Văn phòng số là gì? 3 Lợi ích và khó khăn của văn phòng số

Văn phòng số (E-Office) là khái niệm mà các doanh nghiệp cần nắm bắt rõ trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ như hiện nay. Trong bài viết này, Nice Office sẽ giới thiệu định nghĩa, phân tích ưu nhược điểm và so sánh văn phòng số với văn phòng truyền thống để các doanh nghiệp có cái nhìn rõ nét nhất.

Định nghĩa văn phòng số

Văn phòng số còn có tên gọi tiếng Anh là E-Office đang rất được các doanh nghiệp quan tâm trong bối cảnh số hoá dữ liệu và chuyển đổi số đang trong giai đoạn cực kỳ phát triển. 

Các văn phòng số trên thực tế là một hệ thống phần mềm có thể tích hợp hàng loạt các chức năng từ đơn giản đến phức tạp bao gồm:

• Khởi tạo hồ sơ
• Trao đổi thông tin
• Quản lý văn bản, tài liệu
• Thực hiện báo cáo
• Quản lý nhân sự
• Quản trị luồng công việc
• Quản lý và báo cáo tài chính
• …

Có thể nói văn phòng số đã, đang và sẽ trở thành cuộc “cách mạng” mạnh mẽ trong các doanh nghiệp, đóng góp nhiều giá trị vô hình và hữu hình to lớn.

Hiểu nôm na, khi thực hiện tác vụ trên văn phòng số, doanh nghiệp sẽ xử lý mọi thứ trên cloud và máy tính, không cần đến giấy tờ và mọi nghiệp vụ đã được lập trình một cách chi tiết.

3 lợi ích khi triển khai văn phòng số

Có 3 lợi ích rõ ràng nhất khi một doanh nghiệp áp dụng các phần mềm văn phòng số, đó là:

Lợi ích 1: Tiết kiệm chi phí

Chúng ta cần nhìn nhận rằng, việc cắt giảm chi phí dư thừa, tối ưu ngân sách là một trong các yếu tố tiên quyết giúp giải quyết các bài toán về lợi nhuận cho doanh nghiệp, đặc biệt là trong các giai đoạn kinh tế khó khăn.

Với việc tự động hoá nhiều quy trình, những phần mềm văn phòng số sẽ giúp doanh nghiệp loại bỏ các chi phí cơ sở vật chất như là giấy in, mực in, trang thiết bị máy móc và kho lưu trữ… Ngoài ra, chi phí nhân sự cho một số công việc cũng có thể cắt giảm theo. 

Lợi ích 2: Rút ngắn thời gian hoàn tất công việc

Số hoá các dữ liệu, áp dụng công nghệ trong quản lý, phân chia nhiệm vụ, theo dõi và đánh giá sẽ có thể giúp các bộ phận, phòng ban thậm chí là mỗi cá nhân rút ngắn thời gian hoàn thành tác vụ dễ dàng hơn.

Một lần nữa, việc này lại đóng góp vào quá trình tối ưu số lượng nhân sự, giảm thiểu thời gian luân chuyển / phát hành văn bản hoặc báo cáo, thúc đẩy tiến độ công việc và giao tiếp nội bộ hiệu quả hơn.

Lợi ích 3: Xây dựng hình ảnh và cách thức làm việc chuyên nghiệp

Chắc chắn rằng, tất cả các doanh nghiệp đều muốn thể hiện một hình ảnh chuyên nghiệp với đội ngũ nhân sự và khách hàng của mình. Vì thế, việc áp dụng văn phòng số là không thể thiếu. 

Văn phòng số sẽ góp phần đảm bảo tính liên tục của quá trình làm việc của đội ngũ bao gồm cả quản lý và nhân sự đồng thời mang đến những trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng / đối tác khi mà thời gian luôn được xem là vàng bạc.

>>> Xem thêm: Đào tạo nội bộ là gì? Các phương pháp đào tạo nội bộ phổ biến

Những khó khăn gặp phải khi triển khai E-Office

Bên cạnh những ưu điểm rõ ràng thì triển khai E-Office đối với nhiều doanh nghiệp hiện vẫn còn “xa vời”.

Chi phí đầu tư lớn

Để số hoá quá trình điều hành, quản lý thì doanh nghiệp sẽ cần bỏ ra một khoản chi phí không hề nhỏ. Chi phí này bao gồm cả việc nghiên cứu, xây dựng và tiến hành số hoá các dữ liệu theo mong muốn của doanh nghiệp. 

Thiếu nhân sự có chuyên môn

Ngay cả khi có ngân sách, doanh nghiệp vẫn vấp phải những rào cản về việc thiếu hụt nhân sự có đủ chuyên môn, kinh nghiệm để thực hiện số hoá và chịu trách nhiệm quản lý chúng. Do đó, doanh nghiệp sẽ phải tốn thêm thời gian, chi phí để đào tạo nhân sự.

Nguy cơ rò rỉ thông tin bảo mật

Việc triển khai E-Office còn khiến doanh nghiệp đối mặt với nguy cơ rò rỉ thông tin mật, các thông tin nội bộ… Đặc biệt, khi hệ thống càng lớn thì cần có sự phân quyền càng rõ ràng, chi tiết để tránh tình trạng lạm dụng quyền hạn để phát tán các thông tin nội bộ, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến doanh nghiệp.

So sánh văn phòng số và văn phòng truyền thống

Dưới đây là những khác biệt cơ bản của văn phòng số và các văn phòng quản lý theo lối truyền thống.

	Văn phòng số E-Office	Văn phòng truyền thống
Quy trình làm việc	Sử dụng mẫu có sẵn để khởi tạo hoá đơn điện tử, thiết lập chữ ký số, soạn thảo hợp đồng điện tử. Các phòng bạn sẽ được phân quyền và phê duyệt hồ sơ trực tiếp trên hệ thống một cách nhanh chóng.	Hoá đơn, văn bản, hợp đồng được soạn thảo truyền thống và cần thông qua các bộ phận ký duyệt, mất nhiều thời gian hơn.
Tiếp nhận thông tin	Thông tin được truyền tải trực tiếp bởi người quản lý với độ chính xác 100%.	Dễ xảy ra tình trạng sai lệch thông tin khi truyền tải thủ công qua nhiều phòng ban và nhân sự khác nhau.
Quản lý dữ liệu	Có thể dễ dàng phân loại, lưu trữ toàn bộ dữ liệu trên hệ thống.	Dữ liệu dễ bị phân tán, lưu trữ không tập trung, gây khó khăn cho việc tìm kiếm, trích lục.
Truy xuất văn bản	Tự động cập nhật dữ liệu và chuyển đổi trên hệ thống, rất tiện lợi.	Xuất văn bản thủ công dễ gây ra sai sót, mất thời gian.

Làm thế nào để triển khai văn phòng số?

Việc chuyển đổi văn phòng sang văn phòng số sẽ tuỳ thuộc rất nhiều vào tài chính, năng lực và quy mô của doanh nghiệp hiện có vì vậy, chủ doanh nghiệp phải cân nhắc cẩn thận trước khi tiến hành.

Đối với các doanh nghiệp quy mô nhỏ thì việc chuyển đổi có thể chỉ ở mức cá nhân và phòng ban nhưng đối với doanh nghiệp quy mô lớn, nó còn ảnh hưởng đến nhân sự và nhiều nghiệp vụ, tổ chức khác.

Doanh nghiệp có thể thuê các đơn vị tư vấn hoặc cung cấp dịch vụ văn phòng số / chuyển đổi số để có cái nhìn tổng quát đồng thời hạn chế rủi ro trong quá trình thiết lập.

Nice Office – Công ty tư vấn cho thuê văn phòng chuyên nghiệp tại Tp.HCM

Được xây dựng và phát triển bởi một đội ngũ trẻ, năng động và chuyên nghiệp, Nice Office là đơn vị cung cấp văn phòng cho thuê chuyên nghiệp, uy tín hàng đầu tại Tp.HCM với đầy đủ các phân khúc văn phòng hạng A, văn phòng hạng B, văn phòng hạng C, văn phòng giá rẻ, văn phòng trọn gói tại khắp các quận, vị trí vàng… trên địa bàn thành phố.

7 Ưu điểm vượt trội của Nice Office

• Tư vấn chuyên nghiệp, tận tâm 24/7
• Lập báo cáo, phân tích, giúp khách so sánh ưu khuyết của từng điểm thuê
• Đưa rước tận nơi, khảo sát văn phòng cho thuê miễn phí
• Thông tin, hình ảnh luôn được cập nhật mới nhất
• Cung cấp đầy đủ lịch sử giá thuê
• Báo giá nhanh chóng, hỗ trợ hoàn thiện thủ tục gọn gàng
• Hợp đồng rõ ràng, dài hạn, minh bạch tài chính và pháp lý

Đăng ký tư vấn cho thuê văn phòng

Thông tin liên hệ

Hotline: 0901.007.226
Zalo: 0909.653539
Email: info@niceoffice.com.vn
Fanpage: Nice Office – Văn phòng cho thuê Tp.HCM

Nguồn: Theo Nice Office.