Hồ sơ, thủ tục thành lập văn phòng đại diện mới nhất 2023

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp với mong muốn thâm nhập thị trường hoặc cần địa điểm để gặp mặt, trao đổi hay tư vấn với khách hàng đang rất quan tâm việc thành lập văn phòng đại diện mới. Nice Office xin hướng dẫn doanh nghiệp chi tiết hồ sơ và thủ tục thành lập văn phòng đại diện 2023

Cần chuẩn bị những gì trước khi tạo hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định rõ những tiêu chí sau đây để đảm bảo việc thành lập văn phòng đại diện được hiệu quả nhất

Xác định mục đích và nhiệm vụ của văn phòng đại diện

Doanh nghiệp cần xác định rõ ràng mục tiêu và nhiệm vụ của văn phòng đại diện, dưới đây là một vài tiêu chí chính:

• Doanh nghiệp muốn tăng cường quản lý và giám sát các hoạt động kinh doanh của công ty ở những khu vực, thị trường quan trọng như nước ngoài, tỉnh thành khác.
• Doanh nghiệp cần địa điểm trực tiếp để hỗ trợ khách hàng, tư vấn sản phẩm và chăm sóc khách hàng.
• Doanh nghiệp có mục tiêu xây dựng mối quan hệ với khách hàng và mở rộng thị trường ở khu vực mới.

Chọn địa điểm thành lập văn phòng đại diện

Từ những mục đích trên, doanh nghiệp cần lựa chọn địa điểm thành lập văn phòng đại diện sao cho phù hợp nhất. Các tiêu chí cơ bản để xác định một địa điểm đắc địa đối với văn phòng đại diện là:

• Vị trí đặt văn phòng đại diện phải phù hợp với quy mô và nhu cầu của công ty như số lượng nhân viên, cơ sở vật chất,..
• Văn phòng đại diện phải được đặt ở những địa điểm có thể khai thác tối đa tiềm năng của thị trường.
• Văn phòng đại diện cần có vị trí thuận lợi cho việc di chuyển để tiếp cận khách hàng, đối tác, tiện lợi cho nhân viên di chuyển khi làm việc.

Xác định nguồn lực và tài chính cần thiết để thành lập văn phòng đại diện

Cuối cùng, doanh nghiệp cần hoạch định tài chính và nguồn lực sao cho phù hợp với nhu cầu của công ty. Một số chi phí để mở và vận hành văn phòng đại diện mà doanh nghiệp cần cân nhắc:

• Vốn đầu tư ban đầu để thuê văn phòng và trang bị cơ sở vật chất
• Chi phí vận hành bao gồm điện, nước, Internet,..
• Chi phí pháp lý khi thành lập văn phòng đại diện

Với những tiêu chí trên, doanh nghiệp có thể tham khảo và chuẩn bị đầy đủ nguồn lực để thành lập văn phòng đại diện mang lại hiệu quả cao nhất.

Điều kiện cần thiết trong hồ sơ và thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Doanh nghiệp chỉ có thể thành lập văn phòng đại diện khi tuân thủ đầy đủ các điều kiện sau đây:

• Chỉ được thành lập văn phòng đại diện sau khi công ty được thành lập.
• Văn phòng đại diện cần phải có người đại diện với đầy đủ năng lực hành vi dân sự và không vi phạm pháp luật.
• Văn phòng đại diện phải hạch toán phụ thuộc theo công ty mẹ.
• Tên văn phòng đại diện bắt buộc bao gồm tên công ty kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
• Văn phòng đại diện có các chức năng như: Văn phòng liên lạc, phục vụ nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới.
• Địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện công ty không được là nhà tập thể, nhà chung cư (tương tự như trụ sở của công ty).
• Khi doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi địa chỉ của văn phòng đại diện khác quận, huyện vẫn phải thực hiện xác nhận nghĩa vụ thuế với Chi cục thuế cũ.

Hồ sơ cần để thành lập văn phòng đại diện gồm những gì?

Những hồ sơ doanh nghiệp cần chuẩn bị khi thành lập văn phòng đại diện là:

• Thông báo thành lập văn phòng đại diện.
• Biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện.
• Quyết định thành lập văn phòng đại diện.
• Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện.
• 01 bản công chứng CMND/ Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện.
• Giấy giới thiệu hoặc giấy uỷ quyền cho người nộp hồ sơ.
• 01 bản công chứng CMND/ Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người nộp hồ sơ.

Hướng dẫn thủ tục thành lập văn phòng đại diện với 5 bước đơn giản:

Dưới đây là 5 bước căn bản giúp doanh nghiệp hoàn thiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện đơn giản nhất.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ và thông tin thành lập văn phòng đại diện.

• Hồ sơ bao gồm 02 bản CMND/ Căn cước công dân/ Hộ chiếu sao y công chứng không quá 03 tháng của người đứng đầu văn phòng đại diện (giám đốc văn phòng đại diện).
• Tên và địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.
• Tên văn phòng đại diện dự định thành lập.
• Địa chỉ dự tính thành lập văn phòng đại diện.
• Ngành nghề hoạt động kinh doanh của văn phòng đại diện.

Bước 2: Soạn thảo và ký hồ sơ thành lập văn phòng đại diện.

• Các bạn có thể nhờ những đơn vị thứ ba như phòng công chứng, công ty luật để hỗ trợ
• Hoặc công ty cũng có thể tự chuẩn bị những bộ hồ sơ sau: 
  • Biên bản họp Hội đồng quản trị.
  • Quyết định thành lập văn phòng đại diện của Hội đồng quản trị.
  • Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện.
  • Thông báo thành lập văn phòng đại diện.

Bước 3: Nộp hồ sơ và công bố thành lập văn phòng đại diện

• Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh trực thuộc tỉnh/ thành phố dự định mở văn phòng đại diện.
• Doanh nghiệp cũng có thể đăng ký thành lập văn phòng đại diện thông qua mạng điện tử trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia là dichvuthongtin.dkkd.gov.vn

Bước 4: Phòng kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện

Thông thường, doanh nghiệp phải chờ khoảng 5 ngày làm việc và nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận hoạt động của văn phòng đại diện từ cơ quan tại địa phương đã đăng ký.

Bước 5: Công ty khắc dấu cho văn phòng đại diện

Cuối cùng, bạn cần tìm một đơn vị khắc dấu uy tín, có kinh nghiệm và được cấp phép bởi cơ quan chức năng để đảm bảo rằng con dấu công ty được thực hiện đúng quy định.

Một số lưu ý trong hồ sơ và thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Trong quá trình thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng sau đây:

• Doanh nghiệp có quyền mở văn phòng đại diện trong nước và cả nước ngoài.
• Số lượng văn phòng đại diện phụ thuộc vào quy định của cơ quan địa phương mà doanh nghiệp muốn đặt văn phòng.
• Doanh nghiệp nộp hồ sơ trên cổng điện tử phải sử dụng chữ ký số. Nếu doanh nghiệp chưa sử dụng chữ ký số thì không quá 30 ngày công ty phải mang bản cứng tới nhận Giấy phép thành lập văn phòng đại diện.
• Sau khi nhận Giấy chứng nhận văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần thực hiện kê khai thuế môn bài và thực hiện nộp thuế là 1.000.000 VNĐ/năm.
• Đối với thuế thu nhập cá nhân của văn phòng đại diện thì doanh nghiệp phải tuân theo tính theo quy định của công ty mẹ
• Doanh nghiệp phải đóng bảo hiểm xã hội cho nhân sự của văn phòng đại diện.

Nice Office – Công ty tư vấn và cho thuê văn phòng chuyên nghiệp tại Tp.HCM

Mang theo mong muốn phục vụ khách hàng tốt nhất, đội ngũ trẻ, năng động và chuyên nghiệp tại Nice Office luôn tự hào khi có thể mang đến cho doanh nghiệp những văn phòng cho thuê phù hợp và đa dạng phân khúc: văn phòng hạng A, văn phòng hạng B, văn phòng hạng C, văn phòng giá rẻ, văn phòng trọn gói hay văn phòng đại diện trên địa bàn thành phố.

Trên đây là toàn bộ những điều doanh nghiệp cần biết khi làm hồ sơ, thủ tục thành lập văn phòng đại diện, chi nhánh công ty. Hy vọng qua bài viết này, Nice Office đã có thể giải đáp những khó khăn mà doanh nghiệp gặp phải trong quá trình lập văn phòng đại diện chi nhánh công ty để phục vụ kinh doanh.

Đến với Nice Office, đến với đơn vị cho thuê văn phòng TPHCM chuyên nghiệp, uy tín hàng đầu hiện nay. Liên hệ này Nice Office để được hỗ trợ thuê văn phòng từ a -z, tư vấn hoàn toàn miễn phí cùng nhiều ưu đãi hấp dẫn.

7 Ưu điểm vượt trội của Nice Office

1. Tư vấn chuyên nghiệp, tận tâm 24/7.
2. Lập báo cáo, phân tích, giúp khách so sánh ưu khuyết của từng điểm thuê.
3. Đưa rước tận nơi, khảo sát văn phòng cho thuê miễn phí.
4. Thông tin, hình ảnh luôn được cập nhật mới nhất.
5. Cung cấp đầy đủ lịch sử giá thuê.
6. Báo giá nhanh chóng, hỗ trợ hoàn thiện thủ tục gọn gàng.
7. Hợp đồng rõ ràng, dài hạn, minh bạch tài chính và pháp lý.

Đăng ký tư vấn cho thuê văn phòng

Thông tin liên hệ

Hotline: 0901.007.226

Zalo: 0909.653539

Email: info@niceoffice.com.vn

Fanpage: Nice Office – Văn phòng cho thuê Tp.HCM