuộc khảo sát thực tế trong nội bộ, tìm kiếm các giải pháp thông minh cũng như duy trì mối quan hệ hợp tác chặt chẽ với chủ toà nhà để có được những “ưu ái” nhất định, đặc biệt là khi thuê trong thời gian dài.

Nice Office – Công ty tư vấn cho thuê văn phòng chuyên nghiệp tại Tp.HCM

Được xây dựng và phát triển bởi một đội ngũ trẻ, năng động và chuyên nghiệp, Nice Office là đơn vị cung cấp văn phòng cho thuê chuyên nghiệp, uy tín hàng đầu tại Tp.HCM với đầy đủ các phân khúc văn phòng hạng A, văn phòng hạng B, văn phòng hạng C, văn phòng giá rẻ, văn phòng trọn gói tại khắp các quận, vị trí vàng… trên địa bàn thành phố.

7 Ưu điểm vượt trội của Nice Office

• Tư vấn chuyên nghiệp, tận tâm 24/7
• Lập báo cáo, phân tích, giúp khách so sánh ưu khuyết của từng điểm thuê
• Đưa rước tận nơi, khảo sát văn phòng cho thuê miễn phí
• Thông tin, hình ảnh luôn được cập nhật mới nhất
• Cung cấp đầy đủ lịch sử giá thuê
• Báo giá nhanh chóng, hỗ trợ hoàn thiện thủ tục gọn gàng
• Hợp đồng rõ ràng, dài hạn, minh bạch tài chính và pháp lý

Đăng ký tư vấn cho thuê văn phòng

Thông tin liên hệ

Hotline: 0901.007.226
Zalo: 0909.653539
Email: info@niceoffice.com.vn
Fanpage: Nice Office – Văn phòng cho thuê Tp.HCM

Nguồn: Nice Office