Văn phòng là gì? Hiểu đúng nhân viên và công việc văn phòng

Văn phòng là gì? hay công việc văn phòng, chúng không còn là khái niệm quá xa lạ. Tùy vào quy mô và chiến lược nhân sự mà doanh nghiệp phân bổ và sắp xếp công việc để đạt được kết quả kinh doanh tốt nhất. Tuy nhiên với các doanh nghiệp mới thành lập hay lần đầu thuê văn phòng hoặc chưa biết cách tối ưu công việc văn phòng làm sao để đạt hiệu quả cao. 

Hãy cùng Nice Office tìm hiểu các khái niệm chi tiết và cụ thể về công việc, vị trí nhân viên văn phòng được nhiều doanh nghiệp áp dụng hiện nay.

Văn phòng là gì? 

Văn phòng hay còn được gọi là công sở, là nơi làm việc hay khu vực làm việc của tổ chức kinh doanh, công ty và được đặt tại các tòa nhà cao ốc, căn hộ hoặc chung cư,…

Đây được coi là trung tâm hay tổng hành dinh của cả một công ty, tổ chức doanh nghiệp, thực hiện chức năng văn thư hay các công việc khác như: thu thập thông tin, ghi chép phân tích, phân phối thông tin và chức năng điều hành như hoạch định các chính sách, tổ chức, ra quyết định. Hay các công việc khác như nghiên cứu, marketing, sáng tạo, cung cấp sản phẩm dịch vụ cho khách hàng,…

Văn phòng làm việc dù lớn hay nhỏ cũng cần có sự bố trí và sắp xếp phù hợp cũng như đầy đủ trang thiết bị từ bàn ghế, kệ, máy tính,… để nhân viên có thể làm việc thoải mái và hiệu quả nhất.

Các loại hình của văn phòng phổ biến hiện nay

Văn phòng chức năng 

Văn phòng chức năng là một tổ chức bao gồm: nhiều cán bộ, nhân viên,… có am hiểu và phụ trách một mảng lĩnh vực nào đó.

Loại hình văn phòng này, thực hiện các nhiệm vụ chung, được phân công theo chuyên môn và chức năng quản trị.

Đây là văn phòng có nhiệm vụ chuẩn bị các quyết định do cấp trên ban hành, theo dõi hoạt động của các phòng ban, cập nhật và báo cáo các tình hình hoạt động.

Văn phòng ảo

Văn phòng ảo là loại hình văn phòng chỉ dùng địa chỉ để đăng ký thành lập doanh nghiệp.

Loại hình văn phòng ảo không có nhân viên, không có quản lý, nhưng vẫn có bàn ghế làm việc, nơi để tiếp nhận các bưu kiện, văn bản. Đây còn là nơi đón tiếp và hỗ trợ khách hàng, tổ chức các cuộc họp hay sự kiện khi doanh nghiệp cần.

Văn phòng ảo thường không yêu cầu diện tích lớn. Vì vậy sẽ là lựa chọn hoàn hảo cho các doanh nghiệp nhỏ. Qua đó có thể tiết kiệm được chi phí xây dựng mà vẫn có thể đăng ký thành lập doanh nghiệp một cách hợp pháp.

Văn phòng làm việc truyền thống

Văn phòng truyền thống thường là văn phòng dạng kín, thuộc sở hữu và quản lý của một doanh nghiệp duy nhất, có vị trí và địa chỉ rõ ràng. Loại hình văn phòng này, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý nhân viên, cũng như triển khai công việc có hệ thống và hiệu quả nhất.

Văn phòng truyền thống có ưu điểm là mang tính ổn định, lâu dài và đảm bảo quyền riêng tư cho nhân viên cũng có thể phát triển theo ý muốn của doanh nghiệp.

Văn phòng trọn gói

Văn phòng trọn gói hay còn có tên gọi khác là văn phòng tiện lợi hay văn phòng chia sẻ. Đây là một loại dịch vụ cho thuê bao gồm cả diện tích và các chi phí khác kèm theo khi thuê văn phòng.

Đây cũng là hình thức thuê văn phòng phổ biến hiện nay. Theo đó, doanh nghiệp không cần lo lắng về nội thất, trang thiết bị văn phòng phức tạp mà vẫn có được một không gian làm việc chuyên nghiệp, có bộ phận lễ tân, dọn dẹp, có khu vực in ấn, phòng họp… 

Ưu điểm của văn phòng này là doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được chi phí và công sức quản lý, vận hành công ty. Và không cần đầu tư quá nhiều để trang trí hay trang bị những thiết bị cần thiết. Từ đó tạo ra môi trường làm việc lý tưởng cho nhân viên.

Công việc văn phòng là gì?

Công việc văn phòng – tức nhân viên văn phòng là bộ phận có nhiệm vụ chuyên về các công việc liên quan đến giấy tờ, sổ sách, văn thư, hành chính,…

Đây là vị trí không thể thiếu, được coi bộ phận cốt lõi của công ty, chuyên thực hiện những công việc trong các lĩnh vực hành chính văn phòng – nhân sự như: Công việc lễ tân, sắp xếp lịch làm việc và lịch họp, quản lý trang bị cơ sở vật chất cho công ty,..

.

Các công việc của nhân viên văn phòng phổ biến hiện nay

Bộ phận lễ tân

• Là vị trí chịu trách nhiệm kết nối liên lạc của công ty, đảm bảo hoạt động hỗ trợ được đầy đủ nhất.
• Bộ phận lễ tân có nhiệm là đón tiếp khách, giao nhận thư từ, tiếp nhận thông tin liên lạc, cuộc gọi tới văn phòng…
• Bộ phận này, đòi hỏi sự khéo léo, linh hoạt và chỉn chu trong tác phong, đặc biệt lễ tân phải có vẻ bề ngoài ưa nhìn tạo thiện cảm.

Trợ lý giám đốc

• Trợ lý giám đốc là người hỗ trợ giám đốc trong mọi công việc hàng ngày như: thực hiện kế hoạch cho các phòng ban, điều phối và sát sao các hoạt động của doanh nghiệp, dự toán ngân sách, thực hiện các chính sách công ty,…
• Trợ lý giám đốc đòi hỏi phải có kiến thức vững vàng, kỹ năng mềm tốt và thành thạo các ứng dụng văn phòng.
• Với vị trí công việc này, giúp rèn luyện tốt được các kỹ năng và cũng như được trau dồi nhiều kinh nghiệm.

Công tác văn thư, hành chính

• Là nơi tiếp nhận chứng từ, văn bản gửi đến công ty, doanh nghiệp, sẽ được phân loại và gửi đến bộ phận chức năng.
• Xử lý các công văn, giấy tờ, văn bản ra ngoài.
• Bảo quản, lưu trữ công văn, hợp đồng và tài liệu liên quan trên hệ thống công ty.
• Hỗ trợ sắp xếp lịch làm việc, phòng họp và các cuộc họp của công ty.
• Theo dõi chế độ bảo hiểm y tế, cũng như bảo hiểm xã hội cho nhân viên.
• Thu xếp in ấn, photocopy các giấy tờ cần thiết.

Quản lý cơ sở hạ tầng, trang thiết bị

• Là người sẽ quản lý và theo dõi các trang thiết bị và tài sản công ty, cũng như đặt mua trang thiết bị khi cần thiết.
• Chịu trách nhiệm mua sắm văn phòng phẩm và đồ dùng theo nhu cầu của nhân viên.
• Quản lý văn phòng phẩm như: sách, báo, tạp chí, tài sản chung của công ty.

Hỗ trợ dự án

• Hỗ trợ tư vấn các vấn đề liên quan đến giấy tờ, pháp lý và làm hồ sơ cho dự án.
• Chuẩn bị tài liệu, photo các tài liệu và giấy tờ, xin dấu và chữ ký của người chịu trách nhiệm thực hiện dự án.
• Hỗ trợ quản lý chương trình, kế hoạch công tác, phương tiện di chuyển cho lãnh đạo và nhân viên.

Những kỹ năng nhân viên văn phòng một công ty chuyên nghiệp cần đảm bảo

Chuyên môn nghiệp vụ văn phòng 

Là nhân viên văn phòng, chắc chắn phải là người sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng như: máy tính, máy in, các phần mềm tin học văn phòng cơ bản và một số công cụ khác, phục vụ cho quá trình giải quyết công việc. 

Kỹ năng giao tiếp và ứng xử

Đối với nhân viên văn phòng, việc trang bị một khả năng giao tiếp và ứng xử tốt là một lợi thế khi trao đổi với các nhân viên trong công ty. Đồng thời dễ dàng truyền đạt thông tin với đối tác hay khách hàng một cách trôi chảy và cảm tình nhất. 

Một nhân viên có khả năng ứng xử tốt, sẽ xây dựng niềm tin và giúp cho những người đối diện có cảm giác được tôn trọng hơn.

Kỹ năng giải quyết các vấn đề 

Cần phải có kỹ năng thiết yếu là chủ động và nhanh nhẹn để nắm bắt thông tin, tiếp nhận, giải đáp và xử lý các vấn đề phát sinh một cách hợp lý, khoa học và hạn chế tối đa mức độ ảnh hưởng tới hiệu quả công việc.

Kỹ năng học hỏi và rèn luyện bản thân

Khi rèn luyện, trau dồi thêm nhiều kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ khác, giúp bạn hoàn thành công việc hiệu quả và tốt nhất.

Luôn học hỏi và tiếp thu những vấn đề tiến bộ, cập nhật những cái mới, giúp rèn luyện được tư duy sáng tạo và nhạy bén hơn trong công việc.

Nice Office – Công ty tư vấn và cho thuê văn phòng chuyên nghiệp tại Tp.HCM

Với những thông tin, khái niệm văn phòng là gì? Các vị trí và công việc của nhân viên văn phòng. Nice Office hy vọng sẽ giúp doanh nghiệp sẽ lựa chọn được loại văn phòng phù hợp đồng thời tổ chức bộ máy đạt hiệu quả cao trong công việc.

Nice Office tự hào là đơn vị cung cấp văn phòng cho thuê chuyên nghiệp, uy tín hàng đầu tại Tp.HCM với nhiều loại hình văn phòng và công việc văn phòng hợp lý nhất cùng đầy đủ các phân khúc văn phòng hạng A, văn phòng hạng B, văn phòng hạng C, văn phòng giá rẻ, văn phòng trọn gói tại khắp các quận, vị trí vàng … trên địa bàn thành phố.

7 Ưu điểm vượt trội của Nice Office

1. Tư vấn chuyên nghiệp, tận tâm 24/7.
2. Lập báo cáo, phân tích, giúp khách so sánh ưu khuyết của từng điểm thuê.
3. Đưa rước tận nơi, khảo sát văn phòng cho thuê miễn phí.
4. Thông tin, hình ảnh luôn được cập nhật mới nhất.
5. Cung cấp đầy đủ lịch sử giá thuê.
6. Báo giá nhanh chóng, hỗ trợ hoàn thiện thủ tục gọn gàng.
7. Hợp đồng rõ ràng, dài hạn, minh bạch tài chính và pháp lý.

Đăng ký tư vấn cho thuê văn phòng

Thông tin liên hệ

Hotline: 0901.007.226

Zalo: 0909.653539

Email: info@niceoffice.com.vn

Fanpage: Nice Office – Văn phòng cho thuê Tp.HCM