Cách hạch toán tiền đặt cọc thuê văn phòng 2023

Rất nhiều người nhầm tưởng trong việc hạch toán tiền đặt cọc thuê văn phòng vì chưa phân biệt rõ khái niệm tiền đặt cọc và tiền trả trước. Trong bài viết này, Nice Office sẽ giúp bạn làm rõ hai khái niệm, hướng dẫn cách thức ghi nhận khi hạch toán và tặng bạn mẫu hợp đồng đặt cọc thuê văn phòng để bạn có thể tham khảo áp dụng vào trường hợp của doanh nghiệp.

Tiền đặt cọc là gì?

Khi thuê một bất động sản nói chung và thuê văn phòng làm việc nói riêng, thông thường doanh nghiệp sẽ phải đặt cọc một số tiền tương đương từ 1 đến 3 tháng tiền thuê, tùy vào yêu cầu của bên cho thuê.

Theo quy định của pháp luật Việt Nam, điều 328 Bộ Luật Dân Sự số 91/2015/QH13, ngày 24/11/2015 thì: “1. Đặt cọc là việc một bên giao cho bên kia một khoản tiền hoặc kim khí quý, đá quý hoặc vật có giá trị khác trong một thời hạn để đảm bảo giao kết hoặc thực hiện hợp đồng”

Tiền đặt cọc thuê văn phòng này thường sẽ được hoàn trả khi hợp đồng kết thúc hoặc khấu trừ hoặc theo thỏa thuận giữa các bên. Thông thường nếu đã đặc cọc mà bên cọc không tiếp tục thực hiện giao kết thì có thể sẽ mất tiền cọc. Trường hợp ngược lại, nếu bên được đặt cọc, trong trường hợp là chủ tòa nhà không thực hiện giao kết thì sẽ phải hoàn trả kèm theo một số đền bù thiệt hại tùy vào hợp đồng đã ký.

>> Xem thêm: 16 điều cần lưu ý khi ký hợp đồng cho thuê văn phòng

Tiền đặt cọc khác với tiền trả trước như thế nào?

Rất nhiều người nhầm tưởng giữa hai khái niệm tiền đặt cọc và tiền trả trước. Trên thực tế, về mặt ý nghĩa và cách ghi nhận khi hạch toán là hoàn toàn khác nhau.

Như đã đề cập, tiền đặt cọc là số tiền được chi trả để đảm bảo hợp đồng được thực thi giữa các bên. Số tiền này sẽ được hoàn trả khi thanh lý hợp đồng. Khi một trong hai bên vi phạm thì chế tài sẽ được áp dụng theo quy định tại Điều 328 như sau:

“2. Trường hợp hợp đồng được giao kết, thực hiện thì tài sản đặt cọc được trả lại cho bên đặt cọc hoặc được trừ để thực hiện nghĩa vụ trả tiền; nếu bên đặt cọc từ chối việc giao kết, thực hiện hợp đồng thì tài sản đặt cọc thuộc về bên nhận đặt cọc; nếu bên nhận đặt cọc từ chối việc giao kết, thực hiện hợp đồng thì phải trả cho bên đặt cọc tài sản đặt cọc và một khoản tiền tương đương giá trị tài sản đặt cọc, trừ trường hợp có thỏa thuận khác”.

Trong khi đó trả trước không phải là một hình thức đảm bảo cho khả năng thực thi của hợp đồng và không có chế tài nào nếu các bên vi phạm và không có bất kỳ ràng buộc nào trên hợp đồng.

Xét ở phương diện hạch toán thì khi hạch toán tiền đặt cọc thuê văn phòng thì cần phải lưu ý rằng tiền cọc sẽ được đưa vào khoản trả trước, hạch toán qua công nợ – 131, 311. Đối với tiền trả trước, dựa trên chứng từ, hợp đồng thanh toán thì sẽ ghi nhận Nợ TK 311 và Có TK 111, 112.

>> Xem thêm: Những điều cần biết về chi phí thuê văn phòng 2021

Tiền đặt cọc thuê văn phòng có xuất hóa đơn không?

Tiền đặt cọc được hiểu là khoản tiền bằng với giá thuê hằng tháng nhân cho số tháng được yêu cầu đặt cọc và sẽ được hoàn trả nguyên vẹn hoặc khầu trừ khi kết thúc hợp đồng. Chính vì vậy, khoản tiền này sẽ không được tính là chi phí nên phía tòa nhà sẽ không xuất hóa đơn cho khách thuê.

Hạch toán tiền đặt cọc thuê văn phòng như thế nào?

Dưới đây là thông tin hướng dẫn hạch toán tiền cọc cho bên thuê và bên cho thuê

Cách hạch toán tiền đặt cọc đối với bên đặt cọc tức khách thuê/ doanh nghiệp đi thuê như sau:

Khi đặt cọc	Nhận lại tiền cọc	Khi khấu trừ tiền cọc	Khi bị phạt trừ tiền cọc
Nợ TK 244 Nợ TK 1386  Có TK 111, 112	Nợ TK 111, 112 Có TK 244 Có TK 1386	Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán Có TK 244 Có TK 1386	Nợ TK 881 – Chi phí khác Có TK 244 Có TK 1386

Cách hạch toán tiền đặt cọc đối với bên nhận cọc tức chủ tòa nhà/ bên cho thuê văn phòng:

Khi nhận tiền đặt cọc	Khi hoàn trả tiền đặt cọc	Khi nhận tiền phạt do bên thuê vi phạm hợp đồng
Nợ TK 111, 112 Có TK 344 Có TK 3386	Nợ TK 344 Nợ TK 3386 Có TK 111, 112	Nợ TK 344 Nợ TK 3386 Có TK 711 – Thu nhập khác

Một câu hỏi được đặt ra khá nhiều trong quy trình hạch toán tiền đặt cọc thuê văn phòng này đó là nếu một khoản thanh toán không được quy định rõ là đặt cọc hay trả trước thì sẽ như thế nào.

Trong trường hợp này, theo điều 29, Nghị định số 163/2006/NĐ-CP thì “Trường hợp một bên trong hợp đồng giao cho bên kia một khoản tiền mà các bên không xác định rõ là tiền đặt cọc hoặc tiền trả trước thì số tiền này được coi là tiền trả trước”.

>> Download miễn phí: Mẫu hợp đồng đặt cọc thuê văn phòng

(*Lưu ý: Hợp đồng chi có giá trị tham khảo, vui lòng điều chỉnh cho phù hợp với thỏa thuận thuê văn phòng cụ thể của doanh nghiệp và tòa nhà)

Nice Office – Công ty tư vấn và cho thuê văn phòng chuyên nghiệp tại Tp.HCM

Được xây dựng và phát triển bởi một đội ngũ trẻ, năng động và chuyên nghiệp, Nice Office là đơn vị cung cấp văn phòng cho thuê chuyên nghiệp, uy tín hàng đầu tại Tp.HCM với đầy đủ các phân khúc văn phòng hạng A, văn phòng hạng B, văn phòng hạng C, văn phòng giá rẻ, văn phòng trọn gói tại khắp các quận như văn phòng cho thuê quận 1, văn phòng cho thuê quận 3, vị trí vàng… trên địa bàn thành phố.

7 Ưu điểm vượt trội của Nice Office

• Tư vấn chuyên nghiệp, tận tâm 24/7
• Lập báo cáo, phân tích, giúp khách so sánh ưu khuyết của từng điểm thuê
• Đưa rước tận nơi, khảo sát văn phòng cho thuê miễn phí
• Thông tin, hình ảnh luôn được cập nhật mới nhất
• Cung cấp đầy đủ lịch sử giá thuê
• Báo giá nhanh chóng, hỗ trợ hoàn thiện thủ tục gọn gàng
• Hợp đồng rõ ràng, dài hạn, minh bạch tài chính và pháp lý

Đăng ký tư vấn cho thuê văn phòng

Thông tin liên hệ

Hotline: 0901.007.226
Zalo: 0909.653539
Email: info@niceoffice.com.vn
Fanpage: Nice Office – Văn phòng cho thuê Tp.HCM